Tim HR di banyak perusahaan sering menghadapi tantangan serupa ketika masih menggunakan sistem absensi karyawan yang konvensional. Setiap hari mereka harus mencatat kehadiran secara manual, proses yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Setiap minggu, HR juga perlu berkoordinasi dengan supervisor untuk mengatur jadwal kerja karyawan—pekerjaan yang melelahkan dan menguras energi.
Mengelola lembur menambah beban. Tidak jarang staf HR harus ikut lembur hanya untuk menghitung jam lembur puluhan karyawan. Pencatatan izin dan cuti pun menjadi pekerjaan tambahan yang menyita waktu. Situasi semakin rumit sejak munculnya kebijakan Work From Home (WFH), karena HR perlu memantau kehadiran karyawan jarak jauh secara akurat. Semua proses manual ini jelas tidak efisien dan membuat pekerjaan HR jauh lebih berat.
Perusahaan Membutuhkan Sistem Absensi yang Lebih Baik
Melihat berbagai kendala tersebut, sudah saatnya perusahaan meninggalkan cara lama dan beralih ke aplikasi absensi online. Dengan solusi berbasis cloud, pencatatan kehadiran, perhitungan lembur, serta pengajuan cuti dan izin dapat dikelola otomatis dan real time. Tim HR tidak lagi terjebak pekerjaan administratif yang berulang.
Membangun sistem internal dari nol tentu membutuhkan biaya besar dan waktu pengembangan yang panjang, belum lagi pemeliharaan serta pembaruan berkala yang memakan sumber daya. Karena itu, menggunakan layanan aplikasi absensi online yang siap pakai seperti Mekari Talenta menjadi pilihan praktis dan hemat biaya.
Sistem yang sudah teruji keamanannya membantu HR mengelola karyawan dengan lebih mudah dan memastikan data kehadiran selalu akurat.
Baca Juga: 11 Fitur Aplikasi Absensi Online yang Harus Dimiliki Perusahaan Anda
Manfaat Aplikasi Absensi Online Bagi Perusahaan
Menggunakan aplikasi absensi online memberi banyak manfaat sekaligus. Perusahaan dapat menghemat biaya operasional karena tidak lagi memerlukan mesin fingerprint di setiap cabang.
Seluruh data kehadiran tersimpan otomatis di cloud dan dapat dipantau secara real time, sehingga perhitungan jam kerja dan lembur menjadi lebih akurat.
Berikut beberapa manfaat beralih ke aplikasi absensi online:
1. Lebih Hemat Biaya Operasional
Absensi online tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem yang tentunya akan memberi nilai positif pada perusahaan Anda.
Anda juga dapat menghemat pengeluaran perusahaan.
Contohnya, jika perusahaan Anda memiliki beberapa cabang kantor di luar kota, tentunya kamu tidak perlu repot membeli dan memasang mesin absensi di setiap kantor.
Kehadiran aplikasi absensi online tentunya memberikan fleksibilitas, di mana Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya menggunakan smartphone atau laptop.
Dengan penerapan sistem ini, karyawan pun tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
2. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat
Mesin fingerprint menjadi salah satu alternatif perusahaan untuk mencatat data kehadiran karyawan.
Namun, kelemahan dari sistem fingerprint ini adalah biaya pengadaan mesin yang terlalu mahal.
Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, pengadaan fingerprint juga tidak cukup hanya satu, karena bisa menyebabkan antre yang panjang ketika karyawan ingin melakukan absensi.
Selain itu, perangkat fingerprint cadangan juga dibutuhkan jika terjadi kerusakan, kalau tidak data kehadiran karyawan akan hilang, ini merugikan karyawan dan juga perusahaan.
Bukan hanya biaya pengadaan perangkat, sistem fingerprint juga membutuhkan teknisi khusus untuk melakukan perbaikan maupun pemeliharaan.
Karena itulah, perusahaan dengan aplikasi absensi online dapat meminimalisir biaya pengadaan serta pemeliharaan perangkat.
Hanya bermodalkan mobile phone dan internet, karyawan dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja.
Anda juga dapat memonitor data kehadiran mereka dengan mudah dan real time.
3. Mudah Untuk Dipantau Secara Real Time
Salah satu keuntungan sistem absen dengan aplikasi absensi online ini akan selalu terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan untuk memantau data pun akan dilakukan secara realtime.
Keunggulan ini tentunya akan memudahkan kinerja personalia bagian HRD terkait kehadiran dan keterlambatan karyawan.
Sinkronisasi data pun jadi lebih mudah karena semuanya tersimpan dengan rapi dan otomatis menggunakan sistem cloud.
Walaupun sering kali terdengar sepele, absen online memiliki banyak manfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan dan perkembangan perusahaan.
Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda?
Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.
Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur attendance management yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisir kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.
4. Sistem Absen Online Minim Kecurangan
Aplikasi absensi online dengan lokasi biasanya menerapkan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga minim kecurangan.
Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu tempat.
Selain itu, posisi pengguna aplikasi akan memberi informasi keberadaannya yang terlacak dengan teknologi GPS.
Oleh karena itu, aplikasi yang dianggap lebih simpel dan fleksibel ini sebenarnya lebih aman digunakan karena minim kecurangan.
Karyawan atau siapa pun tidak bisa memanipulasi atau mengubah data absensi karena data digital yang ada akan dienkripsi dan disimpan dengan aman.
5. Perhitungan Jam Kerja yang Lebih Akurat
Keuntungan lain menggunakan sistem absen dengan aplikasi absensi yang dapat diakses secara online tentunya akan membuat perhitungan jam kerja jadi lebih akurat.
Hal ini dikarenakan waktu yang dipakai akan tersinkron secara otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat.
Tentu saja, cara ini akan sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat, terutama bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan potongan gaji untuk setiap keterlambatan.
Dengan adanya teknologi internet juga memungkinkan sinkronisasi waktu pada tiap perangkat yang terhubung.
Misalnya, waktu yang ditampilkan pada smartphone karyawan sama dengan perangkat laptop atau komputer kantor.
Hal ini tentu membuat waktu absensi yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat.
Tingkat akurasi inilah yang menjadi poin penting dalam pengukuran kinerja karyawan perusahaan.
Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki kebijakan gaji yang berpedoman pada kehadiran serta keterlambatan karyawan.
Selain itu, ini juga dapat membantu ketika perusahaan memberikan tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia lembur demi mencapai target tertentu.
6. Rekapitulasi Lebih Mudah
Sistem absen online akan memudahkan pencatatan dan rekapitulasi data, begitupun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan akan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual.
Terlebih, biasanya sistem online berbasis cloud sudah terintegrasi antar data sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat.
Kemudahan ini tentunya akan membantu kinerja HRD atau personalia sehingga waktu mereka akan lebih efisien dan dapat mengerjakan kegiatan produktif lainnya.
7. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Produktif
Seperti yang sudah dibahas pada poin pertama, dengan adanya aplikasi absensi, Anda maupun karyawan dapat menghemat waktu dalam melakukan maupun pencatatan absensi.
Bukan hanya absensi, karyawan juga dapat dengan mudah mengajukan cuti maupun lembur dengan mudah tanpa perlu mendatangi atasan maupun HR satu per satu hanya untuk mendapat persetujuan.
Tanpa aplikasi, mungkin saja karyawan bisa menghabiskan waktu terlalu banyak hanya untuk mendapat persetujuan, belum lagi jika staff HR maupun atasannya tidak ada di kantor, sangat merepotkan bukan?
Karena itulah aplikasi absensi sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan yang tentunya memengaruhi perkembangan perusahaan.
Kesimpulan
Menggunakan aplikasi absensi online bukan sekadar solusi untuk mencatat kehadiran, tetapi juga langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.
Mekari Talenta menghadirkan fitur absensi berbasis cloud yang terintegrasi dengan HRIS dan payroll, memberikan data real time yang akurat, dan memudahkan pengelolaan karyawan di era kerja hybrid.
Tertarik mencoba? Jadwalkan demo Mekari Talenta untuk merasakan langsung kemudahan pengelolaan absensi karyawan secara praktis, aman, dan efisien.
Atau anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
