Karyawan Mangkir Kerja: Aturan & Sanksi Menurut UU Ketenagakerjaan

Karyawan mangkir kerja merupakan salah satu masalah yang cukup sering terjadi di berbagai perusahaan.

Ketidakhadiran tanpa izin tidak hanya mengganggu operasional tim, tetapi juga dapat berdampak pada produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki aturan yang jelas terkait penanganan karyawan yang mangkir.

Lalu, apa saja sanksi yang dapat diberikan dan bagaimana contoh surat panggilan untuk karyawan yang tidak masuk kerja? Ketahui jawabannya dalam artikel ini!

Apa Itu Mangkir Kerja?

Mangkir kerja adalah kondisi ketika karyawan tidak masuk kerja tanpa izin, pemberitahuan, atau alasan yang dapat dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.

Ketidakhadiran ini biasanya terjadi ketika karyawan tidak memberikan informasi kepada atasan maupun HR terkait alasan ketidakhadirannya.

Dalam praktiknya, mangkir dapat berdampak pada operasional perusahaan karena pekerjaan menjadi tertunda atau harus dialihkan kepada karyawan lain.

Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan menetapkan aturan khusus mengenai kehadiran karyawan melalui peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau kebijakan internal HR.

Selain berdampak pada operasional, mangkir juga dapat memengaruhi status hubungan kerja jika terjadi secara berulang atau dalam jangka waktu tertentu.

Karena itu, perusahaan biasanya memiliki prosedur penanganan seperti klarifikasi kepada karyawan, pemberian surat panggilan, hingga penerapan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Aturan Perundang-undangan Terkait Karyawan Mangkir

Ketidakhadiran karyawan tanpa keterangan atau mangkir kerja di Indonesia memiliki dasar hukum dalam beberapa peraturan ketenagakerjaan, terutama Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (yang kemudian diperbarui melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja), serta aturan turunan seperti Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Dalam Pasal 168 UU Ketenagakerjaan, disebutkan bahwa:

Pekerja yang tidak masuk kerja selama 5 hari kerja berturut-turut atau lebih tanpa keterangan tertulis yang sah dan telah dipanggil oleh pengusaha secara patut dan tertulis dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri.

Ketentuan ini menjadi salah satu dasar bagi perusahaan untuk menindaklanjuti kasus mangkir sesuai prosedur yang berlaku.

Selain itu, aturan yang lebih teknis juga diatur dalam Pasal 51 Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Dalam pasal tersebut, dijelaskan bahwa:

Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja yang mangkir selama 5 hari kerja atau lebih secara berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah, setelah pekerja tersebut dipanggil dua kali secara patut dan tertulis oleh perusahaan.

Dengan adanya ketentuan tersebut, perusahaan memiliki dasar hukum yang jelas dalam menangani kasus karyawan mangkir sekaligus tetap memastikan bahwa hak pekerja dipenuhi sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Sanksi bagi Karyawan Mangkir Kerja

Sanksi terhadap karyawan yang mangkir kerja umumnya diatur dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama (PKB).

Jenis sanksi yang diberikan biasanya disesuaikan dengan tingkat pelanggaran serta kebijakan internal perusahaan.

Dalam praktiknya, perusahaan dapat menerapkan beberapa bentuk sanksi secara bertahap sebagai bagian dari penegakan disiplin kerja.

1. Teguran Lisan atau Tertulis

Perusahaan dapat memberikan teguran kepada karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan sebagai langkah awal penegakan disiplin.

Teguran ini biasanya diberikan oleh atasan langsung atau HR untuk mengingatkan karyawan mengenai kewajiban kehadiran kerja.

2. Surat Peringatan (SP)

Jika pelanggaran terjadi berulang, perusahaan dapat memberikan surat peringatan sesuai ketentuan yang tercantum dalam peraturan perusahaan atau PKB.

Surat peringatan umumnya diberikan secara bertahap sebagai bentuk pembinaan sebelum dikenakan sanksi yang lebih berat.

3. Pemanggilan Resmi dari Perusahaan

Apabila karyawan tetap tidak memberikan keterangan terkait ketidakhadirannya, perusahaan dapat mengirimkan surat panggilan secara tertulis untuk meminta klarifikasi.

Pemanggilan ini biasanya dilakukan oleh HR atau manajemen sebagai bagian dari proses administratif sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.

Baca juga: Contoh Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja dan Sanksinya

4. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Dalam kondisi tertentu, mangkir kerja dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja.

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sendiri merupakan pengakhiran hubungan kerja antara pekerja dan perusahaan yang menyebabkan berakhirnya hak serta kewajiban kedua belah pihak.

Dalam Pasal 61 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, disebutkan bahwa perjanjian kerja dapat berakhir apabila terjadi beberapa kondisi berikut:

• Karyawan meninggal dunia
• Jangka waktu kontrak kerja telah berakhir
• Adanya putusan pengadilan atau penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap
• Adanya keadaan atau kejadian tertentu yang dicantumkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang dapat menyebabkan berakhirnya hubungan kerja

Dalam konteks karyawan mangkir, kondisi tersebut termasuk dalam kategori “keadaan atau kejadian tertentu” yang dapat menyebabkan berakhirnya hubungan kerja.

Ketentuan terkait PHK untuk karyawan mangkir diatur lebih lanjut dalam Pasal 168 Undang-Undang Ketenagakerjaan serta Pasal 51 Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, yang sebelumnya telah dijelaskan.

Dalam aturan tersebut disebutkan bahwa pekerja mangkir yang dapat diproses pemutusan hubungan kerjanya harus memenuhi kriteria berikut:

• Telah mangkir selama 5 hari kerja atau lebih secara berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah
• Telah dipanggil dua kali secara patut dan tertulis oleh perusahaan

Namun, perlu dicatat bahwa, pekerja tetap mangkir yang di-PHK memiliki hak tertentu sesuai ketentuan yang berlaku, seperti:

1. Uang penggantian hak
2. Uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB).

Baca juga: Inilah 9 Alasan Perusahaan Melakukan PHK Karyawan

Tips Mengatasi Persoalan Karyawan Mangkir Kerja

Karyawan mangkir kerja dapat berdampak pada operasional perusahaan, terutama jika terjadi berulang atau tanpa penanganan yang jelas.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki prosedur yang sistematis dalam mengelola kasus ketidakhadiran karyawan tanpa keterangan.

Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengatasi persoalan karyawan mangkir kerja.

1. Memantau Data Kehadiran Karyawan Secara Berkala

Pemantauan data absensi karyawan penting dilakukan agar perusahaan dapat mendeteksi potensi masalah kehadiran sejak dini.

Dengan pengelolaan data kehadiran yang baik, HR dapat membedakan antara ketidakhadiran karena cuti, izin, sakit, atau mangkir yang tidak diupah.

Hal ini juga berkaitan langsung dengan proses administrasi HR seperti penggajian, evaluasi disiplin kerja, hingga pengambilan keputusan manajerial.

Agar lebih praktis, perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi Mekari Talenta yang menyediakan fitur Attendance dan Smart Attendance Notification untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time serta memberikan notifikasi ketika karyawan terlambat, pulang lebih awal, atau tidak hadir.

2. Segera Melakukan Pemanggilan kepada Karyawan

Jika ditemukan karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan, perusahaan sebaiknya segera melakukan pemanggilan secara resmi.

Pemanggilan ini bertujuan untuk meminta klarifikasi terkait alasan ketidakhadiran serta memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan penjelasan.

Selain itu, tertib administrasi seperti surat pemanggilan juga dapat memperkuat posisi perusahaan jika permasalahan tersebut perlu ditindaklanjuti secara formal.

Dalam proses administrasi HR, pengelolaan surat peringatan atau teguran juga dapat dilakukan secara lebih terstruktur menggunakan fitur Reprimand Letter di Mekari Talenta, sehingga dokumentasi sanksi karyawan dapat tercatat dengan rapi.

3. Memberikan Sanksi yang Tegas

Pemberian sanksi merupakan bagian dari upaya penegakan disiplin kerja di perusahaan. Oleh karena itu, setiap tindakan yang diambil sebaiknya mengacu pada peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama (PKB) yang berlaku.

Sanksi terhadap karyawan yang mangkir dapat diberikan secara bertahap, mulai dari teguran, surat peringatan, hingga tindakan yang lebih tegas.

Dalam kondisi tertentu, mangkir kerja yang berlangsung selama beberapa hari tanpa keterangan yang sah bahkan dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai ketentuan peraturan ketenagakerjaan.

Agar proses administrasi HR seperti pemberian sanksi hingga pemrosesan resign atau PHK karyawan dapat dilakukan dengan lebih terstruktur, perusahaan dapat memanfaatkan sistem HRIS seperti Mekari Talenta.

Melalui Talenta, HR dapat mengelola proses pengakhiran hubungan kerja melalui menu Employees, termasuk mengatur tanggal resign, pesangon, kompensasi, hingga pengalihan approval line jika karyawan yang keluar memiliki bawahan.

Baca juga: Ketahui Tips Mengantisipasi Karyawan Mangkir

Kelola Kehadiran dan Disiplin Karyawan dengan Lebih Mudah bersama Mekari Talenta

Mengelola kasus karyawan mangkir membutuhkan pencatatan kehadiran yang akurat, prosedur administrasi yang tertib, serta dokumentasi sanksi yang jelas. Tanpa sistem yang terintegrasi, proses ini bisa menjadi rumit dan berisiko menimbulkan kesalahan administratif.

Untuk membantu perusahaan mengelola hal tersebut dengan lebih efisien, Anda dapat menggunakan software HRIS Mekari Talenta.

Melalui Mekari Talenta, tim HR dapat memantau kehadiran karyawan, mengelola tindakan disipliner, hingga memproses pengakhiran hubungan kerja secara lebih terstruktur dalam satu platform.

Beberapa fitur Mekari Talenta yang dapat membantu perusahaan menangani kasus karyawan mangkir antara lain:

• Attendance Management. Memantau data absensi karyawan secara real-time sehingga HR dapat segera mendeteksi ketidakhadiran tanpa keterangan.
• Smart Attendance Notification. Mendapatkan notifikasi otomatis ketika karyawan terlambat, pulang lebih awal, atau tidak hadir.
• Reprimand Letter Management. Membuat dan mengelola surat teguran atau surat peringatan karyawan secara digital dengan dokumentasi yang rapi.
• Employee Database. Mengelola data karyawan secara terpusat sehingga HR dapat dengan mudah melacak riwayat kepegawaian dan status karyawan.
• Resign & Offboarding Management. Memproses pengunduran diri atau PHK karyawan, termasuk pengaturan pesangon, kompensasi, dan pengalihan approval line.
• Payroll Integration. Menghubungkan data absensi dengan sistem penggajian sehingga perhitungan potongan gaji akibat mangkir dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan sistem HR yang terintegrasi, perusahaan dapat menangani persoalan kehadiran karyawan secara lebih transparan, terstruktur, dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Jika Anda ingin mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu pengelolaan HR di perusahaan Anda, hubungi tim sales Mekari Talenta untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan konsultasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.