Teknologi Membuat Sistem Administrasi Perusahaan Lebih Praktis

Teknologi Membuat Sistem Administrasi Perusahaan Lebih Praktis

Sebuah perusahaan bisa berdiri dan maju tentu didukung dengan sumber daya yang cukup dan pengelolaan secara baik. Di mana setiap staf atau karyawan memiliki hak serta kewajiban terkait pekerjaan mereka di suatu perusahaan. Selain itu, perusahaan juga mengatur serta mendata hal-hal seperti data karyawan, pembayaran gaji, jadwal kerja, cuti atau libur, asuransi, promosi jabatan, dan masih banyak lainnya, secara sistematis. Hal-hal tersebut yang masuk ke dalam bagian administrasi perusahaan, di mana divisi HR berperan penting mengaturnya.
Pada dasarnya, administrasi suatu perusahaan memiliki arahan yang sama sebagai pengatur dan pendata segala aspek perusahaan untuk dapat dioptimalkan secara maksimal. Hanya saja penerapannya yang berbeda-beda. Hal ini bertujuan untuk kelangsungan perusahaan ke depannya. Lalu, seberapa penting sebuah administrasi perusahaan ada dan kaitannya dengan kemajuan teknologi? Berikut penjelasannya.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Apa Itu Administrasi Perusahaan?

Administrasi merupakan suatu bentuk usaha yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan demi meraih tujuan organisasi. Administrasi perusahaan berarti suatu usaha yang dilakukan perusahaan berkaitan dengan pengaturan kebijakan. Hal ini berarti administrasi suatu perusahaan memiliki peranan penting agar perusahaan tetap berdiri dan berkembang.
Bisa dikatakan jika bidang administrasi memiliki peran dalam mengurus hal seperti proses pembukuan, surat-menyurat, pencatatan, dan kegiatan yang bersifat ketatausahaan. Selain itu, administrasi perusahaan juga menyimpan segala dokumen atau berkas-berkas penting yang berkaitan dengan perusahaan.
Administrasi perusahaan juga memiliki peran sebagai petunjuk atau informasi kepada setiap departemen yang membutuhkan regulasi surat-menyurat atau yang bersifat administratif.

Unsur-Unsur dan Fungsi Administrasi

Administrasi ada jika unsur-unsur penting di dalamnya juga ada. Hal ini yang menjadi dasar untuk membentuk sebuah administrasi tersebut. Menurut The Liang Gie, berikut unsur-unsur penting yang ada pada administrasi:

  1. Organisasi atau Perusahaan
    Sebagai tempat kegiatan administrasi berlangsung, menjadikan unsur ini berperan penting dalam administrasi.
  1. Manajemen
    Manajemen merupakan penggerak, pengatur, dan pengelola terjadinya administrasi pada perusahaan atau organisasi.
  1. Komunikasi
    Komunikasi tentu sifatnya penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini menjadikan administrasi sebagai pengatur pola komunikasi antara divisi atau departemen lainnya.
  1. Kepegawaian
    Hal ini sangat erat dengan administrasi, di mana pegawai menjadi tanggung jawab administrasi dari segi penerimaan, penempatan posisi, pemberdayaan, hingga pemberhentian kerja.
  1. Keuangan
    Keuangan perusahaan juga tidak luput dari unsur administrasi. Hal-hal seperti perolehan dana, penggunaan dan pertanggungjawabannya juga bagian dari administrasi.
  1. Perbekalan atau Pengadaan
    Hal ini juga berkaitan dengan administrasi, di mana pengadaan, pembelian, penyimpanan, penggunaan, dan penyingkiran barang yang dibutuhkan perusahaan menjadi bagian administrasi.
  1. Tata Usaha
    Hal-hal yang berkaitan dengan penyimpanan, pembukuan, pencatatan, hingga pengiriman menjadi bagian dari Tata Usaha.
  1. Public Relation
    Hal ini juga menjadi bagian dari administrasi di mana perusahaan atau organisasi bisa berhubungan serta bekerja sama dengan pihak luar seperti client dan konsumen.

Fungsi Administrasi Perusahaan

Lain halnya dengan fungsi dari administrasi. Perusahaan atau organisasi pastinya memiliki tujuan yang ingin dicapai dalam menggunakan peran administrasi.

  1. Perencanaan atau Planning

    Perencanaan yang dilakukan oleh sebuat perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan aktivitas administrasi. Hal ini mencakup kegiatan seperti pengumpulan data dan sumber, pengolahan data, penyusunan perencanaan, hingga penerapannya.

  2. Penyusunan atau Organizing

    Sebagai penyusun dalam membangun setiap komunikasi dan hubungan antar karyawan atau anggota secara mudah dipahami demi mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

  3. Mengordinasi atau Coordinating

    Sebagaimana diatur oleh perusahaan dan organisasi, aktivitas ini dilakukan agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar dan baik sehingga hal-hal seperti kekosongan aktivitas, bentrok, hingga kekacauan akan mudah dihindari. Hal ini juga berdampak positif bagi kelangsungan perusahaan ke depannya.

  4. Laporan atau Reporting

    Aktivitas menyampaikan pergerakan, perkembangan dan hasil dari kegiatan atau program yang dijalankan karyawan serta anggota kepada atasan secara tulisan. Laporan ini nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan berdasarkan tugas dan posisinya

  5. Pembuatan Anggaran atau Budgeting

    Anggaran adalah hal penting harus ada pada suatu perusahaan atau organisasi dalam meningkatkan kinerja. Anggaran ini digunakan untuk mewujudkan tujuan perusahaan dalam tahap pengembangan meliputi iklan, kerjasama, dan masih banyak lainnya.

  6. Penempatan Posisi atau Staffing

    Hal ini berkaitan dengan sumber daya manusia pada suatu perusahaan atau organisasi meliputi perekrutan tenaga ahli, kebutuhan perlengkapan, dan pengembangan.

  7. Bimbingan atau Directing

    Tujuan ini tentu yang dibutuhkan oleh anggota atau karyawan pada suatu perusahaan untuk memahami pencapaian seperti apa. Komunikasi yang diarahkan langsung berupa perintah, saran, pemberian tugas untuk karyawan bisa mencapai target yang diberikan. Dalam hal yang dimaksud adalah performa kerja.

Administrasi Perusahaan Dapat Dikelola Secara Otomatis

Setelah membaca penjelasan tentang administrasi perusahaan yang bertanggung jawab akan regulasi-regulasi perusahaan secara pembukuan, data, dan tertulis, menjadikan administrasi merupakan hal penting. Akan tetapi, peranan bagian administrasi pun terasa cukup berat dan besar tanggung jawabnya. Di mana, departemen HR memiliki peran mengurus hal-hal yang bersifat administratif.
Mulai dari data karyawan, data perusahaan, pembayaran gaji, urusan cuti, asuransi, dan masih banyak lainnya, harus dikelola secara aman, rapi, dan terstruktur. Hal ini dapat menghindarkan kejadian, jika suatu waktu berkas dibutuhkan atau pembukuan yang harus dilakukan oleh divisi terkait dapat diakses kapanpun. Terdengar cukup berat memang, namun perusahaan tidak perlu khawatir.
Kemajuan teknologi yang terus meningkat setiap tahunnya, mampu menghasilkan kemudahan juga bagi pengelolan sistem administrasi secara digital yang sudah pasti praktis dan mudah. Penggunaan teknologi pada sistem administrasi memiliki banyak manfaat yang memudahkan segala pekerjaan mulai dari hemat waktu, ruang penyimpanan, dan pastinya dana.
Dari segi HR juga dapat memudahkan pekerjaan mereka menangani urusan administrasi para karyawan. Berikut beberapa manfaat yang bisa HR dapatkan dengan bantuan aplikasi pengelolaan sistem administrasi:

  • Melancarkan Komunikasi Satu Arah

Memanfaatkan teknologi, salah satunya dengan aplikasi HR, divisi HR bisa memberikan pengumuman atau pemberitahuan sesuatu yang update mengenai perusahaan, baik pembaharuan aturan dan kebijakan, serta program.

  • Detail Informasi Karyawan

Mengumpulkan dan menyimpan data dalam satu sistem adalah pilihan yang tepat. Hal ini yang harus dimanfaatkan divisi HR dalam mengelola segala informasi salah satunya data karyawan. Oleh karena itu, dengan memanfaatkan aplikasi ini perusahaan dapat mengelola secara mudah dan aman.

  • Multitasking dan Fokus

Dengan memanfaatkan bantuan teknologi yaitu aplikasi karyawan, perusahaan akan lebih fokus mengerjakan hal yang diprioritaskan tanpa menelantarkan pengelolaan data-data lainnya. Hal ini yang dikatakan perusahaan bisa mengoptimalkan pekerjaan dengan multitasking.
Salah satu aplikasi HR yang bisa digunakan perusahaan adalah aplikasi Talenta. Talenta merupakan aplikasi yang dapat memudahkan perusahaan mengelola administrasinya secara mudah, rapi, aman, dan praktis. Layanan yang tersedia di Talenta dalam mengelola administrasi perusahaan sangat lengkap. Mulai dari laporan HR, rekrutmen dan onboarding, penyimpanan database karyawan, pengelolaan aset, berkas surat menyurat, dan masih banyak lainnya. Selain itu, Talenta memberikan layanan Employee Self Service bagi karyawan suatu perusahaan mencakup pengajuan cuti, reimbursement, payroll system, dan slip gaji. Cari tahu lebih lengkap tentang Talenta di sini.


PUBLISHED25 Nov 2019
Ervina
Ervina