Salah satu posisi penting yang lazim ditemui dalam struktur organisasi perusahaan adalah general affair atau GA. Secara umum, seorang GA berperan penting dalam pengelolaan perusahaan. Namun demikian, sudahkah Anda paham perihal hal-hal apa saja yang sebetulnya dikelola oleh seseorang dengan posisi ini? Berikut rincian tugas serta fungsi seorang general affair terkait pengelolaan perusahaan.

  1. Mengelola Pengadaan Barang atau Fasilitas Operasional Perusahaan

    Perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana terkadang menggabungkan general affair dengan divisi HRD. Akan tetapi, tugas GA sebetulnya lebih spesifik daripada pengelola HR. Jika HR berperan dalam pengelolaan dan pengembangan SDM perusahaan, maka tugas GA lebih kepada pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan.

    Seorang general affair perlu mengetahui barang-barang apa saja yang perlu dibeli agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Adapun barang yang dimaksud mulai dari alat tulis kantor hingga perangkat komputer atau laptop. Intinya, segala macam barang atau fasilitas yang dapat mendukung pekerjaan karyawan perlu betul-betul diketahui oleh GA. Selain itu, biaya pemeliharaan fasilitas juga perlu untuk dipertimbangkan.

  2. Membuat Prioritas Anggaran Perusahaan

    Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, GA juga wajib membuat prioritas pengadaan barang. Artinya, seorang GA perlu membuat prioritas pengadaan barang maupun fasilitas tersebut. Hal semacam ini berkaitan dengan keterbatasan anggaran perusahaan itu sendiri. Dengan kata lain, pembuatan prioritas untuk anggaran pengadaan barang dapat mencegah pembengkakan anggaran belanja perusahaan itu sendiri. General affair pun wajib senantiasa tegas dan jeli untuk memutuskan barang mana yang perlu segera dibeli atau ditunda pembeliannya.

    Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas semacam ini tentu juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan Anda bergerak di bidang jasa desain. Seorang GA tentu akan menyediakan anggaran khusus untuk pengadaan perangkat komputer dengan spesifikasi yang mendukung kegiatan tersebut.

  3. Menjalin Komunikasi dengan Seluruh Divisi di Perusahaan

    Pengadaan barang maupun fasilitas operasional perusahaan ada kalanya merupakan usulan dari berbagai divisi. Hal semacam ini cukup wajar lantaran tiap-tiap divisi umumnya lebih paham mengenai kebutuhan masing-masing. Dengan demikian, seorang general affair juga berfungsi menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan. Di satu sisi, GA perlu terbuka terhadap masukan pengadaan barang serta fasilitas untuk tiap-tiap divisi. Di sisi lain, GA juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh.

    Kemampuan general affair dalam menjalin komunikasi dengan setiap divisi pada dasarnya kembali pada tugas GA dalam membuat prioritas pengadaan barang operasional. Ketika memang anggaran perusahaan tidak memungkinkan untuk pengadaan barang atau fasilitas tertentu, GA perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Demikian halnya ketika barang yang diusulkan memang dirasa penting dan relevan dengan kegiatan utama perusahaan. GA perlu menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan.

  4. Berkoordinasi dengan Pihak Luar Perusahaan

    Tak hanya bertugas menjalin komunikasi dengan pihak internal perusahaan, general affair juga memiliki tugas untuk berkoordinasi dengan pihak luar. Koordinasi semacam ini sebetulnya tidak sekadar terkait dengan pengadaan barang atau fasilitas fisik saja. Seorang GA juga berperan dalam pengadaan tenaga tambahan untuk menjaga kebersihan serta keamanan perusahaan. Tenaga tambahan tersebut bisa saja direkrut dengan sistem outsourcing demi meminimalisasi biaya pelatihan. Artinya, GA perlu berkoordinasi dengan pihak penyedia jasa outsourcing.

Karena keterbatasan sumber daya, adakalanya perusahaan memilih untuk menggabungkan tugas general affair dengan HRD. Penggabungan semacam ini tentu tidak masalah selama perusahaan mampu mengelola SDM dengan baik. Salah satu upaya perusahaan modern untuk meringankan tugas HR terkait pengelolaan SDM adalah dengan menggunakan aplikasi HR pilihan seperti Talenta.

Dilengkapi dengan fitur database karyawan berbasis cloud, Talenta membantu Anda menampung dan mengelola berbagai informasi penting perusahaan. Layanan HR ini juga memungkinkan karyawan melakukan pengajuan reimbursement secara online. Artinya, ketika karyawan menggunakan biaya pribadi untuk keperluan operasional perusahaan, transaksi tersebut dapat segera diketahui oleh pengelola HR yang bertindak sebagai admin. Pengajuan reimbursement ini menjadi semakin mudah dan efisien dengan aplikasi mobile Talenta. Gunakan software HR Talenta segera demi kemudahan pengelolaan bisnis perusahaan Anda.

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading