HR Planning 5 min read

Manajemen Anggaran HR: Definisi Budgeting dan Langkahnya

By Jordhi FarhansyahPublished 07 Nov, 2023

HR budgeting adalah rencana penyusunan anggaran yang akan membantu divisi HR untuk menyiapkan sumber daya selama beberapa periode tertentu agar lebih produktif.

Bagaimana cara perencanaannya yang efektif? Simak penjelasannya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Apa itu HR budgeting?

hr budgeting

HR budgeting merupakan sebuah proses perencanaan dan alokasi anggaran yang dilakukan oleh departemen HR dalam sebuah perusahaan.

Tujuan dari HR budgeting sendiri adalah untuk mengatur anggaran yang diperlukan untuk memenuhi berbagai kebutuhan dan aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan SDM selama periode waktu tertentu, misalnya seperti satu tahun ke depan.

Dalam konteks HR budgeting, aktivitas yang bisa dialokasikan anggarannya termasuk rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan, kompensasi dan tunjangan, manajemen kinerja, kebijakan karyawan, serta biaya administratif dan operasional yang terkait dengan departemen HR.

Perlu diketahui karena aset paling penting dalam bisnis adalah orang-orang yang bekerja di dalamnya, anggaran ini harus direncanakan dengan matang, dikomunikasikan, dan terakhir harus disetujui oleh pemimpin perusahaan.

Jenis HR budgeting yang digunakan di sebuah perusahaan umumnya ada dua. Jenis yang Anda pilih bergantung pada beberapa faktor, termasuk dana yang tersedia, perkiraan pengeluaran, dan keuntungan yang didapatkan.

Anggaran HR inkremental

Dengan menggunakan data pengeluaran HR dari tahun-tahun sebelumnya, mungkin untuk melakukan penyesuaian anggaran untuk tahun depannya.

Jika ada anggaran yang tersisa, Anda juga dapat memasukkannya ke dalam anggaran. Anggaran baru ini mencakup peningkatan atau juga penurunan dari tahun sebelumnya berdasarkan tujuan HR. Sebagai contoh, peningkatan biaya benefit karyawan.

Anggaran HR nol

Jenis ini merupakan perencanaan anggaran HR yang dimulai dari awal. Mulai dengan mengalokasikan di mana anggaran memerlukan anggaran yang besar.

Misalnya, mungkin di tahun depan Anda akan fokus pada perekrutan. Oleh karena itu, anggaran Anda akan memerlukan dana yang cukup untuk memasarkan perekrutan dan aspek administratif wawancara dan penyaringan kandidat.

Dapat dikatakan, perencanaan anggaran HR adalah proses sistematis yang melibatkan pemeriksaan mendalam terhadap pengeluaran tahun-tahun sebelumnya, biaya tahun ini, perkiraan jumlah karyawan, dan prediksi masa depan lainnya sehingga fungsi HR tidak kekurangan anggaran di pertengahan periode.

Tujuan HR budgeting

Sebelum mengetahui cara melakukan HR budgeting dengan optimal, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tujuannya. Berikut adalah beberapa di antaranya.

  • Merencanakan pengeluaran yang tepat untuk berbagai aspek manajemen SDM.
  • Memonitor anggaran HR secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap rencana anggaran yang sejak awal ditentukan
  • Menyesuaikan alokasi anggaran jika terjadi perubahan dalam kebijakan perusahaan atau kondisi ekonomi.
  • Mengidentifikasi area di mana efisiensi dan penghematan dapat dicapai tanpa mengorbankan kualitas layanan HR.

Dengan melakukan HR budgeting yang baik, departemen HR dapat memastikan bahwa sumber daya keuangan yang tersedia digunakan secara efektif untuk mendukung kebutuhan sumber daya manusia, serta kontribusi mereka terhadap tujuan dan strategi keseluruhan perusahaan.

Prinsip-prinsip utama

Ada beberapa hal yang dapat dijadikan prinsip dasar ketika melakukan HR budgeting. Berikut adalah beberapa di antaranya.

  • Anggaran idealnya dapat disusun agar mendukung tercapainya tujuan perusahaan selama satu periode tertentu, misalnya satu tahun ke depan. Anggaran tersebut bisa dibuat berdasarkan periode sebelumnya dengan melakukan penyesuaian atau dibuat dari nol.
  • Anggaran bisa dibuat dengan melakukan beberapa proyeksi di periode mendatang, misalnya saja melihat peraturan atau regulasi terbaru dari pemerintah atau juga situasi internal maupun eksternal.
  • Komponen budgeting HR dapat terdiri dari dua bagian, yakni kegiatan operasional yang sifatnya rutin dan juga anggaran proyek.
  • Anggaran tersebut dibuat dalam bentuk satuan mata uang yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan secara penuh selama setahun.

Jenis-Jenis HR budgeting beserta komponen pendukungnya

HR budgeting perlu dilakukan dengan skala prioritas sehingga perusahaan perlu mengevaluasi kembali strategi anggaran HR mereka untuk memastikan manajemen HR yang efektif sepanjang tahun.

Mempunyai template untuk HR budgeting pun akan membantu dalam proses perencanaan anggaran yang lebih matang untuk tahun mendatang. Berikut adalah komponen dari anggaran HR yang biasanya.

Rekrutmen karyawan

Bagi sebagian besar perusahaan, ini adalah prioritas utama. Merencanakan perekrutan pegawai baru memerlukan anggaran HR yang dapat mendukung segala hal mulai dari iklan lowongan pekerjaan hingga proses onboarding.

Beberapa hal terkait rekrutmen karyawan yang menjadi anggaran meliputi:

  • Iklan posisi yang terbuka
  • Wawancara dan penyeleksian kandidat
  • Pemeriksaan latar belakang
  • Pengenalan karyawan
  • Biaya agensi jika memakai jasa head hunter
  • Mengurangi tingkat turnover

Pelatihan dan pengembangan

Tetapkan jumlah anggaran yang wajar untuk upaya pelatihan dan pengembangan, yang menawarkan return of investment yang positif. Bebera anggaran yang bisa Anda pertimbangkan adalah sebagai berikut.

  • Melatih karyawan baru
  • Sertifikasi karywan
  • Mengimplementasikan sistem pembelajaran

Peningkatan keterampilan HR

HR harus mengatasi tidak hanya kekurangan keahlian karyawan tetapi juga mereka sendiri. Jika Anda ingin tim HR Anda memiliki dampak nyata pada perusahaan, Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki kompetensi yang mampu meningkatkan performa perusahaan.

Itulah mengapa Anda perlu menyertakan peluang peningkatan keterampilan HR dalam perencanaan anggaran Anda.

  • Lisensi untuk kursus e-learning HR
  • Sertifikasi HR
  • Anggaran pelatihan pribadi untuk karyawan HR
  • Workshop
  • Kursus pendek

Kompensasi dan manfaat

Berikut adalah beberapa anggaran yang umum ditemukan terkait kompensasi dan benefit:

  • Gaji pegawai
  • Asuransi
  • Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
  • Pembayaran lembur
  • Tunjangan
  • Bonus
  • Benefit lainnya

Keselamatan dan kesejahteraan karyawan

Memberikan tempat kerja yang aman dan berfokus pada keselamatan adalah tanggung jawab bagi sema perusahaan. Beberapa anggaran yang terkait ini adalah sebagai berikut.

  • Kepatuhan keselamatan fisik
  • Kesejahteraan mental
  • Kesehatan karyawan
  • Keamanan di tempat kerja

Teknologi dan administrasi HR

Dengan teknologi baru yang terus hadir, ini mungkin merupakan kesempatan yang baik untuk upgrade sistem HR lama Anda dan berinvestasi dalam sesuatu yang mempermudah manajemen SDM.

Tidak lupa sertakan juga anggaran untuk menutupi biaya untuk menjalankan departemen HR.

  • HRIS
  • Software rekrutmen
  • Teknologi manajemen pembelajaran
  • Tools untuk mempermudah kerja remote
  • Administrasi HR umum

Langkah-langkah penyusunan budgeting HR

Setelah mengetahui berbagai jenis komponen HR budgeting, saatnya menyusun anggaran. Berikut adalah langkah-langkahnya yang umum digunakan.

Kumpulkan data

Pertama-tama, Anda perlu menentukan tujuan anggaran HR Anda. Apakah Anda ingin meningkatkan rekrutmen, pengembangan karyawan, atau aspek lain dari manajemen SDM?

Setelah itu, Anda bisa mengumpulkan data historis, seperti anggaran HR tahun-tahun sebelumnya, biaya rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan manfaat.

Perkiraka jugan kebutuhan masa depan berdasarkan pertumbuhan, perubahan dalam kebijakan HR, atau tren industri.

Tentukan jenis HR budgeting

Pilih antara dua jenis anggaran HR yang umum digunakan: anggaran inkremental dan atau mulai dari nol, sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya.

Identifikasi komponen anggaran HR yang relevan untuk organisasi Anda, seperti:

  • Perekrutan dan rekrutmen talenta
  • Pelatihan dan pengembangan
  • Kompensasi dan manfaat
  • Keselamatan dan kesejahteraan karyawan
  • Teknologi HR

Estimasi biaya untuk setiap komponen anggaran berdasarkan data historis dan proyeksi masa depan.

Pastikan juga Anda memperhitungkan kenaikan gaji, biaya asuransi, pelatihan karyawan, dan biaya operasional lainnya.

Pertimbangkan kebijakan dan perubahan

Perhatikan perubahan dalam kebijakan HR yang dapat memengaruhi anggaran Anda, seperti peningkatan upah minimum atau perubahan dalam program manfaat. Sesuaikan anggaran Anda sesuai dengan perubahan ini.

Tentukan total anggaran

Jumlahkan semua komponen anggaran HR untuk menentukan total anggaran HR yang dibutuhkan untuk tahun berjalan.

Selanjutnya, komunikasikan proposal HR budgeting tersebut kepada pihak-pihak yang relevan dalam organisasi, termasuk pimpinan eksekutif dan tim manajemen.

Diskusikan anggaran dengan pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan.

Monitor dan evaluasi

Setelah anggaran disetujui, perlu dilakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala.

Bandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran HR yang telah ditetapkan dan identifikasi ketidaksesuaian atau peluang penghematan.

Kemudian, sesuaikan anggaran HR jika ada perubahan yang memengaruhi kebutuhan atau prioritas HR dengan melakukan evaluasi.

Peran Mekari Talenta dalam HR budgeting

Itulah tadi penjelasan mengenai HR budgeting. Seperti yang Anda ketahui, salah satu yang biaya yang masuk ke dalam anggaran adalah pemanfaatan teknologi HR.

Teknologi HR seperti HRIS memang menjadi unsur penting dalam efisiensi proses HR. Untuk itu, hadir lah Mekari Talenta yang memiliki berbagai solusi untuk kebutuhan Anda.

Misalnya, fitur Attendance Management memungkinkan Anda memiliki sistem pencatatan kehadiran otomatis yang dapat terintegrasi dengan fitur Payroll untuk pembayaran gaji karyawan.

Ini membuat Anda tidak perlu lagi merekap absensi secara manual.

Selain itu, fitur-fitur lain seperti Performance Management dan Talent Development juga akan membuat pengelolaan SDM jadi lebih baik dengan mementingkan perkembangan karier mereka.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Anda bisa berkonsultasi bersama tim kami sekarang dan coba gratis demo aplikasinya.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.