Insight Talenta

15 Poin Kriteria Penilaian Kinerja, Karyawan Wajib Tahu

Perusahaan sebagai sebuah organisasi terdiri dari banyak orang yang mempunyai tugas masing-masing. Keberlangsungannya tergantung bagaimana karyawan dan manajemen berkontribusi.Untuk mengetahui tingkat efektivitas kinerja, biasanya dilakukan evaluasi secara berkala. Untuk itu pentingnya memahami kriteria penilaian kinerja karyawan.

Evaluasi ini dapat berlangsung setiap tiga, enam, atau dua belas bulan sekali. Salah satu tujuannya adalah untuk mengukur apakah karyawan sudah bekerja secara optimal atau belum.

Kriteria Penilaian Kinerja

Penilaian Kinerja Karyawan

Sebagai bagian dari perusahaan, karyawan merupakan ujung tombak atau mesin sehingga perusahaan dapat produktif dan menghasilkan keuntungan atau laba. Pentingnya peran tersebut sehingga perusahaan menyediakan anggaran yang tidak sedikit untuk meningkatkan skill-nya.

Tujuannya adalah agar karyawan dapat lebih berkontribusi. Bahkan dalam dunia perbankan ada regulasi khusus mengenai proporsi budget dana pendidikan bagi karyawan. Perusahaan mempunyai kewajiban untuk meningkatkan kemampuan karyawan.

Di sisi lain, perusahaan juga melakukan evaluasi secara berkala sehingga mengetahui masalah atau kendala yang dihadapi. Kendala ini secara teknis dapat menghambat produktivitas yang berimbas pada kinerja perusahaan.

Manfaat Evaluasi Karyawan

Masing-masing perusahaan mempunyai kriteria dan tools khusus untuk mengukur kontribusi karyawannya. Evaluasi ini penting baik bagi karyawan maupun perusahaan. Oleh karena itu perlu dilakukan secara objektif dengan melihat berbagai sisi. Manfaat penilaian bagi karyawan:

  • Menjadi dasar untuk kenaikan jabatan atau promosi.
  • Sebagai pertimbangan apakah status karyawan tersebut akan dinaikkan, misal dari karyawan kontrak menjadi pegawai tetap.
  • Penentu proporsi pembagian bonus atau insentif tahunan.

Bukan hanya pihak karyawan, bagi perusahaan penilaian atau evaluasi kinerja karyawan sangat penting. Oleh karena itu tidak sedikit perusahaan yang berinvestasi dalam bentuk aplikasi untuk mengukurnya.

Sebenarnya tanpa aplikasi, pengukuran kinerja baik secara kualitas maupun kuantitas dapat dilakukan. Penilaian secara berjenjang dimana seorang manajer berkewajiban menilai karyawan yang ada satu level di bawahnya, cukup efektif.

Sebagaimana tanggung jawab seorang manajer untuk memimpin level bawahnya, secara periodik menerima laporan kinerja karyawan. Dengan demikian, penilaian dapat dilakukan secara personal maupun berdasarkan angka.

Untuk menghindari penilaian yang melibatkan like and dislike, maka perlu adanya sebuah tools. Dengan tools ini, maka diharapkan semua menjalankan proses evaluasi secara profesional untuk kemajuan perusahaan. Apa manfaat evaluasi karyawan bagi perusahaan?

  • Memahami permasalahan yang terkait produktivitas, baik secara personal karyawan maupun skala besar, perusahaan.
  • Dapat mengambil kebijakan tepat terhadap masing-masing karyawan
  • Mengetahui kebutuhan karyawan sehingga lebih dapat berkontribusi kepada perusahaan
  • Menerima masukan bagi kemajuan perusahaan
  • Sebagai dasar dalam mengambil keputusan perusahaan
  • Bahan acuan untuk pengembangan perusahaan.
  • Menentukan kebijakan yang harus diambil oleh HRD, misal konseling, coaching atau mengeluarkan Surat Peringatan (SP) bagi karyawan tersebut.

Cara Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan Secara efektif

Penilaian karyawan harus mampu menggali semua potensi dan kendala dari karyawan dalam menjalankan tugas. Kendala tersebut dapat berasal dari diri karyawan maupun perusahaan yang kurang memberi ruang untuk mampu berkembang dengan baik. Suatu penilaian dikatakan efektif jika:

  • Fair

Penilaian dapat dikatakan fair jika mengikuti ketentuan yang berlaku. Perusahaan wajib memberitahukan ketentuan tersebut kepada karyawan ketika pertama join. Ketika ada perubahan, harus disosialisasikan. Cakupannya adalah:

  • Mempunyai sasaran kinerja yang jelas. Sasaran tersebut merupakan kesepakatan bersama. Dalam tekniknya, biasanya seorang karyawan akan diberitahu dan setelah setuju baru tanda tangan kerja.
  • Berkaitan dengan uraian jabatan dan tugas yang diemban sesuai dengan job description.
  • Dilakukan pertemuan tatap muka antara karyawan dengan manajer satu level di atasnya yang bertugas untuk mengevaluasi.
  • Diskusi. Evaluasi bukanlah pengadilan bagi karyawan. Dalam hal ini tidak boleh ada adjustment, namun berdiskusi sehingga kedua belah pihak memahami permasalahan dan solusinya.
  • Objektif

Penilaian terhadap kinerja karyawan harus berdasarkan fakta, bukan asumsi, terkait pencapaian. Pembandingnya adalah job description dan target yang diberikan. Hal yang menjadi pertimbangan adalah:

  • Data pencapaian aktual.
  • Sikap dan perilaku karyawan.
  • Ketegasan dalam bersikap.
  • Kemampuan untuk memberikan penilaian terhadap pencapaian sendiri.
  • Menggunakan formulir yang simpel.
  • Sistem yang digunakan terstruktur.

Susunan Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja seorang karyawan tidak dapat dilakukan serta merta namun harus disusun terlebih dulu. Tujuannya adalah agar terarah dan mendapatkan hasil seperti yang diharapkan. Manajemen harus membuatnya berdasarkan kebutuhan.

Proses ini harus menghasilkan kesimpulan yang disepakati oleh penilai maupun karyawan sebagai output. Susunan dibuat dengan tujuan agar penilaian berjalan efektif. Langkahnya sebagai berikut:

  • Membuat Rencana Penilaian Kinerja

Tahap rencana berupa penyusunan parameter yang harus dicapai oleh karyawan, biasanya dilakukan pada awal tahun. Karyawan bersangkutan harus membaca dan menyetujui beban dan tanggung jawab yang harus tercapai.

  • Menyiapkan Data 

Data yang dimaksud berupa kinerja atau pencapaian. Untuk pekerjaan yang bersifat kualitatif, dapat dibuat tabel penilaian dengan skema kriteria sehingga mudah mengukurnya. Jumlah poin yang diukur opsional sesuai kebutuhan.

  • Berdiskusi

Dalam proses penilaian, atasan memanggil karyawan yang bersangkutan kemudian mendiskusikan pencapaiannya. Dalam tahap ini, semua informasi potensi maupun kendala harus dapat terdata semua. Hal ini bertujuan untuk mengumpulkan bahan evaluasi bagi perusahaan.

  • Penilaian dan Review Kinerja 

Review dan penilaian terhadap hasil kerja harus diberikan oleh pimpinan. Selama proses tersebut, karyawan berhak memberikan sanggahan atau tanggapan. Jadi bersifat dua arah sehingga dapat ditarik sebuah kesimpulan.

  • Pelaporan atas Penilaian Kinerja

Hasil dari evaluasi harus tercetak dan mendapat persetujuan dari karyawan yang dievaluasi. Tujuannya adalah sebagai bukti bahwa karyawan memahami apa saja yang harus dilakukan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja.

Hasil penilaian dalam bentuk hard copy harus tersimpan dengan rapi oleh manajemen Tujuannya adalah agar mudah untuk mengakses dan menggunakannya sebagai pembanding dengan pencapaian pada periode berikutnya.

Metode Penilaian Kinerja

Sampai saat ini terdapat banyak metode penilaian yang digunakan oleh perusahaan. Masing-masing menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi. Meski demikian tidak bisa disebutkan mana yang paling efektif. setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Setidaknya, ada 4 metode yang paling banyak digunakan. Cara penerapannya pun cukup simpel dan cepat. Hanya saja pendekatannya berbeda dengan menyesuaikan kebutuhan. Berikut 4 metode tersebut:

  • Human Resource Cost

Sistem penilaian ini berdasarkan kontribusi karyawan terhadap keuntungan perusahaan. Pembandingnya adalah biaya seperti gaji, tunjangan, asuransi dan sebagainya dengan pendapatan melalui karyawan tersebut.

  • Psychological Appraisals

Penilaian ini lebih mendekatkan kemampuan karyawan yang terkait dengan psikologi. Contohnya bagaimana menghadapi masalah dalam pekerjaan, attitude, potensi dalam waktu ke depan. Hal ini biasanya dilakukan oleh psikolog yang pilih oleh perusahaan.

  • Assessment Center Method

Model penilaian ini membutuhkan waktu cukup panjang dan melibatkan karyawan lain untuk memberikan penilaian. Dalam jangka panjang, penting untuk memproyeksikan posisi yang tepat bagi karyawan tersebut.

  • Management by Objective

Metode ini berdasarkan pada KPI dashboard yaitu indikator untuk mengukur pencapaian kinerja karyawan. Langkahnya berupa perencanaan, monitoring atau pengawasan dan review atau penilaian. KPI dashboard saat ini dapat temukan pada aplikasi HRIS Talenta yang terintegrasi dengan berbagai fitur lainnya. Kelola manajemen KPI karyawan Anda dengan objektif melalui Talenta pada link berikut: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/.

Indikator Penilaian Kinerja

Indikator yang digunakan untuk menilai kinerja sangat banyak. Semua saling berkaitan. Namun, biasanya perusahaan membatasi beberapa poin yang paling berpengaruh dan sesuai dengan job description karyawan. Berikut di antaranya:

  • Disiplin Ilmu yang Menjadi Latar Belakang Pendidikan

Latar belakang pendidikan sebenarnya bukan merupakan parameter utama, karena banyak yang sukses di luar bidang. Namun setidaknya pengetahuan dasar berguna untuk menyelesaikan pekerjaan.  Bagi yang berbeda bidang dapat menyesuaikan dengan mengikuti kursus atau pelatihan.

  • Kemampuan Menilai dan Mengembangkan Potensi Pribadi

Seseorang yang mampu menilai diri sendiri dapat melakukan update pengetahuan sesuai kebutuhan. Berbeda dengan yang merasa sudah mampu. Karyawan seperti ini biasanya susah untuk menerima pengetahuan baru.

  • Kemampuan Beradaptasi

Performance management tools berikutnya adalah kemampuan karyawan untuk menyesuaikan diri. Sebagai sebuah organisasi, perusahaan dapat mengalami perubahan. Terutama ketika terjadi pergantian manajemen. Karyawan yang baik harus dapat langsung menyesuaikan diri.

  • Sikap Percaya Diri

Sikap percaya diri dapat membuat seorang karyawan bisa menyampaikan semua ide dengan sempurna. Dengan demikian dapat memberikan kontribusi pemikiran bagi perkembangan perusahaan.

  • Kemampuan dalam Menyesuaikan Diri dengan Lingkungan

Perubahan lingkungan seperti perpindahan kantor, tempat tinggal dapat berpengaruh pada semangat kerja. Kemampuan menyesuaikan diri yang cepat akan kembali membuatnya dapat bekerja secara optimal.

  • Communication Skill

Kemampuan berkomunikasi merupakan modal utama dalam bekerja. Dalam sebuah perusahaan ada sistem dimana satu karyawan dengan yang lain harus berinteraksi, bahkan bekerja sama.

  • Kemampuan Menyampaikan Ide

Perusahaan yang baik akan memberi kesempatan kepada karyawan untuk berkontribusi berupa ide. Sebagus apapun jika penyampaiannya tidak tepat, maka tidak dapat berpengaruh positif dengan baik

  • Team Work

Karyawan dalam bekerja selalu membutuhkan tim lain sebagai support. Oleh karena itu harus mampu bekerja dengan tim. Dalam hal ini perlu sikap menghargai dan mau menerima masukan dari tim lain.

  • Skill Untuk Menyelesaikan Pekerjaan

Salah satu penilaian keberhasilan karyawan adalah mampu menyelesaikan job dengan baik. Skill ini sangat penting, minimal untuk dapat bertahan dengan pekerjaan yang saat ini dihandle.

  • Time Management

Manajemen waktu juga merupakan keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang karyawan. Dengan demikian, semua tanggung jawab dapat terselesaikan secara baik tanpa ada yang harus dikorbankan.

  • Membuat Skala Prioritas

Dalam kondisi tertentu, ada pekerjaan yang harus segera terselesaikan. Dengan keterbatasan waktu dan pendukung serta adanya hambatan, karyawan harus mampu memilih mana yang terlebih dulu harus diselesaikan.

  • Kualitas Pekerjaan

Tumpukan pekerjaan bukan merupakan alasan untuk menyelesaikan dengan asal-asalan. Kualitas pekerjaan merupakan hal mutlak. Karyawan yang baik akan tetap menyelesaikan pekerjaan sesuai standar yang berlaku.

  • Kemampuan Teknik Sesuai Job Description

Job description adalah pekerjaan minimal yang harus diselesaikan oleh karyawan. Jika tidak mampu, maka perusahaan dapat melakukan downgrade atau mutasi ke posisi sesuai dengan kapasitas karyawan.

  • Kecepatan Menyelesaikan Pekerjaan

Bukan hanya berkualitas, karyawan harus mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Meski bagus, jika lambat maka bisa jadi tidak penting lagi bagi perusahaan. Apalagi untuk pekerjaan yang harus selesai dan perlu report real time.

  • Rasa Percaya Diri

Sikap percaya diri bukan hanya membuat karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik, namun juga penting ketika berkomunikasi. Termasuk berinteraksi dengan atasan. Oleh karena itu, poin ini menjadi bagian dalam penilaian kinerja karyawan.

Setiap perusahaan menggunakan parameter untuk kriteria penilaian kinerja yang berbeda-beda. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan jenis pekerjaan yang menjadi job description dari karyawan yang bersangkutan.

Karyawan yang tidak mampu mencapai kriteria maka dianggap tidak perform sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan. Manajemen dapat mengambil keputusan untuk downgrade, mutasi maupun pemutusan hubungan kerja. 

Sekarang ini telah hadir performance management tools by Talenta yang akan mempermudah HR dalam memantau dan melakukan review kinerja karyawan, lalu HR juga bisa memberikan feedback secara menyeluruh terhadap karyawan. Lebih lengkapnya Anda dapat mengakses tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

 


PUBLISHED25 Mar 2022
Made
Made