Insight Talenta

Apa Tugas Admin HRD dan Bagaimana Cara Mengerjakan Tugasnya?

Apakah anda seorang lulusan ilmu psikologi atau pernah bekerja sebagai HRD yang ingin mencari lowongan sebagai HRD, lalu kemudian melihat lowongan dengan posisi Admin HRD? Apa bedanya dengan posisi HRD yang lainnya? Apa tugas Admin HRD?

Dalam perusahaan ada cukup banyak divisi salah satunya adalah HRD atau singkatan dari Human Resource Departement. Bila mengartikan ke dalam Bahasa Indonesia, HRD biasa disebut Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Secara umum, anda bisa membaca artikel kami sebelumnya mengenai Tugas HRD. Namun, dalam jenis tugasnya juga di dalam divisi HRD nantinya akan dibagi kembali menjadi beberapa bagian, diantaranya adalah admin HRD. Apa tugas admin HRD apakah ada persamaan dengan tugas HRD secara umum? Berikut penjelasannya.

tugas admin hrd

 

Tugas Admin HRD

Bila melihat secara umum, seorang HRD memiliki tugas yang berkaitan dengan karyawan. Misalnya saja, dalam proses recruitment, evaluasi, pengembangan, sampai PHK atau pemutusan hubungan kerja. Divisi ini juga biasanya akan ada dalam perusahaan berskala besar atau perusahaan induk. Namun, tidak seluruhnya tugas tersebut dilimpahkan pada satu orang. Ada bagian lain dalam divisi tersebut yaitu Admin HRD.

Sebelum mengetahui apa tugas admin HRD, sebaiknya ketahui dulu apa tugas HRD secara umum:

  • Seorang HRD akan bertugas melakukan serta mempersiapkan proses penyeleksian tenaga kerja dalam perusahaan. Dari awal sampai akhir yang meliputi faktor internal serta eksternal dalam perusahaan, recruitment dan seleksi tenaga kerjanya.
  • Seorang HRD akan bertugas dalam urusan pengembangan serta proses evaluasi para karyawan dalam perusahaan. Ini dilakukan agar karyawan bisa ikut serta berkontribusi dengan maksimal terhadap perusahaan sehingga ia harus bisa menguasai pekerjaan yang sudah menjadi tugas serta tanggung jawabnya.
  • Seorang HRD akan bertugas memberikan kompensasi serta perlindungan kepada para pegawainya. Kompensasi merupakan imbalan atau upah yang diberikan atas hasil kerja karyawan dan akan diberikan dengan teratur dari perusahaan. Prose pemberiannya pun harus tepat dan menyesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerjanya.

Setelah mengetahui tugas umum dari seorang HRD, selanjutnya Anda bisa mengetahui apa yang menjadi tugas khusus seorang admin HRD. Secara khusus Admin HRD akan bertugas untuk mengelola berbagai macam urusan administrasi dari karyawan. Selain itu, admin HRD juga akan mengatur berjalannya hubungan industrial antara karyawan dengan perusahaan. Seperti bertanggung jawab dalam pengurusan pinjaman karyawan, absensi karyawan, proses pencatatan cuti tahunan karyawan, atau secara khusus bisa dibilang bertanggung jawab atas payroll dan employee database.  

Berikut adalah beberapa tugas, tanggung jawab serta peran admin HRD:

  • Melakukan penerimaan tenaga kerja dan berkordinasi dengan labour supply
  • Melakukan sosialisasi serta kordinasi
  • Mempersiapkan kontrak kerja untuk para karyawan baru perusahaan
  • Melakukan penyusunan pada absensi atau daftar hadir karyawan perusahaan
  • Menyiapkan berbagai macam internal letter dan juga outgoing letter
  • Melakukan pembaharuan pada record data perusahaan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas dari seorang admin HRD akan lebih cenderung pada administrasi yang bisa mendukung fungsi utama dari HRD. Karena bila admin HRD tidak bisa bekerja dengan baik, maka secara keseluruhan fungsi HRD juga akan sangat sulit dijalankan, keduanya benar-benar memiliki hubungan.

Di atas merupakan informasi mengenai tugas admin HRD. Bagaimanapun juga sebuah perusahaan pasti membutuhkan beberapa orang untuk menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan karyawan, khususnya pada masalah administrasinya. Bila masalah tersebut tidak bisa dilakukan dengan benar ini akan sangat berpengaruh pada kinerja karyawan dalam perusahaan. 

Misalnya saja, kalau urusan payrollnya berantakan, secara langsung penggajian karyawan juga akan berantakan, perusahaan bisa terlambat memberikan gaji atau bisa juga salah jumlah saat mengirimkan gaji. Yuk, minimalisir kesalahan dalam perusahaan dengan memaksimalkan tugas admin HRD!

7 Keahlian yang Diperlukan untuk Menjadi Admin HRD

Ada 7 kriteria keahlian yang harus dimiliki admin HR. Keahlian ini tentunya akan menunjang pekerjaan admin HR untuk dapat elbih baik lagi dalam perusahaan.

1. Teliti, detail dan fokus

Dengan berbagai pekerjaan admin HR, diperlukan keahlian teliti, detail dan focus. Beberapa pekerjaan seperti input berbagai data karyawan, menyiapkan surat dinas dan sebagainya tentu tidak boleh ada kesalahan, sehingga ada baiknya jika keahlian ini melekat pada admin HR. Namun bukan berarti pekerjaan ini mengerikan, ada baiknya sebagai admin HR selalu mengevaluasi pekerjaannya sendiri pada hari itu agar tidak ada yang terlewat dan lebih baik lagi kedepannya.

2. Multitasking

Multitasking tentu saja sudah harus menjadi kemampuan admin HR. Begitu banyak pekerjaan yang berhubungan dengan karyawan yang bermacam-macam dan urusan yang berbeda-beda. Maka dari itu admin HR perlu memiliki catatan khusus untuk dirinya sebagai pengingat pekerjaan mana yang sudah dikerjakan dan belum dikerjakan. Apalagi jika pekerjaan tersebut harus diselesaikan hampir di waktu yang bersamaan.

3. Bernegosiasi

Melakukan sosialisasi dan koordinasi menjadi salah satu tugas dari admin HR. Maka dari itu, kepintaran dalam bernegosiasi menjadi salah satu hal yang harus dikuasai. Admin HR akan berhubungan dengan banyak pihak dan mendiskusikan banyak hal tentang keperluan masing-masing pihak.

4. Kerjasama Tim

Kerjasama tim juga perlu dimiliki sebagai kemampuan dasar seorang admin HR. Pekerjaan mengenai absensi atau daftar hadir, kontrak kerja dan surat menyurat tentu akan berhubungan dengan macam-macam divisi yang terkait. Tidak hanya itu, kerjasama dengan karyawan perusahaan juga diperlukan agar semua berjalan selaras dan tepat waktu.

5. Bertanggung jawab

Bertanggung jawab rasanya bukan hanya dimiliki oleh admin HR saja, namun jangan salah jika ternyata kemampuan inilah yang menunjukkan profesionalitas. Bertanggung jawab dengan segala tugas sebagai admin HR akan membantu perusahaan menangani karyawan dalam segi administrasi.

6. Pintar organisasi

Organisasi dalam perusahaan tentu akan berhubungan dengan bagaimana mengelola karyawan, bagaimana bersikap dengan karyawan satu dan yang lain dan menyusun strategi budaya kerja di dalamnya. Semua hal tersebut diperlukan kemampuan organisasi yang cukup kreatif namun juga menciptakan lingkup kerja yang nyaman dan disiplin.

7. Profesional

Profesional sebagai admin HR tentu menyelesaikan seluruh pekerjaan tepat waktu dan sesuai porsinya. Kesulitan seperti berteman di lingkungan kantor dan mempunyai posisi sebagai admin HR juga tidak dapat berpengaruh apa-apa. Sehingga sikap profesionalitas tetap harus dijalankan kepada siapapun yang ada di dalam perusahaan.

Admin HR dan 7 keterampilannya inilah yang dapat Anda perhatikan di dalam perusahaan. Menjadi Admin HR tidak hanya sekedar mengurus administrasi tetapi juga mendukung pekerjaan HRD sebagai divisi utamanya.

Talenta by Mekari Rekomendasi HR Terbaik

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Kunjungi link berikut untuk mengetahui lebih lengkap mengenai aplikasi employee self service: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur aplikasi KPI, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. 

Kelebihan Talenta by Mekari:

  1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan Talenta By Mekari adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
  1. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

  1. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Software HRD Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED06 May 2022
Made
Made