Mengenal Pengertian E Absen dan Manfaatnya untuk Produktivitas Kerja

E absen mungkin jadi salah satu metode absensi yang belum sering kita dengar.

Tak heran, karena teknologi e absen sendiri baru diperkenalkan belakangan ini ketika koneksi internet sudah bisa dengan mudah dijangkau oleh semua orang.

Ada banyak kelebihan yang ditawarkan oleh e absen dibandingkan dengan teknologi absensi yang ada sebelumnya, seperti absensi finger print atau sidik jari atau bahkan absen manual dengan kertas.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Apalagi sekarang ini, ketika internet sangat mudah dijangkau baik secara akses maupun harga menjadikan e absen adalah pilihan yang digunakan baik oleh kantor swasta maupun pemerintah.

Dalam artikel di bawah ini, kita akan membahas mulai dari pengertian e absen hingga bagaimana kita, sebagai HR di perusahaan, menerapkannya untuk meningkatkan produktivitas tim.

Pengertian E Absen

Mengenal Pengertian E Absen dan Manfaatnya untuk Produktivitas Kerja

Absen atau absensi merupakan tanda kehadiran kita. Semasa sekolah dulu, untuk melakukan absensi, guru memanggil nama kita satu per satu.

Namun demikian, untuk skala perusahaan dengan jumlah karyawan yang bisa sangat beragam mulai dari puluhan hingga puluhan ribu tentu tidak mungkin mereplikasi metode yang sama.

E absensi atau absensi elektronik dilakukan melalui smartphone maupun desktop dengan check in dengan memanfaatkan GPS.

Karyawan bisa bisa melakukan check in dengan cara mengirimkan selfienya sehingga bisa dideteksi lokasi keberadaannya oleh sistem.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Data yang masuk dalam database dapat diakses dengan transparan oleh karyawan maupun perusahaan.

Bukan itu saja, karena rekaman sudah berupa data digital sehingga lebih mudah diintegrasikan dengan dengan data lain seperti penggajian (payroll).

Manfaat Menggunakan E Absen

Ada beberapa manfaat menggunakan e absen yang bisa didapatkan, dibandingkan dengan penggunaan absensi dengan metode lain. Di bawah ini adalah beberapa manfaat dan kelebihannya:

Fleksibilitas

Kita tahu ada berbagai jenis perusahaan dan industri. Dengan keragaman ini tentu saja mengakibatkan tidak semua perusahaan dan industri bisa cocok menggunakan metode absen konvensional bahkan finger print.

Sebagai contoh, bagi perusahaan dengan banyak pekerja yang bekerja di lapangan tentu metode absen dengan sidik jari tidak praktis. Karyawan harus bolak-balik ke kantor hanya untuk melakukan absensi.

Hal ini berbeda dengan jika perusahaan menggunakan metode e absen, yang mana pekerja bisa melakukan absensi dari mana saja melalui ponsel atau desktop.

Metode e absen lebih bisa memfasilitasi kebutuhan akan kerja yang fleksibel saat ini.

Apalagi semenjak pandemi, banyak perusahaan yang memberlakukan sistem kerja dari rumah. Metode absensi sebelumnya akan cukup sulit untuk mengakomodasi sistem kerja yang ada saat ini.

Lebih hemat 

E absensi tidak membutuhkan perangkat fisik khusus maupun pemasangan sistem yang mengharuskan instalasi dilakukan mandiri oleh perusahaan.

Biaya untuk perangkat fisik maupun instalasi sudah termasuk dalam paket sehingga bisa lebih menghemat pengeluaran dari perusahaan.

Dengan menggunakan e absen maka perusahaan cukup hanya mendaftar, mengunduh aplikasi, serta menggunakan smartphone atau laptop yang sudah dimiliki untuk penggunaan sehari-hari.

Bagi karyawan yang mobile atau bekerja di lapangan, atau jarak jauh seperti sekarang ini, e absen akan sangat memudahkan.

Mencegah kecurangan

Ketika memilih sistem absensi yang digunakan salah satu tujuan di kepala adalah tentang meningkatkan produktivitas kerja. Salah satunya dengan meminimalisir kecurangan yang mungkin terjadi.

E absensi didukung dengan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik yang jadi sistem keamanan ganda untuk mencegah kecurangan.

Caranya dengan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu titik yang telah ditentukan dikombinasikan dengan foto.

Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data yang masuk terenkripsi dan disimpan dengan aman.

Data yang masuk lebih akurat

Sistem absensi adalah acuan untuk penghitungan penggajian dan perhitungan hak karyawan yang lainnya. Oleh karena itu, penghitungan jam kerja melalui e absen dinilai bisa mempermudah hal ini.

Perhitungan melalui e absen dinilai lebih akurat apalagi langsung tersinkron otomatis sehingga penghitungannya pun bisa jadi lebih mudah.

Rekapitulasi dan integrasi data lebih mudah

Salah satu keunggulan e absen dibandingkan dengan metode lain adalah data yang tersimpan bisa lebih mudah direkapitulasi dan diintegrasikan.

Data kehadiran, data ketidakhadiran, lembur dan keterlambatan bisa tercatat otomatis dan masuk ke sistem sehingga bisa langsung diintegrasikan dengan data lain.

Untuk HR, keunggulan ini berarti kerja yang lebih efisien.

Bisa dipantau secara real time

E absen terhubung dengan internet sehingga memudahkan pemantauan data bisa dilakukan secara realtime.

Keunggulan ini akan memudahkan kinerja HRD untuk bisa memproses data kehadiran karyawan dengan lebih cepat dan mudah.

Apalagi, data digital dari e absen langsung tersimpan dan diperbarui otomatis di sistem cloud sehingga terjamin keamanannya.

E Absen di Masa Kerja Jarak Jauh

E absen juga merupakan salah satu alat yang menunjang di masa kerja jarak jauh seperti sekarang ini.

Banyak perusahaan yang menggabungkan sistem kerja jarak jauh (dari rumah) dan sebagian karyawan mulai masuk kantor.

E absen bisa menjadi salah satu bentuk adaptasi perusahaan di kondisi saat ini.

Meskipun bekerja dari rumah, tentu HR maupun perusahaan tetap membutuhkan data administratif berupa data kehadiran karyawan untuk perhitungan gaji dan hak karyawan lain seperti uang lembur.

Mengapa sistem absensi mesti beradaptasi di masa kerja jarak jauh ini?
  • Sistem absensi menjadi salah satu indikator dalam penilaian kinerja karyawan, tanpa ada sistem absensi yang mumpuni maka hasil dari penilaian kinerja karyawan juga bisa jadi bias
  • Sistem absensi menjadi acuan untuk perhitungan gaji karyawan sehingga kalau sistem absensi tidak baik maka pengeluaran tetap (fixed cost) perusahaan untuk membayar gaji karyawan bisa jadi bocor.

Jika dalam kondisi normal, hal sudah menjadi perhatian apalagi di masa ketika bekerja jarak jauh sehingga butuh sistem pengawasan yang lebih baik karena tidak ada interaksi secara langsung.

Menerapkan Penggunaan E Absen dan Terintegrasi dengan HRIS

Lalu bagaimana kalau selama ini sudah menggunakan mesin absen sidik jari dan ingin beralih ke e absen?

Salah satu solusi yang ditawarkan Talenta by Mekari adalah integrasi sistem absen sidik jari dengan e absen yang disediakan Talenta.

Menerapkan Penggunaan E Absen dan Terintegrasi dengan HRIS

Dengan begitu Anda bisa merasakan semua keunggulan dari e absen namun juga tidak menjadikan mesin sidik jari yang sudah ada mangkrak.

Selain itu, Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan sistem HRIS secara umum sehingga data kehadiran karyawan bisa disinkronisasi dengan data kepegawaian yang lain, seperti penggajian.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Sebagai HR salah satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah evaluasi kinerja karyawan. Dengan Talenta by Mekari, e absen yang terintegrasi dengan platform evaluasi kinerja juga akan membuat kerja-kerja HR lebih efektif.

Jika Anda ingin merasakan transformasi dalam pengelolaan sistem kehadiran karyawan, fitur e absen yang disediakan oleh Talenta by Mekari melalui Live Attendance adalah pilihan yang tepat.

Jadwalkan dengan tim kami untuk demo gratis dan juga konsultasi seputar masalah HR di perusahaan melalui link berikut ini.


PUBLISHED20 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang