Insight Talenta 6 min read

Mengenal Key Performance Indicator (KPI) Beserta Contohnya

By Guest GuestPublished 30 Mar, 2022

Bagi Anda yang pernah bekerja atau sedang bekerja di perusahaan yang sudah menerapkan jenjang pekerjaan yang jelas, tentu sudah tidak asing lagi dengan KPI (Key Performance Indicator).

Tapi bagi Anda yang belum mengerti apa itu KPI, kini saatnya Anda memahami agar bisa menyesuaikan ketika perusahaan pada akhirnya akan menerapkan sistem KPI.

Melalui artikel ini, Anda akan mengetahui apa itu KPI, faktor-faktor apa saja yang memengaruhi, apa saja jenis KPI dan juga seperti apa contoh-contoh KPI untuk berbagai jabatan atau posisi pekerjaan.

Harapannya agar  tidak ketinggalan perkembangan hal yang menyangkut pengembangan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.

Pengertian Key Performance Indicator

Key Performance Indicator

Berikut adalah beberapa pengertian key performance indicator menurut para ahli

David Parmenter: Key Performance Indicator adalah paramater finansial ataupun non-finansial yang paling kritikal untuk menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran pada kondisi sekarang dan di masa datang pada suatu organisasi.

J. Warren: Key Performance Indicator adalah sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya.

J. Banerjee dan C. Buoti: Key Performance Indicator adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi untuk tujuan mencapai target organisasi.

G. Iveta: Key Performance Indicator adalah ukuran  kuantitatif dan bertahap bagi suatu perusahaan yang memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan pada data yang konkret untuk menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi dalam perusahaan.

Marr Bernard: Key Performance Indicator adalah sebagai alat navigasi yang digunakan oleh para manajer untuk memahami apakah perusahaan dalam jalur yang benar atau bahkan keluar dari jalur untuk menuju kesuksesan.

Bahari Antono: Key Performance Indicator adalah tolak ukur kuantitatif yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap target kinerja yang telah ditetapkan.

Apabila Anda perhatikan pendapat para ahli tersebut, ada persamaan mendasar tentang arti Key Performance Indicator, yaitu adanya suatu cara, adanya ukuran atau indikator berdasarkan angka dan data, strategi organisasi dan tujuan suatu organisasi.

Dari hal ini kita dapat menarik kesimpulan secara umu  bahwa arti Key Performance Indicator adalah suatu parameter yang digunakan suatu perusahaan berdasarkan pada penilaian dan data.

Kemudian KPI difungsikan sebagai bahan perumusan strategi yang tepat bagi suatu sistem organisasi dengan tujuan untuk mencapai kesuksesan dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi, mau seperti apa harapan kedepannya. Pencapaiannya tentu tidak semudah tulisan visi dan misi yang sudah dicanangkan.

Perlu proses dan kerja keras di dalamnya. Hasil dari setiap proses ini yang kemudian diukur sistem kerja yang berjalan dengan indikator-indikator tertentu.

Pada akhirnya, indikator yang sederhana adalah ketika suatu sistem kerja memperoleh nilai yang masuk kriteria Key Performance Indicator maka langkah menuju pencapaian ke visi dan misi perusahaan akan lebih mudah.

Oleh karena itu sangatlah penting artinya bagi perusahaan. Paling tidak, dengan adanya Key Performance Indicator  maka perusahaan akan selalu mengevaluasi diri tidak hanya tentang kuantitas untuk mendekati target tapi juga bagaimana perusahaan bisa melihat kompetensi masing-masing jajarannya.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Faktor Penentu KPI

Seringkali dijumpai bahwa karyawan yang diberi tugas untuk menyusun dan melakukan Key Performance Indicator di perusahaan hanya meniru dari tempat lain.

Hal ini sebenarnya akan menambah kesulitan dalam pelaksanaannya di perusahaan itu sendiri. Karena karatersitik, standar, dan tujuan yang akan dicapai tiap-tiap perusahaan pasti berbeda.

Kalau disamakan atau hanya meniru saja tanpa melihat dan menyesuaikan dengan kondisi perusahaan sendiri maka akan sulit memperoleh yang sesuai harapan.

Untuk melihat sejauh mana KPI dalam perusahaan bisa berhasil, ada beberapa faktor yang bisa dijadikan syarat keberhasilannya, yaitu dengan menggunakan SMART kriteria :

  • Specific, apakah indikator yang ada di dalam KPI sudah disusun sedemikian rupa dengan materi yang detail dan spesifik, sehingga lebih dapat dipahami pimpinan di bidangnya masing-masing.
  • Measurable, apakah indikator yang ada di dalam KPI sudah terukur benar dari sisi kualitatif dan kuantitatif, sehingga tidak asal menyusun indikator-indikatornya saja.
  • Achievable atau Attainable, apakah indikator yang ada di dalam KPI adalah hal yang bisa dicapai dan dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
  • Relevant atau Realistic, apakah indikator yang ada di dalam KPI adalah hal yang sudah sesuai dengan bidangnya dan tidak mengada-ada dalam pencapaian yang berorientasi pada hasil, sehingga tidak akan terjadi ketidak pahaman dengan apa yang dimaksudkan.
  • Timely atau Time-Bound, apakah indikator yang ada di dalam KPI bisa tercapai dalam kurun waktu tertentu.

Lima hal tersebut bisa dikembangkan lagi agar bisa benar-benar mengoptimalkan KPI sebagai ukuran keberhasilan suatu usaha.

Faktor yang perlu ditambahkan itu adalah Evaluate dan Reevaluate.

Dengan mengevaluasi dan selalu mengevaluasi lagi ukuran apa saja yang dipakai dalam KPI, maka perusahaan akan selalu berupaya meningkatkan kinerjanya.

Selain itu, berdasarkan hasilnya dapat dipakai untuk pedoman dalam me-review sistem kerja yang sudah berjalan.

Manfaat dari Key Performance Indicator

Berikut adalah beberapa manfaat dari adanya KPI.

  1. Memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari kinerja karyawan hingga suatu organisasi, departemen, atau pun sebuah proyek.
  2. Memungkinkan pengukuran kinerja secara objektif dan sistematis, sehingga dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan dari suatu tujuan dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.
  3. Membantu dalam mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja.
  4. Mempermudah dalam pembuatan keputusan dengan menyediakan data yang berguna dan akurat.
  5. Memberikan dasar untuk pengukuran kinerja dalam jangka panjang dan memungkinkan perbandingan dengan tahun-tahun sebelumnya.

Penghambat Berjalannya Proses KPI

Perlu Anda tahu juga bahwa ada beberapa faktor juga yang menjadi penghambat berjalannya proses Key Performance Indicator sehingga bisa mengakibatkan kegagalan dalam penerapannya, yaitu:

  • Sasaran yang akan dicapai membuat bingung.
  • Kurang memadainya kemampuan dan keahlian sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya dibandingkan dengan kinerja masing-masing.
  • Indikator yang saling berlawanan hingga bisa menimbulkan konflik.
  • Antara pengawasan dengan pertanggungjawaban yang tidak berimbang.
  • Ketidakserasian antara pengukuran dengan nilai-nilai pengembangan yang diharapkan perusahaan.

Kriteria KPI

Sekarang, kriteria apa saja yang harus terpenuhi agar bisa dikatakan sebagai Key Performance Indicator?

Maka yang harus terpenuhi adalah:

  • Mempunyai target, yaitu apa yang hendak diraih dalam kurun waktu tertentu.
  • Mempunyai orientasi kepada outcome yang jelas, yaitu apa yang akan dicapai.
  • Terdapat ambang batas, agar dapat membedakan antara target dengan nilai aktual.

Jenis-jenis KPI

1. Key Performance Indicator Financial

Merupakan ukuran yang berkaitan langsung dengan keuangan tetapi membawa dampak pada proses dan hasil produksi.

Bisa juga sebaliknya, akibat dari produksi dan hasilnya bisa membawa dampak langsung pada keuangan perusahaan.

Contohnya adalah sebagai berikut.

  • Key Performance Indicator – Grass Profit (laba kotor), dengan parameter sisa uang setelah terkurangi harga pokok penjualan.
  • Key Performance Indicator – Net Profit (laba bersih), dengan parameter sisa uang setelah terkuranginya harga pokok penjualan dan biaya-biaya lain pasca produksi.
  • Key Performance Indicator – Gross Profit Margin (margin laba kotor), dengan parameter prosentase antara laba kotor dengan pendapatan yang diperoleh.
  • Key Performance Indicator – Net Profit Margin (margin laba bersih), dengan parameter prosentase antara laba bersih dengan pendapatan yang diperoleh.
  • Key Performance Indicator – Current Rasio (rasio lancar), untuk mengukur keuangan neraca likuiditas.

2. Key Performance Indicator Non Financial

Merupakan ukuran yang tidak berkaitan langsung dengan keuangan melainkan menyangkut sistem kerja yang dilakukan dalam proses produksi.

Berikut adalah contohnya.

  • Key Performance Indicator – Manpower Turnover, yaitu mengukur mobilisasi atau pemberdayaan tenaga kerja yang terlibat.
  • Key Performance Indicator – Customer Satisfaction, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap hasil produksi.
  • Key Performance Indicator – Market Share, yaitu mengukur tingkat penguasaan pasar untuk produk yang dihasilkan.
  • Key Performance Indicator – Repeat Customer, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan hingga akhirnya pelanggan mau melakukan pembelian lagi.

Selain ada dua jenis dalam penerapannya, Key Performance Indicator juga ada dua tipe dalam pengukurannya, yaitu:

  • Leading Indicator (sinyal awal), adalah indikator yang menyatakan hasil-hasil yang ingin dicapai kedepannya dalam perusahaan itu.
  • Lagging Indicator (sinyal akhir), adalah indikator yang menginformasikan semua progres ke arah pencapaian yang terjadi pada perusahaan dari waktu ke waktu.

Leading Indicator dan Lagging Indicator harus berjalan seimbang dan seiring. Karena masing-masing akan saling melengkapi data yang diperlukan perusahaan.

Bila hanya mengandalkan Leading Indicator saja dan mengabaikan Lagging Indicator maka yang terjadi hanyalah memfokuskan pada kinerja jangka pendek saja tanpa memperhatikan pencapaian sasaran yang pada jangka panjang. Begitu pula sebalikya.

Contoh KPI 

Setelah kamu tahu bagaimana dengan Key Performance Indicator, sekarang Anda akan bisa melihat contoh penerapan Key Performance Indicator untuk posisi seorang manager dalam berbagai bagian sistem kerja.

Namun sebelumnya, perhatikan dulu indikator Key Performance Indicator masing-masing bagian dan cara atau petunjuk pengisian per kolomnya, yaitu seperti berikut:

  • Bidang produksi
    • Lama waktu mematikan mesin
    • Cacat produksi
    • Jumlah produksi yang sesuai dengan permintaan dan penjadwalan
    • Kapasitas produksi
    • Biaya lembur pekerja per shift
  • Bidang keuangan
    • Rasio biaya operasional
    • Ketersediaan dana tunai rata-rata
    • Jumlah temuan audit internal
    • Ketepatan waktu penyajian laporan
    • Ketepatan waktu pemrosesan piutang
  • Bidang marketing
    • Pertumbuhan penjualan
    • Kepuasan pelanggan
    • Jumlah produk baru
    • Penjualan rata-rata per outlet
    • Ketersediaan produk di pasar

Dari contoh-contoh di atas bisa kamu lihat bahwa ada yang menjadi penilaian akhir dalam Key Performance Indicator adalah “Jumlah Nilai” yang dihasilkan.

Nilai ini yang kemudian akan bisa jadi tolok ukur perkembangan dalam suatu perusahaan.

KPI sangat penting bagi kemajuan pengorganisasian sistem kerja dalam suatu perusahaan. Memang sepintas terlihat akan merepotkan bagi yang dilibatkan dalam pengisiannya.

Namun harus kamu tahu bahwa perusahaan berkembang yang ada saat ini dapat mencapai hasilnya seperti sekarang, salah satunya karena di perusahaan itu telah menerapkannya.

Mekari Talenta, Rekomendasi Aplikasi Manejemen KPI Terbaik

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS ( human resources information system ), yakni software untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan juga tentunya sebagai aplikasi manajemen KPI

Melalui aplikasi manajemen KPI dari Mekari Talenta, HR akan lebih mudah mengelola manajemen KPI dan memastikan aktivitas karyawan berjalan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.

Selain itu, Mekari Talenta dilengkapi dengan aplikasi simpeg yang akan mempermudah HR mengelola Sistem Informasi Kepegawaian dan Manajemen Kepegawaian di manapun dan kapanpun hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dengan fitur lainnya.

Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengaksesnya melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan.

Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Tertarik mencoba Mekari Talenta? Konsultasikan permasalahan HR Anda dengan tim ahli kami di sini.

Guest Guest