Kebijakan Absensi Karyawan, 5 Hal yang Harus Dipertimbangkan

Kebijakan Absensi Karyawan, 5 Hal yang Harus Dipertimbangkan

Kebijakan absensi di tempat kerja adalah salah satu komponen terpenting dari pedoman HRD perusahaan. Perusahaan yang mendapatkan data absensi dengan tepat dan benar, dapat menawarkan keseimbangan dan fleksibilitas kehidupan kerja yang lebih baik kepada karyawan tanpa mengorbankan tujuan bisnis itu sendiri.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Sedangkan perusahaan yang tidak mengelola data absensi dengan baik sering memiliki data ketidakhadiran tinggi dan produktivitas karyawan yang rendah. Menurut U.S. Bureau of Labor Statistics, karyawan penuh waktu memiliki rata-rata tingkat ketidakhadiran keseluruhan sebesar 2,9 persen dari total waktu kerja atau dengan kata lain pada hari kerja tertentu, karyawan yang tidak hadir sebesar 3 persen.  Oleh karena itu, perusahaan butuh kebijakan absensi. 

Kebijakan absensi karyawan terbaik adalah kebijakan yang memberikan imbalan pada tindakan karyawan yang menguntungkan dan mencegah tindakan yang menghambat tujuan bisnis. Kebijakan perlu menekankan aturan dan konsekuensi yang diberikan. 

Cara terbaik untuk mulai memikirkan kebijakan absensi baru adalah mengumpulkan data absensi sebelumnya dan mempelajari bagaimana berbagai jenis ketidakhadiran yang memengaruhi kinerja perusahaan.

Tingkat Absensi = (Rata-rata Jam Kerja Karyawan x Total Ketidakhadiran) / (Rata-rata Jam Kerja Karyawan x Total Hari Kerja)

Pertimbangkan apakah bisnis saat ini mengalami tingkat ketidakhadiran yang tinggi atau di bawah rata-rata, lalu putuskan bagaimana cara mengatasinya dengan kebijakan baru yang akan diterapkan. 

1. Buat Aturan Sederhana yang Mengatur Absensi 

Kebijakan absensi terdiri dari aturan absensi dan prosedur ketidakhadiran yang ditetapkan. Untuk memulainya, tentukan apa itu absensi, ketidakhadiran dan keterlambatan bagi perusahaan. Aturan-aturan sederhana seperti :

  • Bagaimana cara absensi karyawan? Apakah mereka perlu menggunakan mesin fingerprint atau menggunakan aplikasi absensi online?
  • Jam berapa karyawan harus absen untuk memulai pekerjaan mereka? Kapan seorang karyawan dianggap terlambat?
  • Kepada siapa karyawan harus menelepon sakit? Jam berapa?
  • Bagaimana seharusnya karyawan meminta dan menjadwalkan waktu istirahat? Apakah ada batasan berapa hari minimal mereka mengabarkan perusahaan atau manajer mereka?

2. Mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan 

Baca juga Undang-Undang Ketenagakerjaan sebelum menyusun kebijakan absensi perusahaan. Misalnya dalam memperhitungkan ketidakhadiran, perusahaan menetapkan kebijakan absensi tentang cuti. Hak cuti karyawan juga nyatanya telah diatur di UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hak cuti tahunan, sakit, bersalin atau melahirkan, cuti besar, cuti karena alasan penting, cuti bersama hingga upah atau gaji pada masa cuti telah ditetapkan. Perusahaan harus memastikan tidak melanggar aturan apapun yang terkait dengan kebijakan yang ada di Indonesia.

3. Bangun Fleksibilitas dalam Kebijakan Absensi Perusahaan

Karyawan generasi milenial dan generasi Z menghargai jadwal kerja fleksibel dan perizinan untuk bekerja dari rumah. Perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk bekerja dengan jadwal yang lebih fleksibel atau mengoptimalkan pemberlakuan work from home dapat mempertahankan atau justru meningkatkan produktivitas karyawan terbaik mereka. 

4. Tetapkan Aturan Ketidakpatuhan

Setelah menetapkan aturan secara umum, perusahaan harus mempertimbangkan segala konsekuensi bagi setiap karyawan yang tidak mematuhi aturan tersebut. Prosedur dan aturan kedisiplinan harus adil dan tidak memihak perusahaan atau karyawan dan diterapkan kepada semua karyawan tanpa melihat berapa lama mereka sudah bekerja.

Tidak ada yang boleh sewenang-wenang, baik manajer maupun karyawan. Sesuaikan juga antara aturan ketidakpatuhan karyawan dengan produktivitas bisnis. Misal, karyawan dengan sistem bekerja shift terlambat selama 1 jam tanpa pemberitahuan dan di jam krusial. Maka, perusahaan dapat menganggap karyawan sepenuhnya tidak hadir pada hari tersebut. Lalu saat karyawan mengajukan tambahan jam kerja, perusahaan dapat memberi bonus tambahan.

5. Terapkan Kebijakan Baru dengan Aplikasi Absensi Online

Saat mengembangkan kebijakan absensi yang baru atau meningkatkan kebijakan yang lama, pikirkan kemampuan perusahaan untuk mengelola data absensi karyawan secara efektif. Penggunaan aplikasi absensi online dapat membangun kepercayaan antara perusahaan dengan karyawan dengan melacak data absensi dan lokasi masing-masing karyawan dan memberikan jam kerja fleksibilitas untuk mendukung tenaga kerja modern.

Penggunaan aplikasi absensi online seperti Talenta juga memudahkan perusahaan dalam menetapkan kebijakan dan disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis industri. Aturan sederhana seperti cara absensi, kepatuhan terhadap Undang-Undang, fleksibilitas jam kerja serta maupun karyawan wfh, sampai aturan pemotongan gaji atas ketidakhadiran juga dapat diterapkan dengan hanya sekali click.

Setelahnya? Biarkan Talenta yang mengurus segala aturan dan kebijakan absensi perusahaan dan langsung dihitung secara otomatis dalam penggajian. Semudah itu ya? Cari tahu selengkapnya di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba Talenta secara gratis. 


PUBLISHED20 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah