Insight Talenta

Contoh Absensi Online Gratis dengan Google Forms Hingga Mobile App

Semenjak tren remote working, absensi online gratis atau absensi mobile menjadi metode yang banyak digunakan perusahaan menggantikan absensi manual pegawai. Dimana salah satu absensi online tersebut bisa menggunakan Google Forms.

Google Forms yang sifatnya online, credential, dan mudah diakses menjadi solusi alternatif absensi online gratis bagi perusahaan yang secara spontan menerapkan remote working akibat pandemi.

Lalu, bagaimana cara menerapkan absensi online atau absensi mobile menggunakan Google Forms?

Lantas apakah ada solusi absensi karyawan yang lebih baik selain menggunakan Google Forms?

Pengertian Absensi Online, Absensi Untuk Pegawai yang Bisa Digunakan Mobile maupun Diakses di Desktop

Seperti yang Anda tahu, absensi adalah aktivitas pencatatan jumlah jam kerja karyawan yang meliputi waktu masuk dan keluar, dan waktu istirahat.

Aktivitas absensi umumnya dilakukan melalui alat perekam absensi berupa mesin sidik jari atau kartu absensi.

Cara kerjanya, perusahaan akan menyimpan data karyawan pada mesin absensi dan akan merekam

Dengan kata lain aktivitas absensi merupakan aktivitas credential dimana hanya orang-orang yang memiliki akses yang dapat melakukan absensi.

Sedangkan online atau daring adalah jaringan internet yang menghubungkan perangkat lunak.

Jadi bisa dikatakan absensi online adalah metode absensi melalui jaringan internet menggunakan perangkat lunak atau software.

Itu artinya absensi online memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan absensi jarak jauh menggunakan aplikasi.

Kelebihan Absensi Online Dibanding Absensi Manual

Berikut kelebihan menggunakan absensi online untuk pegawai pada bisnis Anda dibanding absensi manual.

Fleksibel

Jika ditanya apa kelebihan absensi online dibanding absensi konvensional adalah dari segi fleksibilitasnya.

Absensi konvensional atau offline seperti menggunakan mesin sidik jari tidak bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan ketika menerapkan remote working.

Selain bagi pekerja remote, absensi manual juga sering menyusahkan karyawan yang bekerja secara mobile atau lebih banyak di lapangan.

Biasanya karyawan terpaksa untuk kembali ke kantor hanya untuk absen masuk dan keluar.

Padahal mereka bekerja di lapangan dan searah jalan pulang.

Berbeda dengan absensi online untuk pegawai yang sesederhana bisa menggunakan Google Forms.

Karyawan dapat mengaksesnya di mana saja sehingga karyawan yang mobile juga lebih dimudahkan.

Jenis absensi pegawai secara online lainnya seperti Talenta juga menawarkan fleksibilitas yang tidak bisa didapatkan pada sistem absensi konvensional yang lain.

Misalnya, dengan fitur Live Attendance milik Talenta, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja lewat aplikasi mobile Talenta.

Fitur ini juga cukup memudahkan karyawan yang tidak selalu di kantor atau mereka yang sedang WFH.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Lebih Efektif dan Aman

Bukan hanya bagi karyawan, absensi online untuk pegawai juga memudahkan Anda sebagai HRD dalam merekam waktu kerja karyawan.

Biasanya Anda sebagai HR perlu melakukan ekspor data dari mesin absensi ke dalam data kekaryawanan.

Bahkan beberapa kasus HR perlu melakukan input secara manual dan sangat memakan waktu serta berisiko.

Absensi online juga bersifat real-time, sehingga sulit bagi karyawan untuk mengubah data absensi. Sekalipun bisa, maka akan ketahuan siapa yang menggantinya.

Efektivitas sistem absensi online juga bisa dimaksimalkan lagi ketika Anda menerapkan sistem HRIS seperti Talenta.

Hal ini akan sangat membantu HR dalam hal penghitungan payroll dan proses rekap data kehadiran.

Karena data absensi langsung ter-update otomatis setiap ada yang melakukan absensi, HR tidak perlu lagi melakukan rekap ulang setiap bulannya.

Ini membuat proses administrasi HR yang membutuhkan data kehadiran seperti menghitung gaji jadi lebih cepat dan efisien. HR jadi banyak menghemat waktu.

Efisien dalam Biaya

Jika Anda memerlukan biaya termasuk perawatan ketika menggunakan mesin absensi sidik jari. Absensi online bisa Anda lakukan secara gratis.

Sekalipun mengeluarkan biaya, sistem absensi online untuk pegawai merupakan investasi terbaik bagi perusahaan karena penggunaannya yang lebih komprehensif dibanding mesin manual.

Pentingnya Absensi Online Untuk Pegawai yang Mobile bagi Bisnis Anda

Pandemi belakangan ini tanpa Anda sadari memiliki peran katalis bagi industri untuk menjejaki era industri digital.

Industri dimana mengharuskan pelaku bisnis untuk memanfaatkan teknologi seperti AI dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional, dan bidang HR tidak terlepas dari itu.

Khusus di bidang HR, teknologi mengubah bagaimana perusahaan memandang sumber daya manusianya dalam hal ini adalah karyawan.

Di mana semula karyawan hanya dianggap sebagai aset tanpa berpikir untuk mempertahankan, meningkatkan kesejahteraan, hingga kualitas kinerja bagi perusahaan.

Namun, perkembangan teknologi akan terus sejalan dengan perkembangan sosial.

Karyawan pun kini menyadari bahwa uang bukan di atas segalanya tapi bagaimana karyawan mendapatkan value dari tempat mereka bekerja.

Keseimbangan hidup, kesempatan pengembangan karir dan pendidikan, dan yang tidak kalah penting bagaimana karyawan merasa terlibat (engage) dalam jalannya perusahaan.

Perusahaan pada akhirnya  juga dituntut untuk berpikir secara holistik terhadap karyawan. Bukan hanya gaji saja namun bagaimana Anda mempertahankan karyawan di luar faktor materiil.

Menyadari hal itu, kini banyak perusahaan yang memberikan keleluasaan bagi karyawannya salah satunya dalam hal jam kerja. Work from Home misalnya.

Work from Home atau remote working juga diyakini mampu mengurangi manajemen mikro perusahaan yang akan berdampak langsung terhadap engagement karyawan.

Di sinilah peran absensi online yang mampu mengakomodasi fleksibilitas karyawan dalam bekerja.

Sistem absensi online untuk pegawai seperti Talenta contohnya, dapat menjadi solusi baik di masa pandemi maupun pasca pandemi.

Fitur clock in reminder di dalam Mekari Chat; software chat terintegrasi HRIS & ESS

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Saat WFH, karyawan dapat mengurus berbagai keperluan administrasi dari mulai kehadiran hingga cuti lewat aplikasi.

Ketika karyawan sudah mulai masuk kantor, sistem yang sama tetap bisa diaplikasikan karena prosesnya lebih sederhana dan efisien.

Simak hubungan absensi online dengan employee engagement secara lengkap melalui artikel: Absensi Online sebagai Solusi Employee Engagement saat WFH

Solusi Absensi Online Gratis Untuk Pegawai Menggunakan Google Forms Bisa Diakses Dari Mobile Phone

Seperti yang telah disinggung pada awal paragraf, Anda bisa menggunakan absensi online pada Google Forms sebagai solusi absensi gratis.

Google Form sendiri adalah layanan formulir online yang disediakan oleh Google dan bisa juga dipakai untuk absensi online selain untuk survey.

Meski bukan merupakan absensi mobile online yang praktis, penggunaan Google Forms bisa menghemat biaya Anda.

Data absensi online yang dimasukkan pada Google Forms yang dimasukkan nantinya akan langsung tersimpan ke dalam spreadsheet yang bisa Anda langsung olah.

Namun pastikan Anda telah memiliki akun Google yang terhubung dengan Google Drive atau Google Workspace untuk membuat formulir absensi online Anda.

Bagaimana cara absensi online menggunakan Google Forms?

Untuk membuat absensi online menggunakan Google Forms, pertama Anda bisa mengunjungi https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.

Selanjutnya akan muncul halaman muka Google Forms seperti di bawah ini.

absensi online

Kemudian, Anda bisa klik tanda (+) pada bagian paling kiri. Setelah itu akan muncul halaman Google Forms seperti berikut ini.

absensi online

Pada halaman tersebut, Anda bisa mengganti judul formulir pada bagian “Formulir tanpa judul” dan Anda bisa menambahkan deskripsi formulir.

Anda bisa mengisi dengan tanggal absensi, nama perusahaan, dan juga divisi atau unit kerja.

Selanjutnya, anggap saja Anda ingin membuat formulir jam masuk. Maka mengganti keterangan “jam masuk” pada “pertanyaan tanpa judul”

Kemudian Anda bisa mengganti opsi jawaban dengan klik kolom “pilihan ganda” dan menggantinya dengan opsi “waktu”

absensi online

Anda bisa menambahkan pertanyaan lain dengan cara klik simbol (+) pada bagian toolbar sebelah kanan.

Sebagai tips, Anda bisa menambahkan pertanyaan tambahan yang berisi jawaban singkat untuk kebutuhan note karyawan, dan upload untuk kebutuhan upload selfie atau surat sakit jika karyawan sakit.

Selanjutnya, Anda tinggal mengirimkan link Google Forms kepada karyawan melalui email atau aplikasi obrolan yang digunakan perusahaan Anda.

Namun sebelum itu, klik simbol titik tiga di samping tombol “kirim” kemudian pilih “Dapatkan link yang sudah terisi” atau “Get Pre-filled Link” apabila Anda membuat pertanyaan untuk absen keluar.

Hasil dari isian Google Forms nantinya secara otomatis akan masuk ke dalam spreadsheet.

Cara Kedua

Selain menggunakan pertanyaan jawaban waktu, Anda juga bisa menggunakan pilihan jawaban multiple choice grid atau kisi pilihan ganda.

Cara ini lebih sederhana namun isinya tidak selengkap cara pertama karena karyawan hanya mengisi pilihan hadir, tidak hadir, dan cuti.

Caranya sama dengan cara pertama, namun Anda akan memilih pilihan multiple choice grid.

absensi online

Kemudian Anda tinggal mengisi nama-nama karyawan pada kolom “baris” dan mengisi keterangan kehadiran di kolom “kolom”.

Selanjutnya, untuk memastikan setiap karyawan mengisi absensi, maka klik “Perlu 1 jawaban di setiap baris”. Lihat gambar di bawah ini.

Bentuk dari form ini, nantinya akan seperti gambar di bawah ini.

Sama seperti dengan cara pertama, sebelum mengirim, klik simbol titik tiga di sebelah tombol “kirim” dan pilih “dapatkan link yang sudah terisi” agar link formulir tersebut dapat dibagikan ke seluruh karyawan tanpa Anda harus membuatnya satu per satu.

Kekurangan Absensi Online Untuk Pegawai dengan Google Forms

Kekurangan absensi menggunakan Google Forms adalah Anda harus membuat forms setiap harinya dan, Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan payroll secara manual. Berbeda dengan absensi online berbasis mobile.

Kekurangan lainnya adalah Google Forms sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya. Misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja.

Selain itu, Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja. Jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, Anda harus membuat formulir lainnya.

Solusi Absensi Online Free Attendance Mobile App dan Desktop App

Selain Google Forms, saat ini banyak perusahaan penyedia layanan aplikasi absensi yang bisa diakses secara online dengan gratis baik yang berbasis mobile app maupun desktop app.

Aplikasi absensi online berbasis mobile app gratis bisa Anda unduh sendiri melalui Google Playstore atau Appstore disini.

Sedangkan desktop app, Anda hanya mendaftar pada website penyedia layanan absensi tersebut.

Namun perlu Anda ingat, aplikasi atau layanan gratis seperti Google Forms biasanya memiliki layanan yang terbatas terkait absensi online.

Misalnya aplikasi hanya bisa digunakan dengan jumlah tertentu.

Selain itu, aplikasi absensi mobile gratis juga hanya bisa digunakan untuk check in dan check out saja dan tidak bisa untuk aktivitas absensi lainnya seperti cuti atau lembur.

Solusi Absensi Online yang Direkomendasikan

Bagi Anda pengguna android smartphone berikut ulasan absensi online terbaik.

Penilaian ini berdasarkan kelengkapan fitur yang telah beradaptasi dengan kondisi saat ini.

Lalu apa saja absensi online untuk pagawai tersebut? Berikut ulasannya.

Absensi Online Android: Talenta

Absensi online gratis pertama adalah Talenta. Aplikasi yang dikembangkan oleh Mekari ini memiliki fitur yang terbilang cukup lengkap.

Selain UI/UX nya yang mudah digunakan, Talenta memiliki fitur geo tagging dan selfie yaitu karyawan dapat melakukan absensi dengan GPS sehingga perusahaan dapat memantau dan mengetahui lokasi absensi karyawan absen.

Hal ini berguna terlebih di masa WFH seperti sekaran gini

Selain fitur geotagging, Talenta juga memiliki fitur penjadwalan shift kerja yang mudah direkap dan dipantau.

Anda pun juga dapat mengatur sendiri kebijakan lembur dengan fitur pengelola lembur, cuti, dan toleransi absensi.

Bagi Anda yang memiliki karyawan freelance, Anda juga dapat melakukan assign jadwal tersendiri melalui aplikasi.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Jibble

Jibble bisa dikatakan sebagai sistem absensi online untuk pegawai yang cukup lengkap karena dilengkapi dengan GPS dan selfie saat melakukan check-in dan check-out.

Selain itu Anda dapat merekap hasil absensi dengan mudah dengan berbagai format.

Jibble juga memiliki versi profesionalnya.

Dengan dibanderol seharga 3 dollar per-bulan untuk fitur payroll-nya.

Attendzone

Attendzone menjadi absensi online berbasis android gratis selanjutnya.

Sama seperti Talenta dan Jibble, Attendzone memanfaatkan fitur GPS dan selfie sebagai senjata utamanya dalam mengoptimasi absensi.

Selain itu, Attendzone juga memiliki fitur notifikasi yang akan diberikan kepada karyawan terkait keterlambatan dan juga lupa saat absensi.

Attendzone memiliki fitur yang lebih profesional yang dibanderol hingga 50 dollar per-bulan dengan fitur payroll-nya.

Tanda: Employee Time Clock

Tanda memiliki fitur yang cukup sama dengan absensi online untuk pegawai berbasis mobile lainnya yaitu fitur GPS dan juga selfie.

Selain itu, Satu hal yang unik dari Tanda adalah Anda dapat mengajukan cuti langsung melalui smartphone.

WiFi Attendance

Berbeda dengan yang lain, WiFi Attendance merupakan absensi online yang cukup simpel dan juga tidak menggunakan GPS ataupun selfie.

Seperti namanya WiFi Attendance, absensi online berbasis mobile ini menggunakan jaringan WiFi sebagai kontrol absensi terhadap karyawannya.

Selain itu, Anda juga dapat melakukan time tracking dan membuat rekap absensi karyawan dengan mudah.

Tingkatkan Sistem Absensi Online Anda dengan Mobile App Talenta

Jika absensi online untuk pagawai yang menggunakan Google Forms memiliki banyak kekurangan, maka Anda bisa meningkatkan sistem absensi menggunakan mobile app profesional seperti Talenta.

Talenta merupakan penyedia layanan HRIS dan payroll sekaligus menyediakan layanan absensi online berbasis mobile app.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Lantas, apa saja keunggulan sistem absensi mobile online Talenta dibanding menggunakan Google Forms?

1. Absensi Mobile Dapat diintegrasikan dengan Mesin Absensi Sidik Jari

Keunggulan dari sistem absensi mobile Talenta untuk paegawai Anda dibanding Google Forms adalah pengintegrasian data dari mesin fingerprint ke dalam sistem absensi online Talenta.

Itu berarti Anda tidak perlu mengganti mesin fingerprint Anda sehingga ada double credential pada sistem absensi Anda.

2. Pelacakan Waktu Real-Time yang dilengkapi GPS dan Selfie

Sistem absensi online Talenta dilengkapi dengan GPS dan selfie untuk menghindari kecurangan absensi ketika Anda menerapkan kerja remote.

Selain itu, sistem pelacakan waktu pada absensi Talenta bersifat real-time yang berguna untuk menghindari kesalahan input data absensi.

3. Absensi Mobile Bisa Digunakan Sebagai Portal Employee Self-Service

Sistem absensi Talenta juga tidak hanya berfungsi sebagai perekam data absensi namun juga dapat digunakan untuk portal employee self-service (ESS).

Employee Self-Service sendiri merupakan portal layanan terpadu dimana karyawan dapat mengakses informasi terkait data kekaryawanannya.

Mulai dari mengajukan cuti dan lembur, shift kerja, slip gaji, mengubah data, berinteraksi dengan karyawan lain, hingga mengakses benefit.

4. Terintegrasi dengan Payroll

Anda tidak perlu lagi menginput data ulang absensi untuk perhitungan payroll karena data absensi langsung diolah secara otomatis ke dalam perhitungan payroll.

Sehingga Anda tidak perlu khawatir ada kesalahan input data yang menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan.

5. Dashboard yang Komprehensif

Aplikasi absensi Talenta juga memiliki dashboard online yang memuat lengkap seluruh data statistik karyawan atau pegawai Anda.

Anda bisa mengetahui karyawan mana yang sering izin, terlambat, sedang mengambil cuti, dan sisa cuti.

Dengan data absensi karyawan yang komprehensif, membantu Anda untuk memutuskan langkah strategis terutama dalam hal pengembangan SDM perusahaan Anda.

Anda dapat mencoba demo software HRIS berbasis cloud milik Talenta secara gratis dan konsultasi bersama Kami melalui formulir berikut ini.


PUBLISHED26 Aug 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah