Belakangan, istilah “tidak ada pemain bola yang lebih besar dari klubnya” jamak terdengar sejak kepergian Ronaldo dari Manchester United hingga mangkirnya Messi dari PSG ke Arab Saudi. Lalu apa kaitannya hal tersebut dengan pembahasan induction training?
Sama seperti klub bola, perusahaan atau sebuah organisasi tentunya memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) dengan latar belakang, kemampuan, watak, dan pemikiran yang berbeda-beda.
Meski berbeda-beda, sebuah perusahaan atau organisasi memiliki nilai dan visi yang harus dipahami, dijalankan, dan diyakini bersama oleh setiap SDM-nya
Jika ada SDM meyakini nilai dan visi yang ia pegang lebih dari perusahaan, sulit baginya untuk bisa sejalan dengan perusahaan. Pada akhirnya akan mengganggu jalannya cita-cita perusahaan.
Di sini lah tugas seorang manajer HR untuk memastikan bahwa setiap SDM dalam hal ini karyawan memahami, menjalankan, dan meyakini nilai-nilai dan visi perusahaan melalui induction training.
Apa Itu Induction Training?
Induction training atau yang juga lebih dikenal dengan masa orientasi adalah program pelatihan berupa pengenalan atau internalisasi nilai-nilai perusahaan, tugas dan kewajiban, hingga regulasi kepada karyawan baru.
Ada dua jenis induction training yang berlaku di perusahaan yaitu formal dan informal. Apa bedanya?
- Formal induction training adalah berupa program yang disusun dan direncanakan oleh HR. Biasanya dilakukan dalam jangka waktu tertentu ketika karyawan baru masuk. Bahkan tidak sedikit induction training dilakukan secara rutin
- Informal induction training dimana karyawan belajar sendiri kepada user atau atasan langsung dan umumnya HRD hanya memfasilitasi kebutuhan dari user tersebut
Alih-alih langsung bekerja, melalui induction training karyawan baru akan memahami lingkup kerja sesuai dengan jabatan, jenis dan ukuran perusahaan, hingga budaya kerja perusahaan.
Kenapa Induction Training Penting dilakukan?
Belakangan, tren kutu loncat atau budaya pindah-pindah kerja dalam jangka waktu pendek dari tempat satu ke tempat lainnya jamak ditemukan pada generasi milenial dan generasi Z.
Melansir laporan Deloitte Global Gen Z and Millennial Survey 2022, 40 persen Gen Z dan milenial pindah pekerjaan setelah 2 tahun.
Mengutip dari data Badan Pusat Statistik tahun 2022, angkatan kerja di Indonesia sendiri didominasi generasi milenial (30-34 tahun) yaitu 16,9 juta, generasi transisi (25-29) yaitu 17,8 juta dan generasi Z (20-24 tahun) yaitu 15,31 juta.
Bukan hanya itu, perusahaan seperti manufaktur, kesehatan, hingga perusahaan padat karya biasanya memiliki pergantian karyawan musiman yang berlangsung selama satu hingga dua tahun.
Melihat fenomena tersebut, penting bagi perusahaan terutama HR untuk memikirkan strategi bagaimana proses transisi karyawan baru tidak mengganggu ritme perusahaan. Salah satunya melalui induction training.
Tanpa adanya induction training, proses transisi karyawan baru akan memakan waktu lama. Bahkan tidak sedikit karyawan melakukan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak karena tidak memahami budaya dan aturan kerja.
Tujuan dan Manfaat Induction Training
Induction training yang sukses memberikan dampak positif baik bagi karyawan maupun perusahaan. Berikut tujuan dan manfaat induction training bagi perusahaan.
1. Internalisasi Nilai dan Budaya Perusahaan
Setiap perusahaan pasti memiliki nilai dan budaya yang berbeda-beda. Bahkan perusahaan berbasis multinasional akan berbeda dari satu negara dengan negara lain.
Perbedaan budaya ini tentu harus dipahami bersama oleh seluruh karyawan terutama karyawan baru.
Melalui induction training, karyawan dapat memahami, menganut, bahkan bagian dari budaya perusahaan itu sendiri.
Dampaknya, perusahaan memiliki organisasi yang seragam meski dari latar belakang SDM yang berbeda. Sehingga perusahaan bisa memiliki organisasi yang kompak, beretika, dan lebih produktif.
Baca juga: Training Kerja Apa Digaji Oleh Perusahaan? Simak Jawabannya
2. Efisiensi Waktu dan Biaya
Proses induction training memungkinkan karyawan bisa mendapatkan sumber daya baik dari segi pengetahuan maupun tools yang mereka butuhkan secara tepat.
Kebutuhan karyawan yang terpenuhi secara cepat dan tepat bisa mengurangi risiko human error dan adanya keterlambatan penyelesaian tugas.
Dengan begitu karyawan jauh lebih produktif dan mampu mengeluarkan kemampuan terbaiknya yang secara tidak langsung mampu mengefisiensi waktu dan biaya.
3. Memastikan Karyawan memiliki Pengetahuan yang Sama
Pengetahuan karyawan baru dengan karyawan lama terhadap perusahaan tentu saja berbeda. Jika dibiarkan, perbedaan pengetahuan ini bisa menimbulkan masalah tersendiri baik dari segi pekerjaan maupun di luar pekerjaan.
Melalui induction training, setiap karyawan bisa memiliki pengetahuan yang sama sehingga apa yang karyawan lakukan mulai dari metode kerja, penyampaian kerja, hingga penyelesaian masalah memiliki acuan yang konsisten.
Dampaknya, aktivitas kerja sehari-hari bisa dilakukan secara efektif, minim masalah, kompak dengan tim sekaligus produktif.
4. Mengurangi Risiko Turnover Karyawan yang Tinggi
Salah satu penyebab tingginya turnover rate karyawan adalah karyawan tidak merasa terlibat terhadap perusahaan atau yang umum disebut employee engagement.
Employee engagement tercipta ketika karyawan memahami apa yang diinginkan perusahaan sekaligus apa yang bisa mereka dapatkan dari perusahaan tersebut.
Melalui induction training, perusahaan bisa memperkenalkan employer branding, value perusahaan, kompensasi, program di luar aktivitas kerja, dan benefit lainnya yang didapat selama bekerja.
Dengan memahami hal tersebut, karyawan jadi jauh lebih mengenal kepada siapa mereka bekerja dan apa saja yang mereka dapatkan sehingga bisa menciptakan employee engagement yang baik sehingga bisa mengurangi turnover karyawan.
5. Membuat Karyawan Lebih Percaya Diri dan Dihargai
Tidak sedikit kasus karyawan mengajukan resign atau tidak menunjukkan kemampuan terbaiknya selama masa probation.
Hal tersebut bisa disebabkan karena perusahaan tidak memberikan rasa aman dan nyaman kepada karyawan baru dengan cara tidak transparan terkait dengan kebutuhan kerja mereka.
Melalui induction training, perusahaan khususnya HR bisa menggambarkan jelas proses bisnis mulai dari hulu ke hilir, siapa saja konsumennya, dan siapa saja stakeholder-nya
Hal tersebut dapat meyakinkan karyawan baru dampak kontribusi mereka dari proses bisnis tersebut. karyawan bisa lebih percaya diri dengan apa yang mereka miliki dan merasa dihargai.
Baca juga: Onboarding Karyawan, Hal-hal yang Harus Dipahami
Cara Menyusun dan Contoh Program Induction Training
Bagi Anda yang ingin menyusun program induction training, ada beberapa hal yang ahrus diperhatikan yaitu sebagai berikut.
1. Membuat Mapping Informasi
Tidak semua hal bisa disampaikan pada saat induction training. Sebagai panduan, berikut informasi yang bisa disampaikan dalam program induction training
- Profil, visi-misi, nilai-nilai, dan sejarah perusahaan
- Produk yang dijual oleh perusahaan. Apa saja core product, supporting product, unique selling point, business process, dan diversifikasi produknya
- Kebijakan dan prosedur kerja
- Job description atau ruang lingkup kerja hingga siapa saja yang terlibat di dalamnya
- Struktur organisasi perusahaan termasuk divisi
- Benefit baik yang bersifat hiburan, kesehatan, dan kesempatan mendapatkan pengembangan pengetahuan dan karir
- Acara rutin yang dilakukan perusahaan baik yang sifatnya sosial maupun internal
- Budaya kerja. Meliputi tools atau workflow yang digunakan
- Proses penilaian probation.
2. Tentukan Waktu
Induction training tidak berlangsung selamanya. Anda harus menentukan jangka waktu pelatihan tersebut dimulai. Mulai dari beberapa hari, satu minggu, satu bulan, atau sekali dalam sebulan pada tahun pertama.
3. Susun Program Induction Training
Terakhir adalah menyusun program induction training. Ada beberapa contoh program induction training yang bisa Anda terapkan yaitu sebagai berikut.
- Company tour yaitu pengenalan lingkungan kerja, setiap divisi, dan fasilitas kerja (dilakukan dalam 1 hari)
- Seminar intensif berupa pengenalan produk, tes pengetahuan produk, dan nilai-nilai perusahaan (dilakukan 1 hari hingga 1 bulan)
- One-on-one dengan user atau diskusi terbuka antar sesama anggota tim yang dipandu oleh HR
- Program pelatihan menggunakan media online secara mandiri misal melalui learning management system atau melalui media multimedia seperti video dan virtual reality
Selain memperkenalkan karyawan dengan perusahaan, induction training juga jadi kesempatan bagi perusahaan untuk mengoptimalkan potensi karyawan baru.
Oleh karena itu, untuk memaksimalkan aktivitas induction training, Anda bisa menggunakan aplikasi rekrutmen Mekari Talenta yang dapat mempermudah proses onboarding perusahaan dalam satu dashboard.
Anda bisa menyampaikan segala informasi kepada karyawan yang akan langsung diterima melalui smartphone. Hal ini menjadikan proses onboarding jauh lebih efisien dan transparan.
Selain itu, Mekari Talenta dilengkapi juga dengan fitur penilaian kinerja karyawan yang akan membantu HR dalam menyusun KPI, task, serta project karyawan secara otomatis.
Segera coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan berkonsultasi bersama tim sales kami.
