Dalam industri konstruksi, keberhasilan proyek tidak hanya ditentukan oleh kecepatan pembangunan dan kualitas hasil akhir, tetapi juga oleh bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusianya.
Dengan jumlah pekerja yang besar dan tersebar di berbagai lokasi, kontraktor sering menghadapi tantangan dalam mencatat absensi, menghitung gaji, hingga memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Di sinilah peran Human Resource Information System (HRIS) menjadi sangat penting. Sistem digital ini membantu menyatukan seluruh proses HR dalam satu platform terintegrasi, sehingga administrasi menjadi lebih efisien, transparan, dan akurat.
Apa Itu HRIS?
Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem digital yang digunakan untuk mengelola berbagai aktivitas sumber daya manusia dalam perusahaan. HRIS mencakup fungsi dasar seperti penyimpanan data karyawan, absensi, payroll, hingga pengelolaan benefit.
Dengan platform ini, perusahaan dapat menyatukan proses HR dalam satu sistem terintegrasi sehingga lebih efisien dan minim kesalahan.
Bagi bisnis kontraktor, HRIS memiliki peran penting karena operasional mereka biasanya melibatkan banyak tenaga kerja di berbagai lokasi proyek. Sistem ini memungkinkan perusahaan memantau absensi, jadwal kerja, serta produktivitas karyawan secara real-time tanpa harus mengandalkan pencatatan manual.
Hal ini membantu manajer proyek maupun HR memastikan bahwa tenaga kerja tersedia sesuai kebutuhan lapangan.
Selain itu, HRIS juga mendukung perusahaan kontraktor dalam mengelola kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, termasuk perhitungan lembur, tunjangan, dan potongan pajak.
Dengan data yang akurat dan terpusat, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi sekaligus meningkatkan transparansi kepada karyawan. Pada akhirnya, penerapan HRIS membantu kontraktor lebih fokus pada penyelesaian proyek, bukan pada kerumitan administrasi SDM.
Baca juga: Pentingnya Exit Clearance Saat Karyawan Keluar: SOP, Checklist, dan Formulir
Manfaat HRIS untuk Kontraktor Proyek
1. Pengelolaan Data Karyawan
HRIS memudahkan perusahaan menyimpan, memperbarui, dan mengakses data karyawan secara terpusat. Hal ini mencakup informasi dasar, riwayat pekerjaan, hingga status kontrak, sehingga HR tidak perlu lagi melakukan pencatatan manual yang rawan kesalahan.
2. Otomatisasi Proses HR
Proses HR seperti penggajian, perhitungan lembur, hingga pengelolaan tunjangan dapat diotomatisasi. Bagi kontraktor dengan banyak karyawan kontrak maupun harian, otomatisasi ini menghemat waktu dan memastikan akurasi perhitungan, termasuk potongan pajak dan iuran BPJS.
3. Pelaporan dan Analisis Kinerja
HRIS menyediakan laporan dan analitik untuk mengevaluasi produktivitas karyawan maupun efisiensi proyek. Data yang terintegrasi membantu manajemen menentukan kebutuhan tenaga kerja tambahan atau strategi pengembangan SDM.
4. Manajemen Waktu dan Kehadiran
Absensi karyawan di berbagai lokasi proyek dapat dipantau secara online dengan GPS atau biometrik. Fitur ini meminimalisir risiko kecurangan absensi dan memastikan jadwal kerja berjalan sesuai rencana.
5. Kepatuhan Terhadap Regulasi
HRIS membantu memastikan kepatuhan perusahaan kontraktor terhadap regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk penghitungan PPh 21 dan iuran BPJS. Dengan otomatisasi, risiko kesalahan administrasi maupun sanksi dapat diminimalisir.
Baca juga: Manajemen Kompetensi: Definisi, Jenis, dan Pentingnya di Perusahaan
Fitur Utama HRIS yang Diperlukan untuk Kontraktor Proyek
1. Manajemen Proyek dan Penugasan Karyawan
HRIS dengan fitur manajemen proyek memudahkan pengaturan penugasan karyawan sesuai keahlian, lokasi, dan jadwal kerja. Distribusi tenaga kerja pun lebih efisien.
2. Integrasi dengan Sistem Pembayaran dan Penggajian
Penggajian kontraktor sering melibatkan upah harian, lembur, dan tunjangan proyek. HRIS dengan integrasi payroll memastikan perhitungan cepat, akurat, dan sesuai regulasi.
3. Fitur Mobile untuk Akses di Lapangan
Dengan fitur mobile, karyawan lapangan dapat melakukan absensi, mengajukan cuti, atau mengakses slip gaji dari smartphone. Manajer juga bisa memantau kondisi tenaga kerja secara real-time.
4. Laporan Kustom dan Analisis Data
Setiap proyek membutuhkan laporan spesifik, misalnya absensi atau biaya tenaga kerja. HRIS dengan laporan kustom memudahkan perusahaan menyesuaikan format laporan, sementara analitik membantu pengambilan keputusan strategis.
Rekomendasi Software HRIS untuk Kontraktor Proyek
1. Mekari Talenta
Mekari Talenta merupakan software HRIS berbasis cloud yang dirancang sesuai kebutuhan bisnis di Indonesia. Fitur unggulannya meliputi absensi online dengan GPS, payroll otomatis sesuai regulasi PPh 21, serta integrasi BPJS. Dengan aplikasi mobile, karyawan lapangan dapat melakukan absensi atau mengakses slip gaji dengan mudah. Dukungan pelanggan lokal menjadikan Talenta pilihan utama untuk kontraktor yang ingin efisien sekaligus patuh regulasi.
2. SAP SuccessFactors
Solusi HRIS kelas enterprise dengan fitur lengkap mulai dari rekrutmen hingga manajemen kinerja. Cocok untuk kontraktor besar yang beroperasi global. Namun, biayanya tinggi dan implementasi cukup kompleks.
3. Oracle HCM Cloud
Menawarkan fitur manajemen SDM, payroll global, dan workforce planning dengan integrasi kuat pada ekosistem Oracle. Ideal untuk kontraktor berskala besar, tetapi implementasinya membutuhkan biaya dan waktu signifikan.
4. BambooHR
Software dengan antarmuka sederhana dan user-friendly, cocok untuk kontraktor kecil hingga menengah. Fitur dasar mencakup database karyawan, absensi, dan onboarding. Kekurangannya, payroll belum mendukung regulasi Indonesia.
5. Zoho People
Bagian dari ekosistem Zoho dengan harga terjangkau. Menyediakan fitur leave management, absensi, dan integrasi Zoho suite. Cocok untuk kontraktor skala kecil-menengah global, meski payroll Indonesia belum sepenuhnya didukung.
6. Darwinbox
HRIS modern dengan pendekatan mobile-first, banyak digunakan di Asia. Fitur-fiturnya mencakup core HR, performance management, hingga employee engagement. Namun, dukungan lokal di Indonesia masih terbatas dibandingkan vendor lokal.
Baca juga: Upskilling vs Reskilling: Apa Bedanya dan Mengapa Perusahaan Perlu Melakukannya?
Kesimpulan
Penerapan HRIS memberikan manfaat besar bagi kontraktor proyek, mulai dari pengelolaan data karyawan yang lebih rapi, otomatisasi proses HR, hingga kepatuhan regulasi. Dengan dukungan laporan dan analitik, kontraktor juga dapat meningkatkan efisiensi biaya dan produktivitas tenaga kerja.
Di Indonesia, Mekari Talenta menjadi rekomendasi utama karena dirancang sesuai regulasi lokal, memiliki fitur absensi mobile dengan GPS, payroll otomatis, dan dukungan pelanggan lokal.
Jika perusahaan Anda ingin meningkatkan produktivitas, mengurangi beban administrasi, dan mengoptimalkan manajemen SDM di berbagai lokasi proyek, kini saatnya beralih ke software HRIS berbasis cloud. Coba gratis Mekari Talenta sebagai solusi terpercaya untuk membantu bisnis kontraktor berkembang lebih efisien dan profesional. Hubungi tim sales kami sekarang juga.
