Zaman semakin berkembang dan orang banyak mulai memanfaatkan teknologi untuk berbagai kegiatan. Salah satunya adalah aplikasi pembuat jadwal. Bentuk serta kegunaannya sendiri bermacam-macam, di mana yang paling umum adalah membuat jadwal shift kerja otomatis hingga jadwal to-do list.
Melalui artikel kali ini, Mekari Talenta akan memberikan beberapa rekomendasi mengenai aplikasi pembuat jadwal yang dapat membantu perusahaan Anda menciptakan proses kerja yang lebih efisien.
Apa Itu Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?
Aplikasi pembuat jadwal adalah salah satu aplikasi yang cukup penting untuk dipakai karena ia dapat menjadi salah satu tools yang dapat meningkatkan produktivitas. Aplikasi ini ada yang berfungsi sebagai pembuat jadwal jam kerja atau shift kerja karyawan, ada juga yang berfungsi sebagai pembuat agenda kerja.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?
Kehadiran aplikasi ini dinilai sangat penting karena pertama, Anda dapat membuat jadwal kerja karyawan secara otomatis. Ini sangat penting apalagi jika perusahaan Anda memiliki shift kerja yang beragam.
Jadi, aplikasi ini bisa memastikan setiap karyawan tidak tertukar shiftnya. Kemudian jika mereka ingin mengganti shift pun bisa dilakukan dengan mudah tanpa mencatatnya secara manual.
Karyawan tinggal mengajukan secara online lewat aplikasi, atasan menyetujui, kemudian sistem akan secara otomatis meng-update jadwal terbaru mereka. Selain itu, aplikasi ini juga ada yang berfungsi sebagai aplikasi pencatat agenda karyawan. Jadi, karyawan bisa mengetahui secara pasti apa saja yang harus mereka kerjakan di hari itu dan jam berapa tenggat waktunya.
Baca juga: Cara Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Excel
7+ Daftar Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja Shift Gratis dan Berbayar Online
Berikut adalah beberapa aplikasi yang direkomendasikan.
1. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah software HRIS yang memiliki berbagai fitur untuk membantu proses kerja divisi HR. Salah satu fitur unggulannya adalah Attendance. Selain untuk mengatur sistem absensi secara otomatis, fitur attendance management Mekari Talenta ini juga bisa berfungsi untuk membuat jadwal kerja otomatis.
Mekari Talenta dapat mendistribusi data jadwal kerja ke semua karyawan dengan mudah lewat aplikasi. Karyawan dengan mudah bisa mengaksesnya di aplikasi Mekari Talenta pada smartphone masing-masing.
Selain itu, Mekari Talenta juga memiliki fitur Flexible Schedule di mana Anda dapat mengatur beragam jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah dan fleksibel. Ini dapat terjadi berkat data jadwal kerja yang tersentralisasi dalam satu kalender kerja di aplikasi Mekari Talenta.
Penjadwalan kerja karyawan ini bisa Anda lakukan secara harian atau secara berkala misalnya setiap satu bulan menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Ini menjadikan aplikasi Mekari Talenta lebih dari sekadar pembuat jadwal shift kerja melainkan mengelolanya agar dapat dijalankan dengan lebih mudah. Mereka yang ingin mengganti jadwal shift kerja pun dapat dengan mudah melakukannya lewat aplikasi.
Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan saat karyawan mengganti jadwal.
Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan shift untuk jadwal kerja karyawan di aplikasi Mekari Talenta:
- Masuk ke menu Pengaturan Akun.
- Pilih tab Manajemen Waktu dan pilih Absensi.
- Klik tab Shift.
- Klik “Tambah shift” dan pilih Tambahkan Tunggal.
- Isi nama shift pada kolom Nama.
- Jika diperlukan, centang “Tampilkan pada permintaan” agar shift tersebut tetap muncul pada permintaan perubahan shift melalui website atau aplikasi mobile.
- Masukkan jam masuk dan jam pulang karyawan pada kolom Jadwal Masuk dan Jadwal Pulang.
- Isi informasi waktu istirahat pada kolom Mulai Istirahat dan Selesai Istirahat.
- Jika diperlukan, centang Validasi Kehadiran dan isi durasi batas waktu (minimal) karyawan dalam melakukan clock in.
- Jika diperlukan, isi durasi batas waktu (maksimal) karyawan dalam melakukan clock out.
- Jika diperlukan, centang Periode Toleransi dan isi informasi dispensasi Clock in/Clock out untuk keterlambatan atau pulang lebih cepat.
- Jika diperlukan, aktifkan lembur otomatis sebelum atau setelah jam kerja dengan mengisi waktu lembur maksimal.
- Jika diperlukan, tambahkan waktu istirahat tambahan pada kolom Istirahat.
- Klik “Submit” untuk menyimpan shift di dalam pengaturan aplikasi pembuat jadwal kerja Mekari Talenta.
- Shift yang baru dibuat akan muncul dalam daftar shift.
- Untuk mengubah atau menghapus shift, klik “Edit” atau pilih opsi yang sesuai.
- Jika ingin menghapus shift, pilih opsi hapus secara permanen.
- Jika ingin menonaktifkan shift, pilih opsi Set Nonaktif. Shift yang tidak aktif tidak akan muncul dalam daftar shift aktif atau saat membuat jadwal karyawan.
- Untuk mengaktifkan kembali shift yang nonaktif, pilih opsi Set Aktif.
- Gunakan tombol “Export” untuk mengunduh daftar shift. Tombol ini juga dapat digunakan sebagai template untuk mengupdate shift secara massal.
- Gunakan opsi “Bulk Update” untuk mengunggah data shift yang telah diperbarui.
- Gunakan kolom Pencarian untuk mencari shift tertentu.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat dan mengelola shift dengan mudah untuk jadwal kerja karyawan di perusahaan Anda.
Anda juga bisa pelajari tutorial diatas dengan gambar dengan mengunjungi laman ini.
2. Trello
Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang sangat fleksibel dan sering digunakan untuk membuat jadwal harian atau mingguan. Aplikasi ini didesain dengan tampilan yang menarik dan mudah digunakan, menggunakan sistem kartu yang dapat dipindahkan sesuai kebutuhan.
Keunggulan Trello
- Desain Interaktif: Setiap tugas atau jadwal dibuat dalam bentuk kartu yang dapat diatur pada papan kerja. Pengguna dapat menyeret dan memindahkan kartu ke kolom tertentu, seperti “To-Do,” “In Progress,” atau “Completed.”
- Kolaborasi Tim: Trello memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi secara real-time. Setiap anggota tim dapat melihat, mengedit, atau menambahkan tugas di papan kerja bersama.
- Integrasi: Trello dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain seperti Google Drive, Slack, dan Evernote, sehingga meningkatkan efisiensi kerja.
Kelemahan
- Keterbatasan fitur pada versi gratis, seperti jumlah papan yang dapat dibuat.
- Tidak secara spesifik dirancang untuk manajemen jadwal shift, sehingga memerlukan adaptasi dalam penggunaannya.
Cocok untuk:
Tim kecil hingga menengah yang membutuhkan alat fleksibel untuk mengatur jadwal harian atau mingguan.
3. Remember The Milk
Remember The Milk adalah aplikasi sederhana yang dirancang untuk membantu pengguna mengelola tugas sehari-hari. Aplikasi ini populer di kalangan karyawan dengan banyak tanggung jawab, terutama karena fungsi pengingatnya yang andal.
Fitur Utama
- Pengingat Tugas: Aplikasi ini mengirimkan pengingat melalui berbagai saluran, seperti email, SMS, dan media sosial.
- Manajemen Prioritas: Pengguna dapat menetapkan tingkat prioritas untuk setiap tugas, membantu mereka fokus pada pekerjaan yang paling penting.
- Sinkronisasi Multi-Perangkat: Remember The Milk dapat disinkronkan di berbagai perangkat, memastikan pengguna dapat mengakses jadwal mereka kapan saja.
Kekurangan
- Fitur canggih hanya tersedia dalam versi berbayar.
- Tidak mendukung penjadwalan tim secara langsung.
Cocok untuk:
Individu atau karyawan yang membutuhkan pengelolaan jadwal pribadi secara efisien.
Baca juga: Contoh Absensi Online Gratis dengan Google Forms dan Excel
4. Evernote
Evernote adalah aplikasi terkenal yang menawarkan fungsi lebih dari sekadar pengelolaan jadwal. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat catatan, menyimpan dokumen, dan mengatur jadwal dengan mudah.
Keunggulan
- Fleksibilitas Platform: Evernote dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk desktop dan smartphone, sehingga pengguna tidak perlu khawatir kehilangan akses.
- Kolaborasi: Jadwal atau agenda dapat dibagikan dengan anggota tim lain, memfasilitasi kerja sama dalam menyelesaikan proyek.
- Penyimpanan Dokumen: Evernote memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen penting, seperti panduan kerja atau SOP, di satu tempat.
Kelemahan
- Beberapa fitur terbaik hanya tersedia di versi premium.
- Tidak dirancang khusus untuk pengelolaan jadwal shift.
Cocok untuk:
Tim atau individu yang membutuhkan aplikasi multifungsi untuk manajemen waktu dan penyimpanan dokumen.
Tentu saja, soal menjawab kebutuhan HR terkait penyederhanaan proses administrasi, Anda bisa mempercayakannya pada aplikasi Mekari Talenta yang tidak hanya bisa membuat jadwal kerja secara otomatis tapi punya beragam fitur berguna lainnya.
Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Talenta Sekarang!
5. Google Calendar
Google Calendar adalah salah satu alat manajemen jadwal paling populer, terutama untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Google. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang memudahkan perencanaan jadwal kerja.
Fitur Utama
- Integrasi Ekosistem Google: Google Calendar dapat dihubungkan dengan aplikasi seperti Gmail, Google Drive, dan Google Meet.
- Pengingat Otomatis: Pengguna mendapatkan notifikasi otomatis untuk acara atau tugas yang telah dijadwalkan.
- Sinkronisasi Tim: Meskipun versi gratis memiliki batasan jumlah pengguna, Google Calendar tetap memungkinkan kolaborasi sederhana antar anggota tim.
Kekurangan
- Batasan akses tim hanya untuk lima pengguna pada versi gratis.
- Tidak memiliki fitur khusus untuk pengelolaan shift kerja yang kompleks.
Cocok untuk:
Perusahaan kecil atau individu yang menggunakan produk Google dalam keseharian mereka.
6. Asana
Asana adalah aplikasi manajemen proyek yang juga dapat digunakan untuk mengelola jadwal kerja shift. Aplikasi ini dikenal karena fleksibilitas dan kemampuannya dalam mengatur proyek besar dengan tim yang luas.
Fitur Utama
- Berbagi Tugas: Anggota tim dapat berbagi tugas dan melacak perkembangan pekerjaan secara real-time.
- Manajemen Waktu: Asana memungkinkan pengguna untuk menetapkan tenggat waktu dan prioritas pada setiap tugas.
- Komunikasi: Fitur komunikasi bawaan memudahkan koordinasi antar anggota tim tanpa perlu beralih aplikasi.
Kekurangan
- Versi gratis hanya mendukung hingga 15 pengguna.
- Beberapa fitur seperti timeline dan laporan hanya tersedia di versi premium.
Cocok untuk:
Tim menengah hingga besar yang membutuhkan alat kolaborasi lengkap untuk proyek dan jadwal kerja.
7. StaffAny
StaffAny dirancang khusus untuk kebutuhan HR, termasuk pengelolaan jadwal kerja shift. Aplikasi ini mengotomatiskan berbagai proses HR, seperti absensi dan perhitungan jam kerja.
Keunggulan
- Penjadwalan Otomatis: StaffAny memungkinkan perusahaan membuat jadwal kerja shift secara otomatis berdasarkan kebutuhan operasional.
- Fitur All-in-One: Selain penjadwalan, aplikasi ini mendukung absensi dan pengelolaan timesheet karyawan.
- Efisiensi Operasional: Proses penjadwalan dan manajemen shift menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.
Kekurangan
- Diperlukan investasi untuk menggunakan fitur premium.
- Membutuhkan pelatihan awal bagi pengguna baru.
Cocok untuk:
Perusahaan dengan kebutuhan jadwal kerja yang kompleks, seperti ritel atau restoran.
Itulah tadi beberapa aplikasi rekomendasi untuk pembuat jadwal shift kerja yang efektif. Pemilihan aplikasi pembuat jadwal kerja shift tergantung pada kebutuhan dan skala perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa setiap karyawan memiliki jadwal kerja yang terorganisir.