Insight Talenta 4 min read

4 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja yang Efektif

By Jordhi FarhansyahPublished 02 Sep, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Zaman semakin berkembang dan orang banyak mulai memanfaatkan teknologi untuk berbagai kegiatan. Salah satunya adalah aplikasi pembuat jadwal.

Bentuk serta kegunaannya sendiri bermacam-macam, di mana yang paling umum adalah membuat jadwal shift kerja otomatis hingga jadwal to-do list.

Melalui artikel kali ini, Mekari Talenta akan memberikan beberapa rekomendasi mengenai aplikasi pembuat jadwal yang dapat membantu perusahaan Anda menciptakan proses kerja yang lebih efisien.

Apa Itu Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?

aplikasi pembuat jadwal kerja

Aplikasi pembuat jadwal adalah salah satu aplikasi yang cukup penting untuk dipakai karena ia dapat menjadi salah satu tools yang dapat meningkatkan produktivitas.

Aplikasi ini ada yang berfungsi sebagai pembuat jadwal jam kerja atau shift kerja karyawan, ada juga yang berfungsi sebagai pembuat agenda kerja.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?

Kehadiran aplikasi ini dinilai sangat penting karena pertama, Anda dapat membuat jadwal kerja karyawan secara otomatis.

Ini sangat penting apalagi jika perusahaan Anda memiliki shift kerja yang beragam.

Jadi, aplikasi ini bisa memastikan setiap karyawan tidak tertukar shiftnya.

Kemudian jika mereka ingin mengganti shift pun bisa dilakukan dengan mudah tanpa mencatatnya secara manual.

Karyawan tinggal mengajukan secara online lewat aplikasi, atasan menyetujui, kemudian sistem akan secara otomatis meng-update jadwal terbaru mereka.

Selain itu, aplikasi ini juga ada yang berfungsi sebagai aplikasi pencatat agenda karyawan.

Jadi, karyawan bisa mengetahui secara pasti apa saja yang harus mereka kerjakan di hari itu dan jam berapa tenggat waktunya.

Baca juga: Cara Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Excel

Jenis-Jenis Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja

Berikut adalah beberapa aplikasi yang direkomendasikan.

Mekari Talenta

Tampilan absensi online berbasis web dan mobile Mekari Talenta

Talenta adalah software HRIS yang memiliki berbagai fitur untuk membantu proses kerja divisi HR.

Salah satu fitur unggulannya adalah Attendance.

Selain untuk mengatur sistem absensi secara otomatis, fitur Mekari Talenta ini juga bisa berfungsi untuk membuat jadwal kerja otomatis.

Mekari Talenta dapat mendistribusi data jadwal kerja ke semua karyawan dengan mudah lewat aplikasi.

Karyawan dengan mudah bisa mengaksesnya di aplikasi Mekari Talenta pada smartphone masing-masing.

Selain itu, Mekari Talenta juga memiliki fitur Flexible Schedule di mana Anda dapat mengatur beragam jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah dan fleksibel.

Ini dapat terjadi berkat data jadwal kerja yang tersentralisasi dalam satu kalender kerja di aplikasi Mekari Talenta.

Penjadwalan kerja karyawan ini bisa Anda lakukan secara harian atau secara berkala misalnya setiap satu bulan menyesuaikan kebutuhan perusahaan.

Lakukan absensi dengan mudah di mana pun pakai Live Attendance dari Mekari Talenta.

Ini menjadikan aplikasi Mekari Talenta lebih dari sekadar pembuat jadwal shift kerja melainkan mengelolanya agar dapat dijalankan dengan lebih mudah.

Mereka yang ingin mengganti jadwal shift kerja pun dapat dengan mudah melakukannya lewat aplikasi.

Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan saat karyawan mengganti jadwal.

Langkah-langkah dalam pembuatan shift untuk jadwal kerja karyawan di aplikasi Mekari Talenta

Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan shift untuk jadwal kerja karyawan di aplikasi Mekari Talenta:

  1. Masuk ke menu Pengaturan Akun.
  2. Pilih tab Manajemen Waktu dan pilih Absensi.
  3. Klik tab Shift.
  4. Klik “Tambah shift” dan pilih Tambahkan Tunggal.
  5. Isi nama shift pada kolom Nama.
  6. Jika diperlukan, centang “Tampilkan pada permintaan” agar shift tersebut tetap muncul pada permintaan perubahan shift melalui website atau aplikasi mobile.
  7. Masukkan jam masuk dan jam pulang karyawan pada kolom Jadwal Masuk dan Jadwal Pulang.
  8. Isi informasi waktu istirahat pada kolom Mulai Istirahat dan Selesai Istirahat.
  9. Jika diperlukan, centang Validasi Kehadiran dan isi durasi batas waktu (minimal) karyawan dalam melakukan clock in.
  10. Jika diperlukan, isi durasi batas waktu (maksimal) karyawan dalam melakukan clock out.
  11. Jika diperlukan, centang Periode Toleransi dan isi informasi dispensasi Clock in/Clock out untuk keterlambatan atau pulang lebih cepat.
  12. Jika diperlukan, aktifkan lembur otomatis sebelum atau setelah jam kerja dengan mengisi waktu lembur maksimal.
  13. Jika diperlukan, tambahkan waktu istirahat tambahan pada kolom Istirahat.
  14. Klik “Submit” untuk menyimpan shift di dalam pengaturan aplikasi pembuat jadwal kerja Mekari Talenta.
  15. Shift yang baru dibuat akan muncul dalam daftar shift.
  16. Untuk mengubah atau menghapus shift, klik “Edit” atau pilih opsi yang sesuai.
  17. Jika ingin menghapus shift, pilih opsi hapus secara permanen.
  18. Jika ingin menonaktifkan shift, pilih opsi Set Nonaktif. Shift yang tidak aktif tidak akan muncul dalam daftar shift aktif atau saat membuat jadwal karyawan.
  19. Untuk mengaktifkan kembali shift yang nonaktif, pilih opsi Set Aktif.
  20. Gunakan tombol “Export” untuk mengunduh daftar shift. Tombol ini juga dapat digunakan sebagai template untuk mengupdate shift secara massal.
  21. Gunakan opsi “Bulk Update” untuk mengunggah data shift yang telah diperbarui.
  22. Gunakan kolom Pencarian untuk mencari shift tertentu.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat dan mengelola shift dengan mudah untuk jadwal kerja karyawan di perusahaan Anda.

Anda juga bisa pelajari tutorial diatas dengan gambar dengan mengunjungi laman ini.

Trello

Agak sedikit berbeda, Trello merupakan aplikasi pembuat jadwal harian bersama.

Banyak digunakan di beberapa perusahaan, pembuatan jadwal harian bersama akan sangat mudah berkat adanya fitur Tackle To-Do List.

Desainnya yang interaktif menggunakan kartu dan ditampilkan di sebuah dashboard bersama jadi salah satu keunggulan Trello.

Remember The Milk

Ketika karyawan memiliki agenda yang cukup banyak untuk diselesaikan dalam satu hari, maka Remember The Milk adalah aplikasi pembuat jadwal yang cocok untuk digunakan.

Aplikasi ini berfungsi sebagai pengingat ketika ada agenda yang harus dikerjakan.

Pengingat akan dikirimkan melalui email, SMS, atau bisa saja melalui media sosial.

Untuk memulai, Anda bisa membuat daftar agendanya beserta tenggat waktunya kemudian Anda bisa mengatur reminder.

Baca juga: Contoh Absensi Online Gratis dengan Google Forms dan Excel

Evernote

Evernote juga menjadi salah satu aplikasi pembuat jadwal harian yang cukup terkenal.

Seperti kebanyakan aplikasi pembuat agenda, ia dapat berfungsi sebagai pengingat berbagai agenda yang dimiliki karyawan agar bisa diselesaikan tepat waktu.

Aplikasi ini juga bisa dengan mudah dibuka di mana saja, baik itu di smartphone ataupun laptop.

Kemudian, karyawan juga bisa membagikan jadwal kerja dengan karyawan lainnya.

Itulah tadi beberapa aplikasi rekomendasi untuk pembuat jadwal yang efektif.

Nah, soal menjawab kebutuhan HR terkait penyederhanaan proses administrasi, Anda bisa mempercayakannya pada aplikasi Mekari Talenta yang tidak hanya bisa membuat jadwal kerja secara otomatis tapi punya beragam fitur berguna lainnya.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.