Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

Seperti apa contoh surat undangan rapat yang umum digunakan?

Surat undangan rapat biasa digunakan sebagai pemberitahuan ketika karyawan di sebuah perusahaan hendak mengadakan rapat.

Di dalam surat tersebut, biasanya terdapat beragam informasi terkait tentang apa pembahasan rapat tersebut serta di mana rapat atau meeting diadakan.

Ada beragam contoh surat undangan rapat yang bisa Anda lihat dan semuanya tidak selalu dibuat resmi. Surat undangan rapat dapat Anda buat menyesuaikan kebutuhan perusahaan ataupun seperti apa acara rapat yang akan dilaksanakan.

Kemudian, bagaimana contoh surat undangan rapat yang benar? Mari kita bahas selengkapnya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Apa Saja Isi dan Komponen Surat Undangan Rapat?

Secara singkat, surat undangan rapat merupakan surat resmi yang berisikan ajakan untuk mengikuti sebuah rapat atau meeting, khususnya apabila rapat yang hendak digelar bersifat penting.

Di tiap perusahaan sendiri pun, isi serta komponen dalam surat memiliki ketentuannya masing-masing.

Semua disesuaikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan komponen utama seperti :

1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Perihal surat
5. Nama dan alamat tujuan penerima
6. Salam pembuka
7. Isi surat
8. Salam penutup
9. Lampiran
10. Nama pengirim, tanda tangan dan stempel instani atau perusahaan

Namun secara umum, bagian-bagian yang terdapat pada contoh surat memiliki 3 bagian umum, yakni pembuka, isi, dan tentunya penutup.

Untuk lebih lengkapnya, berikut penjelasan mengenai ketiga bagian surat ini.

Pembuka

Awalan dari sebuah surat merupakan bagian pembuka surat.

Biasanya, pada bagian pembuka surat terdapat beberapa unsur seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, penerima surat, ucapan salam, serta perihal.

Biasanya, pada kop surat akan membuat informasi dari sebuah perusahaan, misalnya nama perusahaan, alamat, nomor telepon, hingga email.

Kop surat inilah yang menjadi tanda surat yang akan disebarkan bersifat resmi.

Kemudian elemen selanjutnya merupakan tanggal surat.

Biasanya, tanggal surat ditulis setelah kota tempat dibuatnya surat tersebut.

Lalu terkait nomor surat, biasanya mengikuti format yang sudah ada di perusahaan.

Terakhir yang perlu dicantumkan adalah perihal di mana dalam hal ini merupakan undangan rapat.

Tidak lupa juga untuk mencantumkan penerima serta alamat atau tempat mereka berada kemudian salam pembuka sebagai awal sebelum masuk ke isi surat.

Isi Surat

Sekarang masuk ke bagian inti dari surat, yakni isi surat.

Sudah pasti bahwa bagian ini merupakan tujuan dari dibuatnya surat di mana isinya mengajak penerima surat untuk mengikuti rapat.

Di dalam isi surat, Anda perlu mencantumkan bagian-bagian penting dari terlaksananya rapat nanti.

Di dalamnya bisa membahas topik yang akan dibicarakan dalam rapat, waktu serta tempat rapat, tujuan dari rapat tersebut, serta informasi lain yang sekiranya penting.

Informasi tersebut harus disampaikan dengan jelas pada bagian isi surat.

Penutup

Setelah isi, baru lah kita memasuki bagian penutup.

Pada bagian ini, Anda dapat mencantumkan bagian penutup yang biasa dimulai dengan salam penutup.

Ada juga kalimat yang mengharapkan penerima untuk menghadiri rapat sesuai ketentuan yang sudah ditulis pada isi surat.

Baca juga: Berikut Contoh Surat Kenaikan Gaji Karyawan

Bagaimana Contoh Untuk Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Baik?

Untuk memastikan Anda dapat membuat contoh surat baik dan benar, Anda perlu memastikan ketiga elemen yang sudah disebutkan di atas tercantum semua di dalam surat.

Pastikan semua informasi terkait rapat yang akan diadakan nanti tertulis dengan baik agar tidak terjadi misinformasi.

Kemudian, seperti apa contoh-contoh surat yang sudah ada?

Pastinya, setiap instansi maupun perusahaan memiliki surat edaran resmi yang berbeda-beda.

Berikut adalah beberapa contohnya yang bisa Anda lihat sebagai referensi.

Contoh Surat Undangan Rapat Pemerintah

Berikut adalah contoh surat undangan rapat dari kementerian atau institusi pemerintah.

Contoh ini memiliki struktur surat yang lengkap mulai dari kop surat, isi, hingga penutupnya.

Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

Berikut merupakan contoh surat yang biasa digunakan di kantor.

Terlihat bahwa contoh lebih singkat dibandingkan surat undangan yang dibuat untuk institusi pemerintah.

Baca juga: Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta Sederhana Word, Excel, dan Online

Contoh Surat Undangan Rapat Komunitas

Ini adalah contoh surat yang biasa dibuat untuk organisasi atau komunitas tertentu.

Contoh Surat Undangan Rapat Manajerial

Berikut merupakan contoh surat undangan yang mengajak pihak manajerial untuk mengikuti rapat.

Contoh Surat Undangan Rapat yang Bisa Anda Gunakan Sebagai Template

Berikut adalah contoh lain surat undangan rapat yang bisa Anda gunakan sebagai referensi template.

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190
Telp. (021) 7398381, 7398382
Fax. (021) 7398323
http://www.menpan.go.id

24 Maret 2021
Nomor         : A/144/10.22.000-01/BEM
Lampiran    : 5 (lima) lembar
Perihal         : Undangan rapat penyusunan kebijakan Manajemen Talenta Nasional

Yth. staf bidang pembinaan kepegawaian

Dengan hormat,

Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 3 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal    : Senin, 29 Maret 2021
Waktu                : Pukul 10.00 WIB – selesai (dimohon untuk hadir sesuai jadwal yang tertera)
Tempat              : Hotel Mulia Senayan, Jalan Asia Afrika Senayan, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10270

Untuk konfirmasi kehadiran, dapat menghubungi Alif Gibran (082145823649). Kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya mengingat pentingnya kehadiran Saudara untuk rapat ini.

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih

Deputi SDM Aparatur

Budi Budiman

Lalu ada juga contoh lainnya:

PT Junior Damai Sejahtera

Surat Undangan Rapat

Nomor: 381/124.678/2022
Perihal: Surat Undangan Rapat Untuk Membahas Contoh Desain Iklan Baru
Lampiran: –

Yth.
Bapak Mekari Sejahtera
Manajer Marketing PT Junior Damai Sejahtera
di Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilakukan perencanaan strategi marketing tahun ini. Pada surat ini kami mengundang seluruh Manajer PT Junior Damai Sejahtera untuk Hadir dalam rapat persiapan diskusi strategi yang akan dilaksanakannya pada:

Hari dan tanggal: Senin, 21 November 2022
Waktu: 10.00-18.00 WIB
Tempat: Hotel Bandung
Agenda: Rapat Strategi dan Membahas Contoh Desain Iklan Baru

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu.

Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Andi Hakim

Itulah tadi beberapa contoh mengenai surat undangan rapat yang bisa menjadi referensi Anda.

Pastikan juga bahwa tiga bagian yang sudah dijelaskan tadi hadir di surat Anda nantinya.

Nah, jika Anda ingin proses administrasi HR Anda berjalan lebih baik dan efisien, Anda juga bisa menggunakan software HRIS Mekari Talenta.

Mekari Talenta memiliki beragam fitur yang membantu HR mengelola administrasi dan juga karyawan dengan lebih cepat dan efektif.

Jika Anda tertarik mencoba Talenta, Anda bisa mencoba demonya secara gratis sekaligus mencari tahu beragam keunggulan yang dihadirkan oleh Mekari Talenta.

Yuk, daftar di form ini untuk mencoba demonya sekarang juga.