Berapa Biaya yang Dihabiskan Perusahaan untuk Proses Payroll?

By Novia Widya UtamiPublished 19 Dec, 2023 Diperbarui 03 Januari 2024

Berapa biaya yang dihabiskan perusahaan untuk proses payroll? Salah satu tugas HR pada sebuah perusahan adalah mengurusi payroll process atau proses penggajian.

Menghitung berapa gaji karyawan tentu bukan pekerjaan yang mudah.

Beberapa faktor seperti, jam kerja, kehadiran, serta pajak perlu diperhatikan agar seorang karyawan menerima gaji yang sesuai.

Tak hanya itu, seorang HR juga perlu memperhatikan biaya yang dikeluarkan dalam proses penggajian agar biaya produksi perusahaan tetap optimal.

Namun, pernahkah perusahaan memikirkan berapa biaya yang dikeluarkan dalam proses penggajian? Untuk apa saja biaya tersebut?

Faktanya, proses penggajian yang dilakukan secara manual bukan hanya menghabiskan banyak waktu, tapi juga bisa memakan banyak biaya perusahaan.

Perusahaan akan menghabiskan 44% biaya untuk waktu dan SDM, serta 43% untuk kertas dan dokumen.

Biaya yang dikeluarkan untuk proses penggajian akan semakin banyak jika risiko kesalahan perhitungan gaji juga semakin tinggi.

Beberapa Penyebab Biaya Proses Payroll Bisa Membengkak

Untuk memahami lebih lanjut tentang apa saja yang membuat proses penggajian memakan banyak biaya, simak uraiannya berikut ini.

Waktu lebih banyak dan tidak fleksibel

Waktu Lebih Banyak & Tidak Fleksibel

Penelitian yang dilakukan American Payroll Association menunjukkan bahwa proses penggajian secara manual membutuhkan banyak biaya dan waktu pengerjaan.

40% perusahaan menghabiskan banyak waktu lebih dari 80 jam dalam setahun hanya untuk proses penggajian secara manual.

Kenapa proses payroll manual bisa menghabiskan waktu dan biaya?

Hal ini karena tim HR perlu menghitung total kehadiran, menghitung PPh 21, barulah kemudian didapatkan gaji total dari penghitungan tersebut.

Belum lagi jika ada peraturan ketenagakerjaan yang berubah, tim HR perlu untuk menyesuaikan juga dengan hal tersebut

Berisiko salah dalam perhitungan gaji

Berisiko Salah Dalam Perhitungan Gaji

Bayangkan saja, tim HR yang bertanggung jawab pada proses penggajian, pengelolaan daftar kehadiran, serta penyimpanan data karyawan harus melakukan semua tugas tersebut secara manual dan bersamaan.

Belum lagi jika peraturan terkait ketenagakerjaan terus berubah-ubah. Hal tersebut hanya akan membuat tim HR kewalahan dan menjadi tidak fokus.

Apalagi, tim HR juga memiliki tugas lain yang berkaitan dengan produktivitas secara langsung dalam perusahaan.

Jika hal tersebut terjadi, risiko terjadi kesalahan pada penghitungan gaji akan meningkat dan efektivitas kerja karyawan akan terganggu.

Jika kesalahan hitung tersebut terus menerus terjadi, tim HR perlu melakukan tugas ekstra untuk menghitung ulang, dan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk proses payroll pun akan semakin membengkak.

Double work model

Double Work Model
Banyak perusahaan yang tim HR-nya harus melakukan lembur hanya untuk menghitung gaji.

Maka pertanyaan yang sering terlintas, “mengapa harus lembur untuk menghitung gaji di saat cut off date?”

Nyatanya, permasalahan utama adalah pada keterlambatan data yang diberikan bagian produksi ke bagian payroll.

Misalnya, keterlambatan pemberian surat perintah lembur, pergantian shift, yang sumbernya dari bagian produksi.

Belum lagi jika ada data kehadiran karyawan yang tidak dapat dicetak karena terjadi masalah pada mesin pencatat kehadiran.

Pembuatan data di bagian produksi dan pengolahan data di bagian payroll hanya akan membuat terjadinya double work, satu pekerjaan yang sama dilakukan berulang oleh orang yang berbeda.

Dengan penerapan proses penggajian dengan model di atas, maka tak hanya memakan banyak waktu, namun juga SDM dan biaya produksi perusahaan.

Membutuhkan Banyak SDM

biaya proses payroll per tahun

Seperti yang dijelaskan di poin sebelumnya, proses penggajian akan memakan banyak SDM jika proses yang digunakan rumit dan membutuhkan waktu lama.

Perusahaan tidak bisa mempertahankan jumlah SDM yang terbatas jika waktu yang dihabiskan untuk proses penggajian terbilang lama.

Perusahaan juga tidak bisa memaksa karyawan yang sama untuk lembur terus menerus karena hal tersebut akan melanggar peraturan ketenagakerjaan.

Sebagai solusinya, perusahaan biasanya akan menambah SDM di bidang tertentu untuk menyeimbangkan tenaga kerja dan memperkecil waktu yang dihabiskan.

Dengan penambahan SDM, otomatis biaya perusahaan yang akan dikeluarkan untuk proses payroll akan bertambah.

Mengapa Proses Payroll In-House Sangat Mahal?

Proses penggajian internal atau in-house payroll management sering kali terlihat sebagai solusi yang nyaman dan fleksibel bagi perusahaan.

Namun, di balik kenyamanannya, terdapat sejumlah biaya tersembunyi dan tantangan yang dapat membuat biaya totalnya jauh lebih tinggi daripada yang diperkirakan.

Mari kita telaah mengapa proses payroll in-house dapat menjadi mahal dan mengapa solusi lain, seperti outsourcing payroll, bisa menjadi pilihan yang lebih ekonomis dan efisien.

1. Terdapat banyak biaya tersembunyi (hidden cost)

Salah satu aspek yang sering kali terlewatkan dalam perhitungan biaya adalah apa yang disebut sebagai hidden cost atau biaya tersembunyi.

Pengeluaran tambahan ini mungkin tidak terlihat secara kasat mata, tetapi seiring waktu, biaya ini bisa bertambah besar.

Mengelola penggajian bukanlah hanya tentang mengalokasikan gaji karyawan, tetapi juga melibatkan keterampilan yang kompleks dalam menghitung tunjangan karyawan, potongan, dan aturan pajak yang berlaku.

Biaya tersembunyi ini dapat mencakup:

  • Biaya tidak langsung untuk alat, sumber daya, dan ruang kantor yang dibutuhkan untuk proses payroll in-house.
  • Biaya upgrade teknologi dan tim IT yang diperlukan untuk memastikan sistem penggajian berjalan dengan lancar.
  • Biaya waktu dan tenaga kerja yang dihabiskan untuk memproses gaji secara manual, yang pada akhirnya mungkin tidak memberikan nilai tambah yang sebanding.
  • Biaya perbaikan akibat kesalahan manusia dan masalah hukum yang dapat muncul dalam proses penggajian.

Terkadang, meskipun memiliki sistem penggajian internal, perusahaan masih perlu mengalihdayakan beberapa aspek, seperti pelaporan pajak atau akuntansi.

2. Masalah compliance terhadap undang-undang yang berlaku

Payroll management melibatkan pematuhan terhadap berbagai undang-undang dan peraturan yang terus berubah terkait dengan pajak, iuran sosial, dan ketenagakerjaan.

Jika perusahaan memilih untuk mengelola penggajian sendiri, ini akan menghadirkan tantangan besar dalam menjaga kepatuhan dengan peraturan tersebut.

Mengelola compliance ini memerlukan waktu, sumber daya, dan biaya yang cukup besar, baik dalam negeri maupun untuk bisnis yang beroperasi di luar negeri.

Solusi outsourcing payroll management dapat mengatasi masalah compliance ini, karena penyedia jasa akan memiliki pengetahuan mendalam tentang peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

3. Fixed cost vs variable cost

Proses penggajian in-house sering kali melibatkan fixed cost yang dapat diprediksi.

Namun, dalam situasi di mana perusahaan perlu mengolah transaksi di luar siklus gaji normal, seperti untuk karyawan baru atau perubahan mendesak, biaya dan waktu yang dikeluarkan untuk mengelola hal ini dapat signifikan.

Fixed cost payroll seringkali tidak fleksibel untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang fluktuatif atau perusahaan yang sedang tumbuh pesat.

Outsourcing penggajian bisa menjadi solusi yang lebih fleksibel dalam hal pengaturan biaya proses payroll.

Penyedia jasa dapat menawarkan biaya yang lebih variabel dan disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan, mengoptimalkan biaya dalam kondisi-kondisi tertentu.

4. Hidden cost lebih dalam pada proses payroll in house

Biaya tersembunyi dari penggajian in-house jauh lebih besar daripada biaya yang terlihat seperti gaji tim payroll. Ini termasuk:

  • Biaya teknologi termasuk lisensi, pemeliharaan, keamanan, dan tim IT yang harus memastikan sistem berjalan dengan baik.
  • Waktu yang dihabiskan dalam proses manual yang berat dan rentan terhadap human error, serta biaya troubleshooting yang dapat timbul.
  • Biaya terkait dengan infrastruktur seperti ruang kantor dan peralatan, serta biaya untuk konsultasi dan keahlian tambahan yang mungkin diperlukan.
  • Indirect labor yang mendukung tim payroll.
  • Biaya terkait dengan outsourcing fungsi tertentu seperti akuntansi atau pelaporan pajak.

5. Biaya compliance lebih lanjut terkait proses payroll in house

Memastikan compliance dalam penggajian memerlukan sumber daya dan upaya yang signifikan. Kebutuhan untuk terus mengikuti peraturan yang berubah-ubah dan mengelola perhitungan rumit dapat memakan waktu dan uang.

Biaya tersembunyi proses payroll in-house dalam kegagalan untuk mematuhi peraturan dapat muncul dalam bentuk denda dan bunga yang signifikan.

Outsourcing payroll dapat mengurangi risiko ini dan menghemat biaya konsultasi yang besar.

6. Biaya kontinuitas dalam proses payroll yang susah diprediksi

Dalam situasi darurat seperti pandemi atau serangan siber, tim internal yang tidak memiliki cadangan dapat menghadapi kendala serius dalam menjalankan proses penggajian.

Dalam hal ini, biaya tersembunyi mencakup dampak bisnis yang mungkin terhenti, pengiriman gaji yang tertunda, dan potensi kerugian reputasi.

Investasi dalam solusi penggajian yang dikelola dengan baik dapat membantu membangun ketahanan bisnis dan meminimalkan risiko yang terkait dengan kelangsungan proses penggajian.

7. Kombinasi teknologi bisa membuat biaya semakin mahal

Sistem payroll internal, sistem manajemen tenaga kerja, dan sistem sumber daya manusia dapat memiliki biaya pengelolaan yang signifikan.

Outsourcing HR dan payroll ke satu penyedia layanan dapat menghemat biaya dan memberikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan strategis.

Kesimpulan

Penting untuk melihat lebih dalam di balik biaya yang terkait dengan pengelolaan penggajian in-house. Meskipun terlihat nyaman, biaya tersembunyi, tantangan compliance, dan kebutuhan untuk menghadapi situasi darurat dapat membuat biaya total lebih tinggi daripada yang diperkirakan.

Software atau outsourcing payroll management dapat memberikan solusi yang lebih ekonomis dan efisien, serta mengurangi risiko dan beban administratif bagi perusahaan.

Dalam jangka panjang, keputusan untuk outsourching atau mempertahankan penggajian in-house perlu dipertimbangkan dengan cermat, mempertimbangkan biaya sebenarnya dan manfaat jangka panjang yang dihasilkan.

Mekari Talenta sebagai Solusi Terbaik Tekan Biaya Payroll

Software Payroll sebagai Solusi

Rincian di atas merupakan hal-hal yang membuat perusahaan memakan banyak biaya dalam proses penggajian.

Lalu, bagaimana cara menekan biaya tersebut agar penggajian tetap bisa berjalan optimal?

Dengan perkembangan teknologi saat ini, perusahaan dapat menggunakan software payroll seperti Mekari Talenta untuk menghemat biaya tersebut.

Proses penggajian dengan software payroll dinilai lebih menghemat waktu dan SDM di perusahaan.

Jika perusahaan Anda telah yakin untuk menggunakan software payroll dalam proses penggajian, maka perlu bagi Anda untuk mencari jasa layanan yang tepat.

Software payroll yang tepat dapat meningkatkan efektivitas penggajian di perusahaan. Mekari Talenta juga memiliki kemampuan untuk melakukan multiple payroll disbursement.

Normalnya, gaji karyawan dibayarkan melalui satu bank saja dan perusahaan harus membayar biaya administrasi jika harus mentrasfer gaji ke rekening selain bank yang ditunjuk perusahaan.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat menghubungkan rekening dari bank yang berbeda-beda melalui Virtual Account untuk mengelola gaji karyawan dengan lebih fleksibel.

Sebagai acuan, layanan software tersebut harus memuat fitur payroll untuk penggajian, antara lain:

  • Payroll Calculation; fitur penghitungan gaji secara otomatis yang disesuaikan dengan aturan dan regulasi perusahaan.
  • Flexible Payroll Components; penghitungan dapat disesuaikan dengan regulasi perusahaan, seperti denda, iuran, kehadiran, dan lain sebagainya.
  • Pyaroll Tax Calculator (Kalkulator PPh 21); fitur dapat secara otomatis menghitung pemotongan pajak untuk PPh 21 dan PPh 26.
  • BPJS; fitur payroll yang baik dapat memungkinkan perusahaan mendapatkan Nomor Pokok Perusahaan secara mudah untuk mengurus dan mendaftarkan Jaminan Kecelakaan Kerja dan variabel lain.
  • THR; fitur payroll dapat menghitung jumlah dan besaran THR secara otomatis masing-masing karyawan.

Jadi, sudahkan perusahaan Anda menentukan software payroll yang paling tepat?

Fitur payroll terbaik yang telah disebutkan di atas dapat Anda temukan di layanan Mekari Talenta.

Dengan layanan Mekari Talenta, penggajian karyawan dapat dilaksanakan secara lebih cepat, efektif, dan efisien sehingga tim HR mampu menggunakan waktunya untuk keperluan perusahaan lainnya.

Selain itu, tak ada lagi proses penggajian karyawan yang berantakan, boros waktu ataupun biaya.

Yuk daftarkan perusahaan Anda di Mekari Talenta sekarang juga dan segera manfaatkan kelengkapan fiturnya!

Novia Widya Utami