Insight Talenta

5 Manfaat Menerapkan Sistem Kehadiran Online Bagi HR

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem absensi kehadiran online pegawai adalah aspek yang cukup krusial bagi HR.

Data kehadiran karyawan dapat digunakan oleh tim HR untuk berbagai macam keperluan, seperti misalnya menghitung gaji karyawan.

Sebelum kita membahas mengenai sistem kehadiran pegawai online, mari kita simak terlebih dahulu sistem absensi yang sudah lebih dahulu populer, yakni mesin absensi dengan teknologi fingerprint.

Meski cukup mudah diterapkan, namun kebanyakan mesin sidik jari mengharuskan HR untuk tetap menggunakan cara memasukkan data karyawan ke  fingerprint dengan men-download secara manual.

Nantinya, data tersebut akan dipakai untuk penggajian pegawai.

Nah, seperti apa kelebihan dari sistem kehadiran pegawai online dibandingkan sistem kehadiran lainnya?

Di artikel berikut, Anda akan menemukan beberapa pembahasan mengenai kehadiran online:

Pengertian Kehadiran Online

Sistem kehadiran online atau absensi online merupakan jenis sistem absensi pegawai yang mengandalkan teknologi internet untuk bisa beroperasi.

Mekanismenya sendiri cukup sederhana. Karyawan bisa melakukan absensi di mana saja pada smartphone maupun laptop mereka.

Setelah mereka melakukan absensi, data absensi tersebut langsung otomatis ter-update secara realtime ke dalam sistem karena umumnya, sistem kehadiran online mengandalkan teknologi cloud.

Sehingga, HR pun dapat mengakses data tersebut di mana saja dan kapan saja.

Hal ini tentu berbeda dengan teknologi absensi terdahulu seperti mesin fingerprint dan absen ceklok.

HR tidak perlu lagi men-download atau merekap data absen secara manual pada saat memasuki periode penghitungan payroll.

Nah, berikut keunggulan sistem kehadiran pegawai online lainnya yang perlu Anda ketahui.

Baca juga: Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Manfaat Sistem Kehadiran Online Pegawai

1. Tepat Diaplikasikan bagi Perusahaan yang Menerapkan WFH

Sebelum pandemi Covid-19 melanda, mungkin perusahaan yang menerapkan konsep WFH bisa dihitung jari.

Kebutuhan absensi jarak jauh pun bukan jadi prioritas bagi perusahaan.

Namun dengan adanya pandemi membuat banyak pebisnis semakin sadar bahwa mereka perlu melakukan adaptasi.

Salah satunya adalah melalui sistem kehadiran pegawai yang tadinya harus di kantor, kini bisa digunakan secara daring atau dengan sistem kerja remote.

Pandemi membuat perusahaan yang bergerak di bidang non esensial mewajibkan karyawannya untuk bekerja di rumah atau WFH untuk meminimalisir penyebaran Covid-19.

Dengan perusahaan menetapkan WFH, tentu penggunaan mesin absensi tidak lagi bisa dioptimalkan.

Solusi menerapkan sistem kehadiran berbasis online pada akhirnya menjadi solusi yang paling ideal saat menghadapi situasi WFH dan itu semua bisa Anda dapatkan di Talenta.

Mari kita lihat bagaimana cara absen online dari rumah dengan Talenta bekerja.

Talenta memiliki fitur bernama Attendance Management yang memungkinkan karyawan dapat melakukan absensi di mana saja pada aplikasi mobile Talenta.

Karyawan dapat melakukan absensi selfie dan sistem dapat mengetahui lokasi di mana karyawan absen.

HR juga dapat memanfaatkan fitur ini untuk mengetahui apakah karyawan benar-benar WFH atau tidak.

Nantinya, setelah karyawan berhasil submit absensi, data akan ter-update ke sistem secara realtime. HR juga tidak perlu lagi merekap absen setiap bulannya.

Baca juga: Keuntungan Absensi Online Dengan Fitur Selfie

2. Efisiensi Biaya

Penggunaan sistem kehadiran online pegawai bisa dibilang lebih efektif secara biaya.

Pasalnya, Anda tidak perlu lagi membeli perangkat ekstra untuk memulainya.

Berbeda dengan mesin absensi di mana Anda harus membeli perangkatnya.

Karena umumnya mengandalkan teknologi HRIS berbasis cloud, sistem ini dapat dijalankan tanpa memiliki perangkat seperti server.

Cukup laptop bagi HR atau smartphone bagi karyawan, setelah software dipasang dan segala kebutuhan absensi sudah di-setup, aplikasi absensi online sudah dapat digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan.

Biayanya pun relatif lebih murah dibanding perawatan dan pembelian mesin absensi lainnya.

3. Data Absensi jadi Lebih Mudah

Apa yang selama ini menjadi kekurangan sistem absensi atau kehadiran yang manual?

Salah satunya yang cukup menjadi beban tim HR selama ini adalah mereka perlu merekap absensi karyawan manual satu per satu.

Mari ambil contoh dengan mesin fingerprint.

Memasuki periode payroll biasanya HR perlu men-download data finger absensi tersebut secara manual.

Data tersebut kemudian harus diolah di Microsoft Excel atau software sejenis agar HR dapat menghitung gaji masing-masing karyawan.

Di sini, HR masih harus menghitung berbagai komponen gaji karyawan mulai dari gaji pokok, tunjangan, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, pajak penghasilan, dan komponen gaji karyawan lainnya.

Dengan sistem absensi berbasis online, data absensi tersebut biasanya sudah terekap secara otomatis.

Pada Talenta, sistem absensi online ini dapat terintegrasi dengan fungsi lainnya.

Salah satunya adalah integrasi dengan payroll.

Jika dengan sistem manual payroll masih harus dihitung ulang secara manual, Talenta dapat melakukan cara menghitung gaji bersih secara otomatis.

Data absensi yang selalu ter-update akan membantu sistem untuk menghitung gaji masing-masing karyawan dengan lebih efisien hingga ke komponen-komponennya.

Selain itu, apabila HR ingin membuat laporan HR dan membutuhkan data absensi untuk dianalisis, mereka bisa dengan mudah mengakses data absen karena dapat diakses di mana saja secara online.

4. Akurasi Data dan Meminimalisir Kecurangan

Dengan absensi online, data absensi dapat tersinkronisasi dengan jam yang ada pada perangkat yang digunakan oleh karyawan.

Sehingga dapat dijamin bahwa waktu absensi yang masuk ke dalam sistem tidak dapat dimanipulasi.

Selain itu, sistem kehadiran online merupakan sistem absensi yang paling sulit dimanipulasi datanya.

Pertama, karyawan tidak lagi bisa menitipkan absen pada karyawan lainnya karena mereka harus melakukan absensi selfie.

Sistem hanya akan mengenali wajah dari pemilik akun karyawan yang benar.

Berbeda dengan absensi mesin fingerprint yang masih memiliki ruang untuk kecurangan karyawan.

Misalnya, ada kasus di mana absen finger karyawan A di jari tertentu dapat dipakai untuk absen karyawan B.

Dengan sistem kehadiran online yang memungkinkan karyawan bertanggung jawab atas absensinya masing-masing, hal ini dapat dihindari.

5. Karyawan Lebih Sadar akan Urusan Administrasi yang Menyangkut Mereka

Dengan adanya sistem kehadiran online, karyawan pasti akan terlibat di dalam prosesnya. Mungkin hal ini akan butuh penyesuaian, namun ini akan sangat mengurangi beban HR dalam mengurus hal yang sifatnya administratif.

Sehingga HRD bisa fokus untuk tugas-tugas mereka yang sifatnya strategis, misalnya menentukan program pengembangan karyawan yang tepat, strategi penilaian karyawan yang efektif, dan lain sebagainya.

Dengan bantuan aplikasi pun, fitur dapat dikembangkan lebih dari sekadar aplikasi absensi online saja.

Anda dapat membuka fitur seperti ESS yang mana karyawan dapat mengakses berbagai keperluan seperti request cuti, reimbursement, ganti shift kerja, request lembur, dan lain sebagainya.

Jika sebelumnya hal ini cukup panjang prosesnya, adanya aplikasi penunjang akan membuat proses administrasi jadi berjalan lebih efisien.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Kesimpulan Terkait Keunggulan Sistem Kehadiran Pegawai Berbasis Online

Itulah tadi beberapa alasan mengapa Anda perlu migrasi dan mulai menerapkan sistem kehadiran online di perusahaan Anda.

Meski nampaknya sederhana, tapi dengan adanya absensi online ini perusahaan Anda dapat menghilangkan beberapa obstacle yang mungkin selama ini menjadi kesulitan.

Diantaranya:

  1. Tidak ada lagi waktu terbuang dalam merekap data absensi dan menghitung gaji karyawan. Sistem absensi online akan selalu update datanya secara real time berdasarkan absensi yang masuk setiap saat
  2. Menghemat biaya. Harganya relatif murah jika dibandingkan dengan harga mesin absensi sidik jari dan lainnya, selain itu minim instalasi karena berbasis HRIS cloud
  3. Kurangi kecurangan. Karyawan kini tidak lagi bisa menitipkan absen mereka karena sistem online jauh lebih aman dibanding metode lain
  4. Solusi saat menerapkan WFH dan karyawan lapangan. Karyawan yang tidak bisa datang ke kantor dapat absen dengan mudah di mana saja

Melihat banyaknya keunggulan di atas, Mekari Talenta yang merupakan software HRIS dapat menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan absensi di perusahaan Anda.

Tertarik untuk mencoba demo Talenta secara gratis? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga!

Anda juga bisa konsultasikan permasalahan HR lainnya dengan tim kami secara gratis di sini.


PUBLISHED08 Oct 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah