Insight Talenta

Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan dengan Praktis

Tingkat kehadiran karyawan sangat berpengaruh kepada jalannya operasional perusahaan. Produktivitas sebuah perusahaan akan terganggu jika banyak karyawan yang tidak hadir. Anda harus mengecek tingkat absensi online pegawai atau karyawan secara rutin salah satunya untuk bahan evaluasi.

Lalu, bagaimana cara menghitung tingkat absensi karyawan?

Perlu untuk menghitung tingkat absen kerja karena tidak selalu karyawan hadir setiap hari. Akan ada hari karyawan tidak datang karena cuti, sakit, atau bahkan bolos bekerja.

Setiap bulan bisa saja tingkat absensi karyawan berbeda-beda. Oleh karena itu, Anda harus tahu cara menghitung tingkat absensi karyawan berdasarkan data absen mandiri dan manual seperti ceklok absen atau mesin absen amano.

Pengertian Tingkat Absensi Karyawan

Tingkat absensi karyawan atau disebut juga persentase kehadiran merupakan rasio kedatangan karyawan hadir bekerja selama satu periode.

Lama periode tersebut di antaranya satu bulan, kuartal, atau satu tahun. Tingkat kehadiran karyawan dapat berpengaruh juga terhadap besaran upah suatu waktu.

Tingkat loyalitas setiap karyawan dalam kehadiran dan pekerjaan berbeda-beda.

Ada karyawan yang antusias dalam bekerja sehingga selalu datang tepat waktu dan melakukan pekerjaan dengan baik dan bersemangat.

Ada juga karyawan yang sekedar menjalankan rutinitas dan bahkan tidak menghargai waktu, seperti sering datang telat.

Perbedaan loyalitas tersebut yang membuat Anda harus selalu mengetahui dan mengelola tingkat absensi karyawan.

Keterlambatan datang bekerja untuk setiap karyawan harus didata agar Anda tahu siapa saja yang suka datang terlambat dan sudah berapa kali ia terlambat.

Kenapa Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan itu Penting?

Kehadiran karyawan sangat penting untuk berjalannya produktivitas perusahaan.

Persentase tingkat kehadiran karyawan dapat Anda jadikan bahan evaluasi untuk setiap periode.

Apakah tingkat kehadiran periode ini lebih tinggi atau lebih rendah dari periode sebelumnya.

Selain hasil persentase kehadiran karyawan, Anda juga dapat melihat faktor apa yang menyebabkan naik atau turunnya tingkat kehadiran karyawan tersebut.

Dengan mengetahui tingkat absensi yang tinggi beserta penyebabnya, Anda dapat memikirkan jalan penyelesaiannya.

Jika tingkat kehadirannya lebih baik dari periode sebelumnya, Anda dapat mempertahankan hal-hal yang membuat tingkat kehadiran tersebut naik.

Anda dapat meningkatkannya jika merasa tingkat kehadiran karyawan mampu ditingkatkan lagi. Hal inilah yang membuat Anda harus tahu cara menghitung tingkat absensi karyawan.

Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan secara Manual

Setelah mengetahui pentingnya menghitung tingkat kehadiran karyawan, kini saatnya Talenta akan memberitahu cara menghitung tingkat absensi karyawan.

Berikut ini rumus cara menghitung absensi karyawan manual.

Tingkat kehadiran = (jumlah hari absen : jumlah seluruh hari kerja) x 100

Untuk dapat mengetahui tingkat absen karyawan, Anda harus mempunyai data jumlah hari absen dan jumlah keseluruhan hari kerja selama periode tersebut.

Hari kerja yang dimaksud yaitu hanya hari di saat karyawan bekerja, sehingga hari libur akhir pekan, libur nasional, dan cuti tidak terhitung ke dalam hari kerja.

Baca juga :Cara Menghitung Absensi Karyawan dengan Excel secara Otomatis

Contoh Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan

Bapak Adi seorang karyawan di perusahaan mebel akhir-akhir ini sering tidak masuk kerja dengan alasan yang tidak diketahui.

Perusahaannya akan menghitung tingkat absensi karyawan selama periode satu tahun.

Hitungan tingkat kehadiran ini untuk menentukan besaran bonus yang akan diberikan sebagai apresiasi presensi kehadiran karyawan.

Dari jumlah 366 hari selama satu tahun, setiap karyawan bekerja selama 231 hari setelah dikurangi libur akhir pekan, libur nasional, dan jatah jumlah cuti.

Selama satu tahun tersebut, Pak Adi tercatat absen dari pekerjaan sebanyak 8 hari. Berikut ini cara perhitungan tingkat absensi Pak Adi.

Tingkat absensi = (jumlah absensi : jumlah total hari kerja) x 100

= (8 : 231) x 100

= 3,46%

Jadi, tingkat absensi Pak Adi selama satu tahun adalah 3,46%, sedangkan jumlah kehadirannya yaitu 100% dikurangi jumlah absensi.

Jumlah tingkat kehadiran Pak Adi selama satu tahun, yaitu:

100% – 3,46% = 96,54%

Cara Membuat Tabel Kehadiran Karyawan Menggunakan Excel

Cara menghitung kehadiran di Excel dengan menggunakan rumus merupakan cara yang banyak digunakan oleh perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar masih ada yang memakai Excel.

Banyak pebisnis yang menggunakan Excel karena dianggap lebih mudah dalam penggunaannya.

Cara menghitung absensi di Excel akan otomatis nantinya, tetapi tahapannya cukup rumit di awal karena Anda harus membuat tabel dan tambahan fitur lainnya.

Catatan absensi di Excel dibuat untuk periode satu bulan. Berikut ini cara membuat daftar hadir karyawan dengan tabel di Excel.

1. Buka aplikasi Excel, lalu buat tabel dengan jumlah baris lebih dari 30 dan jumlah kolom sesuai dengan jumlah karyawan. Setelah itu, tandai merah pada kolom hari libur, baik libur akhir pekan maupun libur nasional.

2. Selanjutnya, tandai hari kerja, dan hari absensi dengan inisial huruf. Misalnya huruf (H) untuk hari kerja, huruf (C) untuk hari cuti, huruf (S) untuk sakit, (I) untuk izin, dan huruf (A) untuk absensi tanpa keterangan. Hari libur tidak perlu ditandai inisial huruf karena sudah ditandai dengan warna merah.

Cara menandainya yaitu dengan memblok sel yang memuat keterangan absensi, lalu klik Conditional Formatting. Kemudian, pilih Highlight Cells Rules, lalu pilih Equal to.

Setelah muncul sebuah tulisan, pada kolom sebelah kiri, isi keterangan dengan inisial huruf absensi yang sudah Anda tentukan.

Anda juga dapat mewarnai setiap kolom jenis absensi dengan warna yang berbeda-beda agar lebih mudah untuk ditemukan.

Kecuali untuk hari kerja lebih baik dibiarkan berwarna putih.

3. Setelah semuanya selesai, klik OK untuk menyimpannya. Anda dapat mengedit kolom hadir menjadi (S) jika karyawan tersebut tidak hadir karena sakit. Begitupun jika cuti atau absen tanpa keterangan dengan tanda inisial yang sudah ditentukan.

Baca juga: Format Slip Gaji Karyawan? Ini Data dan Isinya!

Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan Menggunakan Excel

Setelah satu bulan penuh, saatnya untuk menghitung tingkat absensi karyawan selama satu bulan tersebut. Ubah persentase kehadiran menjadi percentage.

Kemudian, masukkan rumus secara manual pada kolom keterangan persentase kehadiran.

Rumus cara menghitung tingkat absensi karyawan di Excel, yaitu = (jumlah hadir : jumlah hari) x 100%. Setelah itu masukkan rumus jumlah data yang diperlukan, lalu hasil absensi akan muncul.

Tingkatkan Pengelolaan Absensi Karyawan dengan Aplikasi

Perhitungan absensi manual mempunyai banyak kekurangan untuk perusahaan besar, begitupun menggunakan Excel ada beberapa risiko yang mungkin terjadi.

Misalnya, file Excel dapat dibuka oleh siapa saja sehingga beresiko adanya manipulasi. Atau jika ada masalah teknisi atau bencana, file berisiko hilang atau rusak.

Dalam upaya menghindari risiko tersebut dan lebih memudahkan mengelola absensi, Talenta menyediakan aplikasi absensi online yang dapat merekam absensi kerja secara realtime.

Cara kerjanya sangat fleksibel bahkan untuk pola kerja dari rumah.

Aplikasi absensi dari Talenta ini menyediakan berbagai fitur seperti Live Attendance, pemberitahuan cuti, pengajuan shift kerja, dan lain sebagainya.

Cara hitung tingkat absensi karyawan pun dapat dilakukan secara otomatis.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Di era digital ini, cara menghitung tingkat absensi karyawan lebih praktis menggunakan aplikasi absensi online. Penggunaan untuk absensi sehari-harinya pun lebih fleksibel.

Jika Anda tertarik menggunakan Talenta, Anda bisa mencoba demonya terlebih dahulu secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda melalui formulir berikut ini.


PUBLISHED01 Nov 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah