Apa Itu Mesin Absensi dan Apa Saja Jenisnya

Mesin absensi terus berubah seiring dengan perubahan zaman. Mulai dari mesin absensi ceklok, fingerprint, manual, dengan pengenalan wajah dan beberapa macam lainnya.

Perubahan mesin absensi yang bisa kita lihat, mulai dari yang paling manual hingga sekarang sudah menggunakan teknologi biometrik dengan mengenali fingerprint dan wajah.

Masing-masing mesin absensi hadir dengan kekurangan dan kelebihannya sendiri. Satu hal yang sama adalah semua mesin absensi hadir untuk bisa meningkatkan produktivitas karyawan dengan memastikan kehadiran mereka ke tempat kerja.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Di masa sekarang ini, ketika tempat kerja adalah ruang yang sangat luas, tidak lagi terbatas pada jarak fisik bahkan negara tentu mesin absen dan sistem absen secara keseluruhan mesti ikut berubah.

Lalu bagaimana bentuk adaptasi pada model kerja di masa ini yang diwarnai dengan bekerja jarak jauh?

Jika dahulu kita mengenal mesin absensi manual seperti ceklok, fingerprint atau sidik jari, kini kita mengela jenis absensi menggunakan wajah hingga online.

Artikel di bawah ini akan membahas masing-masing mesin absen yang kita kenal dan apa saja kekurangan serta kelebihan masing-masing.

Pengertian Mesin Absensi

Mesin absen sudah menjadi salah satu kebutuhan di sebagian besar bisnis.

Sesuai dengan namanya, mesin absen digunakan untuk merekam, mencatat dan melacak kehadiran karyawan ke tempat kerja.

Selain itu, mesin absen juga berfungsi untuk menghitung lamanya waktu kerja karyawan.

Melihat dari fungsi-fungsi tersebut, mesin absen menjadi sangat vital bagi perusahaan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Fungsi pertama untuk memastikan karyawan datang ke tempat kerja tepat waktu yang bisa menjadi salah satu tolok ukur produktivitas. Selain itu, absen juga menjadi acuan perhitungan kompensasi dan juga sanksi.

Untuk kompensasi, misalnya ada tunjangan transportasi dan makan siang yang biasanya tergantung pada jumlah kehadiran. Selain itu, misal menggunakan perhitungan upah per jam jadi sangat penting.

Sementara untuk sanksi, misalnya ada peraturan tentang denda keterlambatan maka hal ini sangat bergantung pada data dari mesin absen.

Baca Juga : Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Mesin absensi manual

Sebelum mengenal fingerprint hingga wajah, kita mengenal mesin absensi manual. Mesin Absensi manual adalah jenis sistem kehadiran yang pertama kali ditemukan.

Penggunaan mesin absensi manual atau lebih dikenal dengan mesin absen ceklok mulai populer di Indonesia tahun 1997.

Kala itu, ceklok merupakan wajah baru dari penggunaan mesin absensi. Mesin absensi manual atau mesin absensi ceklok memiliki ciri adanya lubang di bagian atas kertas absen.

Hal ini karena cara penggunaannya adalah dengan memasukkan kartu absen yang dimiliki masing-masing karyawan ke jam analog yang yang menunjukkan waktu kehadiran.

Mesin absensi ceklok terbilang sangat praktis dan mudah dioperasikan oleh karyawan dari berbagai usia.

Dari sisi pengusaha pun, mesin absensi ceklok adalah yang paling terjangkau biaya investasi di awal. Pun, untuk perawatannya juga terbilang murah.

Namun, kekurangannya adalah jika ingin menarik data absen karyawan untuk keperluan administrasi seperti payroll, pembayaran tunjangan, dan penghitungan sanksi keterlambatan akan cukup menyita waktu untuk HR.

Selain itu, mesin absensi manual seperti ceklok ini juga rentan pada kecurangan dibandingkan dengan aplikasi absensi online.

Karena berbentuk fisik, karyawan yang curang bisa saja dengan mudah menitipkan absennya pada rekan kerjanya sementara ia mungkin terlambat sehingga seakan-akan masuk tepat waktu.

Hal ini tentu menjadi titik kebocoran yang tidak diinginkan oleh perusahaan. Selain tidak efektif dan efisien dari sisi biaya juga bisa menurunkan produktivitas secara keseluruhan.

Baca Juga : Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Mesin absensi fingerprint

Melihat dari kekurangan yang ada pada mesin absen manual atau ceklok, mesin absensi fingerprint pun hadir. Fingerprint atau sidik jari adalah identitas unik yang tidak mungkin sama antara satu orang dengan orang yang lain.

Mesin absen sidik jari pendukung aplikasi absensi online ini, menggunakan teknologi biometrik yaitu sidik jari untuk merekam kehadiran dan durasi kerja karyawan.

Kehadirannya bisa menutup kekurangan mesin absensi manual atau ceklok yang rawan kecurangan. Selain itu, mesin fingerprint yang lebih mudah untuk menarik data untuk keperluan administrasi karena data yang terekam sudah tersedia dalam bentuk dokumen Excel.

Namun demikian, absen menggunakan sidik jari ini juga punya kekurangan. Mesin absen fingerprint yang kadang juga disebut mesin absen solution ini membutuhkan biaya investasi dan perawatan yang tidak murah.

Dalam operasional sehari-hari salah satu kendala yang paling sering terjadi adalah tidak bisa membaca sidik jari karena mesin kotor, jari basah atau alasan lain. Hal ini tentunya kadang merepotkan bagi karyawan yang mesti antri.

Di masa seperti sekarang, mesin fingerprint juga perlu diwaspadai sebagai salah satu media penularan Covid-19.

Baca Juga : Ketahui Jenis dan Harga Fingerprint Absensi bagi Bisnis

Mesin absensi wajah

Seperti halnya fingerprint, mesin absensi wajah menggunakan teknologi biometrik. Mesin absensi wajah jadi salah satu hasil dari pengembangan teknologi yang ada pada mesin absensi fingerprint.

Dengan teknologi mesin absensi wajah, karyawan tidak perlu kontak langsung dengan mesin sehingga bisa dibilang lebih cocok untuk situasi saat ini di mana kita dianjurkan untuk mengurangi kontak dengan orang lain.

Selain itu, keunggulan dari mesin ini dibandingkan dengan mesin absen sidik jari dan absensi ceklok adalah hasil identifikasinya lebih cepat dan akurat.

Hal ini disebabkan sidik jari memiliki kemungkinan kotor, terluka bahkan bisa memudar ketika sering kena panas.

Baca Juga : Mengenal Fitur Face Recognition untuk Absensi Karyawan

Teknologi Terbaru, Sistem Absen Online Berbasis Cloud

Di masa pandemi, yang kita sendiri belum tahu kapan berakhir ini, salah satu tantangan yang dihadapi perusahaan adalah adanya sistem kerja dari rumah.

Untuk mesin absen yang sudah disebutkan sebelumnya, tidak bisa mengakomodasi kebutuhan ini.

Salah satu keunggulan mesin absen berbasis cloud seperti Talenta by Mekari adalah karyawan tetap bisa absen meskipun dari jarak yang berjauhan, bahkan masing-masing dari rumahnya.

Kelebihan lain dari mesin absen berbasis cloud adalah perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya investasi dan perawatan mahal untuk peralatan. Hal ini tentu membuat mesin absen berbasis cloud menjadi lebih efektif dan efisien.

Dashboard pengelola jadwal kerja dan absensi pegawai di aplikasi SIMPEG Talenta by Mekari; sistem informasi manajemen kepegawaian

Apalagi ditambah Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan HRIS yang memudahkan untuk menggunakan data absen dengan kebutuhan lain seperti payroll.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Untuk mesin absensi manual seperti ceklok, sidik jari maupun wajah belum banyak menggunakan teknologi yang memudahkan integrasi data absen dengan data lain.

Mesin absen yang sudah terintegrasi dengan HRIS akan memudahkan pemantauan kehadiran karyawan. Selain itu, juga beban kerja HR untuk penghitungan payroll, lembur, cuti dan kebutuhan lain terkait bisa lebih ringan.

Selain itu, software HRIS berbasis cloud seperti Talenta by Mekari memungkinkan untuk melakukan penarikan data lebih cepat bahkan real-time. Apalagi, data ini bisa diakses dari mana saja selama tersambung dengan internet, baik dari ponsel maupun laptop.

Ingin merasakan revolusi dalam pengalaman menggunakan mesin absensi yang berbeda? Isi formulir berikut ini untuk menjadwalkan demo dengan sales kami.

Talenta juga memiliki berbagai fitur lain yang mungkin menjadi jawaban yang selama ini Anda cari untuk membantu pekerjaan dan tugas HRD.  Konsultasikan masalah HR Anda kepada tim sales kami.


PUBLISHED10 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang