Insight Talenta

Mengenal Apa Itu Mesin Absensi hingga Untung Ruginya

Mesin absensi pegawai terus mengalami perubahan seiring dengan perkembangan zaman. Mulai dari mesin absensi ceklok, absensi manual karyawan, absensi online, mesin absensi wajah, absen solution dan lainnya.

Selain itu, perubahan mesin absensi yang bisa kita lihat saat ini, sudah menggunakan teknologi biometrik dengan mengenali fingerprint dan wajah.

Masing-masing mesin untuk ini absen hadir dengan kekurangan dan kelebihannya sendiri.

Namun satu hal yang sama adalah semua mesin untuk absen ini hadir agar perusahaan bisa meningkatkan produktivitas karyawan dengan memastikan kehadiran mereka ke tempat kerja.

Di masa sekarang ini, ketika tempat kerja adalah ruang yang sangat luas, tidak lagi terbatas pada jarak fisik bahkan negara tentu mesin absen dan sistem absen secara keseluruhan mesti ikut berubah.

Lalu bagaimana bentuk adaptasi pada model kerja di masa ini yang diwarnai dengan bekerja jarak jauh?

Jika dahulu kita mengenal mesin absensi manual seperti mesin absen ceklok, fingerprint atau sidik jari, kini kita mengenal jenis absensi menggunakan absensi selfie hingga online solution terbaik untuk perusahaan Anda.

Artikel di bawah ini akan membahas masing-masing mesin absen yang kita kenal dan apa saja kekurangan serta kelebihan masing-masing.

Pengertian Mesin Absensi

mesin absen ceklok

Absensi sudah menjadi salah satu kebutuhan juga best solution di sebagian besar bisnis.

Lalu, sebenarnya apa itu absensi?

Sesuai dengan namanya, mesin absen digunakan untuk merekam, mencatat dan melacak kehadiran karyawan ke tempat kerja.

Selain itu, mesin absen juga berfungsi untuk menghitung lamanya waktu kerja karyawan.

Melihat dari fungsi-fungsi tersebut, mesin absen menjadi sangat vital bagi perusahaan.

Fungsi pertama untuk memastikan karyawan datang ke tempat kerja tepat waktu yang bisa menjadi salah satu tolok ukur produktivitas.

Selain itu, absen juga menjadi acuan perhitungan kompensasi dan juga sanksi.

Untuk kompensasi, misalnya ada tunjangan transportasi dan makan siang yang biasanya tergantung pada jumlah kehadiran.

Biasanya cara ini menggunakan perhitungan gaji karyawan, jadi sangat penting.

Sementara untuk sanksi, misalnya ada peraturan tentang denda keterlambatan maka hal ini sangat bergantung pada data dari mesin absen.

Baca juga: Evolusi Absensi Karyawan dari Amano Absensi, Hingga dengan Aplikasi

Keuntungan dan Kerugian Mesin Absensi

Mesin Absensi Manual yang Menyita Waktu HRD

Sebelum mengenal finger print (seperti mesin absen solution) hingga wajah, kita mengenal mesin absen manual.

Mesin presensi manual adalah jenis sistem kehadiran yang pertama kali ditemukan.

Penggunaan mesin kehadiran manual atau lebih dikenal dengan mesin absensi ceklok mulai populer di Indonesia tahun 1997.

Kala itu, mesin kartu manual merupakan wajah baru dari penggunaan mesin absen perusahaan.

Absensi manual ini memiliki ciri adanya lubang di bagian atas kertas absen.

Hal ini karena cara penggunaannya adalah dengan memasukkan kartu absen yang dimiliki masing-masing karyawan ke jam analog yang yang menunjukkan waktu kehadiran.

Mesin absensi manual ini terbilang sangat praktis dan mudah dioperasikan oleh karyawan dari berbagai usia.

Dari sisi pengusaha pun, absensi ceklok adalah yang paling terjangkau biaya investasi di awal. Pun, untuk perawatannya juga terbilang murah.

Namun, kekurangannya adalah jika ingin menarik data dari form absensi karyawan harian untuk keperluan administrasi seperti payroll, pembayaran tunjangan masa kerja, dan penghitungan sanksi keterlambatan akan cukup menyita waktu untuk HR.

Selain itu, mesin absensi manual seperti ini juga rentan pada kecurangan dibandingkan dengan aplikasi absensi online.

Karena berbentuk fisik, karyawan yang curang bisa saja dengan mudah menitipkan absennya pada rekan kerjanya sementara ia mungkin terlambat sehingga seakan-akan masuk tepat waktu.

Hal ini tentu menjadi titik kebocoran yang tidak diinginkan oleh perusahaan.

Selain tidak efektif dan efisien dari sisi biaya juga bisa menurunkan produktivitas secara keseluruhan.

Baca juga: Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Apakah Mesin Absen Fingerprint sebagai Best Solution?

sistem absensi online harga mesin fingerprint

Melihat dari kekurangan yang ada pada mesin absen manual atau jam masuk, mesin absensi fingerprint pun hadir sebagai wajah baru.

Fingerprint adalah identitas unik yang tidak mungkin sama antara satu orang dengan orang yang lain.

Mesin absen sidik jari jadi pendukung aplikasi absensi online yang sudah menggunakan teknologi biometrik yaitu sidik jari untuk merekam kehadiran dan durasi kerja karyawan.

Kehadirannya bisa menutup kekurangan mesin absensi kartu yang rawan kecurangan.

Selain itu, manfaat fingerprint yang lebih mudah untuk menarik data untuk keperluan administrasi karena data yang terekam sudah tersedia dalam bentuk dokumen excel.

Kendati demikian, absen menggunakan sidik jari ini juga punya kekurangan.

Mesin absen fingerprint yang kadang juga disebut mesin absen absensi solution ini membutuhkan biaya investasi dan perawatan yang tidak murah.

Dalam operasional sehari-hari salah satu kendala yang paling sering terjadi adalah tidak bisa membaca sidik jari karena mesin kotor, jari basah atau alasan lain.

Hal ini tentunya kadang merepotkan bagi karyawan yang mesti antri.

Di masa seperti sekarang, mesin dengan sistem sidik jari ini juga perlu diwaspadai sebagai salah satu media penularan Covid-19.

Meskipun begitu, masih banyak perusahaan besar yang menggunakan alat absen tersebut karena memiliki banyak pilihan dan harga fingerprint absensi jenis standalone cukup terjangkau.

Mesin Kehadiran Wajah sebagai Best Solution di Era Pandemi

Seperti halnya fingerprint, mesin absen swafoto dengan pengenalan wajah menggunakan teknologi biometrik atau lebih dikenal dengan fitur face recognition.

Mesin absen dengan metode pengenalan wajah jadi salah satu hasil dari pengembangan teknologi yang ada pada mesin kehadiran berbasis fingerprint.

Dengan teknologi mesin absensi wajah, karyawan tidak perlu kontak langsung dengan mesin sehingga bisa dibilang lebih cocok untuk situasi saat ini di mana kita dianjurkan untuk mengurangi kontak dengan orang lain.

Selain itu, keunggulan dari mesin ini dibandingkan dengan mesin absen sidik jari dan absensi manual lainnya adalah hasil identifikasinya lebih cepat dan akurat.

Hal ini disebabkan sidik jari memiliki kemungkinan kotor, terluka bahkan bisa memudar ketika sering kena panas.

Baca juga: Mengenal Fitur Face Recognition untuk Absensi Karyawan

Teknologi Terbaru, Sistem Absen Online Berbasis Cloud

Di masa pandemi, yang kita sendiri belum tahu kapan berakhir ini, salah satu tantangan yang dihadapi perusahaan adalah adanya sistem kerja dari rumah.

Untuk mesin absen yang sudah disebutkan sebelumnya, tidak bisa mengakomodasi kebutuhan ini.

Salah satu keunggulan  mesin absen berbasis cloud Mekari Talenta adalah karyawan tetap bisa absen meskipun dari jarak yang berjauhan, bahkan masing-masing dari rumahnya.

Kelebihan lain dari mesin absen berbasis cloud adalah perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya investasi dan perawatan mahal untuk peralatan.

Hal ini tentu membuat mesin absen berbasis cloud menjadi lebih efektif dan efisien.

Dashboard pengelola jadwal kerja dan absensi pegawai di aplikasi SIMPEG Talenta by Mekari; sistem informasi manajemen kepegawaian

Apalagi ditambah Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan HRIS sebagai aplikasi rekuitmen yang memudahkan untuk menggunakan data absen dengan kebutuhan lain seperti payroll.

Untuk mesin absensi manual seperti mesin kartu, sidik jari maupun wajah belum banyak menggunakan teknologi yang memudahkan integrasi data absen dengan data lain.

Mesin absen yang sudah terintegrasi dengan HRIS akan memudahkan pemantauan kehadiran online karyawan.

Selain itu, juga beban kerja HR untuk penghitungan payroll, lembur, cuti karyawan dan kebutuhan lain terkait bisa lebih ringan.

 

Selain itu, software HRIS berbasis cloud seperti fitur cuti online Mekari Talenta memungkinkan untuk melakukan penarikan data lebih cepat bahkan real-time.

Apalagi, data ini bisa diakses dari mana saja selama tersambung dengan internet, baik dari ponsel maupun laptop.

Ingin merasakan revolusi dalam pengalaman menggunakan mesin absensi yang berbeda sebagai best solution perusahaan Anda? Anda bisa mengisi link formulir di bawah ini untuk menjadwalkan demo dengan sales kami.

Talenta juga memiliki berbagai fitur lain yang mungkin menjadi jawaban yang selama ini Anda cari untuk membantu pekerjaan dan tugas HRD.

Konsultasikan masalah HR Anda kepada tim sales kami dengan membuat jadwal demo Talenta sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!


PUBLISHED10 Aug 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah