Insight Talenta

Kelebihan dan Kekurangan Mesin Absen Ceklok untuk Perusahaan

Ceklok, begitu bunyi absensi kehadiran setiap ada karyawan yang mencatatkan kedatangannya. Mesin absen ceklok atau check clock ini mungkin datang dari bunyi mesin absensi manual tersebut ketika kartu absensi masuk lalu dan mencetak jam kedatangan dan pulang dari karyawan.

Ciri dari mesin absen ceklok yakni memiliki lubang pada bagian atas yang menjadi tempat masuknya kartu kehadiran yang dimiliki oleh para karyawan dan tentu saja ada jam analog yang menunjukkan waktu karyawan melakukan absensi.

Mesin ceklok sudah dikenal dalam perusahaan sejak lama, bahkan bisa dibilang menjadi salah satu yang paling tua dalam sejarah mesin absensi yang kita kenal.

Kelebihan Mesin Absen Ceklok

mesin absen ceklok

Berikut beberapa kelebihan dari mesin absen ceklok yang wajib Anda ketahui.

Harga Mesin Absen Ceklok yang Cukup Terjangkau

Mesin kehadiran check clock terbilang cukup terjangkau dibandingkan dengan jenis fingerprint.

Salah satunya karena teknologi yang digunakan masih cukup sederhana.

Untuk harga mesin absen ceklok, investasi awal dan perawatan mungkin menjadi pertimbangan bagi perusahaan yang memang belum memiliki anggaran lebih untuk mencatat kehadiran karyawan.

Oleh karena itu, mesin tersebut bisa menjadi pilihan kalau baru memulai untuk mendisiplinkan pengaturan waktu di perusahaan.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Mesin Absensi hingga Untung Ruginya

Mesin Absen Ceklok Cocok untuk Perusahaan dengan Karyawan Sedikit

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, mesin absen ini memiliki sistem manual dan cara menggunakan absen ceklok adalah dengan memasukkan kartu ke mesin sehingga waktu kedatangan dan pulang bisa tercatat.

Bisa dibayangkan, hal ini cukup merepotkan dan juga boros kertas jika ukuran karyawan yang datang sudah lebih dari 100 orang.

Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan, mesin absen ceklok

Mesin absen ceklok sendiri, idealnya, digunakan untuk perusahaan dengan karyawan antara 10-50 orang. Selain absen check clock ada amano absensi yang merupakan alat penghitung kahadiran asal Jepang yang dapat dioperasikan untuk jumlah karyawan sekitar 100 orang.

Artinya, cocok bagi perusahaan yang baru memulai menerapkan peraturan absensi di perusahaan.

Namun, sayangnya kedua alat absensi tersebut membutuhkan pengawasan ketat mengingat absensi ini punya celah kecurangan yang lebih besar dibandingkan dengan mesin fingerprint maupun absensi online.

Kekurangan Mesin Absen Ceklok

Lalu berikut ini adalah beberapa kekurangannya.

Peluang Curang yang Tinggi

Mesin ceklok absen masih menggunakan kartu absen yang memiliki peluang, bahkan terbilang mudah untuk terjadi kecurangan.

Contohnya adalah praktik titip absen, ketika misalnya ketika datang terlambat atau lebih buruk kalau bolos.

Tidak Praktis

Seperti yang disebutkan di atas, karena rawan kecurangan, ketika perusahaan memutuskan menggunakan mesin absen ceklok maka harus siap dengan pengawasan yang lebih ketat.

Hal ini juga yang membuatnya ideal dan lebih cocok dengan perusahaan yang skalanya belum terlalu besar.

Selain itu, mesin absen ceklok juga sulit untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau metode kerja fleksibel lain.

Hal ini dikarenakan karyawan harus datang ke kantor untuk melakukan absensi.

Baca juga: 5 Manfaat Menerapkan Sistem Kehadiran Online Bagi HR

Proses Rekap Data Kehadiran dengan Penggajian Masih Manual

Seperti yang kita ketahui bersama, bahwa data kehadiran karyawan adalah data yang sensitif sekaligus penting karena menjadi acuan untuk penggajian.

Salah satu yang paling penting adalah untuk penghitungan tunjangan tidak tidak tetap yang sangat tergantung pada data kehadiran seperti tunjangan transportasi dan makan.

Jika perusahaan masih menggunakan mesin absen ceklok, maka penarikan dan integrasi masih harus dilakukan secara manual.

Hal ini akan menjadi beban kerja untuk divisi terkait seperti Human Resources Development dan finance.

Celah yang Diisi oleh Sistem Absensi Baru Seperti Fingerprint dan Absensi Online

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

Mencegah Kecurangan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sidik jari adalah identitas yang unik.

Masing-masing sidik jari hanya dimiliki oleh satu orang.

Hal ini jadi kelebihan fingerprint yang dapat mencegah kecurangan.

Untuk sistem absensi online sendiri, identitas unik ini berupa kombinasi akun dan titik lokasi, keduanya membuat peluang kecurangan bisa diminimalisir.

Bagi perusahaan dan HR kecurangan absensi juga berarti keluarnya dana yang tidak seharusnya.

Selain itu, harga mesin fingerprint juga cukup terjangkau dan lebih efisien dengan memastikan validitas absensi karyawan.

Karena itu, penggunaan metode absensi online kehadiran kerja kantor adalah solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.

Mendorong Karyawan Lebih Disiplin

Dengan adanya mesin absen sidik jari, tidak ada lagi bisa titip absen.

Hal ini yang kemudian mendorong karyawan lebih disiplin dengan kehadirannya di kantor.

Lebih jauh, kedisiplinan karyawan untuk hadir di kantor juga menjadi salah satu faktor yang bisa mempengaruhi produktivitas baik karyawan maupun perusahaan.

Mulai dari hari kehadiran hingga ketepatan waktu yang tercatat dengan presisi di mesin absen sidik jari secara tidak langsung mendorong karyawan untuk memenuhi sesuai standar penilaian kinerja.

Baca juga: Solusi Jitu Atasi Masalah Kehadiran Karyawan

Praktis

Alat absen seperti mesin sidik jari dan absensi online bisa lebih praktis dibandingkan cara manual seperti mesin absen ceklok.

Salah satu bentuk kepraktisan ini terutama terkait dengan data kehadiran karyawan, kita semua mungkin sudah tahu betapa pentingnya data kehadiran karyawan untuk keperluan perhitungan dalam penggajian hingga evaluasi kinerja pegawai.

Pada absensi generasi yang lebih baru seperti fingerprint dan online, data kehadiran sudah berupa data digital sehingga lebih mudah diintegrasikan dengan keperluan yang lain.

Pentingnya Sistem Absensi yang Terintegrasi dengan HRIS

Jika selama ini, perusahaan masih menggunakan mesin absen ceklok dan ingin upgrade menggunakan sistem absensi online, Anda bisa beralih ke software absensi dari Mekari Talenta.

Salah satu fitur yang dihadirkan adalah Live Attendance Talenta yang memungkinkan karyawan untuk absen dari mana saja karena menggunakan lewat aplikasi mobile Talenta.

Jika perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh, hal ini tentu bisa menjadi salah satu cara untuk memastikan produktivitas karyawan tidak terganggu meskipun tanpa tatap muka.

Hal yang sama jika perusahaan memberlakukan sebagian karyawan harus bertugas di kantor sementara sebagian yang lain bekerja dari rumah. Sistem absensi ini bisa menjadi solusi.

Selain itu, sistem ini juga sudah menggunakan aplikasi absensi online dengan lokasi berupa teknologi GPS sebagai pengunci untuk memastikan karyawan berada di kantor atau tempat yang disepakati. Berbeda dengan mesin absen ceklok yang masih sangat manual

Jika berada di luar area pada radius tertentu maka absensi tidak bisa dilakukan.

Hal ini yang diharapkan bisa menjadi pengganti sidik jari yang memastikan kejujuran dan kedisiplinan karyawan.

Selain itu, perbedaan semakin terasa setelah berpindah ke sistem presensi online yang telah terintegrasi dengan HRIS seperti Mekari Talenta adalah pengolahan data.

Kalau sebelumnya semua proses mulai dari penarikan hingga pengolahan data harus dilakukan secara manual, kini sudah terintegrasi dalam sistem sehingga bisa digunakan secara real-time.

Dengan terintegrasi ke HRIS juga berarti ada kemudahan untuk melakukan konsolidasi data absensi karyawan dengan penghitungan cuti, lembur, dan tunjangan tidak tetap lain.

Hal ini tentu akan sangat membantu HR dalam mengurus administrasi dan cara menghitung gaji bersih di akhir bulan.

Kombinasi data yang valid, penarikan dan pengolahan yang lebih cepat dan efisien, serta transparansi tentu akan memudahkan hingga ke proses pembayaran gaji.

Apalagi Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan sistem payroll yang bisa melakukan otomasi proses pembayaran gaji mulai dari penghitungan, akses contoh slip gaji sederhana, transfer payroll hingga berbagi pengaturan custom yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Coba gratis demo Talenta sekarang cukup dengan mendaftarkan diri Anda, untuk melihat seberapa banyak perubahan yang bisa Anda dapatkan hanya dengan mengganti mesin absen.

Anda juga bisa konsultasi langsung dengan tim kami berkonsultasi dengan tim kami terkait dengan berbagai permasalahan HR yang Anda hadapi dengan membuat jadwal demo online di bawah ini!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!


PUBLISHED15 Sep 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah