Insight Talenta

Absen Ceklok, Absen Fingerprint, dan Absen Online, Apa Bedanya?

Ceklok, begitu bunyi absensi setiap ada karyawan yang mencatatkan kedatangannya.

Nama mesin yang satu ini mungkin datang dari bunyi mesin absen manual ketika kartu absensi masuk lalu mesin mencetak jam kedatangan dan pulang dari karyawan.

Ciri mesin ceklok adalah mesin ini memiliki lubang pada bagian atas yang menjadi tempat masuknya kartu absen yang dimiliki oleh para karyawan dan tentu saja ada jam analog yang menunjukkan waktu karyawan melakukan absensi.

Mesin absensi ceklok sudah dikenal dalam perusahaan sejak lama, bahkan bisa dibilang menjadi salah satu yang paling tua dalam sejarah mesin absensi yang kita kenal.

Kelebihan Absensi Ceklok

Berikut beberapa kelebihannya.

Harga Mesin Ceklok yang Cukup Terjangkau

Mesin absensi ceklok terbilang cukup terjangkau dibandingkan dengan harga mesin fingerprint.

Salah satunya karena teknologi yang digunakan masih cukup sederhana.

Untuk harga mesin, investasi awal dan perawatan mungkin menjadi pertimbangan bagi perusahaan yang memang belum memiliki anggaran lebih untuk mencatat kehadiran karyawan.

Oleh karena itu, mesin absensi ceklok bisa menjadi pilihan kalau baru memulai untuk mendisiplinkan pengaturan waktu di perusahaan.

Baca juga: Apa Itu mesin Absensi dan Bagaimana Fungsinya?

Mesin Ceklok Cocok untuk Perusahaan dengan Karyawan Sedikit

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, mesin ceklok menggunakan sistem manual dengan memasukkan kartu ke mesin sehingga waktu kedatangan dan pulang bisa tercatat.

Bisa dibayangkan, dengan sistem ini cukup repot dan juga boros kertas jika ukuran karyawan yang datang sudah lebih dari 100 orang.

Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan

Mesin absensi ceklok sendiri, idealnya, digunakan untuk perusahaan dengan karyawan antara 10-50 orang.

Artinya, cocok bagi perusahaan yang baru memulai menerapkan peraturan absensi di perusahaan.

Bukan masalah kertas saja, hal ini juga karena mesin absensi ceklok membutuhkan pengawasan yang lebih ketat mengingat absensi yang satu ini punya celah kecurangan yang lebih besar dibandingkan dengan mesin fingerprint maupun absensi online.

Kekurangan Absensi Ceklok

Lalu berikut ini adalah beberapa kekurangannya.

Peluang Curang

Mesin absensi ceklok masih menggunakan kartu absen yang memiliki peluang, bahkan terbilang mudah untuk terjadi kecurangan.

Contohnya adalah praktik titip absen, ketika misalnya ketika datang terlambat atau lebih buruk kalau bolos.

Tidak Praktis

Seperti yang disebutkan di atas, karena rawan kecurangan, ketika perusahaan memutuskan menggunakan mesin absen ceklok maka harus siap dengan pengawasan yang lebih ketat.

Hal ini juga yang membuat idealnya absensi ceklok lebih cocok dengan perusahaan yang skalanya belum terlalu besar.

Selain itu, absensi ceklok juga sulit untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau metode kerja fleksibel lain.

Hal ini dikarenakan karyawan harus datang ke kantor untuk melakukan absensi.

Baca juga: Mengapa Anda Harus Segera Menerapkan Sistem Kehadiran Online

Proses Rekap Data Kehadiran dengan Penggajian Masih Manual

Seperti yang kita ketahui bersama, data kehadiran karyawan adalah data yang sensitif sekaligus penting karena menjadi acuan untuk penggajian.

Salah satu yang paling penting adalah untuk penghitungan tunjangan tidak tidak tetap yang sangat tergantung pada data kehadiran seperti tunjangan transportasi dan makan.

Jika perusahaan masih menggunakan mesin absensi ceklok, maka penarikan dan integrasi masih harus dilakukan secara manual.

Hal ini akan menjadi beban kerja untuk divisi terkait seperti HR dan finance.

Celah yang Diisi oleh Sistem Absensi Baru Seperti Fingerprint dan Absensi Online

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Mencegah Kecurangan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sidik jari adalah identitas yang unik.

Masing-masing sidik jari hanya dimiliki oleh satu orang.

Hal ini yang membuat sistem sistem absen sidik jari jadi bisa mencegah kecurangan.

Untuk sistem absensi online sendiri, identitas unik ini berupa kombinasi akun dan titik lokasi, keduanya membuat peluang kecurangan bisa diminimalisir.

Bagi perusahaan dan HR kecurangan absensi juga berarti keluarnya dana yang tidak seharusnya.

Ada biaya yang bisa lebih efisien dengan memastikan validitas absensi karyawan.

Karena itu, penggunaan metode absen online kehadiran kerja kantor adalah solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.

Mendorong Karyawan Lebih Disiplin

Dengan adanya mesin absen sidik jari atau absen online, tidak ada lagi bisa titip absen.

Hal ini yang kemudian mendorong karyawan untuk untuk bisa disiplin dengan kehadirannya di kantor.

Lebih jauh, kedisiplinan karyawan untuk hadir di kantor juga menjadi salah satu yang bisa mempengaruhi produktivitas baik karyawan maupun perusahaan.

Mulai dari hari kehadiran hingga ketepatan waktu yang tercatat dengan presisi di mesin absen sidik jari secara tidak langsung mendorong karyawan untuk memenuhi sesuai standar penilaian kinerja.

Baca juga: Cara Menambah Lokasi Kerja di Talenta

Praktis

Alat absensi baru seperti mesin fingerprint dan absensi online bisa lebih praktis dibandingkan cara manual seperti mesin absensi ceklok.

Salah satu bentuk kepraktisan ini terutama terkait dengan data kehadiran karyawan, kita semua mungkin sudah tahu betapa pentingnya data kehadiran karyawan untuk keperluan perhitungan payroll hingga evaluasi kinerja.

Pada mesin absensi generasi yang lebih baru seperti fingerprint dan online, data kehadiran sudah berupa data digital sehingga lebih mudah diintegrasikan dengan keperluan yang lain.

Pentingnya Sistem Absensi yang Terintegrasi dengan HRIS

Jika selama ini, perusahaan masih menggunakan mesin absen ceklok dan ingin upgrade menggunakan sistem absensi online, Anda bisa beralih ke Talenta by Mekari.

Salah satu fitur Talenta by Mekari adalah Live Attendance yang memungkinkan karyawan untuk absen dari mana saja karena menggunakan lewat aplikasi mobile Talenta.

Jika perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh, hal ini tentu bisa menjadi salah satu cara untuk memastikan produktivitas karyawan tidak terganggu meskipun tanpa tatap muka.

Hal yang sama jika perusahaan memberlakukan sebagian karyawan harus bertugas di kantor sementara sebagian yang lain bekerja dari rumah. Sistem absensi ini bisa menjadi solusi.

Sistem absensi online menggunakan teknologi GPS sebagai pengunci untuk memastikan karyawan berada di kantor atau tempat yang disepakati.

Jika berada di luar area pada radius tertentu maka absensi tidak bisa dilakukan.

Hal ini yang diharapkan bisa menjadi pengganti sidik jari yang memastikan kejujuran dan kedisiplinan karyawan.

Yang paling akan terasa berbeda setelah berpindah ke sistem absensi online yang telah terintegrasi dengan HRIS seperti Talenta by Mekari adalah pengolahan data.

Kalau sebelumnya semua proses mulai dari penarikan hingga pengolahan data harus dilakukan secara manual, kini sudah terintegrasi dalam sistem sehingga bisa digunakan secara real-time.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dengan terintegrasi ke HRIS juga berarti ada kemudahan untuk melakukan konsolidasi data absensi karyawan dengan penghitungan cuti, lembur, dan tunjangan tidak tetap lain.

Hal ini tentu akan sangat memudahkan untuk melakukan penghitungan gaji di akhir bulan.

Kombinasi data yang valid, penarikan dan pengolahan yang lebih cepat dan efisien, serta transparansi tentu akan memudahkan hingga ke proses pembayaran gaji.

Apalagi Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan sistem payroll yang bisa melakukan otomasi proses pembayaran gaji mulai dari penghitungan, akses slip gaji online, transfer payroll hingga berbagi pengaturan custom yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Coba gratis demo Talenta sekarang cukup dengan mendaftarkan diri di sini, untuk melihat seberapa banyak perubahan yang bisa Anda dapatkan hanya dengan mengganti mesin absensi.

Anda bisa berkonsultasi dengan tim kami terkait dengan berbagai permasalahan HR yang Anda hadapi.


PUBLISHED15 Oct 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah