Berikut 10 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja yang Efektif Terbaik!

Zaman semakin berkembang dan orang banyak mulai memanfaatkan teknologi untuk berbagai kegiatan. Salah satunya adalah aplikasi pembuat jadwal. Bentuk serta kegunaannya sendiri bermacam-macam, di mana yang paling umum adalah membuat jadwal shift kerja otomatis hingga jadwal to-do list.

Melalui artikel kali ini, Mekari Talenta akan memberikan beberapa rekomendasi mengenai aplikasi pembuat jadwal yang dapat membantu perusahaan Anda menciptakan proses kerja yang lebih efisien.

Apa Itu Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?

Aplikasi pembuat jadwal adalah software yang membantu HR dan manajer dalam menyusun jam kerja serta mengelola manajemen shift karyawan secara lebih efisien.

Penjadwalan dapat dibuat, disesuaikan, dan dibagikan dengan cepat tanpa proses manual yang memakan waktu.

Aplikasi ini umumnya dilengkapi fitur absensi online, notifikasi perubahan jadwal, dan integrasi dengan sistem payroll, sehingga pembagian shift menjadi lebih akurat serta mudah dipantau.

Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi kesalahan penjadwalan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan seluruh karyawan selalu mendapat informasi jadwal terbaru secara real-time.

Penggunaan sistem penjadwalan digital sangat penting bagi perusahaan yang menerapkan pola kerja bergilir, seperti manufaktur, rumah sakit, ritel, restoran, call center, hingga operasional 24 jam.

Pengelolaan jadwal menjadi lebih terstruktur, adil, dan transparan, sekaligus mendukung peningkatan produktivitas dan kelancaran aktivitas kerja harian.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja?

Kehadiran aplikasi ini dinilai sangat penting karena pertama, Anda dapat membuat jadwal kerja karyawan secara otomatis. Ini sangat penting apalagi jika perusahaan Anda memiliki shift kerja yang beragam.

Jadi, aplikasi ini bisa memastikan setiap karyawan tidak tertukar shiftnya. Kemudian jika mereka ingin mengganti shift pun bisa dilakukan dengan mudah tanpa mencatatnya secara manual.

Karyawan tinggal mengajukan secara online lewat aplikasi HRIS, atasan menyetujui, kemudian sistem akan secara otomatis meng-update jadwal terbaru mereka. Selain itu, aplikasi ini juga ada yang berfungsi sebagai aplikasi pencatat agenda karyawan. Jadi, karyawan bisa mengetahui secara pasti apa saja yang harus mereka kerjakan di hari itu dan jam berapa tenggat waktunya.

Baca juga: Cara Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Excel

Perbandingan Fitur Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja

Untuk membantu Anda menentukan pilihan, berikut kami sajikan rekomendasi, fitur dan perbandingan dari beberapa aplikasi jadwal kerja:

Catatan

• Harga bersifat indikatif menurut informasi publik/artikel; untuk paket terbaru dan penyesuaian khusus hubungi vendor terkait.
• “Kesesuaian untuk Indonesia” mempertimbangkan dukungan bahasa, regulasi (PPh 21 & BPJS), serta kesiapan lokalisasi.

10 Daftar Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja Shift Gratis dan Berbayar Online

Berikut adalah beberapa aplikasi yang direkomendasikan.

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan aplikasi HRIS yang menyediakan fitur penjadwalan shift untuk membantu perusahaan menyusun, mengelola, dan memantau jadwal kerja karyawan secara efisien.

Seluruh proses dilakukan melalui dasbor terintegrasi, sehingga HR dan manajer dapat mengatur jadwal dengan cepat sekaligus memonitor perubahan secara real-time. Karyawan pun dapat melihat jadwal dan mengajukan perubahan shift langsung melalui aplikasi.

Fitur Penjadwalan Shift di Mekari Talenta:

1. Otomatisasi Penjadwalan & Shift Mapping

HR dapat membuat jadwal harian, mingguan, hingga bulanan secara otomatis berdasarkan kebutuhan operasional. Sistem mendukung pengaturan long shift, double shift, overnight shift, dan block leave tanpa proses manual yang rumit.

2. Dashboard Web & Aplikasi Mobile

Jadwal kerja dapat diakses melalui dashboard yang intuitif di web maupun aplikasi mobile. Setiap perubahan jadwal akan dikirim dalam bentuk notifikasi instan, sehingga karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru.

3. Permintaan Perubahan Shift & Cuti Secara Digital

Karyawan dapat mengajukan tukar shift atau cuti langsung melalui aplikasi. Atasan dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut secara digital, sehingga proses persetujuan jauh lebih cepat dan terdokumentasi.

4. Integrasi Langsung dengan Payroll

Data shift dan lembur otomatis tersinkron dengan sistem payroll, termasuk perhitungan gaji, insentif, tunjangan, hingga denda sesuai kebijakan perusahaan. HR tidak perlu menginput data secara manual.

5. Filter & Pengelolaan Jadwal Kerja yang Fleksibel

Admin dapat menugaskan jadwal berdasarkan cabang, departemen, posisi, atau kelompok karyawan, serta mengedit jadwal yang telah dibuat dengan cepat melalui fitur filter dan penyesuaian batch.

Tentu saja, soal menjawab kebutuhan HR terkait penyederhanaan proses administrasi, Anda bisa mempercayakannya pada aplikasi Mekari Talenta yang tidak hanya bisa membuat jadwal kerja secara otomatis tapi punya beragam fitur berguna lainnya.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Talenta Sekarang!

Ini menjadikan aplikasi Mekari Talenta lebih dari sekadar pembuat jadwal shift kerja melainkan mengelolanya agar dapat dijalankan dengan lebih mudah. Mereka yang ingin mengganti jadwal shift kerja pun dapat dengan mudah melakukannya lewat aplikasi.

Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan saat karyawan mengganti jadwal.

Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan shift untuk jadwal kerja karyawan di aplikasi Mekari Talenta:

1. Masuk ke menu Pengaturan Akun.
2. Pilih tab Manajemen Waktu dan pilih Absensi.
3. Klik tab Shift.
4. Klik “Tambah shift” dan pilih Tambahkan Tunggal.
5. Isi nama shift pada kolom Nama.
6. Jika diperlukan, centang “Tampilkan pada permintaan” agar shift tersebut tetap muncul pada permintaan perubahan shift melalui website atau aplikasi mobile.
7. Masukkan jam masuk dan jam pulang karyawan pada kolom Jadwal Masuk dan Jadwal Pulang.
8. Isi informasi waktu istirahat pada kolom Mulai Istirahat dan Selesai Istirahat.
9. Jika diperlukan, centang Validasi Kehadiran dan isi durasi batas waktu (minimal) karyawan dalam melakukan clock in.
10. Jika diperlukan, isi durasi batas waktu (maksimal) karyawan dalam melakukan clock out.
11. Jika diperlukan, centang Periode Toleransi dan isi informasi dispensasi Clock in/Clock out untuk keterlambatan atau pulang lebih cepat.
12. Jika diperlukan, aktifkan lembur otomatis sebelum atau setelah jam kerja dengan mengisi waktu lembur maksimal.
13. Jika diperlukan, tambahkan waktu istirahat tambahan pada kolom Istirahat.
14. Klik “Submit” untuk menyimpan shift di dalam pengaturan aplikasi pembuat jadwal kerja Mekari Talenta.
15. Shift yang baru dibuat akan muncul dalam daftar shift.
16. Untuk mengubah atau menghapus shift, klik “Edit” atau pilih opsi yang sesuai.
17. Jika ingin menghapus shift, pilih opsi hapus secara permanen.
18. Jika ingin menonaktifkan shift, pilih opsi Set Nonaktif. Shift yang tidak aktif tidak akan muncul dalam daftar shift aktif atau saat membuat jadwal karyawan.
19. Untuk mengaktifkan kembali shift yang nonaktif, pilih opsi Set Aktif.
20. Gunakan tombol “Export” untuk mengunduh daftar shift. Tombol ini juga dapat digunakan sebagai template untuk mengupdate shift secara massal.
21. Gunakan opsi “Bulk Update” untuk mengunggah data shift yang telah diperbarui.
22. Gunakan kolom Pencarian untuk mencari shift tertentu.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat dan mengelola shift dengan mudah untuk jadwal kerja karyawan di perusahaan Anda.

Anda juga bisa pelajari tutorial diatas dengan gambar dengan mengunjungi laman ini.

2. Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang sangat fleksibel dan sering digunakan untuk membuat jadwal harian atau mingguan. Aplikasi ini didesain dengan tampilan yang menarik dan mudah digunakan, menggunakan sistem kartu yang dapat dipindahkan sesuai kebutuhan.

Keunggulan Trello

• Desain Interaktif: Setiap tugas atau jadwal dibuat dalam bentuk kartu yang dapat diatur pada papan kerja. Pengguna dapat menyeret dan memindahkan kartu ke kolom tertentu, seperti “To-Do,” “In Progress,” atau “Completed.”
• Kolaborasi Tim: Trello memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi secara real-time. Setiap anggota tim dapat melihat, mengedit, atau menambahkan tugas di papan kerja bersama.
• Integrasi: Trello dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain seperti Google Drive, Slack, dan Evernote, sehingga meningkatkan efisiensi kerja.

Kelemahan

• Keterbatasan fitur pada versi gratis, seperti jumlah papan yang dapat dibuat.
• Tidak secara spesifik dirancang untuk manajemen jadwal shift, sehingga memerlukan adaptasi dalam penggunaannya.

Cocok untuk:

Tim kecil hingga menengah yang membutuhkan alat fleksibel untuk mengatur jadwal harian atau mingguan.

3. Remember The Milk

Remember The Milk adalah aplikasi sederhana yang dirancang untuk membantu pengguna mengelola tugas sehari-hari. Aplikasi ini populer di kalangan karyawan dengan banyak tanggung jawab, terutama karena fungsi pengingatnya yang andal.

Fitur Utama

• Pengingat Tugas: Aplikasi ini mengirimkan pengingat melalui berbagai saluran, seperti email, SMS, dan media sosial.
• Manajemen Prioritas: Pengguna dapat menetapkan tingkat prioritas untuk setiap tugas, membantu mereka fokus pada pekerjaan yang paling penting.
• Sinkronisasi Multi-Perangkat: Remember The Milk dapat disinkronkan di berbagai perangkat, memastikan pengguna dapat mengakses jadwal mereka kapan saja.

Kekurangan

• Fitur canggih hanya tersedia dalam versi berbayar.
• Tidak mendukung penjadwalan tim secara langsung.

Cocok untuk:

Individu atau karyawan yang membutuhkan pengelolaan jadwal pribadi secara efisien.

Baca juga: Contoh Absensi Online Gratis dengan Google Forms dan Excel

4. Evernote

Evernote adalah aplikasi terkenal yang menawarkan fungsi lebih dari sekadar pengelolaan jadwal. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat catatan, menyimpan dokumen, dan mengatur jadwal dengan mudah.

Keunggulan

• Fleksibilitas Platform: Evernote dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk desktop dan smartphone, sehingga pengguna tidak perlu khawatir kehilangan akses.
• Kolaborasi: Jadwal atau agenda dapat dibagikan dengan anggota tim lain, memfasilitasi kerja sama dalam menyelesaikan proyek.
• Penyimpanan Dokumen: Evernote memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen penting, seperti panduan kerja atau SOP, di satu tempat.

Kelemahan

• Beberapa fitur terbaik hanya tersedia di versi premium.
• Tidak dirancang khusus untuk pengelolaan jadwal shift.

Cocok untuk:

Tim atau individu yang membutuhkan aplikasi multifungsi untuk manajemen waktu dan penyimpanan dokumen.

5. Google Calendar

Google Calendar adalah salah satu alat manajemen jadwal paling populer, terutama untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Google. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang memudahkan perencanaan jadwal kerja.

Fitur Utama

• Integrasi Ekosistem Google: Google Calendar dapat dihubungkan dengan aplikasi seperti Gmail, Google Drive, dan Google Meet.
• Pengingat Otomatis: Pengguna mendapatkan notifikasi otomatis untuk acara atau tugas yang telah dijadwalkan.
• Sinkronisasi Tim: Meskipun versi gratis memiliki batasan jumlah pengguna, Google Calendar tetap memungkinkan kolaborasi sederhana antar anggota tim.

Kekurangan

• Batasan akses tim hanya untuk lima pengguna pada versi gratis.
• Tidak memiliki fitur khusus untuk pengelolaan shift kerja yang kompleks.

Cocok untuk:

Perusahaan kecil atau individu yang menggunakan produk Google dalam keseharian mereka.

6. Asana

Asana adalah aplikasi manajemen proyek yang juga dapat digunakan untuk mengelola jadwal kerja shift. Aplikasi ini dikenal karena fleksibilitas dan kemampuannya dalam mengatur proyek besar dengan tim yang luas.

Fitur Utama

• Berbagi Tugas: Anggota tim dapat berbagi tugas dan melacak perkembangan pekerjaan secara real-time.
• Manajemen Waktu: Asana memungkinkan pengguna untuk menetapkan tenggat waktu dan prioritas pada setiap tugas.
• Komunikasi: Fitur komunikasi bawaan memudahkan koordinasi antar anggota tim tanpa perlu beralih aplikasi.

Kekurangan

• Versi gratis hanya mendukung hingga 15 pengguna.
• Beberapa fitur seperti timeline dan laporan hanya tersedia di versi premium.

Cocok untuk:

Tim menengah hingga besar yang membutuhkan alat kolaborasi lengkap untuk proyek dan jadwal kerja.

7. StaffAny

StaffAny dirancang khusus untuk kebutuhan HR, termasuk pengelolaan jadwal kerja shift. Aplikasi ini mengotomatiskan berbagai proses HR, seperti absensi dan perhitungan jam kerja.

Keunggulan

• Penjadwalan Otomatis: StaffAny memungkinkan perusahaan membuat jadwal kerja shift secara otomatis berdasarkan kebutuhan operasional.
• Fitur All-in-One: Selain penjadwalan, aplikasi ini mendukung absensi dan pengelolaan timesheet karyawan.
• Efisiensi Operasional: Proses penjadwalan dan manajemen shift menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.

Kekurangan

• Diperlukan investasi untuk menggunakan fitur premium.
• Membutuhkan pelatihan awal bagi pengguna baru.

Cocok untuk:

Perusahaan dengan kebutuhan jadwal kerja yang kompleks, seperti ritel atau restoran.

8. When I Work

When I Work adalah aplikasi penjadwalan shift karyawan yang dirancang untuk mempermudah koordinasi antara manajer dan karyawan.

Sistem ini memungkinkan pembuatan serta perubahan jadwal secara real-time, termasuk permintaan izin dan tukar shift langsung melalui aplikasi.

Aplikasi ini dikenal dengan antarmuka yang intuitif dan fokus pada kolaborasi.

Manajer dapat mengirim pengumuman atau perubahan jadwal melalui fitur pesan internal, sementara karyawan dapat merespons dan mengatur jadwal mereka dengan cepat tanpa proses manual yang berbelit.

Fitur Utama When I Work:

• Penjadwalan Shift Digital: Buat dan sesuaikan jadwal kerja harian, mingguan, hingga bulanan.
• Shift Swap & Time-off Request: Karyawan dapat mengajukan tukar shift atau izin tanpa formulir manual.
• Real-time Notifications: Setiap perubahan jadwal langsung dikirimkan melalui notifikasi.
• In-app Messaging: Komunikasi antara manajer dan karyawan berlangsung dalam satu aplikasi.
• Time & Attendance Tracking (Add-on): Pilihan untuk menambahkan fitur absensi digital.

Kekurangan:

• Beberapa fitur lanjutan berbayar, sehingga perlu upgrade paket untuk fungsionalitas penuh.
• Integrasi payroll terbatas, tidak se-otomatis platform HRIS yang komprehensif.
• Untuk perusahaan dengan struktur shift kompleks, konfigurasi awal mungkin memerlukan waktu lebih lama.

Cocok untuk:

Bisnis ritel, Restoran & kafe, Hospitality (hotel, layanan tamu), UKM yang membutuhkan penjadwalan sederhana dengan komunikasi cepat.

9. Sling

Sling adalah aplikasi penjadwalan shift karyawan yang membantu perusahaan menyusun jadwal kerja, melacak waktu kerja, serta menjaga komunikasi tim dalam satu platform.

Manajer dapat membuat jadwal dengan mudah menggunakan fitur drag-and-drop, menetapkan ketersediaan karyawan, dan memproses permintaan cuti tanpa perlu koordinasi manual.

Selain itu, karyawan juga dapat menerima notifikasi jadwal, menukar shift, hingga melakukan clock-in langsung melalui aplikasi.

Fitur Utama Sling

• Penjadwalan Shift yang Efisien: Buat jadwal dari awal, gunakan template, atau salin jadwal sebelumnya. Sistem menampilkan ketersediaan karyawan secara real-time untuk menghindari benturan shift.
• Manajemen Waktu Kerja (Time Tracking): Karyawan dapat melakukan clock in/clock out melalui aplikasi seluler atau web.
• Komunikasi Tim Terpusat: Tersedia ruang komunikasi internal untuk pengumuman dan pesan tim, sehingga informasi shift dan arahan kerja dapat disampaikan tanpa platform tambahan.
• Pengajuan Cuti & Pertukaran Shift: Karyawan dapat mengajukan cuti atau menawarkan shift kepada rekan kerja langsung lewat aplikasi untuk menjaga fleksibilitas operasional.

Kekurangan:

• Beberapa fitur lanjutan, terutama time tracking, hanya tersedia pada paket berbayar.
• Tidak memiliki integrasi payroll otomatis, sehingga HR tetap perlu melakukan input manual jika dipakai untuk penggajian.
• Untuk struktur organisasi yang kompleks, penyesuaian aturan shift awal dapat membutuhkan waktu lebih lama.

Cocok untuk:

Ritel dan toko multi-shift, Restoran, kafe, dan bisnis F&B, dan Perusahaan kecil hingga menengah yang membutuhkan penjadwalan sederhana dan fleksibel.

10. Humanity (by TCP Software)

Humanity adalah aplikasi manajemen jadwal dan shift karyawan berbasis cloud yang membantu perusahaan mengatur penjadwalan kerja, pelacakan waktu, serta komunikasi tim dalam satu platform.

Sistem ini mendukung pembuatan jadwal otomatis berdasarkan kebutuhan operasional, keahlian, dan ketersediaan karyawan. Karyawan dapat melihat jadwal, menukar shift, atau mengajukan cuti langsung melalui aplikasi web maupun seluler.

Humanity banyak digunakan di sektor dengan kebutuhan shift yang dinamis, termasuk kesehatan, hospitality, ritel, layanan publik, dan industri operasional 24/7.

Fitur Utama Humanity:

• Manajemen Cuti & Tukar Shift: Karyawan dapat mengajukan cuti, permintaan perubahan, atau pertukaran shift, dan manajer dapat menyetujui dengan satu klik.
• Penjadwalan Otomatis Berbasis AI: Sistem dapat menyusun jadwal shift secara otomatis dengan mempertimbangkan keterampilan, preferensi, ketersediaan, serta kebutuhan permintaan kerja.
• Pelacakan Waktu dengan GPS: Karyawan dapat melakukan clock in/out melalui perangkat seluler dilengkapi geolocation, untuk memastikan pencatatan waktu dilakukan di lokasi kerja yang benar.
• Komunikasi Tim Terintegrasi: Manajer dapat mengirim pengumuman, update jadwal, atau informasi perubahan secara langsung, sehingga seluruh tim selalu terinformasi.

Kekurangan:

• Harga cenderung lebih tinggi dibanding aplikasi penjadwalan ringan.
• Fitur dan konfigurasi lebih kompleks, sehingga membutuhkan onboarding atau pelatihan untuk penggunaan optimal.
• Integrasi payroll tersedia, namun tergantung paket dan sistem payroll yang digunakan perusahaan.

Cocok Untuk:

Rumah sakit & fasilitas kesehatan, Hotel, restoran, & bisnis hospitality, Perusahaan ritel dengan banyak cabang, dan Call center & layanan operasional 24 jam.

Itulah tadi beberapa aplikasi rekomendasi untuk pembuat jadwal shift kerja yang efektif. Pemilihan aplikasi pembuat jadwal kerja shift tergantung pada kebutuhan dan skala perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa setiap karyawan memiliki jadwal kerja yang terorganisir.