HR di Industri Ritel: Peran, Tugas, dan Tantangan

Bagaimana peran HR dapat berpengaruh di industri ritel? Industri ritel mengalami berbagai perubahan terutama akibat pandemi Covid-19 yang dampaknya masih berasa hingga saat ini.

Dengan berbagai tantangan yang dihadapi, mari eksplorasi lebih jauh apa saja tantangan tersebut dan bagaimana peran HR menanganinya.

Peran HR di Industri Ritel

Peran HR dalam industri ritel sangat penting dan multifaset, mengingat lingkungan kerja yang dinamis dan kebutuhan tenaga kerja yang seringkali besar dan beragam. Berikut beberapa peran utama HR dalam industri ritel.

1. Rekrutmen dan Seleksi

Industri ritel memerlukan tenaga kerja yang besar, terutama di bagian front-line seperti kasir, staf penjualan, dan manajer toko.

Sebuah survei yang dilakukan oleh Zipline menemukan bahwa 42% dari pekerja ritel berencana untuk meninggalkan industri tersebut.

Maka dari itu, HR bertanggung jawab untuk menarik, memilih, dan merekrut kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekaligus menjaga mereka agar tetap bertahan lama di perusahaan.

Proses rekrutmen ini mencakup iklan pekerjaan, wawancara, dan evaluasi kandidat untuk memastikan mereka memiliki keterampilan yang tepat.

2. Pelatihan dan Pengembangan

Karyawan di industri ritel sering berhadapan langsung dengan pelanggan, sehingga pelatihan yang efektif sangat penting.

HR bertanggung jawab untuk mengembangkan program pelatihan yang membantu karyawan meningkatkan keterampilan penjualan, layanan pelanggan, manajemen stok, dan keterampilan komunikasi.

Pelatihan juga mencakup pengembangan keterampilan manajerial bagi staf yang dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi.

3. Manajemen Kinerja

HR juga memainkan peran penting dalam memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan. Ini termasuk memberikan umpan balik yang konstruktif, menetapkan tujuan kinerja, dan mengidentifikasi area untuk peningkatan.

Dengan manajemen kinerja yang efektif, HR dapat membantu karyawan mencapai target individu dan tim, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas perusahaan.

4. Kesejahteraan dan Kepuasan Karyawan

Industri ritel dapat memiliki tingkat perputaran karyawan yang tinggi, jadi HR perlu memastikan karyawan merasa dihargai dan didukung. Ini dapat mencakup program kesejahteraan, tunjangan, insentif, dan pengakuan atas pencapaian kerja.

HR juga perlu memastikan lingkungan kerja yang sehat dan aman, yang sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan.

5. Pengelolaan Hubungan Karyawan

Dalam industri ritel, dimana interaksi antara karyawan sangat intens, HR berperan dalam menjaga hubungan kerja yang harmonis.

Hal ini termasuk menangani keluhan karyawan, mediasi konflik, serta menjaga komunikasi yang efektif antara manajemen dan staf.

6. Kepatuhan Hukum

HR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua praktik ketenagakerjaan di perusahaan ritel mematuhi hukum dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

Misalnya mencakup hal-hal seperti waktu kerja, upah minimum, kontrak kerja, hak cuti, dan kebijakan anti-diskriminasi.

7. Perencanaan Tenaga Kerja

Di industri ritel, terutama selama musim puncak seperti liburan, kebutuhan tenaga kerja bisa sangat fluktuatif.

HR harus melakukan perencanaan tenaga kerja yang efektif untuk memastikan ada cukup staf selama periode sibuk tanpa adanya kelebihan staf di waktu yang lebih tenang.

8. Pengembangan Budaya Perusahaan

HR juga berperan dalam membangun dan mengelola budaya perusahaan yang positif. Di industri ritel, budaya yang kuat dapat mempengaruhi retensi karyawan dan kepuasan pelanggan.

HR berperan dalam menyebarkan nilai-nilai perusahaan dan memastikan bahwa semua karyawan memahami dan menghayati budaya tersebut.

Perbedaan Manajemen HR di Industri Ritel

Manajemen HR di industri ritel memiliki beberapa perbedaan signifikan dibandingkan dengan industri lainnya, yang disebabkan oleh karakteristik unik dari industri ritel itu sendiri. Berikut adalah beberapa perbedaan utama:

1. Jam Kerja yang Panjang dan Fleksibel

Di industri ritel, operasional sering kali berlangsung di luar jam kerja standar, termasuk malam hari, akhir pekan, dan hari libur. Ini berbeda dari banyak industri lainnya yang cenderung memiliki jam kerja yang lebih teratur. Oleh karena itu, HR di industri ritel harus:

Manajemen Jadwal yang Kompleks: Mengatur jadwal kerja yang fleksibel untuk memastikan bahwa toko memiliki staf yang cukup di semua waktu operasional, tanpa membebani karyawan dengan jam kerja yang berlebihan.

Kompensasi untuk Jam Kerja Ekstra: HR perlu memastikan bahwa ada kompensasi yang adil untuk lembur, shift malam, dan kerja di hari libur, serta menangani isu-isu terkait kelelahan dan keseimbangan kerja-hidup.

2. Tenaga Kerja dengan Tingkat Pendidikan yang Beragam

Industri ritel mempekerjakan tenaga kerja dengan latar belakang pendidikan yang sangat bervariasi, mulai dari pekerja dengan pendidikan minimal hingga manajer dengan gelar yang lebih tinggi. Hal ini menuntut HR untuk:

Desain Pelatihan yang Beragam: Menyediakan pelatihan yang dapat diakses dan relevan untuk semua tingkat karyawan, dari pelatihan dasar layanan pelanggan hingga program pengembangan kepemimpinan.

Pendekatan yang Personal: HR harus mampu menyesuaikan pendekatan mereka dalam mengelola tenaga kerja yang beragam ini, termasuk memberikan dukungan yang lebih intensif bagi mereka yang mungkin baru memasuki dunia kerja.

3. Kebutuhan Khusus dalam Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan di industri ritel memiliki fokus yang berbeda dibandingkan dengan industri lain, karena karyawan ritel berinteraksi langsung dengan pelanggan dan perlu menguasai keterampilan spesifik terkait penjualan dan layanan pelanggan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan oleh HR adalah sebagai berikut.

Pelatihan Layanan Pelanggan yang Intensif: Karyawan ritel perlu dilatih untuk menghadapi berbagai situasi pelanggan, termasuk menangani keluhan dan memberikan pengalaman belanja yang positif. Ini berbeda dengan industri lain yang mungkin lebih fokus pada keterampilan teknis atau administratif.

Pengembangan Keterampilan Penjualan: HR perlu memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan penjualan yang kuat, termasuk pengetahuan produk dan teknik penjualan yang efektif, untuk meningkatkan kinerja penjualan.

Pelatihan On-the-Job: Industri ritel sering kali mengandalkan pelatihan di tempat kerja, di mana karyawan baru belajar langsung dari tugas mereka sehari-hari, yang mungkin berbeda dengan pendekatan formal yang lebih umum di industri lain.

4. Tingkat Pergantian Karyawan yang Tinggi

Industri ritel dikenal dengan tingkat turnover (pergantian karyawan) yang tinggi, sering kali disebabkan oleh pekerjaan yang bersifat sementara atau paruh waktu. HR harus:

Strategi Retensi Karyawan: Mengembangkan program yang menarik dan mempertahankan karyawan, seperti insentif, peluang karir, dan lingkungan kerja yang positif.

Rekrutmen yang Berkelanjutan: Karena tingginya turnover, HR harus selalu siap dengan proses rekrutmen yang efektif untuk mengisi posisi yang kosong dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas rekrutmen.

5. Kepatuhan Terhadap Regulasi yang Spesifik

Di industri ritel, HR harus sangat sadar akan regulasi yang berkaitan dengan jam kerja, upah minimum, hak cuti, dan keselamatan di tempat kerja, yang bisa lebih rumit dibandingkan dengan industri lain. Misalnya:

Manajemen Upah Minimum dan Lembur: HR perlu memastikan bahwa semua karyawan menerima upah minimum yang sesuai dan mendapatkan kompensasi yang tepat untuk kerja lembur.

Keselamatan dan Kesehatan di Tempat Kerja: Di ritel, terutama di toko fisik, keselamatan karyawan dan pelanggan menjadi prioritas. HR harus memastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan, seperti pengaturan lingkungan kerja yang aman dan pelatihan terkait keselamatan.

6. Hubungan dengan Pelanggan

Karyawan di industri ritel berperan sebagai wajah perusahaan yang langsung berhubungan dengan pelanggan, sehingga HR harus fokus pada:

Pembentukan Budaya Pelayanan yang Kuat: Membangun budaya perusahaan yang menekankan pentingnya layanan pelanggan dan memastikan bahwa semua karyawan memahami dan menerapkannya.

Pengelolaan Persepsi Publik: HR juga perlu menyadari bahwa karyawan ritel tidak hanya berinteraksi dengan pelanggan secara langsung, tetapi juga secara tidak langsung mempengaruhi reputasi perusahaan.

Tantangan HR di Industri Ritel dan Solusi Terbaiknya

Berikut adalah penjelasan mengenai tantangan-tantangan HR di industri ritel beserta solusi terbaiknya.

1. Mengelola Tenaga Kerja Seasonal

Mengelola tenaga kerja musiman merupakan tantangan karena mereka seringkali tidak memiliki pengalaman yang cukup dan harus segera produktif dalam waktu singkat.

Tenaga kerja musiman biasanya diperlukan saat periode puncak seperti liburan, dan sering kali tidak memiliki pemahaman mendalam tentang produk, prosedur, atau budaya perusahaan.

Solusi

Pelatihan Kilat yang Efektif: HR harus mengembangkan program pelatihan kilat yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dasar dan keterampilan yang diperlukan dalam waktu singkat.

Pelatihan ini harus mencakup aspek-aspek penting seperti layanan pelanggan, penggunaan sistem POS (Point of Sale), dan pengetahuan produk. Simulasi praktis, modul pelatihan online, dan pelatihan on-the-job juga bisa diterapkan untuk memastikan tenaga kerja musiman siap bekerja dengan cepat.

2. Retention dan Tingginya Turnover

Tingkat turnover yang tinggi adalah masalah umum di industri ritel, sering kali disebabkan oleh pekerjaan yang dianggap sementara atau kurang prospektif oleh karyawan. Ini menyebabkan biaya rekrutmen dan pelatihan yang terus meningkat serta hilangnya karyawan yang telah terampil.

Solusi:

Strategi untuk Meningkatkan Retensi: HR harus fokus pada menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan memberikan insentif bagi karyawan untuk tetap bertahan.

Ini bisa meliputi program pengakuan karyawan, peluang pengembangan karir, kompensasi yang kompetitif, dan manfaat yang menarik. Selain itu, menciptakan budaya kerja yang positif dan memberikan umpan balik yang konstruktif serta peluang pertumbuhan dapat membantu mengurangi turnover.

Banyak perusahaan ritel yang meningkatkan upaya mereka untuk mempertahankan karyawan. Sebagai contoh, perusahaan pakaian dan sepatu olahraga Nike menawarkan benefit yang sangat baik untuk karyawannya seperti asuransi kesehatan, diskon produk, dan program pensiun.

3. Mengelola Tenaga Kerja yang Sering Tanpa Pengalaman

Banyak karyawan yang baru masuk ke industri ritel sering kali tidak memiliki pengalaman sebelumnya, sehingga membutuhkan waktu untuk belajar dan menyesuaikan diri dengan peran mereka. Ini bisa mempengaruhi produktivitas dan kualitas layanan pelanggan.

Solusi:

Program Pelatihan yang Menyeluruh dan Berkesinambungan: HR perlu merancang program pelatihan yang komprehensif yang tidak hanya memberikan pelatihan dasar, tetapi juga pelatihan berkelanjutan yang memungkinkan karyawan terus meningkatkan keterampilan mereka.

Ini bisa mencakup program orientasi yang mendalam, mentoring, dan sesi pelatihan berkelanjutan untuk membangun keahlian yang lebih spesifik.

Pembelajaran mikro (microlearning) dan pelatihan berbasis skenario juga bisa diterapkan untuk mempercepat proses belajar.

4. Pencurian

Pencurian, baik oleh karyawan maupun pelanggan, merupakan ancaman serius bagi industri ritel, yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan masalah kepercayaan. Ini memerlukan pengawasan yang ketat dan kebijakan yang jelas untuk mengurangi risiko.

Solusi:

Kebijakan Anti-Pencurian dan Pengawasan: HR harus bekerja sama dengan manajemen untuk menerapkan kebijakan anti-pencurian yang ketat, termasuk pelatihan karyawan tentang bagaimana mendeteksi dan mencegah pencurian. Pemasangan CCTV, prosedur audit internal, dan sistem keamanan yang kuat juga penting. Selain itu, HR perlu menciptakan budaya kerja yang berintegritas, di mana karyawan merasa bertanggung jawab atas keamanan inventaris dan saling mengawasi.

5. Keamanan

Tantangan: Industri ritel menghadapi berbagai tantangan keamanan, termasuk keselamatan fisik karyawan dan pelanggan, serta perlindungan terhadap aset perusahaan. Ini mencakup risiko seperti kecelakaan kerja, pencurian, hingga tindak kriminal di toko.

Solusi:

HR sebagai Penggerak dalam Menciptakan Lingkungan Kerja yang Aman: HR harus memastikan bahwa prosedur keselamatan di tempat kerja dipatuhi dengan ketat dan karyawan dilatih untuk menangani situasi darurat.

Ini meliputi pelatihan keselamatan rutin, pemeriksaan keselamatan reguler, dan penerapan kebijakan keamanan yang ketat.

HR juga harus memastikan bahwa lingkungan kerja sesuai dengan standar kesehatan dan keselamatan kerja, dan bahwa ada protokol yang jelas untuk menangani insiden keamanan atau kecelakaan.

Secara keseluruhan, manajemen HR di industri ritel harus lebih fleksibel, responsif, dan berorientasi pada pelayanan pelanggan, dengan fokus yang kuat pada pengelolaan tenaga kerja yang besar, beragam, dan seringkali berubah.

HR di ritel harus mampu mengatasi tantangan-tantangan ini dengan strategi yang efektif dan program yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan unik industri ini.

Untuk membantu HR dalam menghadapi berbagai tantangan tersebut, Anda dapat menggunakan software HRIS Mekari Talenta. Mekari Talenta merupakan solusi HRIS yang sangat cocok digunakan untuk industri ritel. Beberapa fitur seperti Attendance Management sangat tepat untuk menjawab kebutuhan industri yang banyak memiliki sistem kerja shift.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Diskusikan kebutuhan Anda dengan tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang.

Referensi:

AIHR: “Retail HR Challenge”