- Aplikasi HRIS gratis bisa membantu bisnis memulai transisi dari sistem manual ke digital.
- Untuk mengembangkan sistem HR yang lebih terstruktur dan siap tumbuh, banyak bisnis memilih mencoba solusi seperti Mekari Talenta yang menawarkan fitur lengkap melalui demo sebelum berkomitmen investasi.
Digitalisasi operasional HR kini menjadi kebutuhan, bukan lagi sekadar opsi. Namun, bagi banyak bisnis, terutama yang masih membangun fondasi sistem internal, biaya implementasi software HR sering menjadi pertimbangan utama. Di sinilah aplikasi HRIS gratis mulai dilirik sebagai solusi awal.
HRIS gratis memungkinkan tim HR mulai mengelola data karyawan secara lebih terstruktur tanpa investasi besar di awal.
Meski begitu, penting untuk memahami bahwa solusi gratis ini memiliki fungsi, manfaat, dan keterbatasan tertentu yang perlu dipertimbangkan sebelum digunakan dalam jangka panjang.
Artikel ini akan membahas apa itu aplikasi HRIS, bagaimana skema gratis biasanya ditawarkan, serta fitur esensial apa saja yang umumnya tersedia tanpa biaya.
Apa Itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola data dan proses sumber daya manusia secara terpusat, mulai dari data karyawan, absensi, cuti, hingga laporan HR dasar.
Pada praktiknya, sebagian besar aplikasi HRIS bersifat berbayar, karena mencakup fitur kompleks seperti payroll, compliance, analytics, dan integrasi dengan sistem lain.
Namun, seiring meningkatnya kebutuhan digitalisasi HR, beberapa penyedia HRIS mulai menawarkan versi gratis atau free plan. Biasanya, skema gratis ini hadir dalam bentuk:
- fitur dasar tanpa biaya,
- freemium (gratis dengan batasan tertentu),
- atau trial jangka panjang untuk penggunaan terbatas.
Tujuan dari HRIS gratis bukan untuk menggantikan sistem enterprise, melainkan sebagai langkah awal digitalisasi HR.
Solusi ini membantu bisnis berpindah dari proses manual (seperti spreadsheet) ke sistem yang lebih rapi dan terstruktur.
Meski menawarkan kemudahan akses, penggunaan HRIS gratis juga memiliki dua sisi. Kelebihannya, bisnis dapat:
- mulai mendata karyawan secara terpusat,
- membiasakan tim HR dengan sistem digital,
- dan menguji kebutuhan sebelum berinvestasi lebih jauh.
Namun di sisi lain, HRIS gratis umumnya memiliki keterbatasan seperti:
- jumlah pengguna atau data yang dibatasi,
- fitur lanjutan (seperti payroll dan reporting mendalam) tidak tersedia,
- dukungan teknis yang minimal,
- serta keamanan data yang mungkin kurang optimal.
Karena itu, HRIS gratis sebaiknya diposisikan sebagai fondasi awal, bukan solusi jangka panjang untuk organisasi yang kompleks.
Fitur Esensial HRIS yang Umumnya Tersedia Secara Gratis
Meski bersifat gratis, sebagian besar aplikasi HRIS tetap menyediakan fitur inti yang cukup untuk mendukung operasional HR dasar.
Berikut adalah fitur esensial yang umumnya tersedia:
1. Database Karyawan Terpusat
HRIS gratis biasanya memungkinkan perusahaan menyimpan data karyawan seperti identitas, jabatan, divisi, dan status kerja dalam satu sistem. Ini membantu mengurangi ketergantungan pada dokumen manual atau spreadsheet terpisah.
2. Manajemen Cuti dan Kehadiran Dasar
Beberapa HRIS gratis menyediakan pencatatan cuti dan absensi sederhana, baik secara manual maupun melalui input karyawan. Fitur ini membantu HR memantau kehadiran tanpa proses administrasi berulang.
3. Employee Self-Service (ESS)
Karyawan dapat mengakses data pribadi, mengajukan cuti, atau memperbarui informasi tertentu secara mandiri. Hal ini mengurangi beban administratif tim HR.
4. Struktur Organisasi dan Role Sederhana
HRIS gratis umumnya mendukung pengelompokan karyawan berdasarkan divisi atau jabatan, meski belum sedetail sistem enterprise.
5. Laporan HR Sederhana
Beberapa laporan dasar seperti daftar karyawan, sisa cuti, atau rekap kehadiran biasanya masih tersedia, meskipun opsi analisis lanjutan terbatas.
Tabel Perbandingan Aplikasi HRIS Gratis
Setiap aplikasi HRIS memiliki fokus dan keunggulan yang berbeda, mulai dari pengelolaan data karyawan, absensi dan cuti, hingga payroll dan pelaporan HR.
Skema gratis yang ditawarkan juga bervariasi, ada yang berupa demo semua fitur dalam jangka waktu tertentu, ada pula yang menyediakan versi gratis permanen dengan batasan pengguna atau modul.
Tabel berikut menyajikan perbandingan beberapa aplikasi HRIS gratis untuk menilai solusi HRIS mana yang paling relevan dengan kebutuhan operasional dan rencana pengembangan sistem HR perusahaan.
| Aplikasi | Skema Gratis | Fitur yang Tersedia Gratis | Kelebihan | Platform |
|---|---|---|---|---|
| Mekari Talenta | Demo gratis 30 hari (request demo) | Coba gratis seluruh fitur HRIS, termasuk payroll, absensi, cuti, laporan HR, serta dashboard & analytics | HRIS & payroll terintegrasi, scalable, cocok untuk berbagai skala bisnis hingga large enterprise | Android, iOS, Web (cloud) |
| Zoho People | Free trial 30 hari | Employee database, leave management, attendance dasar, employee self-service | Bagian dari ekosistem Zoho, UI sederhana, mudah digunakan untuk tahap awal | Android, iOS, Web (cloud) |
| BambooHR | Free trial 7 hari (Time Tracking hingga 14 hari) | Employee records, leave tracking, basic reporting, onboarding tools | Pengalaman pengguna sangat baik, fokus people management non-payroll | Android, iOS, Web (cloud) |
| Bitrix24 | Free trial 15 hari (on-premise hingga 30 hari) | Time tracking, workflow automation, document collaboration, CRM, invoicing, dan telephony | All-in-one platform untuk HR dan kolaborasi tim | Android, iOS, Web (cloud) |
| Jibble | Gratis selamanya untuk paket Free | Time tracking, timesheet otomatis, overtime rules, GPS attendance, biometric & NFC/RFID, laporan | Free plan tanpa batas user, fitur absensi sangat lengkap | Android, iOS, Web (cloud) |
| OrangeHRM Starter (Open-source) | Gratis & open-source | Employee management, leave management, reporting, performance review, recruitment, time tracking | Banyak digunakan secara global, dapat di-host sendiri | Web (self-hosted / cloud) |
| Sentrifugo | Gratis 100% & open-source | HR management, leave & time management, performance management, recruitment, reporting | Fleksibel untuk kustomisasi internal | Web (self-hosted) |
| IceHrm Core (Open-source) | Gratis & open-source | Employee, attendance, payroll, performance, recruitment, reporting & analytics | Ringan dan cocok sebagai fondasi digitalisasi HR | Android, Web (self-hosted) |
| TalentHR | Free plan hingga 10 user aktif | Employee management, ATS terbatas, AI HR assistant (beta), integrasi Slack terbatas | Gratis untuk tim kecil, setup cepat | Web (cloud) |
| Homebase | Gratis untuk Basic Plan | Basic scheduling, basic time tracking, POS integration | Kuat untuk operasional shift & hourly worker | Android, iOS, Web (cloud) |
Catatan: Perbandingan ini disusun berdasarkan informasi publik terkait paket gratis yang tersedia dari masing-masing website penyedia aplikasi.
Baca juga: 27+ Aplikasi HRIS dan Software HR Terbaik Terbaik untuk Membantu HRD
10 Rekomendasi Aplikasi HRIS Gratis Terbaik
aat ini, tersedia berbagai aplikasi HRIS di pasaran dengan skema dan fitur yang beragam, termasuk opsi yang menyediakan versi gratis.
Versi gratis ini umumnya digunakan sebagai tahap awal untuk mengenal sistem dan fitur dasar yang ditawarkan.
Untuk membantu Anda mendapatkan gambaran, berikut adalah rekomendasi aplikasi HRIS gratis yang cukup dikenal dan banyak digunakan.
1. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis cloud yang menyediakan demo gratis hingga 14 hari untuk mencoba seluruh fitur HR dalam satu sistem terintegrasi.
Adanya demo gratis ini cocok bagi bisnis kecil hingga menengah yang ingin mulai mendigitalisasi operasional HR secara lebih rapi sebelum berinvestasi pada sistem berbayar.
Melalui demo gratis tersebut, pengguna dapat mengeksplorasi bagaimana Talenta membantu menyederhanakan proses HR harian, mulai dari pengelolaan data karyawan hingga penggajian, tanpa perlu instalasi sistem atau setup teknis yang kompleks.
Pendekatan ini memudahkan bisnis memahami kebutuhan HR digital mereka secara nyata.
Harga Mekari Talenta: Menyediakan demo gratis hingga 14 hari untuk mencoba semua fitur.
Fitur utama Mekari Talenta:
- employee database & employee self-service
- attendance management: absen, shift, cuti, dan lembur
- software payroll otomatis terintegrasi dengan absensi
- perhitungan PPh 21 dan BPJS
- reimbursement management dan approval workflow
- dashboard dan laporan HR
Dengan skema demo ini, Mekari Talenta cocok dijadikan langkah awal bagi bisnis yang ingin beralih dari proses manual ke sistem HRIS yang lebih terstruktur, efisien, dan mudah dikembangkan seiring pertumbuhan perusahaan.
- Fitur HRIS paling lengkap yang bisa dicoba gratis melalui demo.
- Terintegrasi langsung dengan payroll, absensi, cuti, dan pajak Indonesia.
- User-friendly dengan dukungan customer service lokal.
- Mudah dikembangkan ke sistem berbayar tanpa migrasi data.
- Versi gratis berbentuk demo dengan durasi terbatas.
2. Zoho People
Zoho People adalah aplikasi HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis kecil hingga menengah mengelola proses HR secara terpusat dan fleksibel.
Platform ini menjadi bagian dari ekosistem Zoho, sehingga mudah diintegrasikan dengan tools lain seperti payroll, expense, dan dokumen.
Harga Zoho People: Menyediakan free trial 30 hari yang memungkinkan pengguna mengakses seluruh fitur paket yang dipilih.
Setelah masa uji coba berakhir, akun akan otomatis dialihkan ke paket gratis dengan fitur terbatas, sehingga cocok sebagai tahap eksplorasi sebelum berlangganan.
Fitur utama Zoho People:
- employee management & employee database
- leave & attendance management
- recruitment & onboarding
- performance & training management
- hr analytics & reporting
- integrasi dengan zoho payroll, zoho expense, dan aplikasi pihak ketiga
- Free trial 30 hari untuk eksplorasi fitur HRIS.
- Terintegrasi dengan ekosistem Zoho lainnya.
- UI sederhana dan mudah digunakan untuk pemula.
- Versi gratis setelah trial sangat terbatas.
3. BambooHR
BambooHR adalah platform HRIS berbasis cloud yang berfokus pada people management dan employee experience.
Solusi ini banyak digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang ingin mengelola data karyawan, onboarding, dan kinerja dalam satu sistem yang mudah digunakan.
Harga BambooHR: Menyediakan free trial 7 hari untuk platform intinya, serta free trial hingga 14 hari untuk add-on tertentu seperti Time Tracking.
Skema ini memungkinkan bisnis mencoba alur HR digital sebelum berkomitmen pada paket berbayar.
Fitur utama BambooHR:
- employee records & HR data management
- hiring & onboarding
- time tracking & attendance
- performance management
- payroll & benefits (add-on)
- reporting & HR insights
- User experience sangat baik untuk people management.
- Cocok untuk onboarding dan employee lifecycle.
- Free trial singkat dan tanpa payroll lokal.
- Biaya relatif tinggi setelah masa trial.
4. Bitrix24
Bitrix24 adalah platform kolaborasi bisnis all-in-one yang juga menyediakan modul HR dasar. Selain HRIS, Bitrix24 menggabungkan fitur komunikasi tim, task management, CRM, dan workflow automation dalam satu sistem.
Harga Bitrix24: Menawarkan free trial 15 hari (untuk versi on-premise hingga 30 hari) untuk mengakses fitur paket profesional.
Setelah masa trial berakhir, akun dapat kembali ke paket gratis dengan batasan tertentu, menjadikannya cocok untuk tim kecil yang membutuhkan HR dasar sekaligus kolaborasi.
Fitur utama Bitrix24:
- employee directory & attendance tracking
- workflow & approval automation
- time tracking & work reports
- document management & collaboration
- basic HR analytics
- All-in-one platform untuk kolaborasi dan HR dasar.
- Tersedia free plan dan free trial.
- Fitur HR bukan fokus utama.
- Konfigurasi cukup kompleks untuk HR.
5. Jibble
Jibble adalah aplikasi time tracking dan attendance berbasis cloud yang menawarkan free plan selamanya untuk jumlah user tanpa batas.
Solusi ini banyak digunakan oleh bisnis yang ingin meningkatkan akurasi pencatatan jam kerja tanpa biaya lisensi, terutama untuk tim operasional, remote, dan berbasis shift.
Pada paket gratisnya, Jibble sudah menyediakan fitur inti time tracking yang cukup lengkap, mulai dari timesheet otomatis hingga pelacakan lokasi.
Hal ini menjadikannya opsi menarik sebagai pelengkap HRIS atau solusi awal manajemen kehadiran sebelum menggunakan sistem HR yang lebih komprehensif.
Harga Jibble: Menawarkan paket gratis selamanya dengan jumlah user tanpa batas
Fitur utama Jibble (Free Plan):
- time tracking & automated timesheets
- overtime rules & custom breaks
- gps-based time tracking
- biometric & nfc/rfid clock-in
- project & activity tracking (unlimited)
- exportable reports & integrations
- Gratis selamanya untuk unlimited user.
- Fitur time tracking dan absensi sangat lengkap.
- Cocok untuk tim shift dan remote.
- Bukan HRIS lengkap (tidak ada payroll dan HR core).
Baca juga: 11 Aplikasi Absensi Online Terbaik Untuk Kelola Kehadiran Karyawan
6. OrangeHRM Starter
OrangeHRM Starter adalah aplikasi HRIS OrangeHRM versi gratis dan open-source yang dirancang untuk membantu bisnis kecil dan tim yang sedang bertumbuh membangun fondasi HR digital tanpa biaya lisensi.
Solusi ini tersedia dalam versi cloud maupun self-hosted, memberikan fleksibilitas bagi organisasi yang membutuhkan kontrol lebih besar atas data dan sistem.
Harga OrangeHRM Starter: Gratis dan open-source, kecuali ingin beralih ke versi advance
Fitur utama OrangeHRM Starter:
- employee management & HR administration
- leave & PTO management
- time tracking
- recruitment (ATS)
- performance management
- reporting & analytics dasar
- Gratis dan open-source.
- Fitur HR cukup lengkap untuk tahap awal.
- Perlu setup teknis dan maintenance mandiri.
- UI kurang modern dibanding SaaS HRIS.
7. Sentrifugo
Sentrifugo adalah sistem HRIS gratis dan open-source yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan organisasi. Platform ini cocok untuk perusahaan yang memiliki tim IT internal dan ingin mengelola HR dengan sistem yang dapat dikustomisasi.
Harga Sentrifugo: Sepenuhnya gratis tanpa batas waktu, namun memerlukan instalasi dan pengelolaan mandiri.
Fitur utama Sentrifugo:
- human resource management
- employee self-service
- leave & time management
- performance appraisal
- recruitment & interview scheduling
- expense & asset management
- Gratis penuh dan open-source.
- Fitur HR cukup luas untuk sistem mandiri.
- Tidak tersedia versi cloud siap pakai.
- Butuh kemampuan teknis untuk implementasi.
8. IceHrm Core
IceHrm Core adalah HRIS versi gratis dan open-source dari IceHRM yang menyediakan solusi HR dasar hingga menengah dengan pendekatan yang fleksibel dan scalable.
IceHrm Core versi open-source ini memerlukan hosting sendiri, cocok untuk bisnis yang ingin mengontrol sistem HR secara penuh tanpa biaya lisensi.
Harga IceHRM Core: Sepenuhnya gratis dan open-source, namu juga tersedia dalam versi cloud (dengan free trial)
Fitur utama IceHrm Core:
- employee management & data store
- leave & attendance management
- payroll & basic reports
- recruitment management
- performance reviews
- API & single sign-on
- Gratis dan open-source.
- Cukup scalable untuk fondasi HR digital.
- Perlu hosting dan konfigurasi sendiri.
- Fitur payroll tidak sekomprehensif HRIS lokal.
9. TalentHR
TalentHR adalah HRIS modern yang menawarkan free-forever plan untuk tim kecil hingga 10 karyawan. Platform ini fokus pada kemudahan penggunaan dan setup cepat untuk operasional HR dasar.
Harga TalentHR: Gratis untuk 10 karyawan, memungkinkan bisnis kecil mencoba HRIS tanpa batas waktu, dengan opsi upgrade saat kebutuhan bertambah.
Fitur utama TalentHR (Free Plan):
- employee management (hingga 10 karyawan)
- applicant tracking (hingga 2 lowongan)
- AI-powered HR assistant (beta)
- basic integrations (termasuk slack terbatas)
- Free plan selamanya untuk hingga 10 karyawan.
- Setup cepat dan mudah digunakan.
- Sangat terbatas untuk tim yang berkembang.
10. Homebase
Homebase adalah aplikasi workforce management yang dirancang khusus untuk bisnis dengan karyawan berbasis shift, seperti ritel, F&B, dan operasional lapangan.
Harga Homebase: Menyediakan paket gratis untuk 1 lokasi dan hingga 10 karyawan, menjadikannya solusi awal untuk penjadwalan dan absensi tanpa biaya.
Fitur utama Homebase (Basic Plan):
- shift scheduling
- time tracking & attendance
- point-of-sale integration
- payroll add-on (opsional)
- Gratis untuk bisnis berbasis shift.
- Kuat untuk scheduling dan time tracking.
- Bukan HRIS lengkap.
- Kurang cocok untuk administrasi HR kompleks.
Tips Memilih Aplikasi HRIS Gratis yang Cocok untuk Bisnis Anda
Digitalisasi HR kini menjadi langkah penting bagi bisnis yang ingin bekerja lebih rapi dan efisien. Namun, sebelum berinvestasi pada sistem HR berbayar, banyak perusahaan memilih mencoba aplikasi HRIS gratis sebagai langkah awal.
Agar tidak salah pilih, berikut beberapa panduan praktis yang bisa Anda terapkan dalam memilih aplikasi HRIS gratis yang sesuai dengan kebutuhan dan tahap pertumbuhan bisnis Anda.
1. Tentukan Kebutuhan HR Bisnis Sejak Awal
Langkah pertama adalah memahami proses HR apa saja yang ingin dibantu oleh HRIS. Apakah fokus Anda masih pada pencatatan data karyawan, absensi, cuti, atau sudah mulai mengarah ke payroll dan pelaporan HR?
Dengan kebutuhan yang jelas, Anda bisa menghindari penggunaan HRIS gratis yang fiturnya terlalu terbatas atau justru terlalu kompleks untuk kondisi bisnis saat ini.
2. Pastikan HRIS Gratis Memiliki Fitur Inti yang Stabil
Aplikasi HRIS gratis sebaiknya tetap memiliki fitur dasar yang kuat, seperti:
- database karyawan terpusat
- manajemen cuti dan kehadiran dasar
- employee self-service
Fitur inti yang berjalan stabil akan jauh lebih bermanfaat dibandingkan banyak fitur tambahan yang tidak bisa digunakan secara optimal di versi gratis.
3. Periksa Kemudahan Penggunaan untuk Tim HR dan Karyawan
HRIS yang sulit digunakan berisiko tidak diadopsi oleh tim. Pilih aplikasi HRIS gratis dengan tampilan yang intuitif agar HR dan karyawan dapat langsung menggunakannya tanpa proses pelatihan yang panjang.
Kemudahan penggunaan sangat penting, terutama bagi bisnis yang baru pertama kali beralih dari proses manual atau spreadsheet.
4. Perhatikan Kemampuan Integrasi Sistem
Aplikasi HRIS gratis yang baik seharusnya memiliki potensi integrasi dengan sistem lain, seperti payroll, akuntansi, atau aplikasi operasional bisnis.
Meski di versi gratis integrasi sering kali terbatas, setidaknya pastikan HRIS tersebut memiliki jalur upgrade yang memungkinkan data tetap terhubung dan tidak perlu migrasi ulang saat bisnis berkembang.
5. Evaluasi Batasan dan Skalabilitas HRIS Gratis
Setiap HRIS gratis pasti memiliki batasan, misalnya:
- jumlah karyawan
- modul yang bisa digunakan
- durasi trial
Pastikan batasan tersebut masih relevan dengan kondisi bisnis Anda saat ini dan tidak menghambat operasional harian.
Yang tak kalah penting, pastikan sistemnya bisa dikembangkan ke versi berbayar tanpa harus pindah platform.
6. Pertimbangkan Keamanan Data dan Dukungan Pengguna
Data karyawan adalah data sensitif. Meskipun menggunakan HRIS gratis atau trial, tetap perhatikan aspek keamanan data, standar sistem, dan ketersediaan customer support.
HRIS dengan dukungan lokal dan standar keamanan yang jelas akan lebih aman digunakan sebagai fondasi sistem HR jangka panjang.
7. Pahami Skema Harga Jika Ingin Upgrade
Walaupun fokus pada HRIS gratis, Anda tetap perlu memahami struktur harga ketika nanti membutuhkan fitur lanjutan.
Dengan memahami skema harga sejak awal, bisnis dapat merencanakan transisi dari HRIS gratis ke sistem berbayar secara lebih terukur dan minim risiko.
Baca Juga: 6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan
Mulai Digitalisasi HR dengan HRIS Gratis dari Mekari Talenta
Menggunakan aplikasi HRIS gratis adalah langkah awal yang tepat untuk merapikan proses HR dan membangun fondasi sistem yang lebih terstruktur.
Namun, seiring pertumbuhan bisnis, Anda akan membutuhkan HRIS yang tidak hanya mudah digunakan, tetapi juga siap dikembangkan, terintegrasi, dan sesuai regulasi Indonesia.
Mekari Talenta menyediakan demo gratis yang memungkinkan bisnis mencoba langsung seluruh fitur HRIS dalam satu sistem terintegrasi, mulai dari pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, hingga payroll.
Dengan dukungan lokal, sistem yang scalable, serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan Indonesia, Mekari Talenta membantu bisnis memulai digitalisasi HR tanpa harus langsung berinvestasi besar.
Coba demo gratis Mekari Talenta sekarang dan rasakan bagaimana sistem HRIS yang tepat dapat menyederhanakan operasional HR bisnis Anda sejak hari pertama.
