Insight Talenta

Ini Dia Panduan Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Ketenagakerjaan merupakan segala sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja. Dalam Undang-Undang No 13 Tahun 2003 yang mengatur tentang Perlindungan Tenaga Kerja, definisi tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Sedangkan ketenagakerjaan adalah segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tenaga kerja adalah orang yang bekerja atau mengerjakan sesuatu, pekerja, pegawai, atau sebagainya. Secara garis besar penduduk suatu negara dibedakan menjadi dua kelompok, yakni tenaga kerja dan bukan tenaga kerja. 

Dalam buku Ekonomi (2009) karya Dewi Kusumawardani, penduduk tergolong tenaga kerja jika penduduk telah berusia 15-64 tahun. Sementara di usia kurang dari 15 tahun dan lebih dari 64 tahun tidak termasuk tenaga kerja. Tenaga kerja merupakan salah satu faktor produksi yang penting bagi negara. 

Tanpa adanya tenaga kerja, faktor produksi alam dan faktor produksi modal tidak dapat digunakan secara optimal. Negara Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki jumlah penduduknya banyak. Namun tidak semua penduduk memiliki pekerjaan.

Semakin banyaknya permintaan pimpinan guna memajukan perusahaan, SDM juga harus ditambah guna meningkatkan produktivitas kinerja karyawan. Perusahaan harus paham benar bagaimana cara menghitung kebutuhan tenaga kerja. 

Dengan diberikan tambahan beban kerja yang cukup banyak, apakah karyawan yang ada tetap efektif bekerja? Rasanya tidak lagi. Oleh karena itu, dibutuhkan tambahan tenaga kerja.

Penasaran bagaimana cara menghitung kebutuhan tenaga kerja agar tidak menumpuk dan dapat bekerja secara efektif dan efisien? Simak caranya berikut ini!

menghitung kebutuhan tenaga kerja

Kelompok tenaga kerja 

Tenaga kerja dibagi atas dua kelompok, yakni kelompok angkatan kerja dan bukan angkatan kerja. 

  • Angkatan kerja 

Angkatan kerja merupakan kelompok penduduk dalam usia kerja yang bekerja atau sedang mencari pekerjaan. Pada angkatan kerja dikenal juga sebagai kelompok usia produktif. 

  • Bukan angkatan kerja

Bukan angkatan kerja merupakan penduduk dalam usia kerja yang tidak bekerja. Tidak mempunyai pekerjaan dan sedang mencari pekerjaan. Kelompok tenaga kerja bukan angakatan kerja disebut juga sebagai pengangguran.

Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Saat membuat manpower planning, pastinya Anda menyusun rencana kebutuhan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya. Hal ini digunakan untuk mencapai rencana yang telah dirangkai sedemikian rupa.

Terdapat beberapa metode untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Metode di bawah ini juga harus dicocokkan dengan kondisi perusahaan Anda saat ini. Pilihlah yang sekiranya memberikan dampak positif bagi perusahaan Anda. 

  • Metode Keputusan Manajerial

Setiap departemen pastinya memiliki kuota tenaga kerjanya masing-masing dengan keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan jabatan tersebut.

Langkah awal nya, Anda membuat list untuk kebutuhan tenaga kerja dan job description yang sesuai. Lalu, list tersebut diberikan kepada tim HR dan pimpinan untuk disetujui. Dan terakhir, tim HR melakukan pencarian calon karyawannya. 

Misalnya, dalam tim Tax Payroll dibutuhkan 4 posisi yang memiliki latar belakang lulusan dari jurusan Akuntansi dan memiliki setidaknya satu tahun pengalaman dalam bidang yang sama.

Setelah dibicarakan dengan tim HR dan manager, pihak mereka setuju dengan membuka lowongan bagi 4 posisi.

Mudah bukan? Hal ini terdengar mudah dan cepat, namun jika Anda memang sudah dalam perusahaan besar agak kurang tepat untuk menggunakan metode ini. Hal ini bisa menimbulkan bias dan subjektif karena hanya menunggu dari keputusan pimpinan.

  • Metode Studi Kerja

Menggunakan analisa waktu untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja juga bisa menjadi pilihan. Dalam hal ini, manager menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan waktu standar.

Misalnya,

Dalam satu tahun terdapat 100.000 proyek yang harus diselesaikan. Dalam satu proyek, dibutuhkan 4 jam untuk menyelesaikannya.

  • Waktu kerja produktif pekerjanya dalam setahun : 2.000 jam
  • Oleh karena itu, waktu yang dibutuhkan : 4 jam x 100 proyek = 400.000 jam
  • Dengan perhitungan tersebut, jumlah yang dibutuhkan : 400.000 jam /2.000 jam = 200 orang

Metode seperti ini dapat digunakan untuk pekerjaan yang bersifat monoton

  • Metode Model Matematika

Metode ini menggunakan hubungan antara variabel dependen dan variabel independen sebagai faktor dasar kebutuhan tenaga kerja. Formula yang biasa digunakan yaitu regresi, optimasi, dan probabilitas. Metode ini cukup kompleks dan memang orang yang mengerti yang dapat menghitung dengan akurat.

  • Metode Tren

Metode ini merupakan metode yang cukup mudah tanpa perlu berpikir ataupun menghitung. Cukup dengan melihat tren 3-5 tahun terakhir untuk melihat penambahan jumlah karyawan di perusahaan tersebut.

Misalnya, dalam 5 tahun terakhir di tiap tahunnya terdapat pertambahan 3 karyawan pada posisi Digital Marketing dan 10 karyawan pada Backend Engineer. Oleh karena itu, di tahun berikutnya juga akan dibuka posisi dengan jumlah yang sama atau lebih sedikit.

  • Metode Rasio

Metode ini menggunakan perbandingan sebagai pengukuran penambahan jumlah karyawan. Terdapat beberapa faktor penunjangnya seperti upah karyawan, profit perusahaan, dan lain sebagainya.

Misalnya, tahun lalu sebuah perusahaan mendapat profit bersih sebesar 500 miliar dengan 500 pekerjanya yang menghasilkan rasio 1:1. Jika tahun ini ingin meningkatkan profit menjadi 550 miliar, perusahaan dapat menambahkan karyawan sebanyak 50 orang agar lebih seimbang dan sesuai dengan rasionya.

  •  Metode Delphi

Metode ini membutuhkan waktu yang agak lama untuk mengumpulkan jawaban dari para pimpinan departemen. Metode ini menggunakan survey yang disebarkan kepada para pimpinan departemen dengan beberapa pertanyaan seperti :

  • Bagaimana kinerja departemen Anda selama ini?
  • Berapa keuntungan yang didapatkan dalam departemen Anda?
  • Apakah membutuhkan tenaga kerja tambahan untuk memaksimalkan kinerja departemen Anda? Jika iya, berapa banyak tambahan yang dibutuhkan?

Dengan hasil survey diatas, Anda dapat menyimpulkan berapa banyak yang dibutuhkan dengan bagian yang ingin dikembangkan. Agar tim HR dapat mencari seseorang yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

  • Metode Analisis Tenaga Kerja

Metode ini paling sederhana karena hanya membutuhkan database karyawan. Melihat jumlah karyawan saat ini dilihat dari sisi posisinya dan usia. Usia yang mengarah 55 tahun keatas dianggap sudah berkurang segi produktivitasnya sehingga dibutuhkan seseorang yang baru yang dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu juga, dari metode ini dapat melihat tenaga kerja yang sudah dekat waktu pensiun atau masa kontraknya.

  • Metode Kalkulator HR

Metode ini digunakan oleh tim HR dengan penghitungan ketenagakerjaan seperti profitabilitas perusahaan, retensi, biaya bagi karyawan, produktivitas perusahaan, dan lain sebagainya. Dengan melihat data dan penghitungannya, dapat melihat seberapa banyak yang dibutuhkan.

  • Metode Anggaran

Metode ini merupakan metode yang cukup realistis terutama jika dalam kondisi cashflow perusahaan yang berantakan atau kondisi force majeure seperti pandemi ini.

Sebelum merekrut, menghitung terlebih dahulu anggaran yang akan dikeluarkan sebagai bentuk kewajiban perusahaan bagi karyawan.

Walaupun memang membutuhkan karyawan yang lebih, kalau pimpinan merasa tidak mampu untuk membiayai tambahan, maka tidak akan ada penambahan.

Rencanakan Tenaga Kerja Perusahaan Anda Bersama Mekari Talenta

Dengan begitu banyaknya metode menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan yang HRD gunakan, tentu terbayang bagaimana rumitnya melaksanakan rekrutmen. Dalam hal ini HRD perlu meningkatkan strategis dan analisis sehingga dapat merumuskan perencanaan tenaga kerja dengan akurat. 

Untuk itulah Talenta hadir dalam membantu proses rekrutmen tenaga kerja terbaik melalui modul Rekrutmen. 

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software database karyawan perusahaan biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal. Untuk lebih lengkapnya kunjungi https://www.talenta.co/fitur/software-hris/software-database-karyawan-perusahaan/.

Sehingga hadirnya HR software Mekari Talenta  memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses speerti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Mekari Talenta:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba HR software by Talenta? Kunjungi https://www.talenta.co/ sekarang juga!

 


PUBLISHED09 Mar 2022
Guest Guest
Guest Guest