Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

Penting bagi HR Manager memahami Human Resources Information System atau HRIS. Misalnya, HRIS Talenta. HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Namun, setidaknya di dalam HRIS, HR Manager dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan.

Lantas, apa lagi yang perlu diketahui HR Manager tentang HRIS dan bagaimana peran pentingnya? Simak ulasan Talenta by Mekari berikut ini.

Dear HR Manager, Ini Manfaat Gunakan HRIS Talenta

Note : Baca artikel Seluk Beluk HR Manager, Berikut Hal-hal yang Wajib Diketauhi

Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. Aplikasi HRIS Talenta ini sangat dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan karena akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan tersebut.

HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.

Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.

Note : Baca artikel HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.

Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS seperti Talenta pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Coba Talenta Gratis Sekarang!

Note : Anda bisa Coba Gratis HRIS Talenta dengan klik gambar diatas, sebelum mempelajari lebih lanjut apa manfaat HR Manager memahami Human Resources Information System atau HRIS.

Manfaat HRIS

Ada beberapa manfaat HRIS, yaitu:

Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dan lain-lain dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga HR Manager dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS. Tentu saja Aplikasi HRIS Talenta juga memiliki fitur ini.

Biaya Operasional Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.

Note : Baca artikel Apa Solusi yang Dapat Diberikan Software HRIS?

Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan HR Manager dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga HR Manager dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau HR Manager dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui HRIS komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

Fitur-fitur HRIS Wajib Ada Seperti Aplikasi HRIS Talenta

Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda. Mungkin saja Aplikasi HRIS Talenta bisa memenuhi kebutuhan perusahaan anda.

HRIS Talenta memiliki beberapa kelebihan seperti fitur payrol, cuti dan absensi online dengan GPS.

Manajemen Penggajian Di HRIS Talenta (Payroll Management)

Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi perusahaan. Karena itulah, software HRIS yang Anda pilih haruslah memiliki fitur payroll management yang membantu Anda melakukan proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, lembur, dan sebagainya seperti Aplikasi HRIS Talenta. Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda. Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan.

Talenta memiliki sistem Payroll yang terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). Perusahaan Anda tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia dengan hasil yang akurat dilengkapi dengan slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

HRIS Talenta bisa melakukan perhitungan Gaji Karyawan secara otomatis dengan cepat.

Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, HR Manager dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding. Sehingga, HR Manager dapat memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.

Manajemen Waktu Di Aplikasi Seperti HRIS Talenta

Talenta juga terintegrasi dengan sistem absensi online berbasis GPS.

Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik, sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Dengan HRIS ESS (Employee Self Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau Anda.

Talenta dilengkapi berbagai fitur yang bisa membantu pekerjaan HR untuk memantau absensi karyawan secara online, yaitu Live Attendance. Dengan fitur selfie Clock In dan Clock Out, HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real–time setiap kali karyawan masuk dan keluar.

Manajemen Pajak Di Aplikasi Seperti HRIS Talenta

Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun akan berbeda-beda.

Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda. Di mana, seluruh informasi keuangan dan penghitungan PPh 21 mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem HRIS.

Manajemen Penilaian

Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses evaluasi bagi karyawan. Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis.

Di mana, HR Manager bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat dengan HRIS system mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

Manajemen Keuangan Di Aplikasi Seperti HRIS Talenta

Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan biaya tambahan, misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan pribadinya seperti klaim kesehatan.

Dengan HRIS, berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Kemudian, HR Manager atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.

Laporan HR

Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian dan lain-lain. Untuk membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan.

Namun, dengan adanya HRIS system dalam perusahaan, HR dapat membuat laporan ini dalam hitungan detik dan dapat dibuat dalam beberapa format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan PPh 21 Karyawan dengan Contoh Soal

Tantangan HR Manager Di Era HRIS Seperti HRIS Talenta

Peran HR biasanya cepat berubah mengikuti kebutuhan perusahaan. Di masa lalu, peran HR lebih banyak difokuskan pada tugas-tugas administrasi seperti membayar gaji karyawan, mengelola tunjangan, serta mencatat kehadiran karyawan.

Namun sekarang ini peran HR berkembang. Hal ini penting karena diperlukan pendekatan yang lebih komprehensif terhadap manajemen karyawan di dalam perusahaan.

Jadi tak hanya mengurus tugas-tugas administratif saja tetapi HR perlu membuat program pelatihan dan pengembangan karyawan. Tujuannya untuk mendapatkan karyawan unggul yang menjadi aset penting bagi perusahaan.

Sementara itu, HR Manager juga perlu beradaptasi dengan digitalisasi yang begitu cepat. Perkembangan teknologi dalam dunia bisnis sudah menjangkau bidang HR dengan pesat.

Perusahaan yang inovatif berlomba untuk mengadopsi Human Resources Information System (HRIS) agar mereka lebih kompetitif. HRIS tentu membantu tugas HR Manager dan mempersingkat semua proses.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan Gaji Karyawan Sesuai Regulasi Pemerintah

Ini adalah sistem yang memang dirancang untuk menyederhanakan proses, menstandarisasi manajemen tim kerja, dan memanfaatkan data serta analisis dalam membuat keputusan besar. Dengan digitalisasi akan memudahkan HR menyiapkan SDM yang kompeten dalam menghadapi perubahan model bisnis di masa depan.

Praktisi dan Pengamat SDM, Proyantono Rudito, mengatakan ada tiga tantangan HR yang dihadapi sepanjang 2020-2025. Pertama, penyelarasan HR dengan model bisnis. Kedua, backcasting untuk menyiapkan program pengembangan kompetensi SDM, struktur organisasi, dan lain-lain. Sedangkan yang ketiga adalah peralihan (switching) praktik HR model lama ke next practices.

Jadi, di era digital seperti sekarang, tata kelola SDM akan lebih banyak menggunakan HRIS. HRIS memiliki banyak sekali keunggulan seperti big data dan berbasis komputasi awan atau cloud.


PUBLISHED27 Jul 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat