Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Baru-baru ini mesin absensi seperti fingerprint disebut sebagai salah satu penyebab munculnya klaster baru kasus COVID-19 di beberapa daerah seperti Semarang, Jawa Tengah. Sehingga penggunaan mesin fingerprint menjadi tidak relevan. 

Jumlah kasus COVID-19 pun di Indonesia masih terus bertambah. Selain mesin absensi, kedisiplinan melaksanakan protokol kesehatan masih belum dilaksanakan dengan baik.

Note : Baca artikel Pandemi COVID-19, Kelola Absensi Online Saat WFH dengan Talenta

Lantas apa yang perlu dilakukan perusahaan mengingat absensi karyawan merupakan hal krusial? Absensi online bisa menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan. Berikut ulasan Talenta by Mekari.

Sistem Absensi Online

Mesin Fingerprint dan Risiko Penggunaannya di Masa Pandemi

Menurut Centers for Disease Control and Prevention di Amerika Serikat, sangat memungkinkan bagi seseorang tertular Virus Corona atau COVID-19 setelah menyentuh benda yang terkontaminasi virus tersebut. Mesin fingerprint salah satunya. 

Alasannya adalah mesin fingerprint dipakai oleh banyak karyawan. Mereka harus meletakkan jari atau seluruh tangan pada mesin setiap hari saat masuk kantor. Alhasil, tidak butuh waktu lama bagi virus untuk menyebar.

The New York Post melaporkan bahwa karyawan di New York City telah memprotes penggunaan mesin fingerprint. Hal ini yang akhirnya membuat New York Police Department (NYPD) dan the Metropolitan Transit Authority mempertimbangkan kembali cara absensi mereka. 

Pada akhirnya, NYPD memutuskan untuk menangguhkan penggunaan mesin fingerprint di kantor pusatnya.

Di India, pemerintah negara bagian dan lokal di negara tersebut telah mengeluarkan serangkaian protokol termasuk menghentikan penggunaan mesin fingerprint. Ini dilakukan setelah terdapat salah satu karyawan di daerah Hyderabad dinyatakan positif Virus Corona. 

Akhirnya, hampir dari 200 perusahaan dipanggil untuk diberikan panduan dan prosedur standar. Salah satunya mengganti mesin fingerprint. Demikian juga di daerah New Delhi, berbagai perusahaan mulai berhenti menggunakan sistem absensi biometrik.

Sementara itu di Indonesia, hal ini baru terungkap setelah jumlah kasus COVID-19 di Semarang, Jawa Tengah, meledak. Mengutip CNN Indonesia, penularan COVID-19 yang terjadi di tiga perusahaan di Kota Semarang diduga melalui media mesin fingerprint.

Karyawan yang terinfeksi COVID-19 terbukti melakukan absen dengan menyentuhkan jari tangan ke mesin absensi. Usai menyentuh mesin fingerprint, karyawan tidak mencuci tangan atau memakai cairan pembersih.

Hasilnya, 3 perusahaan di Kota Semarang disebut menjadi klaster baru penyebaran Corona. Rinciannya hampir 200 karyawan terdeteksi positif terjangkit COVID-19. Klaster perusahaan ini menyumbang paling besar angka positif COVID-19 saat ini di Kota Semarang yang mencapai 716 kasus.

Mesin Fingerprint Punya Kelemahan Lainnya

Kehadiran atau absensi memang merupakan tolak ukur paling efektif untuk melihat tingkat kedisiplinan karyawan saat bekerja. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi manual, terutama dengan mesin absensi seperti fingerprint

Absensi dengan menggunakan mesin fingerprint mengandalkan pencatatan secara otomatis. Tanpa kehadiran seseorang yang ditugaskan untuk memantaunya. 

Caranya, setiap karyawan memiliki kartu absen yang dimasukkan ke mesin ceklok saat datang maupun pulang kerja. Ada juga yang tinggal menempelkan salah satu atau beberapa jari mereka ke mesin fingerprint.

Selain berisiko besar tertular COVID-19 karena dipakai oleh banyak karyawan, mesin fingerprint ternyata juga memiliki kelemahan lainnya, antara lain :

Data Tidak Akurat

Jika menggunakan mesin absensi, pencetak waktu dapat diatur atau reset manual. Sehingga mungkin saja dapat menjadi tidak akurat. 

Selain itu, kejujuran karyawan dipertanyakan apabila menggunakan mesin absensi. Karena bisa jadi ada karyawan yang TA alias titip absen. Biasanya cara yang dilakukan adalah dengan menitipkan kartu absen ke rekan kerja. 

Penggunaan Mesin Absensi Ribet  

Kelemahan lainnya adalah penggunaan mesin absensi juga kurang praktis dan ribet. Contoh kasusnya apabila Anda sedang rapat di luar kantor. 

Pada saat jam pulang kerja, Anda diwajibkan untuk kembali ke kantor hanya untuk kepentingan absensi. Ribet bukan? 

Butuh Dana Besar untuk Beli Mesin Fingerprint

Menyediakan mesin absensi seperti fingerprint, perusahaan harus mengalokasikan dana. Dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan pun sangat besar.

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Absensi Online Jadi Solusi Terbaik

Seperti yang sudah dijelaskan, penggunaan mesin absensi atau fingerprint memiliki risiko tinggi tertular Virus Corona atau COVID-19. Untuk itu, perusahaan dan pabrikan di Indonesia harus mengganti sistem absensi mereka yaitu dengan mencoba menggunakan aplikasi absensi online. 

Dengan menggunakan aplikasi absensi, karyawan lebih nyaman saat melakukan absensi tanpa was-was tertular COVID-19. Cara penggunaannya pun sangat mudah dan praktis yaitu melalui ponsel yang terkoneksi internet.

Kemudian, HR lebih mudah untuk memantau absensi karyawan. HR juga dapat mengolah data absensi karyawan di mana saja dan kapan saja secara real-time. 

Keunggulan Aplikasi Absensi Online

Ada banyak sekali keunggulan yang ada pada aplikasi absensi online dibandingkan mesin absensi atau fingerprint. Misalnya keamanan data karena sudah menggunakan teknologi cloud. Berikut ini beberapa keunggulan aplikasi absensi online lainnya : 

Lebih Hemat Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi ataupun pemasangan sistem. Dengan demikian, cara ini akan menghemat pengeluaran dari perusahaan itu sendiri. 

Kehadiran absensi online akan memberikan fleksibilitas sehingga Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, serta memakai smartphone atau laptop untuk mengakses sistem absensi. 

Sistem ini tentunya sangat memudahkan karyawan yang bekerja secara mobile karena mereka tidak perlu harus datang ke kantor untuk melakukan absensi.

Minim Kecurangan

Absensi online umumnya didukung dengan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik yang meminimalkan kecurangan. Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu tempat. 

Selain itu, posisi pengguna aplikasi juga akan memberi informasi keberadaannya yang dengan mudah terlacak oleh GPS. Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data digital dienkripsi serta disimpan dengan aman.

Dipantau Realtime 

Aplikasi absensi online terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan memantau data dilakukan dengan realtime. Keunggulan ini memudahkan kinerja bagian HRD dalam memproses data kehadiran serta keterlambatan karyawan. 

Selain itu, sinkronisasi jadi lebih mudah karena tersimpan otomatis dengan sistem cloud.

Perhitungan Jam Kerja yang Akurat 

Sistem absensi dilakukan online yang akan membuat perhitungan jam kerja akurat karena waktu yang dipakai tersinkron otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat. Cara ini sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat.

Rekapitulasi Lebih Mudah 

Sistem absensi online memudahkan pencatatan serta rekapitulasi data, begitupun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, dan keterlambatan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual. Terlebih, sistem online juga biasanya sudah terintegrasi antar data. 

Sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat sehingga HRD atau personalia akan lebih efisien dalam bekerja.

Note : Baca artikel Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Employee self-service

Kelola Absensi Online dengan Talenta

Tak perlu lagi menggunakan mesin fingerprint, sistem absensi karyawan lebih mudah menggunakan Talenta. Talenta sebagai salah satu penyedia layanan cloud HRIS di Indonesia juga mempunyai fitur aplikasi absensi online yang mampu meringkas pengelolaan jam kerja dan kehadiran bahkan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan ribuan.

Pengelolaan jam kerja dan kehadiran karyawan adalah salah satu bagian vital dari pekerjaan HR. Apalagi dengan kondisi pandemi COVID-19 seperti saat ini dimana beberapa karyawan masih ada yang bekerja dari rumah. 

Transformasi menggunakan teknologi cloud mampu membantu HR untuk mengakomodir model kerja dari rumah. Selain itu, penggunaan teknologi ini lebih hemat biaya. Lantas, bagaimana Talenta mengemas fitur absensi onlinenya?

Absensi Online Langsung dari Smartphone Karyawan

Menjadi salah satu fitur unggulan di Talenta yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fisik seperti fingerprint atau time cards. 

Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi Talenta. Setelah itu, karyawan hanya perlu melakukan Clock In saat jam masuk kerja dan Clock Out saat jam pulang kerja langsung dari handphone yang terkoneksi internet. 

Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol Clock In dan Clock Out.

Fitur absensi online ini juga memungkinkan perusahaan untuk mensyaratkan pemberian deskripsi dan/atau lampiran berupa foto sebagai unggahan bukti. Hal ini akan sangat berguna bagi karyawan dengan job desc dengan mobilitas tinggi, sehingga absensi tradisional seperti penggunaan fingerprint hanya akan menghambat pekerjaan. 

Karyawan tersebut bisa dengan mudah menambahkan deskripsi bahwa dirinya sedang bekerja di luar kantor ditambah unggahan foto selfie atau foto lainnya yang relevan.

Pencatatan Absensi Realtime dan Otomatis

Absensi online dengan menggunakan Talenta juga akan membantu HR untuk bisa memonitor kehadiran karyawan yang bekerja di luar kantor. Karyawan hanya perlu membuka aplikasi di handphone pribadi dan mengakses menu Live Attendance. 

Kemudian menekan tombol Clock In di layar. Lalu diarahkan ke halaman absensi di mana karyawan harus memberikan deskripsi dan attachment berupa foto selfie sebagai lampiran kehadirannya. 

Setelah semua selesai dan lokasi absensi sudah sesuai dengan GPS, karyawan kemudian menekan tombol Clock In di bagian bawah layarnya. 

Rekam kehadiran karyawan otomatis tercatat dan sudah masuk ke dalam database yang bisa dilihat oleh HR kapan saja dan di mana saja. Tak perlu mesin fingerprint, proses absensi selama WFH tak lagi menjadi halangan. Catatan kehadiran karyawan sangat sederhana, cepat dan akurat. 

Note : Baca artikel Keuntungan Sistem Absensi Menggunakan Software Payroll Online

Berbasis GPS, Proses Absensi Online Akurat dan Tak Dapat Dicurangi

Absensi dari aplikasi Talenta dicatat berdasarkan lokasi GPS handphone karyawan. Karenanya fitur Live Attendance juga sangat berguna bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau melakukan meeting pagi di luar kantor. 

Fitur Live Attendance ini juga tak dapat dicurangi menggunakan aplikasi mock location seperti Fake GPS atau sejenisnya. Karyawan yang mengaktifkan aplikasi mock location akan diminta untuk mematikan aplikasi tersebut sebelum bisa melakukan absensi online.

Di sisi lain, manajer atau staff HR, yang berperan sebagai admin, juga dapat memantau status Clock In/Out masing-masing karyawan secara langsung kapan saja dan di mana saja melalui menu Time Attendance di dasbor. 

Hebatnya lagi, jika perusahaan masih ingin menerapkan kebijakan penggunaan mesin fingerprint, HR juga bisa mengintegrasikan fitur absensi online Talenta ke mesin fingerprint perusahaan. Melalui fitur ini, HR tak perlu lagi khawatir untuk melaksanakan work from home, karena pencatatan yang akurat dan tak dapat dicurangi.

Terapkan Physical Distancing di Tempat Kerja, Atur Shift Karyawan dengan Mudah 

Kenyataannya, model kerja dari rumah tidak bisa diterapkan untuk beberapa industri. Namun, kebijakan pembatasan sosial berskala besar harus tetap dilaksanakan sebagai upaya menanggulangi penyebaran virus COVID-19. 

Ada satu solusi yang bisa dijadikan jalan keluar di situasi ini, yakni dengan menerapkan physical distancing di lingkungan kerja. 

Salah satu cara sederhananya adalah dengan memberikan fasilitas kerja yang membatasi karyawan untuk bisa bersentuhan langsung. Contohnya dengan mengganti absensi karyawan yang sebelumnya dengan fingerprint menjadi absensi online melalui aplikasi cloud HRIS seperti Talenta. 

Fitur Live Attendance dari Talenta memberikan kemudahan bagi HR untuk menerapkan physical distancing dengan cepat, tanpa menghambat proses pencatatan kehadiran karyawan. HR tak perlu lagi melakukan setting manual di mesin fingerprint, karena proses pembuatan/pengubahan shift karyawan bisa langsung diselesaikan dalam aplikasi. 

Jam kerja setiap karyawan pun bisa langsung disesuaikan dengan shift yang telah ditetapkan dalam aplikasi.

Lakukan Survei Gejala COVID-19 ke Karyawan

Tak hanya fitur absensi dan self-service karyawan, Talenta juga membantu HR dalam menanggulangi dampak COVID-19 dengan memberikan fitur survei kesehatan khusus untuk gejala virus ini. Fitur ini merupakan seperangkat survei kesehatan yang dikirimkan langsung kepada pengguna Talenta untuk mendapatkan laporan dari kondisi kesehatan karyawan yang saat ini sedang bekerja.

Karyawan dapat mengisi survei dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan melalui aplikasi Talenta dan mendapatkan hasil asesmennya secara langsung. Apabila terdapat indikasi karyawan sakit atau berada di kondisi yang buruk dan menampakkan tanda-tanda terinfeksi COVID-19, HR akan mendapatkan update real-time melalui email admin. 

Super admin talenta juga bisa mendapatkan rekap harian untuk melihat secara keseluruhan kondisi kesehatan karyawan dengan laporan yang dikirim melalui email.

Berdasarkan laporan survei dan fitur employee self-service di Talenta, HR dapat dengan mudah memberikan izin sakit tanpa mengharuskan karyawan untuk keluar rumah atau proses manual menggunakan kertas yang lama dan berisiko tinggi. Proses semua kebutuhan cuti bisa langsung diakses dengan masuk ke menu Request Time Off. 

Note : Baca artikel Memilih Software Payroll dan HRIS Online saat WFH

Buat Rekap Laporan Kehadiran saat WFH dalam Hitungan Detik

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Talenta memberikan dua pilihan absen yang bisa diimplementasikan secara bersamaan, absensi online dan integrasi ke mesin fingerprint yang telah ada. 

Independensi dari mesin fisik dengan absensi online membuat HR tidak perlu lagi melakukan export data absensi secara manual lagi. HR tak perlu lagi kerepotan dalam menerapkan work from home karena tak lagi perlu bergantung pada mesin fingerprint di kantor.

aplikasi gaji online

Terintegrasi Payroll, Hitung Gaji Otomatis dari Laporan Absensi

Fitur absensi di Talenta juga langsung terintegrasi dengan fitur Payroll di Talenta. Sehingga absensi yang tercatat akan langsung masuk ke perhitungan payroll secara otomatis. 

HR tak perlu lagi mengekspor data dari mesin fingerprint kemudian mengkalkulasikan secara manual untuk setiap periode payroll. Semua bisa diproses bahkan untuk periode yang lebih singkat seperti mingguan atau dwimingguan.

Note : Jangan dulu buru-buru keluar, baca artikel terbaik kami Sambut New Normal, Perusahaan Perlu Siapkan SOP Bekerja di Masa Pandemi

CTA Talenta


PUBLISHED09 Jul 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat