Sekilas tentang PT IMCD Indonesia
PT IMCD Indonesia berdiri sejak tahun 2012 dan merupakan perusahaan distributor serta penyedia solusi bahan kimia dan bahan khusus untuk berbagai industri seperti Food & Nutrition, Beauty & Personal Care, Pharmaceutical, Advanced Material, Lubricant & Energy, Coating & Construction, dan lainnya.
Sebagai distributor bahan kimia untuk berbagai sektor, PT IMCD Indonesia membutuhkan proses payroll yang konsisten di seluruh entitas perusahaan.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Sebelum menggunakan layanan terpusat, PT IMCD Indonesia menghadapi beberapa tantangan berikut:
- Menggunakan 3 vendor berbeda untuk 3 entitas perusahaan
Sebelum informan bergabung pada tahun 2023, payroll dikelola oleh tiga vendor berbeda untuk tiga entitas IMCD Indonesia, sehingga proses menjadi terpisah-pisah. - Koordinasi dan komunikasi yang kompleks
Karena setiap vendor memiliki pendekatan perhitungan yang berbeda, tim HR tetap harus melakukan alignment dengan masing-masing vendor. Hal ini membuat alur komunikasi dan koordinasi menjadi rumit. - Perhitungan payroll yang tidak terstandar
Perbedaan approach dalam perhitungan payroll berpotensi menimbulkan perbedaan hasil kalkulasi yang berdampak pada proses jurnal dan administrasi keuangan. - Keterbatasan manpower tim HR
Komposisi HR cukup ramping dan berfokus pada HRBP serta GA, sehingga tidak memiliki manpower khusus untuk mengurus payroll setiap bulannya.
Mekari Payroll Service sebagai solusi tantangan payroll
Dengan mengimplementasi Mekari Payroll Service, PT IMCD Indonesia menyatukan pengelolaan payroll tiga entitas dalam satu layanan terpusat. Konsolidasi dilakukan dari tiga vendor menjadi satu vendor payroll service dengan satu PIC utama, sehingga proses menjadi jauh lebih sederhana dan terkoordinasi.
Selain dapat meng-handle beberapa entitas atau cabang dalam satu perusahaan, perhitungan payroll tiap entitas menjadi terstandar. Koordinasi dan komunikasi pun terpusat. Payroll ditangani oleh ahli, waktu cut-off dan payroll disbursement dapat disesuaikan setiap bulan, serta jika terdapat mismatch data, payroll specialist dapat mengidentifikasi dan mengatasinya. Perhitungan dan pelaporan pajak juga diurus hingga mendapatkan kode billing, sehingga tim finance hanya perlu melakukan pembayaran.
Hasil nyata yang dirasakan oleh PT IMCD Indonesia
Setelah menggunakan Mekari Payroll Service, PT IMCD Indonesia merasakan dampak berikut:
- Konsolidasi vendor menjadi lebih efisien
Dari tiga vendor menjadi satu layanan payroll service dengan satu PIC utama, sehingga koordinasi lebih sederhana. - Standardisasi perhitungan payroll di 3 entitas
Mengurangi potensi perbedaan perhitungan yang berdampak pada proses jurnal dan administrasi keuangan. - Proses pembayaran gaji lebih cepat
Payroll ditangani oleh ahli, sehingga proses pembayaran gaji karyawan menjadi lebih cepat. - Efisiensi biaya operasional
Satu layanan dapat menangani multi-entity atau cabang, sehingga tidak perlu menggunakan vendor yang berbeda-beda. - Akses data payroll real-time untuk kebutuhan budgeting
Data historis payroll karyawan, termasuk gaji dan PPh dari Januari hingga Juli (7 bulan), tersedia dan terkompilasi rapi. - Forecasting lebih cepat dan minim proses manual
Tujuh bulan data payroll dapat langsung digunakan untuk forecasting, mengurangi ketergantungan pada kalkulasi manual tim accounting, dan mempercepat proses penyusunan budget tahunan.
“Dulu saya harus mengelola tiga vendor payroll dengan cara perhitungan yang berbeda-beda. Setelah pindah ke Mekari Payroll Service, hasilnya sama, jadi lebih standar, dan ada satu orang yang bisa saya hubungi.”
Mekari Payroll Service di mata PT IMCD Indonesia
Bagi PT IMCD Indonesia, Mekari Payroll Service mampu menjawab kebutuhan pengelolaan payroll multi-entity dalam satu sistem yang terstandar. Dibandingkan kompetitor yang hanya menghitung gaji dengan pendekatan berbeda-beda, Mekari Payroll Service menghadirkan perhitungan yang konsisten serta koordinasi terpusat dengan satu PIC.
Salah satu dampak paling signifikan dirasakan saat annual budgeting setiap bulan Agustus. Historical data payroll karyawan dari Januari hingga Juli mudah didapat dan ter-compile dengan rapi. Jika sebelumnya proses ini dilakukan secara manual oleh finance manager dan memakan waktu karena tim accounting memiliki pekerjaan lain, kini proses forecasting dapat dilakukan lebih cepat sehingga tim dapat fokus pada analisis, bukan pengolahan data.
