Dalam beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proses bisnis atau tunjangan karyawan, terkadang suatu perusahaan tidak dapat membayarkan anggaran atau biaya tersebut secara langsung. Misalnya, saat perjalanan bisnis, meeting di luar kantor, atau tunjangan kesehatan yang termasuk dalam anggaran khusus perusahaan. Dalam hal ini, karyawan harus membayarkan terlebih dahulu dan mengajukan klaim penggantian biaya kepada perusahaan. Kondisi seperti ini lebih dikenal dengan istilah reimbursement karyawan.

Reimbursement karyawan di setiap perusahaan dapat berbeda-beda tergantung ketentuan yang diterapkan, salah satunya adalah klaim kesehatan. Ada beberapa hal yang harus dicermati oleh perusahaan sebelum membuat program pengembalian klaim kesehatan tersebut. Berikut lima langkah tepat untuk membuat health reimbursement program untuk karyawan yang bisa Anda terapkan.

 

Menyiapkan Reimbursement Plan

Menyiapkan rencana pengembalian biaya berarti perusahaan menetapkan dan mengendalikan biaya dari layanan tersebut. Rencana tersebut akan membantu Anda dalam mematuhi berbagai aturan terkait. Hal itu juga membantu Anda untuk merekrut dan mempertahankan karyawan terbaik di perusahaan. Anda bisa menerapkan dua pilihan terkait pengembalian dana kesehatan tersebut, yaitu menerapkan klaim kesehatan kena pajak, atau pengembalian dana kesehatan bebas pajak. Jika perusahaan menerapkan klaim kesehatan kena pajak, maka penggantian dana tersebut akan masuk dalam pemotongan pajak penghasilan (PPh Pasal 21). Sesuai dengan Pasal 17 ayat 1, Undang-Undang No. 36 tahun 2008, persentase potongan tarif PPh Pasal 21 perhitungannya sebagai berikut: 

  • Penghasilan tahunan hingga Rp50 juta, tarif pajak sebesar 5%
  • Penghasilan tahunan Rp50 juta hingga Rp250 juta, tarif pajak sebesar 15%
  • Penghasilan tahunan Rp250 juta hingga Rp500 juta, tarif pajak sebesar 25%
  • Penghasilan tahunan di atas Rp500 juta, tarif pajak sebesar 30%

 

Gunakan Reimbursement Software

Dengan menggunakan reimbursement software, perusahaan dapat menyesuaikan proses administrasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Perusahaan juga bisa mengelola dana penggantian secara cepat dan mudah. Selain itu, reimbursement yang dilakukan melalui perangkat lunak dapat mengurangi waktu administrasi dari layanan kesehatan yang diberikan. peoplekeep.com menambahkan bahwa pengelolaan tunjangan dan klaim kesehatan dengan software hanya membutuhkan waktu 5 menit per bulan secara online.

 

Bekerja Sama dengan Asuransi Kesehatan

Langkah selanjutnya adalah bekerja sama dengan asuransi kesehatan. Bagi perusahaan dengan skala kecil, bekerja sama dengan asuransi kesehatan mungkin akan menjadi pengalaman baru bagi karyawan. Agen asuransi Anda akan membantu perusahaan untuk menentukan paket asuransi yang akan dipilih dan berapa biayanya. Tak hanya itu, dengan bekerja sama Anda bisa menentukan paket asuransi kesehatan yang sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan anggaran perusahaan.

Untuk menghemat biaya, perusahaan sebaiknya memilih kerja sama dengan asuransi kesehatan yang menawarkan paket kesehatan perorangan. Menurut data dari peoplekeep.com, paket asuransi kesehatan perorangan akan menghemat rata-rata 20% hingga 60% dibandingkan paket asuransi kesehatan kelompok.

 

Memahami Ketentuan

Penting bagi perusahaan untuk mengetahui ketentuan IRS, ERISA, HIPAA, ACA, dan aturan lain yang berlaku saat mengganti dana kesehatan karyawan. Kegagalan memahami ketentuan mungkin akan berisiko pada pengeluaran biaya yang mahal. ZaneBenefits.com menemukan fakta bahwa biaya yang dikeluarkan untuk kegagalan memahami ketentuan dan perencanaan bisa mencapai Rp1.400.000 per karyawan. Perusahaan bisa menggunakan reimbursement software untuk memastikan dan memudahkan rencana perusahaan berjalan dan telah sesuai dengan ketentuan.

 

Sosialisasikan Karyawan tentang Program Reimbursement

Langkah terakhir yang perlu perusahaan lakukan adalah dengan melakukan sosialisasi tentang program tersebut. Tujuannya, agar karyawan mendapatkan pengetahuan sesuai dan mendapat manfaat maksimal dari program tersebut. Edukasi karyawan terkait reimbursement program serta paket asuransi kesehatan perorangan. Jangan lupa untuk memberitahukan ketentuan serta anggaran dari program tersebut.

 

Itulah beberapa langkah yang dapat perusahaan lakukan untuk mengelola program reimbursement secara tepat. Jika Anda hendak menggunakan aplikasi HR dengan fitur klaim dan reimbursement, layanan Talenta bisa jadi pilihan yang tepat. Dengan Talenta, karyawan Anda dapat dengan mudah memeriksa status pembayaran dan klaim dengan smartphone pribadinya. Selain memudahkan proses reimbursement, Talenta juga dilengkapi dengan fitur payroll yang mempermudah perhitungan gaji karyawan. Segala proses administrasi juga dapat disesuaikan dengan aturan yang berlaku, termasuk potongan PPh 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Ingin mengetahui lebih lengkap tentang fitur Talenta? Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga dan nikmati kelengkapan fiturnya!

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.