Absensi Karyawan Online dan Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan?

By Novia Widya UtamiPublished 27 Nov, 2022

Absensi karyawan online manual, mana yang lebih menguntungkan untuk perusahaan? Temukan jawabannya hanya di Insight Talenta disini.

Melakukan absensi menjadi hal yang harus dilakukan setiap karyawan untuk melaporkan kehadirannya di kantor.

Data absensi karyawan penting untuk diketahui untuk keperluan administrasi seperti perhitungan pemotongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produksi, dan sebagainya.

Cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mendata kehadiran karyawan adalah dengan menggunakan absensi manual atau absensi secara online dengan aplikasi absensi Talenta.

Pengertian Absensi Manual

Absensi manual telah digunakan sejak lama.

Ia dibuat ketika industri pekerjaan sadar bahwa mereka sudah memiliki banyak karyawan dan membutuhkan suatu sistem untuk mengatur kehadiran mereka.

Awalnya, metode absensi yang ada hanya menggunakan kertas dan daftar nama karyawan yang disertai keterangan jam kehadiran mereka.

Inilah sistem absensi manual pertama karena pada saat itu kebutuhan perusahaan hanyalah untuk mengetahui jam kehadiran mereka.

Setelah itu, sistem ini sedikit berkembang dengan adanya sistem absensi ceklok yang dapat mencetak waktu kehadiran mereka dengan lebih tepat.

Karena harus dilakukan secara adil dan konsisten, karyawan harus benar-benar datang ke kantor sebelum jam masuk atau jam kerja mereka dimulai.

Dengan demikian, mereka tidak telat dan dapat bekerja tepat waktu.

Hal ini juga menghindari terjadinya penumpukan dan antrean orang yang melakukan absensi karena prosesnya masih serba manual.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Baca Juga : Metode Absensi Kehadiran Secara Online Pengganti Absen Mesin Fingerprint Kantor

Faktor-Faktor Absensi Karyawan Online Manual yang Menguntungkan Perusahaan
statistik perbandingan absensi karyawan online dan manual

Fingercheck.com menemukan bahwa, 29% perusahaan lebih banyak memilih menggunakan pengelolaan absensi perusahaan secara online melalui website dan 14% melalui absensi mobile.

Selain itu, menurut survei yang dilakukan Paychex.com, pemilik perusahaan yang berusia 18-34 tahun lebih memilih metode absensi secara online menggunakan aplikasi absensi karyawan.

Sedangkan, 47% pemilik perusahan dengan rentang usia 50 tahun ke atas masih memercayakan metode absensi manual dengan menggunakan pencatatan kertas.

Persentase tersebut didasarkan pada beberapa faktor seperti, waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, dan faktor lain dari masing-masing metodenya.

Untuk memahami lebih lanjut metode absensi kehadiran mana yang lebih menguntungkan, simak rinciannya berikut ini.

Waktu yang Dibutuhkan

Absensi Karyawan Online Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan Perusahaan?
Jika dilihat dari segi waktu yang dibutuhkan, absensi secara manual lebih memakan banyak waktu.

Hal ini dikarenakan absensi manual menggunakan sistem tanpa bantuan elektronik, atau hanya menggunakan elektronik sederhana dalam pengoperasiannya.

Sistem pengoperasiannya biasanya hanya menggunakan kertas atau daftar sederhana yang mencantumkan informasi nama karyawan dan keterangan jam kerja karyawan.

Sistem pengoperasian seperti itu tentunya akan memakan banyak waktu.

Karyawan harus benar-benar hadir di kantor sebelum jadwal kantor beroperasi.

Lalu, karyawan juga harus tertib untuk mengantre, bahkan terkadang seringkali terjadi penumpukan karyawan yang akan melakukan absensi.

Tidak hanya itu, rekapitulasi data absensi secara manual akan lebih boros waktu karena terjadi double work.

Akibatnya perusahaan perlu memindahkan data dari lembaran kertas ke komputer.

Sedangkan, pada absensi secara online menggunakan aplikasi, pengoperasiannya jauh lebih sederhana dan memungkinkan karyawan melakukan absensi kapan saja dan di mana saja tanpa mengantri dan lebih tepat waktu.

Absensi online yang sudah terintegrasi dengan banyak sistem HRIS juga membuat perusahaan melakukan rekapitulasi data dengan mudah.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Biaya yang Dikeluarkan


Absensi manual mungkin terlihat lebih hemat biaya karena tidak perlu menggunakan teknologi khusus untuk mencatat kehadiran karyawan.

Namun secara tidak langsung, dengan mengandalkan tenaga Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengelola kehadiran akan menambah biaya tersendiri bagi perusahaan.

Terlebih, penggunaan kertas sebagai sistem pengoperasiannya tentunya akan  memakan biaya perusahaan yang tidak sedikit.

Berbeda dengan absensi manual, absensi digital terbilang hadir sebagai solusi untuk menjawab masalah tersebut.

Absensi online tidak lagi membutuhkan banyak sumber daya manusia, karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada.

Dengan perampingan tenaga kerja tersebut, biaya yang dikeluarkan untuk SDM di bidang pengelolaan absen akan semakin kecil.

Selain itu, sistem online akan menjawab permasalahan pemborosan biaya kertas dan beberapa teknologi absensi yang tergolong mahal.

Baca Juga: Aplikasi Personalia, Solusi Mudah dan Murah Kelola Karyawan

Aplikasi Absen Online Manual memiliki Tingkat Akurasi Data


Dilihat dari segi keakuratan data, penggunaan metode absen online memiliki nilai akurasi data yang lebih tinggi.

Sistem yang berbasis aplikasi dan program khusus membuat absensi online pegawai akan lebih akurat dan mengurangi terjadinya kesalahan karena faktor human error.

Kesalahan karena faktor human error seringkali terjadi di absen manual karena sistemnya yang hanya mengandalkan SDM.

Selain itu, absensi online  akan mencegah kecurangan kehadiran seperti “titip absen” yang sering dilakukan karyawan pada sistem manual.

Baca Juga: Cegah Fraud dengan Absensi Online Karyawan

Absensi Karyawan Online Manual Memiliki Integrasi dengan Sistem Lain

Kurangnya penggunaan teknologi pada absen manual membuat perusahaan tidak dapat mengintegrasikan data absensi dengan banyak sistem lain seperti urusan penggajian.

Tak hanya itu, kesulitan mengintegrasikan data tersebut akan membuat pemantauan terhadap kehadiran karyawan tidak dapat dilakukan dengan mudah.

Sedangkan, pada absensi online semua sistem dapat terintegrasi secara otomatis.

Bahkan, penggunaan sistem absensi online dapat terhubung dengan aplikasi atau software khusus pengelolaan absensi.

Sistem ini juga memudahkan perusahaan melakukan pemantauan manajemen perusahaan secara mudah.

Dengan kelebihan real time yang dimiliki absensi online, perusahaan bisa memantau data kehadiran kapan saja dan di mana saja.

Dengan melihat persentase di atas dan nilai fungsinya, penggunaan absensi online di perusahaan akan lebih menguntungkan pada banyak hal terkait operasional.

Kekurangan Absensi Manual

Tentu saja, absensi manual memiliki berbagai kekurangan. Yang pertama, absensi manual membuat Anda jadi lebih boros kertas sehingga kurang ramah lingkungan.

Selanjutnya, absensi manual dinilai kurang efisien dan pengelolaan datanya kurang akurat. Mengingat data absensi karyawan harus selalu di-update manual, apalagi saat periode perhitungan payroll.

HR harus menarik data secara manual, menghitungnya kembali untuk mendapatkan jumlah gaji yang didapatkan masing-masing karyawan.

Selain tidak efisien, kesalahan lebih rentan terjadi dan menyebabkan gaji karyawan yang didapatkan bisa tidak sesuai.

Lalu karena dilakukan secara manual, tentunya proses rekapitulasi absensi jadi memakan waktu lebih lama. Padahal, waktu kerja HR bisa digunakan untuk mengerjakan hal lainnya.

Studi Kasus Kendala yang Kerap Dihadapi Sistem Absensi Manual

Kericuhan di ruangan HR mungkin bisa jadi hal yang sering ditemukan, apalagi jika sudah mendekati tanggal gajian.

Biasanya, percakapan yang kerap terjadi pada saat proses rekapitulasi absensi adalah seperti ini.

“Eh, udah mau deket gajian nih. Harus buru-buru ngerekap absen anak-anak dulu deh, ribet banget pasti.”

“Eh, si Deni bulan ini sempet nggak masuk kantor dan nggak ada keterangannya ya?”

“Sisa cuti Mawar berapa sih? Dia kalo nggak salah udah ambil dua ya bulan ini.”

“Duh ada yang lupa absen nih, tanyain anaknya dulu dong dia kemarin nggak absen kenapa.”

Hal ini kerap terjadi jika Anda masih merekap absensi secara manual.

Padahal, seharusnya divisi HR bisa melakukan otomasi terhadap rekapitulasi absen lewat absensi online dan menggunakan waktunya untuk mengerjakan hal lain yang lebih bermanfaat.

Alasanan Mengapa Perlu Ada Absensi Online

Adanya absensi online dapat mempermudah proses absensi karyawan hanya dengan smartphone mereka.

Karyawan tidak perlu harus berada di kantor dan antre untuk melakukan absensi di jam-jam krusial, sehingga ia tidak akan telat.

Absensi online juga dapat memanfaatkan teknologi GPS dan juga facial recognition untuk mengetahui keberadaan karyawan dan mengenali wajah karyawan.

Hal ini untuk memastikan bahwa karyawan tidak akan berbuat curang.

Selain itu dengan aplikasi absen atau absensi online, HR juga dapat merekapitulasi absensi secara otomatis untuk memudahkan proses penggajian.

Membandingkan Biaya Antara Absensi Manual dengan Absen Online

Ketika menghitung biaya yang dikeluarkan untuk sebuah absensi manual, berarti Anda juga perlu menghitung gaji karyawan terutama mereka yang bekerja di divisi HR.

Misalnya, seperti ini. Seorang karyawan HR yang bertugas untuk merekap absensi karyawan dan mengurus gaji memiliki gaji sebesar Rp6.000.000 per bulan.

Karena proses rekapitulasi masih manual, ia bertanggung jawab atas absensi sekitar 50 orang karyawan.

Ketika perusahaan semakin berkembang dan karyawan bertambah, orang ini tidak mungkin merekap absen untuk penambahan karyawan ini.

Otomatis, SDM yang khusus mengurus absensi harus bertambah.

Total setiap bulan, berarti perusahaan harus mengeluarkan Rp6 juta sampai Rp18juta tergantung berapa banyak jumlah tenaga HR yang bertambah.

Belum lagi tugas administratif lainnya yang cukup menguras waktu.

Mari bandingkan dengan absensi online dan kita ambil contoh aplikasi absensi Mekari Talenta.

Biaya subscription / harga berlangganan Mekari Talenta sendiri sangat bervariasi bergantung pada fitur apa yang ingin digunakan dan seberapa besar skala perusahaan di mana berkisar antara Rp2.500.000 hingga Rp10.000.000 per bulan.

Namun dengan harga itu, tidak peduli seberapa banyak karyawan yang Anda miliki, waktu proses rekapitulasi absensi akan tetap sama karena dilakukan secara otomatis.

Jadi, hasilnya lebih akurat, karyawan HR pun tidak akan merasa stres setiap bulan dan bisa mengerjakan pekerjaan penting lainnya.

Karena proses otomatis ini, Anda tidak perlu menambah karyawan HR untuk menghitung absensi karena seberapa pun banyaknya karyawan yang Anda miliki, prosesnya akan sama cepatnya.

Jadi, tentu lebih murah bukan? Klik tombol di bawah ini untuk cari tahu Mekari Talenta lebih lanjut.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

 

Dari perbandingan di atas, kita bisa menarik kesimpulan bahwa:

Gunakan Absensi Online Dari Mekari Talenta

Kemudahan absensi bisa Anda dapatkan pada fitur attendance management dalam layanan Mekari Talenta.

Mekari Talenta juga memiliki fitur solusi lain yang bisa dimanfaatkan untuk membantu banyak pekerjaan HR.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Anda bisa mengisi link formulir di bawah ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis sistem HRD yang terbaik di Indonesia milik Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Novia Widya Utami