Absensi Karyawan Online dan Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan?

Absensi Karyawan Online dan Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan?

Melakukan absensi menjadi hal yang harus dilakukan setiap karyawan untuk melaporkan kehadirannya di kantor. Kehadiran karyawan penting untuk diketahui untuk keperluan administrasi seperti perhitungan pemotongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produksi, dan sebagainya. Cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mendata kehadiran karyawan adalah dengan menggunakan absensi manual atau absensi secara online dengan aplikasi absensi.
statistik perbandingan absensi karyawan online dan manual

Fingercheck.com menemukan bahwa, 29% perusahaan lebih banyak memilih menggunakan pengelolaan absensi perusahaan secara online melalui website dan 14% melalui aplikasi mobile. Selain itu, menurut survei yang dilakukan Paychex.com, pemilik perusahaan yang berusia 18-34 tahun lebih memilih metode absensi secara online menggunakan aplikasi absensi karyawan. Sedangkan, 47% pemilik perusahan dengan rentang usia 50 tahun ke atas masih memercayakan metode absensi manual dengan menggunakan pencatatan kertas. Persentase tersebut didasarkan pada beberapa faktor seperti, waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, dan faktor lain dari masing-masing metodenya. Untuk memahami lebih lanjut metode absensi mana yang lebih menguntungkan, simak rinciannya berikut ini.

Waktu yang Dibutuhkan


Jika dilihat dari segi waktu yang dibutuhkan, absensi secara manual lebih memakan banyak waktu. Hal ini dikarenakan absensi manual menggunakan sistem tanpa bantuan elektronik, atau hanya menggunakan elektronik sederhana dalam pengoperasiannya. Sistem pengoperasiannya biasanya hanya menggunakan kertas atau daftar sederhana yang mencantumkan informasi nama karyawan dan keterangan jam hadir karyawan.

Sistem pengoperasian seperti itu tentunya akan memakan banyak waktu. Karyawan harus benar-benar hadir di kantor sebelum jadwal kantor beroperasi. Lalu, karyawan juga harus tertib untuk mengantre, bahkan terkadang seringkali terjadi penumpukan karyawan yang akan melakukan absensi. Tidak hanya itu, rekapitulasi data absensi secara manual akan lebih boros waktu karena terjadi double work, perusahaan perlu memindahkan data dari lembaran kertas ke komputer. Sedangkan, pada absensi secara online pengoperasiannya jauh lebih sederhana dan memungkinkan karyawan melakukan absensi kapan saja dan di mana saja tanpa mengantri dan lebih tepat waktu. Absensi online yang sudah terintegrasi dengan banyak sistem juga membuat perusahaan melakukan rekapitulasi data dengan mudah.

Biaya yang Dikeluarkan


Absensi manual mungkin terlihat lebih hemat biaya karena tidak perlu menggunakan teknologi khusus untuk mencatat kehadiran karyawan. Namun secara tidak langsung, dengan mengandalkan tenaga SDM untuk mengelola kehadiran akan menambah biaya tersendiri bagi perusahaan. Terlebih, penggunaan kertas sebagai sistem pengoperasiannya tentunya akan  memakan biaya perusahaan yang tidak sedikit.

Berbeda dengan absensi manual, absensi online terbilang hadir sebagai solusi untuk menjawab masalah tersebut. Absensi online tidak lagi membutuhkan banyak sumber daya manusia, karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada. Dengan perampingan tenaga kerja tersebut, biaya yang dikeluarkan untuk SDM di bidang pengelolaan absen akan semakin kecil. Selain itu, sistem online akan menjawab permasalahan pemborosan biaya kertas dan beberapa teknologi absensi yang tergolong mahal.

Akurasi Data


Dilihat dari segi keakuratan data, absensi online memiliki nilai akurasi data yang lebih tinggi. Sistem yang berbasis aplikasi dan program khusus membuat absensi online akan lebih akurat dan mengurangi terjadinya kesalahan karena faktor human error.  Kesalahan karena faktor human error seringkali terjadi di absen manual karena sistemnya yang hanya mengandalkan SDM. Selain itu, absensi online akan mencegah kecurangan kehadiran seperti “titip absen” yang sering dilakukan karyawan pada sistem manual.

Integrasi dengan Sistem

Kurangnya penggunaan teknologi pada absen manual membuat perusahaan tidak dapat mengintegrasikan data absensi dengan banyak sistem lain seperti urusan penggajian. Tak hanya itu, kesulitan mengintegrasikan data tersebut akan membuat pemantauan terhadap kehadiran karyawan tidak dapat dilakukan dengan mudah. Sedangkan, pada absensi online semua sistem dapat terintegrasi secara otomatis. Bahkan, penggunaan sistem absensi online dapat terhubung dengan aplikasi atau software khusus pengelolaan absensi. Sistem ini juga memudahkan perusahaan melakukan pemantauan manajemen perusahaan secara mudah. Dengan kelebihan real time yang dimiliki absensi online, perusahaan bisa memantau data kehadiran kapan saja dan di mana saja.

Dengan melihat persentase di atas dan nilai fungsinya, penggunaan absensi online di perusahaan akan lebih menguntungkan pada banyak hal terkait operasional. Kemudahan akses dan manfaat itu bisa didapat pada fitur aplikasi absensi online dalam layanan Talenta. Talenta juga memiliki fitur lain yang bisa dimanfaatkan untuk membantu banyak pekerjaan HR. Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga dan nikmati kelengkapan fiturnya.


PUBLISHED14 Apr 2020
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami