HR Planning 7 min read

5 Hal Penting yang Perlu Diketahui Tentang SOP HRD

By Ervina LutfiPublished 26 Apr, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Apa tujuan, manfaat, prinsip serta cara penyusunan SOP HRD yang baik dan benar di perusahaan? Insight Talenta akan mengulasnya di sini.

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan standar ketentuan dasar yang mengatur kinerja kayawan dan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang harus karyawan lakukan agar lebih mudah dipahami.

Umumnya, SOP tersebut dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HR manager, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP.

Dalam menyusun SOP dibutuhkan konsentrasi dan pertimbangan yang matang. Sebab, SOP tersebut nantinya akan menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan yang harus ditaati semua karyawan.

Oleh karena itu, SOP harus disusun dan dipikirkan dengan seksama.

Pengertian SOP HRD

SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen tertulis yang disusun oleh HRD yang berisi panduan tentang tata cara atau prosedur standar yang harus diikuti oleh setiap individu atau unit kerja di perusahaan.

SOP perusahaan mencakup detail tentang cara melakukan suatu tugas atau proses dengan konsisten dan efektif.

SOP perusahaan bertujuan untuk mencapai konsistensi dalam kinerja, mencegah kesalahan, meningkatkan kualitas, dan memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam suatu tugas atau proses memahami dan mengikuti tata cara yang sama.

SOP juga dapat membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan waktu, meningkatkan efisiensi, serta memudahkan pelatihan karyawan baru dan integrasi mereka ke dalam perusahaan.

Selain itu, SOP biasanya mencakup berbagai aspek dari operasi perusahaan, termasuk rekrutmen dan seleksi karyawan, manajemen kinerja, administrasi karyawan, pengadaan barang dan jasa, produksi, pemasaran, layanan pelanggan, dan lain-lain.

Ia juga seringkali merupakan bagian dari sistem manajemen mutu dan keselamatan kerja di perusahaan.

Contoh SOP HRD Yang Ada Di Perusahaan

Tujuan, Manfaat, Prinsip, Contoh Cara Penyusunan SOP HRD Perusahaan Adalah Sebagai Berikut

SOP HRD atau Standard Operating Procedure Human Resources Department adalah serangkaian prosedur atau langkah-langkah standar yang harus diikuti oleh departemen sumber daya manusia (SDM) dalam menjalankan fungsinya di sebuah organisasi.

SOP HRD umumnya mencakup tiga bidang utama yaitu rekrutmen dan seleksi, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja.

Beberapa contoh dari SOP HRD adalah:

Rekrutmen dan seleksi:

  • Mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja
  • Menulis deskripsi pekerjaan dan kriteria seleksi
  • Mempromosikan lowongan pekerjaan
  • Melakukan seleksi kandidat yang memenuhi kriteria
  • Menawarkan posisi kepada kandidat terpilih

Pengembangan karyawan:

  • Menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan
  • Menyusun rencana pelatihan dan pengembangan
  • Melaksanakan program pelatihan dan pengembangan
  • Memonitor dan mengevaluasi efektivitas program

Manajemen kinerja:

  • Menetapkan target dan sasaran kinerja
  • Menyusun rencana pengembangan karyawan
  • Melakukan evaluasi kinerja karyawan
  • Memberikan umpan balik kinerja kepada karyawan
  • Menetapkan tindakan perbaikan dan penghargaan kinerja

SOP HRD sangat penting untuk memastikan bahwa semua kegiatan di departemen SDM dijalankan dengan konsisten dan efisien, serta sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

Dengan adanya SOP HRD, departemen SDM dapat meminimalkan risiko kesalahan, meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, dan memberikan layanan yang konsisten dan berkualitas bagi karyawan dan manajemen organisasi.

Tujuan dan Manfaat SOP

Pada dasarnya, semua standar dan aturan yang dibuat perusahaan memiliki tujuan dan manfaat, termasuk SOP.

Berdasarkan penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No. PER/21/M-PAN/11/2008, tujuan dan manfaat standar operasional prosedur secara umum bagi perusahaan atau bisnis antara lain:

  • Berfungsi sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan.
  • Membantu karyawan agar mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen. Hal ini dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam proses bisnis sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus pada suatu pekerjaan
  • Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kinerja dan mengevaluasi usaha.
  • Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru dalam melakukan tugasnya.
  • Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang efisien dan dikelola dengan baik.
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian layanan.
  • Memberikan pedoman bagi karyawan di setiap unit dalam memberikan kinerjanya sehari-hari.

Dengan mengetahui tujuan dan manfaat di atas, HRD dapat menyusun SOP untuk karyawan secara tepat dan mudah diterapkan.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Prinsip SOP

Tak hanya perlu mengetahui tujuan dan manfaat, HRD juga perlu mengetahui prinsip-prinsip yang ada pada SOP.

Berikut merupakan penjelasan lengkap prinsip SOP berdasarkan Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008:

  • Konsisten, SOP harus dilaksanakan secara konsisten oleh seluruh jajaran organisasi dari waktu ke waktu oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun.
  • Komitmen, SOP harus diterapkan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah hingga paling tinggi.
  • Perbaikan berkelanjutan, penyusunan dan penerapan SOP harus terbuka terhadap penyesuaian dan penyempurnaan demi memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
  • Mengikat, SOP harus dapat mengikat pelaksana dalam melaksanakan masing-masing tugas sesuai dengan standar bisnis yang telah ditetapkan.
  • Seluruh unsur memiliki peran penting, seluruh karyawan dengan masing-masing posisi atau jabatannya memiliki peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada karyawan yang tidak menunaikan perannya sesuai SOP, maka berisiko mengganggu keseluruhan proses bisnis di perusahaan.
  • Terdokumentasi dengan baik, seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat menjadi referensi bagi setiap karyawan yang membutuhkan.

Baca juga: Mengelola Kinerja Karyawan agar Produktivitas Meningkat

Data yang Tercantum dalam SOP

Selanjutnya perlu diketahui HRD tentang SOP adalah data apa saja yang diperlukan dan tercantum dalam SOP.

Data tersebut antara lain, data posisi karyawan, struktur organisasi, dan alur kerja.

Dengan menganalisis data posisi karyawan dan struktur organisasi, perusahaan bisa membuat SOP yang adil dan bisa diterapkan oleh semua karyawan.

Selain itu, alur kerja yang dicantumkan dalam SOP berguna sebagai informasi bagi karyawan terkait seperti apa sistematika pekerjaan di dalam perusahaan tempat mereka bekerja.

YouTube video

Cara Penyusunan SOP HRD Di Perusahaan

Mengacu pada tujuan, manfaat, serta prinsip yang telah dijelaskan di atas, HRD bisa mulai membuat dan menyusun SOP untuk perusahaan.

Berikut cara atau langkah-langkah penyusunan SOP yang perlu diketahui:

  1. Membentuk tim pembuatan SOP. Idealnya pembentukan tim SOP melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan.
  2. Mempelajari proses bisnis perusahaan agar SOP dibuat dengan tepat
  3. Menyusun flow chart. Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tuliskan pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.
  4. Review hasil penyusunan flow chart setelah alur kerja dibuat. Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.
  5. Simulasi SOP sebelum menerapkan SOP secara langsung. Tujuannya, agar mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya.
  6. Evaluasi dan lakukan perbaikan setelah simulasi dilakukan. Temukan hal-hal yang harus segera di evaluasi dan segera perbaiki.
  7. Approval dan terapkan SOP yang telah dibuat. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, SOP bisa mulai diterapkan di perusahaan.

Hal Penting Yang Harus Diperhatikan Dalam Pembuatan SOP HRD Di Perusahaan

Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) HRD (Human Resource Development) sangat penting untuk memastikan bahwa setiap proses di departemen HRD berjalan dengan efektif dan efisien.

Hal Penting Yang Harus Diperhatikan Dalam Pembuatan SOP HRD Di Perusahaan

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP HRD antara lain:

Identifikasi Tujuan

Tentukan tujuan SOP HRD yang ingin dicapai. Misalnya, meningkatkan efektivitas rekrutmen karyawan, meningkatkan keterampilan dan produktivitas karyawan, atau meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Definisikan Prosedur dalam SOP HRD Tersebut

Rincikan setiap langkah prosedur yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan SOP HRD.

Pastikan bahwa setiap prosedur dijelaskan secara detail dan mudah dipahami.

Tentukan Tanggung Jawab

Setiap prosedur harus memiliki tanggung jawab yang jelas dan spesifik.

Siapa yang bertanggung jawab dan siapa yang terlibat dalam setiap langkah prosedur harus diidentifikasi dengan jelas.

Tetapkan Waktu Pelaksanaan

Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap prosedur harus ditentukan.

Hal ini akan memastikan bahwa setiap proses HRD dapat diselesaikan secara tepat waktu.

Tinjau Ulang dan Evaluasi

SOP HRD harus ditinjau ulang secara berkala untuk memastikan bahwa prosedur dan tujuan yang dijelaskan masih relevan dan efektif.

Evaluasi secara berkala akan membantu meningkatkan kualitas dan efisiensi setiap prosedur.

Komunikasikan dengan Jelas

SOP HRD harus disajikan dengan cara yang mudah dipahami oleh seluruh pihak yang terlibat.

Pastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses HRD memahami SOP HRD dan menerapkannya dengan konsisten.

Dengan memperhatikan hal-hal penting di atas, pembuatan SOP HRD yang efektif dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas setiap proses HRD, sehingga dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Baca juga: Standar Kebutuhan Hidup Layak dalam Aturan Undang-Undang

Sosialisasi SOP yang dibuat HRD Di Perusahaan

Setelah menyusun SOP, perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja.

Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.

Hal-hal di atas dapat menjadi acuan dasar yang harus diketahui HRD tentang SOP.

Sebagai HRD, Anda bisa membantu karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat dengan memanfaatkan layanan software HR Mekari Talenta.

Sebagai HRD, Anda bisa membantu karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat dengan memanfaatkan layanan software HR Mekari Talenta.

Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, potongan PPh 21, THR dan BPJS Kesehatan juga BPJS Ketenagakerjaan.

Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online dari Mekari Talenta bila membutuhkan data absensi yang terintegrasi.

Dengan menggunakan teknologi berbasis cloud yakni aplikasi absensi online, karyawan pun bisa ikut menggunakannya sehingga memudahkan mereka dalam mematuhi SOP yang dibuat perusahaan.

Selain itu, HRD juga harus membuat berbagai laporan, mulai dari laporan absensi hingga izin cuti dan sakit karyawan. Untuk caranya, Anda bisa baca artikel tentang contoh laporan HRD dengan Excel.

Yuk daftarkan perusahaan Anda dengan Talenta sekarang juga!

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.

Apa Pentingnya SOP HD untuk Human Resource Management Di Perusahaan?

SOP (Standard Operating Procedure) HRD adalah pedoman atau aturan tertulis yang digunakan untuk mengatur dan mengelola kegiatan sumber daya manusia di perusahaan.

SOP HRD sangat penting untuk memastikan bahwa setiap kegiatan SDM dijalankan secara konsisten, efektif, dan efisien sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

Berikut adalah beberapa pentingnya SOP HRD untuk human resource management di perusahaan:

Memastikan konsistensi

Dengan adanya SOP HRD, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap kegiatan SDM dijalankan secara konsisten.

Hal ini sangat penting untuk menghindari adanya kesalahan atau ketidaksesuaian dalam mengelola SDM.

Memudahkan pelatihan

SOP HRD dapat digunakan sebagai bahan pelatihan untuk staf HR baru dan untuk mengingatkan staf HRD yang sudah berpengalaman tentang prosedur yang harus diikuti.

Menjamin keamanan informasi

SOP HRD dapat membantu perusahaan dalam memastikan bahwa informasi sensitif terkait SDM dijaga dengan baik.

Dalam SOP HRD, perusahaan dapat menentukan siapa saja yang berhak mengakses informasi tersebut dan bagaimana informasi tersebut harus dijaga kerahasiaannya.

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas

SOP HRD dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan SDM, karena prosedur yang jelas dan terstruktur akan meminimalkan kesalahan dan waktu yang terbuang.

Keberadaan SOP HRD Mempermudah audit

SOP HRD dapat digunakan sebagai referensi selama proses audit internal atau eksternal.

Audit dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien karena SOP HRD membantu memastikan bahwa setiap kegiatan SDM dijalankan sesuai dengan standar dan aturan yang ditetapkan.

Dengan adanya SOP HRD yang baik, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan SDM dan menjaga agar kegiatan SDM dijalankan secara profesional dan efisien.

banner tentu bisa june
Image
Ervina Lutfi
Seorang product manager berpengalaman, juga kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR, bisnis, dan pemasaran dengan pembahasan teliti, terstruktur, serta mudah dipahami.