Optimasi SOP Proses Onboarding Karyawan Baru Beserta Contohnya

By Jordhi FarhansyahPublished 17 Oct, 2023 Diperbarui 25 Maret 2024

Proses onboarding karyawan merupakan proses yang penting dalam keseluruhan proses rekrutmen. Proses ini, dapat menciptakan pengalaman yang positif bagi karyawan baru dan membantu mereka lebih mengenali perusahaan barunya. Untuk itu, diperlukan adanya SOP tersendiri untuk proses onboarding karyawan baru.

Standard operating procedure atau SOP sendiri merupakan prosedur standar yang diterapkan di perusahaan.

Adanya prosedur akan menjadi panduan untuk meminimalisir kesalahan dalam bekerja sehingga pelaksanaannya jadi lebih maksimal.

Artikel ini akan membahas bagaimana cara membuat SOP pada saat proses onboarding karyawan baru. Simak selengkapnya.

Mengapa proses onboarding penting bagi karyawan?

sop onboarding karyawan baru

Proses onboarding, atau orientasi karyawan, adalah langkah-langkah yang diambil oleh suatu organisasi untuk memperkenalkan, melibatkan, dan mempersiapkan karyawan baru agar dapat berkontribusi secara efektif dalam lingkungan kerja mereka.

Onboarding merupakan langkah pertama untuk memastikan bahwa karyawan baru akan bertahan di sebuah perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

Maka dari itu SOP dalam menjalankan onboarding bagi karyawan baru wajib ada.

Menurut survei yang dilakukan oleh Aberdeen Group, 83% dari perusahaan-perusahaan terbaik sudah memulai proses onboarding sebelum karyawan baru memulai hari pertama mereka.

Hal ini karena 90 hari pertama seorang karyawan di perusahaan adalah momen penting untuk melihat bagaimana sikap mereka nanti terhadap perusahaan dan tingkat retensi mereka.

Ada beberapa alasan lainnya mengapa proses onboarding dianggap penting. Di antaranya adalah sebagai berikut.

Orientasi pada budaya perusahaan

Onboarding membantu karyawan baru untuk memahami nilai-nilai, visi misi, dan budaya perusahaan.

Hal ini akan memungkinkan mereka untuk menyelaraskan diri lebih baik dengan tujuan perusahaan.

Selain itu, ini juga dapat membantu mereka dalam beradaptasi dengan budaya perusahaan.

Peningkatan produktivitas

Proses onboarding yang baik dapat mempercepat kurva belajar karyawan dan membantu mereka menjadi produktif lebih cepat.

Dengan pemahaman yang baik tentang tugas dan tanggung jawab mereka, karyawan dapat mulai berkontribusi secara lebih efektif.

Perusahaan juga perlu memastikan semua materi onboarding dan tugas yang akan dikerjakan karyawan dapat disampaikan dengan baik dan memberikan ruang untuk karyawan baru bertanya banyak hal.

Motivasi dan keterlibatan

Onboarding yang efektif dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan. Pemahaman yang jelas tentang peran mereka dan bagaimana mereka berkontribusi dapat memberikan dorongan positif.

Baca juga: Hal yang perlu kamu ketahui tentang onboarding karyawan

Retensi karyawan

Survei yang dilakukan oleh Jobvite mengatakan bahwa 20% dari turnover karyawan terjadi di 45 hari pertama. Angka ini cukup besar karena 45 hari adalah waktu yang sangat tingkat.

Salah satu penyebabnya adalah karyawan baru tidak melaksanakan onboarding dengan baik.

Untuk itu, proses onboarding yang baik dapat membantu dalam meningkatkan retensi karyawan.

Karyawan yang merasa didukung dan memiliki pengalaman onboarding yang positif lebih mungkin untuk tetap setia pada organisasi.

Pembentukan hubungan

Onboarding tidak hanya tentang mengenalkan karyawan pada pekerjaan mereka, tetapi juga pada orang-orang di sekitarnya.

Membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja dan atasan dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Sebuah studi yang dirilis oleh Academy of Management Journal menemukan bahwa dukungan tinggi dari pemimpin dan rekan tim di hari-hari pertama dapat membuat karyawan baru untuk bekerja lebih keras dan bersikap lebih positif terhadap pekerjaan mereka.

Tingkat dukungan yang rendah bisa membuat karyawan tidak bertahan di sana lebih lama dari 4 bulan.

Faktanya menurut SHRM, sekitar 69% karyawan kemungkinan besar akan bertahan selama tiga tahun jika mereka merasakan proses onboarding yang baik.

Pemahaman yang lebih baik tentang peran

Melalui proses onboarding, karyawan dapat memahami dengan lebih baik peran dan tanggung jawab mereka dalam organisasi. Hal ini membantu mereka untuk mengetahui harapan dan mengukur kinerja mereka.

Pemahaman sistem dan prosedur di perusahaan

Onboarding membantu karyawan untuk memahami sistem, prosedur, dan kebijakan organisasi.

Hal ini termasuk juga pemahaman tentang struktur organisasi, komunikasi internal, dan proses-proses yang ada.

Secara keseluruhan, proses onboarding berfungsi sebagai investasi jangka pendek yang memberikan hasil jangka panjang dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, memotivasi, dan mempertahankan karyawan.

Lalu bagaimana cara membuat SOP onboarding karyawan baru yang efektif?

Langkah-langkah SOP onboarding karyawan baru yang efektif

SOP untuk onboarding karyawan baru sangat penting untuk memastikan bahwa proses tersebut dilakukan dengan efisien dan konsisten setiap waktu.

Berikut adalah langkah-langkah SOP yang efektif untuk onboarding karyawan baru.

Persiapan pra-onboarding

Identifikasi dan persiapkan semua dokumen yang diperlukan sebelum karyawan baru tiba, termasuk kontrak kerja, formulir perpajakan, dan formulir formulir administratif lainnya.

Jangan lupa untuk memberikan welcoming email agar karyawan merasa disambut baik di perusahaan.

Sambutan dan pengenalan

Sambut karyawan baru secara resmi dan berikan pengantar singkat tentang organisasi, sejarahnya, dan budayanya.

Anda juga perlu mengenalkan karyawan baru kepada tim sehingga mereka bisa kenal satu sama lain.

Dokumentasi

Bantu karyawan baru dalam mengisi semua formulir dan dokumen yang diperlukan.

Jangan lupa untuk memastikan mereka memahami kebijakan dan prosedur organisasi, termasuk hak dan kewajiban mereka, seperti asuransi, benefit karyawan, tata cara reimbursement dan lain sebagainya.

Baca juga: Tips melakukan onboarding karyawan yang efektif

Pengantar kepada tempat kerja

Berikan tur singkat tentang fasilitas dan area kerja, termasuk kantor, ruang rapat, dan area umum lainnya.

Tunjukkan juga lokasi fasilitas penting seperti kamar mandi, dapur, dan area parkir.

Pendalaman terhadap pekerjaan dan tanggung jawab

Jelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab karyawan baru. Ini juga bisa dilakukan oleh masing-masing manajer dari para karyawan baru ini. Jangan lupa untuk memberikan pemahaman tentang harapan dan tujuan kinerja.

Pelatihan awal

Berikan pelatihan awal yang diperlukan, baik dalam bentuk pelatihan formal atau panduan tertulis. Setiap karyawan mungkin akan mendapatkan pelatihan yang berbeda bergantung pada posisi mereka.

Pastikan karyawan baru memahami sistem dan perangkat lunak yang mereka butuhkan untuk pekerjaan mereka.

Tim IT perusahaan perlu membantu dan siap menjawab pertanyaan dari karyawan baru agar mereka bisa mengoperasikan perangkat.

Mentoring dan pembimbingan

Tetapkan mentor atau pembimbing untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja.

Jangan lupa untuk memberikan panduan untuk memfasilitasi proses belajar dan pertanyaan mereka.

Sosialisasi budaya perusahaan

Sosialisasikan karyawan baru pada nilai-nilai perusahaan, misi, dan budaya organisasi. Tunjukkan bagaimana orang berinteraksi dan berkolaborasi di dalam organisasi.

Evaluasi dan umpan balik

Lakukan pertemuan evaluasi segera setelah beberapa minggu pertama untuk mengidentifikasi setiap masalah atau kebutuhan yang mungkin timbul.

Berikan umpan balik konstruktif dan tawarkan dukungan tambahan jika diperlukan.

Evaluasi proses onboarding

Secara berkala, evaluasi proses onboarding untuk meningkatkan efektivitasnya. Anda dapat melakukannya dengan memberikan survei dari karyawan yang baru untuk memahami pengalaman mereka dan identifikasi area yang dapat ditingkatkan.

Dengan mengikuti langkah-langkah SOP yang terstruktur dan terdokumentasi, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan baru menerima pengalaman onboarding yang konsisten dan efektif.

Contoh template SOP onboarding karyawan baru gratis

Anda sudah memahami betapa pentingnya memiliki SOP onboarding karyawan baru agar terhindar dari kesalahan yang menyebabkan turnover karyawan.

SOP yang efektif adalah kunci agar karyawan Anda dapat bertahan dan semakin termotivasi untuk bekerja lebih keras dan lebih terlibat di perusahaan.

Sumber: Lucid App

Untuk menyelenggarakan onboarding yang lebih efektif, Mekari Talenta sudah menyediakan template yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.

Anda bisa mengunduh template secara gratis dengan klik tombol di bawah ini.

Download template gratis

Gunakan applicant tracking system untuk proses onboarding karyawan baru yang lebih efisien

Salah satu alat yang bisa digunakan untuk proses rekrutmen sekaligus onboarding karyawan yang lebih baik adalah dengan menggunakan software applicant tracking system atau ATS.

Mekari Talenta dengan fitur Advance Recruitment-nya sebagai ATS memungkinkan Anda mengelola proses rekrutmen dari awal sampai akhir, mulai dari job posting, sourcing kandidat, mengumpulkan CV, menjadwalkan interview, hingga onboarding.

Semua proses ini dapat dilakukan hanya dalam satu dashboard yang terintegrasi di Mekari Talenta.

Terlebih untuk onboarding karywan, Mekari Talenta memiliki beragam keunggulan seperti:

  • Mengembangkan talent pool perusahaan untuk permudah kebutuhan rekrutmen di masa depan.
  • Input data karyawan terbaru bisa dilakukan secara otomatis dan terotomasi.
  • Pendataan dokumen yang diperlukan oleh perusahaan dari karyawan dengan cepat dan terorganisasi.
  • Pengaturan payroll untuk karyawan lebih mudah karena telah reterintegrasi dengan HRIS dan payroll.

Nah, jika Anda tertarik dengan fitur-fitur yang disajikan oleh Mekari Talenta, Anda dapat berkonsultasi dengan tim sales kami dan mencoba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.