Administrasi HR 4 min read

Tips Melakukan Onboarding Efektif untuk Karyawan Baru

By Jordhi FarhansyahPublished 10 Aug, 2023

Seperti apa tips onboarding karyawan yang cocok diterapkan di perusahaan? Onboarding karyawan merupakan proses yang dilakukan setelah perusahaan merekrut karyawan baru.

Pada masa onboarding, karyawan juga akan melakukan proses penyesuaian dan adaptasi agar karyawan dapat bekerja sesuai ritme kerja yang ada di perusahaan.

Proses ini merupakan proses yang terbilang penting untuk dilakukan, maka dari itu HR perlu menjalankannya dengan baik.

Proses onboarding sendiri terbagi menjadi tiga jenis, yakni online, hybrid, dan juga offline.

Onboarding online melibatkan penggunaan teknologi dan platform digital untuk mengarahkan karyawan baru melalui proses integrasi.

Kemudian, onboarding hybrid adalah kombinasi dari onboarding online dan offline. Ini menciptakan pengalaman yang lebih fleksibel dan terhubung.

Sementara itu, onboarding offline melibatkan interaksi langsung dan kegiatan tatap muka di lokasi fisik perusahaan.

Pilihan antara onboarding online, hybrid, atau offline harus didasarkan pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan, jenis pekerjaan, serta situasi karyawan baru.

Beberapa perusahaan mungkin memilih pendekatan campuran yang menggabungkan elemen-elemen dari ketiga metode untuk mencapai pengalaman onboarding yang optimal.

Berikut adalah beberapa tips onboarding karyawan yang dapat diterapkan perusahaan.

Tips onboarding 1: Lakukan persiapan matang sebelum karyawan baru bergabung

tips onboarding

Buat rencana onboarding yang terstruktur dan jelas sebelum karyawan baru memulai pekerjaan. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah, materi, dan waktu yang diperlukan untuk memastikan proses berjalan lancar.

Misalnya, HR perlu memberikan briefing sebelum hari pertama serta mempersiapkan segala hal sebelum karyawan baru bergabung, seperti menyiapkan lingkungan kerja, peralatan, dan sistem yang diperlukan.

HR juga perlu menentukan mentor atau buddy yang akan membantu karyawan baru beradaptasi.

Menurut Stacey Staaterman, CEO dari Stacey Staaterman Coaching & Consulting, sistem buddy sangat penting untuk 90 hari pertama karyawan.

Dengan memiliki buddy atau mentor yang sudah lebih lama bekerja, mereka memiliki seseorang yang bisa ditanyakan terkait perusahaan.

Idealnya, partner bisa berasal dari tim yang berbeda agar karyawan dapat memahami keterkaitan antar tim, bukan hanya timnya saja.

Baca juga: Rahasia Onboarding Perusahaan Manufaktur

Tips onboarding 2: Sambut karyawan baru dengan hangat

Tips onboarding lainnya yang tidak kalah penting adalah sambut karyawan baru dengan ramah dan hangat. Buat lingkungan yang inklusif dan positif sehingga mereka merasa diterima dan bersemangat untuk bergabung.

Memberikan kesan perusahaan dengan budaya yang positif membuat karyawan baru akan lebih mudah menerima tempat kerja dan akan lebih cepat beradaptasi.

Jangan lupa juga untuk memperkenalkan karyawan baru kepada anggota tim dan rekan kerja lainnya.

Tips onboarding 3: Sosialisasi dan pengenalan budaya perusahaan

Bantu karyawan baru memahami nilai-nilai, tujuan, dan budaya perusahaan. Jelaskan harapan perusahaan terhadap etika kerja, komunikasi, dan kerjasama.

HR juga dapat melakukan sesi sosialisasi untuk membantu karyawan baru merasa diterima dan menjadi bagian dari tim.

Talenta blog banner

Tips onboarding 4: Berikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab

Hal yang tidak kalah penting lainnya dalam proses onboarding adalah menyampaikan informasi yang jelas mengenai peran, tanggung jawab, dan tujuan pekerjaan karyawan.

Hal ini dapat membantu karyawan baru memahami bagaimana mereka akan berkontribusi. Karyawan juga bisa diberikan kesempatan untuk menyampaikan harapan dan tujuan kerja yang ingin dicapai.

Tips onboarding 5: Penyediaan pelatihan dan pengembangan

Tips onboarding lainnya, pastikan bahwa semua materi yang diperlukan tersedia untuk karyawan baru sebelum mereka memulai pekerjaan. Ini dapat berupa panduan, kebijakan, prosedur, dan materi pelatihan.

Berikan pelatihan yang sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan karyawan baru. Ini bisa mencakup pelatihan teknis, pelatihan soft skills, dan pelatihan terkait keamanan atau kepatuhan.

HR juga bisa menyediakan akses ke sumber daya pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan pekerjaan karyawan baru tersebut.

Tips onboarding 6: Evaluasi dan pemantauan proses onboarding

Setelah beberapa waktu, evaluasi proses onboarding untuk menilai efektivitasnya. Identifikasi area yang perlu diperbaiki dan tingkatkan proses onboarding berdasarkan umpan balik dari karyawan baru dan tim terlibat.

Setelah proses onboarding selesai, HR juga bisa meminta karyawan mengisi survei terkait prosesnya selama mereka baru masuk.

Ini untuk memantau tingkat keterikatan dan kepuasan karyawan baru terhadap onboarding.

Baca juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal dan Beberapa Contohnya

Lakukan Implementasi Pengembangan Berkelanjutan

Pahami bahwa setiap karyawan baru memiliki kebutuhan dan tingkat pembelajaran yang berbeda. Berikan fleksibilitas dan dukungan tambahan jika diperlukan.

Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan dukungan dan peluang pengembangan berkelanjutan untuk karyawan baru setelah selesai proses onboarding.

Kesimpulan

Itulah tadi beberapa tips onboarding karyawan yang efektif dalam menciptakan pengalaman yang positif untuk karyawan baru.

Penting untuk diingat bahwa onboarding adalah investasi jangka panjang dalam karyawan dan perusahaan.

Upaya yang Anda lakukan dalam memberikan pengalaman onboarding yang positif dapat membantu meningkatkan produktivitas, retensi karyawan, dan kepuasan kerja.

Jadi, Anda senantiasa perlu terus meningkatkan proses onboarding agar dapat mengoptimalkan keterikatan dan kinerja karyawan.

Jika Anda membutuhkan software yang dapat mempermudah proses rekrutmen, Anda bisa menggunakan fitur Advance Recruitment dari Mekari Talenta.

Advance Recruitment memungkinkan Anda mengelola rekrutmen karyawan dari proses screening hingga onboarding karyawan secara menyeluruh hanya dengan satu aplikasi.

Proses yang memakan waktu seperti pengelolaan job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding dapat terotomasi dengan fitur ini.

Dengan data yang tersentralisasi, perpindahan data dari kandidat ke data karyawan dapat dilakukan dengan cepat tanpa proses administrasi yang memakan waktu.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui fitur ini lebih lanjut, Anda bisa berkonsultasi dengan tim sales Mekari Talenta sekarang juga dan mencoba demo aplikasinya sekarang juga.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehar-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.