Seperti apa tips onboarding karyawan yang cocok diterapkan di perusahaan? Onboarding karyawan merupakan proses yang dilakukan setelah perusahaan merekrut karyawan baru.
Pada masa onboarding, karyawan juga akan melakukan proses penyesuaian dan adaptasi agar karyawan dapat bekerja sesuai ritme kerja yang ada di perusahaan.
Proses ini merupakan proses yang terbilang penting untuk dilakukan, maka dari itu HR perlu menjalankannya dengan baik.
Proses onboarding sendiri terbagi menjadi tiga jenis, yakni online, hybrid, dan juga offline.
Onboarding online melibatkan penggunaan teknologi dan platform digital untuk mengarahkan karyawan baru melalui proses integrasi.
Kemudian, onboarding hybrid adalah kombinasi dari onboarding online dan offline. Ini menciptakan pengalaman yang lebih fleksibel dan terhubung.
Sementara itu, onboarding offline melibatkan interaksi langsung dan kegiatan tatap muka di lokasi fisik perusahaan.
Pilihan antara onboarding online, hybrid, atau offline harus didasarkan pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan, jenis pekerjaan, serta situasi karyawan baru.
Beberapa perusahaan mungkin memilih pendekatan campuran yang menggabungkan elemen-elemen dari ketiga metode untuk mencapai pengalaman onboarding yang optimal.
Berikut adalah beberapa tips onboarding karyawan yang dapat diterapkan perusahaan.
Tips onboarding 1: Lakukan persiapan matang sebelum karyawan baru bergabung
Buat rencana onboarding yang terstruktur dan jelas sebelum karyawan baru memulai pekerjaan. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah, materi, dan waktu yang diperlukan untuk memastikan proses berjalan lancar.
Misalnya, HR perlu memberikan briefing sebelum hari pertama serta mempersiapkan segala hal sebelum karyawan baru bergabung, seperti menyiapkan lingkungan kerja, peralatan, dan sistem yang diperlukan.
HR juga perlu menentukan mentor atau buddy yang akan membantu karyawan baru beradaptasi.
Menurut Stacey Staaterman, CEO dari Stacey Staaterman Coaching & Consulting, sistem buddy sangat penting untuk 90 hari pertama karyawan.
Dengan memiliki buddy atau mentor yang sudah lebih lama bekerja, mereka memiliki seseorang yang bisa ditanyakan terkait perusahaan.
Idealnya, partner bisa berasal dari tim yang berbeda agar karyawan dapat memahami keterkaitan antar tim, bukan hanya timnya saja.
Baca juga: Rahasia Onboarding Perusahaan Manufaktur
Tips onboarding 2: Sambut karyawan baru dengan hangat
Tips onboarding lainnya yang tidak kalah penting adalah sambut karyawan baru dengan ramah dan hangat. Buat lingkungan yang inklusif dan positif sehingga mereka merasa diterima dan bersemangat untuk bergabung.
Memberikan kesan perusahaan dengan budaya yang positif membuat karyawan baru akan lebih mudah menerima tempat kerja dan akan lebih cepat beradaptasi.
Jangan lupa juga untuk memperkenalkan karyawan baru kepada anggota tim dan rekan kerja lainnya.
Tips onboarding 3: Sosialisasi dan pengenalan budaya perusahaan
Bantu karyawan baru memahami nilai-nilai, tujuan, dan budaya perusahaan. Jelaskan harapan perusahaan terhadap etika kerja, komunikasi, dan kerjasama.
HR juga dapat melakukan sesi sosialisasi untuk membantu karyawan baru merasa diterima dan menjadi bagian dari tim.
Tips onboarding 4: Berikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab
Hal yang tidak kalah penting lainnya dalam proses onboarding adalah menyampaikan informasi yang jelas mengenai peran, tanggung jawab, dan tujuan pekerjaan karyawan.
Hal ini dapat membantu karyawan baru memahami bagaimana mereka akan berkontribusi. Karyawan juga bisa diberikan kesempatan untuk menyampaikan harapan dan tujuan kerja yang ingin dicapai.
Tips onboarding 5: Penyediaan pelatihan dan pengembangan
Tips onboarding lainnya, pastikan bahwa semua materi yang diperlukan tersedia untuk karyawan baru sebelum mereka memulai pekerjaan. Ini dapat berupa panduan, kebijakan, prosedur, dan materi pelatihan.
Berikan pelatihan yang sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan karyawan baru. Ini bisa mencakup pelatihan teknis, pelatihan soft skills, dan pelatihan terkait keamanan atau kepatuhan.
HR juga bisa menyediakan akses ke sumber daya pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan pekerjaan karyawan baru tersebut.
Tips onboarding 6: Evaluasi dan pemantauan proses onboarding
Setelah beberapa waktu, evaluasi proses onboarding untuk menilai efektivitasnya. Identifikasi area yang perlu diperbaiki dan tingkatkan proses onboarding berdasarkan umpan balik dari karyawan baru dan tim terlibat.
Setelah proses onboarding selesai, HR juga bisa meminta karyawan mengisi survei terkait prosesnya selama mereka baru masuk.
Ini untuk memantau tingkat keterikatan dan kepuasan karyawan baru terhadap onboarding.
Baca juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal dan Beberapa Contohnya
Lakukan Implementasi Pengembangan Berkelanjutan
Pahami bahwa setiap karyawan baru memiliki kebutuhan dan tingkat pembelajaran yang berbeda. Berikan fleksibilitas dan dukungan tambahan jika diperlukan.
Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan dukungan dan peluang pengembangan berkelanjutan untuk karyawan baru setelah selesai proses onboarding.
Kelola proses rekrutmen dan onboarding dengan Mekari Talenta
Agar proses onboarding berjalan lebih efektif, perusahaan perlu memastikan bahwa proses rekrutmen hingga pengelolaan data karyawan dapat berjalan secara terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola proses tersebut melalui aplikasi rekrutmen karyawan yang terintegrasi dengan sistem HR.
Melalui Applicant Tracking System (ATS), tim HR dapat mengelola kandidat sejak tahap seleksi, memantau tahapan rekrutmen, hingga memindahkan data kandidat yang diterima menjadi data karyawan untuk proses onboarding.
Dengan sistem yang terpusat, proses administrasi seperti pengelolaan kandidat, penjadwalan interview, hingga onboarding karyawan dapat dilakukan secara lebih efisien dalam satu platform.
