Mengulik Tata Cara Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif

Rapat kerja atau raker adalah hal penting yang harus dilakukan oleh perusahaan. Pertemuan ini harus berjalan secara efektif karena memiliki banyak fungsi. Paling utama adalah sebagai bentuk media komunikasi antar anggota organisasi. Sehingga penyelenggaraannya harus dipikirkan dengan matang. 

Rapat kerja (raker) atau dikenal juga dengan istilah meeting dalam bahasa Inggris, merupakan hal krusial yang patut dilakukan oleh perusahaan. Karena rapat ini bisa menjadi bentuk media komunikasi untuk evaluasi, kolaborasi, pengambilan keputusan, sampai menyampaikan perkembangan proyek. Namun bagaimana cara mengadakan rapat yang benar supaya lebih efektif ? Yuk cari tahu.

Kenapa Diperlukan Rapat Kerja yang Efektif ?

Mungkin beberapa ada yang berpikir bahwa menyelenggarakan rapat kerja adalah hal yang mudah, hanya perlu mengumpulkan semua karyawan saja. Namun pada kenyataannya melakukan rapat kerja tidak semudah kelihatannya. Sebab bisa saja meeting yang dilakukan ternyata tidak berjalan secara efektif.

Rapat yang efektif sendiri dilakukan dengan tujuan yang bermanfaat bagi organisasi atau perusahaan. Karena dalam rapat seperti ini, harus mencapai hasil yang diinginkan. Jadi tidak hanya sekadar rapat asal asalan saja yang tidak membuahkan apa pun. Dan untuk memenuhi hasil atau tujuannya, maka tiap individu serta tim harus paham terkait tujuan efektivitasnya.

Adapun aspek penting dalam menjalankan rapat kerja yang efektif yaitu mendesak supaya masing masing individu mau menghormati waktu yang telah dialokasikan. Jadi paling bagus jika rapat dimulai tepat waktu dan tidak menghabiskan waktu untuk menunggu anggota yang datang terlambat. Pun dengan waktu selesainya, jika bisa diselesaikan tepat waktu dan tidak molor.

Dengan kata lain, apa pun yang dapat dilakukan di luar waktu rapat ini sebaiknya memang dilakukan di luar. Sebagai pemimpin rapat, contohnya anda dapat menugaskan pertemuan kelompok yang lebih kecil untuk melakukan pembahasan dengan orang orang tertentu terkait masalah yang relevan. Atau anda dapat mengedarkan laporan untuk dibaca semua orang sebelum rapat dimulai.

Fungsi Rapat dalam Bisnis

Bagi organisasi atau perusahaan, rapat kerja merupakan hal yang penting karena memiliki banyak fungsi. Bahkan seringkali meeting menjadi satu satunya kesempatan bagi tim untuk benar benar bekerja sebagai kelompok dalam dunia manajemen. Dan meeting ini juga menjadi kesempatan ketika manajer, supervisor, atau eksekutif tidak hanya dianggap sebagai pejabat sasaran laporan individu.

Karena di dalam meeting, bagian eksekutif akan benar benar dianggap sebagai pemimpin tim. Beberapa fungsi dari rapat kerja tersebut antara lain karena membuat rencana bisnis tim, tempat mengumpulkan dan mengembangkan ide, penyelesaian masalah, ajang membuat keputusan, dan memberikan arahan pada tim.

Sebenarnya fungsi dari rapat kerja sangat luas dan beragam. Organisasi bisa menyelenggarakan rapat sesuai kebutuhan mereka masing masing untuk membahas topik tertentu. Misalnya mendorong antusiasme dan inisiatif pada anggota kelompok, atau menciptakan dan mengembangkan pemahaman pada setiap individu dalam tim.

Cara Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif

1. Membuat Agenda Rapat

Agenda rapat perlu dibuat sejak awal dan tidak dilakukan secara mendadak. Contohnya rapat akan dilakukan pada hari Jumat, namun agenda ternyata baru disusun pada hari Kamis malam. Kondisi seperti ini sebaiknya dihindari dan tidak dilakukan karena bisa membuat rapat kerja menjadi kurang efektif.

Pasalnya waktu yang terbatas antara pembuatan agenda dan waktu berlangsungnya rapat bisa mengakibatkan peserta tidak mengetahui secara jelas seperti apa raker yang akan dilaksanakan. Itulah kenapa anda perlu menyiapkan agenda rapat ini lebih awal. Setidaknya anda bisa menginformasikan seperti apa agenda rapat beberapa hari sebelum meeting dilakukan.

Dengan demikian, para peserta sudah mendapatkan gambaran seperti apa rapat akan berjalan nantinya dan apa yang harus mereka siapkan untuk mengikuti rapat tersebut. Alhasil rapat bisa berjalan lebih efektif serta tidak memakan banyak waktu yang sebenarnya tidak perlu.

2. Tentukan Jumlah Undangan

Untuk organisasi kecil, mungkin rapat kerja bisa saja dilakukan dengan semua anggota. Namun bagaimana dengan perusahaan besar ? Menghadirkan puluhan orang dalam satu ruangan untuk menggelar rapat rasanya bukan menjadi pilihan yang tepat. Bukannya menemukan solusi, ruangan justru akan terasa sesak dan mengakibatkan situasi menjadi tidak terkontrol.

Apalagi tidak semua orang di dalam ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan yang dilakukan. Jadi beberapa dari mereka hanya sekadar hadir dan memenuhi ruangan semata. Oleh karena itu, anda sebagai penyelenggara rapat kerja sebaiknya perlu menentukan jumlah undangan untuk peserta pertemuan yang akan dilakukan. 

Tentukan jumlah orang yang diharapkan hadir dan dapat memberikan kontribusi agar rapat kerja menjadi lebih fokus. Misalnya anda hanya perlu meminta kehadiran tiap pemimpin cabang atau hanya mengundang kepala tim dari setiap divisi. Siapa yang diundang di sini dapat disesuaikan kembali dengan kebutuhan rapat masing masing organisasi.

3. Atur Waktu Sebaik Mungkin

Waktu harus diatur sebaik mungkin agar bisa melakukan rapat kerja yang efektif. Caranya yaitu anda perlu mempertimbangkan mengenai jumlah waktu yang diperlukan untuk membahas semua topik yang hendak dibahas dalam pertemuan. Misalnya anda akan membahas 4 topik dalam sebuah agenda rapat yang berlangsung selama 2 jam.

Perkirakan apakah waktu tersebut memang cukup digunakan untuk membicarakan semua topik yang ada ? Di sini perlu diketahui pula bahwa antara satu topik dan topik lainnya belum tentu membutuhkan waktu yang sama. Jadi anda tidak bisa langsung membagi 2 jam dengan 4 topik sehingga setiap topik mendapat jatah pembahasan selama 30 menit atau setengah jam.

Namun perlu ditelaah kembali apakah satu topik tertentu mempunyai pembahasan yang berat dan mendalam atau tidak. Karena itu berarti topik tersebut membutuhkan waktu pembahasan yang lebih lama dalam rapat kerja. Selain itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan waktu istirahat. Karena rapat yang berlangsung non stop bisa membuat peserta lama kelamaan menjadi tidak fokus.

4. Menentukan Jenis Rapat

Jenis rapat penting untuk ditentukan sebelum pertemuan berlangsung. Karena para hadirin perlu mengetahui apakah rapat kerja yang dilangsungkan bersifat formal atau diskusi dan lainnya. Dalam hal ini, terdapat beberapa jenis meeting yang bisa dipakai untuk raker. Seperti status update meetings, information sharing meetings, decision making meetings, problem solving meetings, innovation meetings, dan team-building.

 Status update meetings merupakan rapat kerja yang fokusnya membahas mengenai sharing dan update terkait penugasan yang telah diberikan kepada setiap anggota. Rapat ini dilakukan agar tidak terjadi kekeliruan jobdesk antar pekerja. Lalu information sharing meetings lebih fokus pada pemberian informasi baru yang mungkin dapat membantu dalam pengerjaan tugas.

Dan decision making meetings sesuai dengan namanya, memiliki tujuan untuk pengambilan keputusan. Pun dengan problem solving meetings, namun biasanya prosesnya jauh lebih kompleks. Sementara innovation meetings dilakukan dengan brainstorming untuk mengumpulkan ide ide baru. Sedangkan team-building cenderung bersifat non formal dan fokus dalam membangun tim.

5. Menunjuk Para Petugas yang Membantu Jalannya Rapat

Menyelenggarakan rapat dan memastikan pertemuan tersebut terus berjalan lancar bukan hal yang bisa dibilang mudah. Oleh sebab itu, anda mungkin tidak dapat mempersiapkan semuanya seorang diri. Khususnya pada rapat dengan peserta yang berjumlah cukup banyak, tentu sulit untuk memastikan meeting berjalan tertib jika anda hanya sendirian.

Sehingga penting untuk menunjuk para petugas yang membantu jalannya rapat kerja sebelum pertemuan berlangsung. Setiap petugas ini nantinya akan diberikan jobdesk masing masing selama meeting. Misalnya ada yang mendapat bagian sebagai notulen, bagian keamanan, konsumsi untuk para peserta meeting, sampai petugas perlengkapan untuk memastikan hal teknis lainnya selalu on.

6. Pastikan Tepat Sasaran

Poin satu ini sebenarnya sedikit berhubungan dengan menentukan jumlah undangan rapat. Karena selain menentukan jumlah undangan dalam pertemuan yang akan dilakukan, anda juga perlu menentukan dengan tepat siapa audiens yang akan diminta untuk hadir. Di sini anda harus menyesuaikannya dengan topik meeting yang diselenggarakan.

Jadi tidak bisa langsung perwakilan dari semua divisi yang ada atau pemimpin cabang, melainkan orang yang relevan dengan topik rapat kerja tersebut. Sebagai contoh rapat kantor bertujuan untuk mendiskusikan mengenai strategi pemasaran produk keluaran terbaru. Maka audiens yang paling cocok diundang untuk mengikuti rapat adalah tim dari divisi marketing.

Sebab rapat yang efektif yaitu meeting dimana setiap orang yang diundang memang memahami topik pembahasan dalam rapat. Sehingga mereka mampu memberikan ide atau masukan yang dapat menghasilkan solusi. Jadi di sini juga akan berkaitan dengan jenis rapat. Anda akan lebih mudah menentukan sasaran yang tepat ketika sudah mengetahui jenis meeting yang akan dilakukan.

7. Buat Daftar Pertanyaan

Anda bisa daftar pertanyaan terlebih dahulu sebelum rapat kerja dilangsungkan. Daftar pertanyaan ini diperoleh dari para peserta yang akan mengikuti rapat. Mengingat bahwa mereka sudah mendapatkan agenda meeting sebelumnya, maka anda juga bisa meminta para peserta untuk membuat daftar pertanyaan.

Adanya daftar pertanyaan tersebut akan membantu peserta menyiapkan diri sebelum menghadiri meeting. Bukan hanya itu saja, namun pertanyaan ini akan membuat peserta mencari lebih banyak informasi guna menentukan opini yang dimiliki. Sehingga besar kemungkinan mereka akan mempunyai ide ketika datang ke rapat yang sesungguhnya dan suasana menjadi lebih aktif.

8. Mengontrol Jalannya Rapat

Meski memiliki banyak manfaat, membuat daftar pertanyaan sebelum meeting berlangsung juga bisa menghadirkan hal negatif tersendiri. Itu karena tidak bisa dipungkiri bahwa ada saja peserta yang mungkin membuat pertanyaan di luar topik. Alias mereka mempertanyakan hal yang tidak relevan dengan tema meeting saat itu.

Hasilnya rapat kerja pun akan berjalan lebih lama ketimbang waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Maka dari itu, di sini anda perlu mengontrol jalannya rapat agar pertanyaan pertanyaan kurang relevan dapat disimpan terlebih dahulu. Sehingga topik pembahasan utama dapat tersampaikan dengan baik kepada semua peserta.

Apalagi rapat bisa saja berubah menjadi percakapan di saat saat tertentu, yang mengakibatkan ketidakefektifan pertemuan tersebut. Untuk menghindarinya, maka penyelenggara meeting harus menginterupsi dan meminta peserta kembali fokus pada topik. Hal ini berkaitan dengan pembagian tugas pada penyelenggara rapat, jangan lupa siapkan moderator untuk mengontrol jalannya rapat kerja.

9. Hindari Penggunaan Gadget

Di era modern seperti sekarang ini manusia memang tidak bisa terlepas dengan penggunaan gadget, khususnya smartphone. Yang mana penggunaan smartphone selama rapat kerja berlangsung dapat mempengaruhi fokus peserta. Dan pada akhirnya mengakibatkan meeting berjalan lebih lama dan tidak efektif.

Jadi meskipun anggota yang datang tidak dilarang membawa gadget, namun ada baiknya anda memberi pengarahan pada mereka agar tidak menggunakan smartphone di sepanjang rapat. Sebab meskipun niatnya mungkin hanya sekadar membuka email atau melihat materi, namun tidak menutup kemungkinan bahwa smartphone juga digunakan untuk hal lainnya.

Seperti membalas pesan atau membuka media sosial yang membuat fokus menurun. Untuk menyiasatinya hal ini, anda bisa menggunakan berbagai media dalam menyampaikan topik pembahasan pada rapat kerja. Contohnya materi yang diberikan dalam bentuk lembaran kertas atau ditampilkan melalui layar proyektor. Sehingga peserta pun tidak sibuk mengecek HP dengan alasan membuka materi rapat.

10. Buat Kesimpulan

Setiap rapat yang dilakukan harus menghasilkan sebuah kesimpulan. Dan kesimpulan ini pun harus dibuat berkaitan dengan rapat kerja yang telah dilakukan, jadi bukan asal asalan. Melalui kesimpulan ini, anda bisa menentukan target apa berikutnya yang ingin dicapai oleh organisasi dan tim.

Dari kesimpulan, anda juga bisa menentukan pembahasan apa yang akan diangkat pada agenda rapat selanjutnya. Dengan cara tersebut, ke depannya tentu menjadi lebih mudah dalam menentukan agenda rapat kerja. Bahkan anda pun kemungkinan besar dapat mengembangkan pertemuan tim yang jauh lebih baik.

Menangani Rekan yang Kurang Kooperatif ketika Rapat Kerja

Meskipun sudah merancang rapat kerja yang sedemikian rupa, namun terkadang anda bisa saja tetap bertemu dengan rekan kerja yang kurang kooperatif. Sehingga kehadiran mereka di tengah meeting ternyata dapat membuat meeting menjadi tidak efektif. Entah itu membuat pertemuan menjadi lebih lama atau lainnya.

Lalu bagaimana cara untuk menangani rekan kerja yang tidak dapat bekerja sama seperti itu ? Di sini anda bisa menggunakan teknik intervensi. Teknik tersebut secara didefinisikan sebagai campur tangan dalam perselisihan antara dua pihak. Dimana anda dapat melakukannya di ruang yang bersifat terbuka maupun tertutup.

Namun umumnya jauh lebih efektif ketika dilakukan dengan kombinasi antara keduanya. Jadi anda bisa meminta pendapat kepada kelompok yang datang pada rapat kerja, dalam memutuskan tindakan apa yang perlu dilakukan untuk menangani pihak yang tidak kooperatif ini.

Mendukung hal tersebut, anda sebagai penyelenggara rapat dapat menegakkan aturan dasar atau agenda meeting untuk menghadapi orang seperti itu. Penting untuk mengatakan hal yang sejujurnya bahwa ia membuat ketidaknyamanan selama pertemuan berlangsung, tidak perlu sungkan.

Apabila cara intervensi yang konfrontatif pun masih tidak digubris, anda bisa mengambil jalan alternatif seperti break kemudian menemui rekan yang kurang kooperatif ini di luar rapat. Andai kata cara ini belum berhasil, anda wajib membawanya kembali ke forum agar dapat ditindak dengan lebih tegas oleh tim.

Bagaimana Cara agar Aturan Dasar Diikuti setiap Peserta Rapat Kerja?

Karena pada rapat kerja masih ada kemungkinan peserta tidak kooperatif, anda perlu mengetahui bagaimana cara agar aturan dasar dalam rapat dapat diikuti oleh setiap anggota. Di sini penting untuk mengembangkan pola pikir tim yang sesuai dengan aturan dasar tersebut.

Misalnya tidak langsung menghakimi seorang anggota yang kebetulan membicarakan suatu hal di luar topik pembahasan. Karena ini belum termasuk ‘tidak kooperatif’ seperti yang dijelaskan di atas, jadi anda bisa mendengarnya terlebih dahulu atau mengintripsu dengan sopan apabila sudah terlalu membuang waktu. Karena bisa saja pembicaraan tersebut ternyata cukup penting meskipun di luar konteks.

Memang membuat rapat menjadi lebih hidup dan selalu berjalan lancar bukan hal yang bisa dibilang mudah. Meskipun begitu, bukan tidak mungkin apabila anda bisa mewujudkan rapat yang efektif. Mulailah dengan perlahan supaya meeting seperti ini dapat menjadi tradisi dan habit di organisasi.

Kelola Rapat Kerja dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS Indonesia biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal. Mekari Talenta memiliki Software HRIS Indonesia yang bisa Anda coba melalui https://www.talenta.co/fitur/software-hris/.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari aplikasi lembur, pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Jika Anda ingin menggunakan aplikasi lembur dari Mekari Talenta, Anda bisa mengunjungi https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-lembur/ untuk detail yang lebih lengkap.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.