Ketika melakukan sebuah rapat atau meeting, setiap orang yang terlibat biasanya membutuhkan minutes of meeting (MoM). Membuat MoM sangat penting agar semua hal yang dirapatkan dapat didokumentasikan dengan baik.
Nantinya ketika karyawan ingin melihat kembali apa saja yang sudah dibahas dapat merujuk pada dokumen tersebut.
Lalu bagaimana langkah membuat MoM yang benar? Simak caranya di artikel berikut ini.
Apa Itu Pengertian Minutes of Meeting (MoM) dalam Dunia Kerja?
Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan tertulis resmi yang dibuat selama atau setelah rapat berlangsung, yang mencatat poin-poin penting, diskusi, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil oleh peserta rapat.
MoM berfungsi sebagai dokumentasi untuk memastikan semua yang hadir dan yang tidak bisa menghadiri rapat mengetahui topik yang dibahas serta tanggung jawab atau tugas yang perlu dilaksanakan.
Dalam dunia kerja, MoM sangat penting untuk menjaga transparansi, memastikan akuntabilitas, dan mendokumentasikan kesepakatan yang dicapai selama rapat.
MoM biasanya mencakup informasi dasar seperti waktu dan tempat rapat, daftar peserta, agenda rapat, ringkasan diskusi, keputusan yang diambil, serta daftar tindakan yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tindakan tersebut.
Dengan adanya MoM, semua pihak yang terlibat memiliki panduan yang jelas mengenai langkah selanjutnya dan bisa merujuk kembali untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab telah dipenuhi sesuai kesepakatan. MoM juga membantu menghindari miskomunikasi atau kebingungan di kemudian hari.
Apakah Minutes of Meeting (MoM) dan Notulensi Adalah Hal Yang Sama?
MoM dan notulensi sering kali dianggap sama karena keduanya adalah catatan tertulis yang dihasilkan dari rapat. Namun, terdapat beberapa perbedaan dalam istilah dan penggunaan di berbagai konteks.
MoM biasanya digunakan dalam konteks profesional atau bisnis internasional dan lebih menekankan pada catatan ringkas dan jelas mengenai poin-poin penting yang dibahas selama rapat.
Kemudian, MoM berfokus pada keputusan yang diambil, tugas atau tindakan yang harus dilakukan, serta penugasan tanggung jawab. MoM lebih bersifat praktis dan digunakan sebagai panduan untuk melanjutkan tugas atau proyek setelah rapat selesai.
Notulensi, di sisi lain, lebih umum digunakan dalam konteks formal dan akademis di Indonesia, dan terkadang lebih rinci dibandingkan MoM. Notulensi mencatat semua pembahasan secara lengkap, termasuk detail diskusi, argumen yang disampaikan, hingga proses pengambilan keputusan.
Karena lebih mendetail, notulensi sering kali mencakup kronologi diskusi daripada hanya ringkasan keputusan dan tindakan.
Meskipun tujuan keduanya serupa—mencatat jalannya rapat—MoM biasanya lebih singkat dan berorientasi pada hasil, sementara notulensi lebih detail dalam mendokumentasikan setiap aspek rapat.
Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Surat MoU Kerjasama Perusahaan yang Efektif
Fungsi Minutes of Meeting (MoM)
Berikut adalah fungsi dari Minutes of Meeting (MoM).
1. Dokumentasi Keputusan dan Tindakan
MoM berfungsi sebagai dokumentasi resmi dari keputusan yang diambil dan langkah-langkah yang harus dilakukan setelah rapat selesai. Semua peserta rapat memiliki panduan tertulis mengenai apa yang telah disepakati dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan berbagai tindakan yang dibahas.
Dengan adanya MoM, tidak ada ruang untuk kebingungan atau kesalahpahaman terkait tugas-tugas yang harus diselesaikan, karena semuanya sudah terdokumentasi secara jelas dan terstruktur.
2. Alat Komunikasi dan Monitoring
Selain sebagai dokumen catatan, MoM juga berperan sebagai alat komunikasi yang efektif untuk mengingatkan para peserta tentang keputusan dan tanggung jawab yang harus mereka penuhi. MoM membantu manajemen memonitor perkembangan dan progres dari pelaksanaan keputusan yang diambil dalam rapat.
Dengan ini, setiap pihak dapat mengevaluasi apa yang sudah dan belum dilaksanakan, serta melihat apakah ada tindakan lanjutan yang diperlukan untuk mencapai target atau menyelesaikan proyek.
3. Bukti Formal
MoM juga berfungsi sebagai bukti formal atas semua pembahasan, keputusan, dan kesepakatan yang dicapai selama pertemuan.
Jika di kemudian hari muncul perbedaan pendapat atau perselisihan terkait apa yang telah dibahas atau disepakati, MoM bisa dijadikan acuan resmi untuk memastikan apa yang sebenarnya terjadi.
MoM ini penting untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengambilan keputusan, serta dapat digunakan sebagai referensi legal jika diperlukan.
Struktur Penulisan Minutes of Meeting (MoM)
Berikut struktur penulisan Minutes of Meeting (MoM) yang baik dan ideal.
1. Judul dan Informasi Dasar
Bagian ini berisi informasi dasar tentang rapat, seperti judul rapat, tanggal, waktu, lokasi, serta daftar peserta yang hadir dan absen. Informasi ini memberikan konteks yang jelas mengenai pertemuan, siapa yang terlibat, dan kapan serta di mana rapat dilaksanakan.
Judul dan informasi dasar membantu mengidentifikasi MoM dengan mudah serta memudahkan pencarian atau referensi di masa depan.
2. Agenda Rapat
Bagian ini mencatat agenda atau topik yang akan dibahas selama rapat. Agenda memberikan panduan struktur pertemuan sehingga para peserta mengetahui fokus utama dari rapat.
Agenda juga membantu memastikan bahwa setiap topik penting yang telah direncanakan dibahas secara tuntas selama pertemuan berlangsung.
3. Ringkasan Pembahasan
Bagian ini mencakup poin-poin utama dari diskusi yang dilakukan selama rapat. Ringkasan ini tidak mencatat setiap detail percakapan, melainkan merangkum ide-ide kunci, isu yang dibahas, argumen penting, dan solusi yang diusulkan.
Ini memberikan gambaran jelas tentang apa yang dibicarakan tanpa harus memuat rincian yang berlebihan.
4. Keputusan dan Tindakan
Bagian ini memuat keputusan akhir yang diambil selama rapat dan tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan. Ini termasuk siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tindakan tersebut.
Bagian ini adalah salah satu yang paling penting dalam MoM karena memberikan panduan konkret tentang langkah-langkah yang harus diambil setelah rapat.
5. Tanggal Tindak Lanjut
Bagian ini mencatat tenggat waktu atau target kapan setiap tindakan yang disepakati harus diselesaikan. Ini membantu memastikan bahwa para peserta rapat memahami deadline yang harus dipatuhi dan memungkinkan untuk memantau kemajuan pekerjaan.
Bagian ini juga berguna dalam pertemuan berikutnya sebagai referensi apakah tugas sudah selesai atau masih memerlukan tindak lanjut.
Cara Membuat Minutes of Meeting (MoM)
1. Persiapan Sebelum Rapat
Sebelum rapat dimulai, penting untuk mempersiapkan template MoM yang akan digunakan, sehingga Anda sudah memiliki format yang jelas untuk mencatat poin-poin penting. Pastikan Anda memahami agenda rapat agar siap mencatat informasi yang relevan. Ini mempermudah proses pencatatan selama rapat dan memastikan tidak ada agenda yang terlewatkan.
2. Menulis Secara Ringkas dan Jelas
Selama mencatat MoM, fokuslah pada hasil keputusan dan tindakan yang perlu diambil, bukan pada detail setiap diskusi. Ringkaslah poin-poin penting dari pembahasan dan kesimpulan tanpa terlalu banyak mencantumkan argumen yang terlalu panjang. Tujuannya adalah memberikan catatan yang mudah dipahami, tanpa kehilangan esensi dari rapat tersebut.
3. Gunakan Bahasa Formal dan Profesional
MoM adalah dokumen resmi, sehingga penting untuk menggunakan bahasa formal dan profesional. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau bahasa informal, karena ini dapat menyebabkan kebingungan atau ketidakjelasan. Bahasa yang jelas dan langsung akan memastikan bahwa semua pihak memahami maksud dari catatan tersebut tanpa ada interpretasi yang salah.
4. Rekap Tindakan dan Keputusan
Setelah rapat selesai, pastikan semua keputusan dan tindakan yang harus dilakukan tercatat dengan jelas. Sertakan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tindakan dan tenggat waktu yang diberikan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Ini membantu menjaga akuntabilitas dan memastikan semua pihak mengetahui tugas masing-masing.
5. Distribusikan Setelah Rapat
Setelah rapat, segera distribusikan MoM kepada semua peserta rapat, idealnya sesegera mungkin setelah pertemuan selesai. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua pihak memahami dan menyetujui hasil rapat serta tindakan yang harus diambil. Distribusi yang cepat juga membantu memulai pelaksanaan tugas yang sudah ditetapkan tanpa penundaan.
Contoh Minutes of Meeting (MoM)
Notulen Rapat (Minutes of Meeting)
Judul Rapat: Tinjauan Strategi Pemasaran Bulanan
Tanggal: 7 Oktober 2024
Waktu: 10:00 – 11:30 WIB
Lokasi: Ruang Konferensi 3, Departemen Pemasaran
Peserta:
- Sarah Johnson (Manajer Pemasaran)
- Adam Lee (Spesialis Pemasaran Digital)
- Laura Smith (Strategis Konten)
- John Doe (Manajer Media Sosial)
- Emily Brown (Analis SEO)
Tidak Hadir: Tidak ada
Agenda:
- Tinjauan KPI Pemasaran Bulan September
- Diskusi Strategi Kampanye Mendatang
- Alokasi Anggaran untuk Inisiatif Pemasaran Q4
- Pembagian Tanggung Jawab Eksekusi Kampanye Baru
1. Tinjauan KPI Pemasaran Bulan September
- Ringkasan: KPI bulan September telah ditinjau. Secara keseluruhan, performa memenuhi ekspektasi dengan peningkatan traffic website sebesar 15% dan engagement media sosial naik 12%. Namun, lead generation masih kurang (5% di bawah target).
- Keputusan: Fokus untuk memperbaiki strategi lead generation di kuartal berikutnya.
- Tindakan: Adam akan menganalisis kampanye yang kurang berhasil dan memberikan rekomendasi pada rapat berikutnya.
- Tenggat Waktu: 14 Oktober 2024
2. Diskusi Strategi Kampanye Mendatang
- Ringkasan: Ide untuk kampanye mendatang dibahas, termasuk potensi kolaborasi dengan influencer untuk musim liburan dan seri konten yang berfokus pada konten buatan pengguna (user-generated content).
- Keputusan: Melanjutkan kolaborasi dengan influencer untuk Q4.
- Tindakan: Laura akan menghubungi influencer potensial dan membuat proposal kolaborasi.
- Tenggat Waktu: 12 Oktober 2024
3. Alokasi Anggaran untuk Inisiatif Pemasaran Q4
- Ringkasan: Diskusi tentang distribusi anggaran untuk Q4 dilakukan, dengan mayoritas menyarankan peningkatan pengeluaran untuk iklan di media sosial dan kolaborasi dengan influencer. Pengurangan pengeluaran untuk iklan tradisional diusulkan.
- Keputusan: Mengalokasikan kembali 20% anggaran iklan tradisional ke saluran digital.
- Tindakan: Sarah akan menyelesaikan rencana anggaran yang telah direvisi dan menyerahkannya ke departemen keuangan.
- Tenggat Waktu: 10 Oktober 2024
4. Pembagian Tanggung Jawab Eksekusi Kampanye Baru
- Ringkasan: Tanggung jawab untuk eksekusi kampanye pemasaran Q4 baru telah dibagi.
- Keputusan:
- Adam akan menangani kampanye iklan digital.
- Laura akan memimpin outreach influencer dan pembuatan konten.
- John akan mengawasi penjadwalan dan engagement media sosial.
- Emily akan mengelola optimisasi SEO dan tracking performa.
- Tindakan: Semua anggota tim harus mulai eksekusi paling lambat 15 Oktober 2024.
Tindak Lanjut
- Rapat Selanjutnya: 21 Oktober 2024, untuk meninjau progres persiapan kampanye dan hasil awal.
Itulah tadi penjelasan serta contoh membuat MoM. Mudah, bukan cara membuatnya? Tidak dapat dipungkiri bahwa MoM sangat penting untuk mendokumentasikan sebuah rapat penting.
Kemudian bagi para HR, Anda bisa menggunakan software HRIS Mekari Talenta untuk memudahkan pekerjaan HR Anda agar lebih efisien. Mekari Talenta memiliki berbagai fitur seperti aplikasi absensi online serta payroll management yang terintegrasi.
Tertarik mengetahui Mekari Talenta lebih lanjut? Hubungi tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.
