HR Planning 4 min read

Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan

By RishnaPublished 12 Sep, 2019 Diperbarui 20 Maret 2024

Pada umumnya, project management plan (manajemen proyek) berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan suatu proyek akan dijalankan.

Secara sederhana, isi dari manajemen proyek berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Berikut rangkuman Mekari Talenta tentang manajemen projek.

Project management plan (PMP) dianggap sebagai living document.

Yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana proyek ketika proyek sedang berjalan, maka manajemen proyek juga harus diperbarui atau diubah.

Lantas, mengapa PMP dianggap penting bagi perusahaan?

Manajemen proyek harus dipandang sebagai suatu alat yang membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien.

Namun tentu saja penggunaan alat ini tidak secara otomatis dapat menjamin keberhasilan proyek.

Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

Proses Pembuatan Project Management Plan

Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan

Biasanya project management plan dibuat oleh seorang manajer proyek.

Kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder, dan menjadi dasar rencana suatu proyek.

Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline.

Setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project management plan, maka selanjutnya akan diadakan kick-off meeting untuk memulai proyek secara resmi.

Tujuan dilakukannya kick-off meeting adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder.

Bahwa secara resmi proyek akan berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan.

Baik proyek kecil maupun besar, pembuatan dokumen manajemen proyek adalah keharusan.

Software hris Talenta untuk Operasional HR yang Praktis

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Isi Project Management Plan

Pertama, Biasanya sebelum suatu proyek dimulai, seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting seperti project charter dan project management plan.

Project auditor akan meminta penjelasan secara menyeluruh isi dari manajemen proyek, yang bertujuan untuk menilai kesiapan seluruh stakeholder dalam menjalankan suatu proyek.

Kedua, Project management plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, diantaranya adalah  scope baseline (berisi project scope statement, WBS, dan WBS dictionary), schedule baseline (berisi jadwal proyek yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas), dan cost baseline (berisi project budget).

Ketiga, baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Karena biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut.

Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope. Serta apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.

Ketiga, Setiap terjadi perubahan terkait dengan baseline selama eksekusi dan monitoring & controlling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika disetujui, maka manajer proyek dapat memperbarui baseline di dalam manajemen proyek.

Baca juga: Aplikasi Project Management Membantu Pekerjaan Lebih Lancar

Dasar Pembuatan Manajemen Projek

Alat dan teknik dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek ada dua, yaitu expert judgement dan facilitation techniques.

Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu diperhatikan:

  1. Project charter, digunakan sebagai titik mula untuk perencanaan awal dalam initiating process group.
  2. Output from other processes. Semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
  3. Enterprise environmental factors, adalah standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, management practices, infrastruktur, dan administrasi personil.
  4. Organizational process assets, dapat berupa guideline yang telah terstandarkan, Work Instruction (WI), kriteria evaluasi proposal, kriteria pengukuran kinerja, template project management plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.

Pada umumnya, Project Management Plan bertujuan agar kegiatan yang dilakukan bisa mencapai tujuan tertentu yang telah ditargetkan oleh perusahaan.

Dalam mengerjakan proyek dibutuhkan berbagai hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lainnya.

Selain itu, manajemen proyek juga berkaitan dengan variabel seperti ruang lingkup, biaya, waktu, kualitas, dan risiko.

Menjalankan suatu perusahaan memang tidak mudah, karena dibutuhkan pengelolaan dan strategi yang tepat.

Khusus untuk pengelolaan SDM di perusahaan, software Talenta merupakan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda. Bagaimana tidak?

Talenta memiliki fitur yang lengkap mulai dari absensi online, cuti online, sistem payroll, potongan PPh 21 karyawan, dan masih banyak lagi.

Proses penggajian karyawan akan lebih mudah dan praktis serta dapat disalurkan tepat waktu hanya menggunakan software payroll Talenta.

Data-data perusahaan yang tersimpan pada Talenta juga aman dan dapat diakses kapan dan di mana saja dengan mudah.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi database karyawan berbasis cloud milik Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

Rishna