HR Planning 6 min read

Contoh Cara Membuat Timeline Project yang Efektif

By Jordhi FarhansyahPublished 22 Feb, 2024 Diperbarui 20 Maret 2024

Memastikan project management berjalan sesuai timeline adalah hal yang cukup krusial. Untuk itulah, project management timeline dibutuhkan.

Salah satu fungsinya adalah untuk menjaga agar proyek yang Anda jalankan dapat diselesaikan sesuai timeline. Apa saja fungsi lainnya?

Pentingnya Timeline Project

Contoh Cara Membuat Timeline Project yang Efektif

Memiliki timeline project yang terperinci sangat penting bagi perusahaan dalam berbagai aspek. Pertama-tama, project timeline membantu dalam perencanaan yang efisien.

Dengan adanya jadwal yang terstruktur, perusahaan dapat merencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan baik. Ini termasuk penjadwalan sumber daya manusia, material, dan keuangan yang dibutuhkan untuk setiap tahap proyek.

Selanjutnya, timeline project membantu dalam pengendalian waktu. Perusahaan dapat mengukur kemajuan proyek secara teratur dengan membandingkan kemajuan aktual dengan jadwal yang direncanakan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi keterlambatan atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi sejak dini dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

Timeline project juga memfasilitasi pengawasan yang lebih baik. Dengan gambaran yang jelas tentang kemajuan proyek, manajer proyek dan pemangku kepentingan lainnya dapat memantau proyek dengan lebih efektif. Mereka dapat mengidentifikasi risiko atau masalah yang mungkin timbul dan mengambil tindakan pencegahan atau perbaikan secara tepat waktu.

Selain itu, timeline project membantu dalam koordinasi yang lebih baik antara berbagai tim dan departemen yang terlibat dalam proyek. Dengan mengetahui kapan setiap tugas atau milestone harus diselesaikan, tim dapat bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan proyek dengan lebih efektif.

Terakhir, timeline project memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara semua pihak yang terlibat dalam proyek. Dengan memiliki gambaran yang jelas tentang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap proyek, semua pemangku kepentingan dapat berkomunikasi dengan lebih efektif tentang harapan dan tanggung jawab mereka.

Contoh-contoh Proyek yang Membutuhkan Timeline

Mari kita ambil contoh peluncuran produk baru. Ketika sebuah perusahaan merencanakan peluncuran produk baru, mereka perlu mengikuti timeline yang terperinci untuk memastikan bahwa semua tahap dalam proses peluncuran berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Penelitian dan Pengembangan

Tahap awal dalam peluncuran produk baru melibatkan penelitian pasar, analisis pesaing, dan pengembangan produk. Perusahaan harus menetapkan batas waktu untuk menyelesaikan tahap ini agar tidak terlalu memperpanjang waktu peluncuran.

Pengujian Produk

Setelah produk selesai dikembangkan, perusahaan perlu melakukan serangkaian pengujian untuk memastikan bahwa produk tersebut berfungsi dengan baik dan memenuhi standar kualitas. Timeline yang jelas harus ditetapkan untuk pengujian ini agar tidak terjadi penundaan dalam peluncuran.

Pemasaran dan Promosi

Tahap pemasaran dan promosi produk baru juga memerlukan timeline yang ketat. Perusahaan perlu merencanakan kampanye pemasaran, persiapan materi promosi, dan pelaksanaan strategi pemasaran dengan baik agar dapat membangun kesadaran dan minat konsumen terhadap produk baru sebelum peluncuran.

Distribusi dan Penjualan

Peluncuran produk baru juga melibatkan perencanaan distribusi dan penjualan yang efisien. Perusahaan perlu menetapkan timeline untuk produksi produk, pengemasan, distribusi ke toko-toko atau saluran penjualan lainnya, dan pelatihan karyawan penjualan agar siap menyambut peluncuran produk.

Peluncuran Resmi

Akhirnya, perusahaan perlu menetapkan tanggal dan waktu untuk peluncuran resmi produk baru. Ini bisa berupa acara peluncuran di sebuah lokasi khusus atau melalui acara virtual, yang membutuhkan persiapan logistik dan promosi yang sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.

Dengan memiliki timeline yang jelas untuk setiap tahap dalam peluncuran produk baru, perusahaan dapat mengelola proyek dengan lebih efisien, memastikan bahwa semua tim terlibat bergerak menuju tujuan yang sama, dan menghindari keterlambatan yang tidak diinginkan yang dapat mempengaruhi kesuksesan peluncuran produk tersebut.

Contoh Timeline Project yang Baik

Berikut adalah beberapa contoh template dari timeline project.

1. Timeline Project untuk Company Meeting

contoh timeline project meeting

2. Timeline Project untuk Advertising

contoh timeline project advertising

3. Timeline Project untuk Website Development

contoh timeline project website development

4. Timeline Project untuk Product Development

contoh timeline project product development

Langkah-langkah Menyusun Timeline Project yang Baik

Cara membuat timeline yang jelas di MS Project

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat timeline project menggunakan Microsoft Project:

1. Buka Microsoft Project

Buka perangkat lunak Microsoft Project di komputer Anda.

2. Buat Proyek Baru

Pilih opsi untuk membuat proyek baru dan beri nama proyek Anda.

3. Tambahkan Tugas

Klik pada bagian “View” di menu bar, lalu pilih “Gantt Chart View” untuk melihat grafik Gantt. Di bagian kiri, Anda akan melihat daftar tugas. Klik pada “Task Name” untuk menambahkan tugas baru dan ketikkan nama tugas Anda. Terus tambahkan tugas baru sampai semua tugas proyek Anda terdaftar.

4. Tentukan Ketergantungan Antartugas

Untuk menentukan ketergantungan antar tugas, klik pada tugas yang satu, lalu seret garis panah dari tugas tersebut ke tugas yang lain. Ini menunjukkan bahwa tugas pertama harus diselesaikan sebelum tugas kedua dimulai.

Anda juga dapat menentukan jenis ketergantungan antar tugas, seperti “Finish to Start” (tugas kedua dimulai setelah tugas pertama selesai), “Start to Start” (tugas kedua dimulai saat tugas pertama dimulai), dan sebagainya.

5. Menetapkan Durasi

Klik pada tugas yang ingin Anda tentukan durasinya, lalu masukkan durasi tugas tersebut dalam kolom “Duration”. Anda dapat menggunakan berbagai format durasi, seperti hari, minggu, atau bulan.

6. Menambahkan Milestone

Milestone adalah titik penting dalam proyek yang menandai pencapaian atau kejadian tertentu. Untuk menambahkan milestone, tambahkan tugas seperti biasa, lalu beri tanda centang pada kotak “Milestone” di sebelah kanan nama tugas pada tab “Task Information”.

7. Atur Lainnya (Opsional)

Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan, seperti sumber daya yang terlibat, biaya, atau catatan tambahan pada setiap tugas.

8. Simpan dan Atur Tampilan

Setelah Anda selesai membuat project timeline, pastikan untuk menyimpan proyek Anda. Anda juga dapat menyesuaikan tampilan grafik Gantt sesuai kebutuhan Anda, seperti menambahkan kolom-kolom tambahan atau mengubah skala waktu.

Cara membuat timeline yang jelas di Google Sheet

Berikut adalah panduan langkah-demi-langkah tentang cara membuat project timeline menggunakan Google Sheets:

1. Buka Google Sheets

Buka browser web Anda dan pergi ke Google Sheets (sheets.google.com).

2. Buat Spreadsheet Baru

Klik pada tombol “Blank” atau pilih salah satu template yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

3. Buat Header

Di baris pertama, buat header untuk kolom-kolom yang akan Anda butuhkan. Kolom-kolom tersebut bisa mencakup “Tugas”, “Mulai”, “Selesai”, “Durasi”, “Ketergantungan”, dan lain-lain, tergantung pada informasi yang ingin Anda sertakan.

4. Tambahkan Data Tugas

Di bawah header, masukkan nama tugas atau kegiatan proyek Anda di kolom “Tugas”.

5. Tentukan Tanggal Mulai dan Selesai

Di kolom “Mulai” dan “Selesai”, masukkan tanggal atau waktu mulai dan selesai untuk setiap tugas. Anda juga dapat menggunakan rumus atau referensi sel untuk menghitung tanggal secara otomatis berdasarkan tugas sebelumnya atau durasi.

6. Hitung Durasi

Di kolom “Durasi”, Anda dapat menghitung durasi setiap tugas dengan rumus atau referensi sel berdasarkan tanggal mulai dan selesai.

7. Tentukan Ketergantungan Antartugas

Di kolom “Ketergantungan”, Anda dapat menentukan ketergantungan antar tugas dengan menandai tugas yang bergantung pada tugas lain. Misalnya, Anda bisa menggunakan kode seperti FS (Finish to Start), SS (Start to Start), FF (Finish to Finish), atau SF (Start to Finish) untuk menandai jenis ketergantungan.

8. Atur Format dan Tampilan

Sesuaikan format dan tampilan spreadsheet sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat mengatur warna, font, atau menambahkan garis pembatas antara tugas untuk memperjelas tampilan.

9. Tambahkan Informasi Tambahan (Opsional)

Jika perlu, Anda dapat menambahkan kolom-kolom tambahan untuk informasi tambahan, seperti sumber daya yang terlibat, status tugas, atau catatan tambahan.

10. Simpan dan Bagikan

Setelah selesai, pastikan untuk menyimpan spreadsheet Anda di Google Drive. Anda juga dapat membagikannya dengan anggota tim atau pemangku kepentingan lainnya dengan mengatur izin akses.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan serta contoh dalam membuat timeline project.Memiliki project timeline yang efektif tentu akan membantu mengatur jadwal, mengidentifikasi keterlambatan secara dini, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kegagalan Anda dalam mengerjakan sebuah proyek.

Salah satu aplikasi yang bisa membantu Anda dalam mengerjakan berbagai proyek karyawan adalah Mekari Talenta lewat fitur Task Management.

Fitur ini memungkinkan Anda mengintegrasikan semua proyek karyawan yang sedang berjalan dalam satu platform. Ini membuat pemantauan tugas jadi lebih mudah sehingga target dapat tercapai tepat waktu.

Tertarik mengeksplorasi fitur ini lebih lanjut? Anda bisa berdiskusi bersama tim sales kami seputar kebutuhan HR Anda dan coba gratis demo aplikasi Mekari Talenta sekarang.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.