Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel dan Template Siap Pakai

Bagaimana cara membuat struktur organisasi menggunakan Excel yang tepat? Struktur organisasi adalah kerangka yang menentukan bagaimana tugas dibagi, dikoordinasikan, dan dikelola dalam sebuah perusahaan atau tim.

Hal ini penting karena struktur organisasi membantu mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim, sehingga mengurangi kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu.

Hal ini dapat membantu memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan dengan efisien dan tepat waktu.

Kemudian, penggunaan Microsoft Excel menjadi software yang tepat karena umumnya tersedia dan mudah diakses oleh banyak orang, baik di komputer desktop maupun perangkat mobile. Ini memungkinkan banyak orang di perusahaan untuk melihat dan mengedit struktur organisasi sesuai kebutuhan.

Microsoft Excel menawarkan fleksibilitas tinggi dalam pembuatan struktur organisasi. Anda dapat dengan mudah menambahkan, menghapus, atau memodifikasi entri, serta menyesuaikan format dan tata letak sesuai kebutuhan spesifik organisasi.

Excel juga mendukung berbagai tipe data, sehingga Anda bisa menambahkan informasi tambahan seperti kontak, jabatan, atau departemen dengan mudah.

Lalu, seperti apa cara membuat struktur organisasi di Excel?

Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel

Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat struktur organisasi di Microsoft Excel, lengkap dengan detail yang diperlukan:

Langkah 1: Buka Microsoft Excel

• Mulailah dengan membuka Microsoft Excel di komputer Anda. Anda dapat menemukannya di menu Start (Windows) atau melalui aplikasi Finder (Mac).
• Setelah Excel terbuka, pilih opsi “Blank Workbook” untuk memulai lembar kerja baru. Ini memberikan kanvas kosong di mana Anda akan membuat struktur organisasi.

Langkah 2: Mengatur Sheet dan Mulai Desain

• Atur lembar kerja dengan memberikan nama tab yang sesuai, misalnya “Struktur Organisasi”. Ini membantu dalam mengorganisasi workbook jika Anda memiliki banyak sheet.
• Tentukan berapa banyak kolom dan baris yang Anda perlukan berdasarkan ukuran dan kompleksitas struktur organisasi Anda. Anda bisa menggunakan kolom untuk level hierarki (misalnya, CEO di kolom pertama, manajer di kolom kedua, dll.) dan baris untuk posisi.
• Mulailah dengan menyisihkan ruang di bagian atas lembar untuk posisi tertinggi dalam organisasi, seperti CEO. Kemudian, perlahan turunkan ke level yang lebih rendah.

Langkah 3: Menggunakan Bentuk dan Garis

• Klik pada tab “Insert” di menu Excel, kemudian pilih “Shapes” dari toolbar. Anda akan melihat berbagai pilihan bentuk seperti kotak (rectangle), lingkaran (circle), dan lainnya. Pilih kotak untuk memulai, karena ini adalah bentuk yang paling umum digunakan untuk mewakili posisi.
• Klik dan seret di lembar kerja untuk menggambar kotak pertama Anda. Ini bisa menjadi posisi CEO atau pemimpin tertinggi lainnya. Lanjutkan menambahkan kotak lainnya untuk setiap posisi yang ada dalam struktur organisasi Anda.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Pengalaman Kerja dalam Berbagai Format

Langkah 4: Menambahkan Teks pada Setiap Posisi

• Setelah bentuk ditempatkan, klik kanan pada bentuk dan pilih “Edit Text” atau cukup klik dua kali pada bentuk. Masukkan judul posisi, seperti “CEO”, “Manager”, “Supervisor”, dll.
• Anda bisa mengatur font, ukuran, dan warna teks melalui toolbar untuk memastikan teks mudah dibaca dan sesuai dengan format keseluruhan.

Langkah 5: Mengatur Hierarki dan Keterkaitan

• Untuk menunjukkan hubungan hierarki, Anda akan menggunakan garis penghubung. Kembali ke tab “Insert”, pilih “Shapes”, dan pilih garis penghubung seperti panah (arrow).
• Klik pada titik awal dari posisi atasan (misalnya, CEO) dan seret ke posisi bawahan (misalnya, Manajer). Ini menunjukkan bahwa manajer melapor kepada CEO. Ulangi langkah ini untuk menghubungkan semua posisi dalam organisasi.
• Gunakan “Connectors” untuk menghubungkan bentuk secara otomatis, yang akan tetap terhubung bahkan jika Anda memindahkan bentuk. Ini sangat berguna untuk mempertahankan struktur saat melakukan penyesuaian.

Langkah 6: Mengatur Tampilan dan Format

• Pilih bentuk dan gunakan opsi format untuk mengubah warna latar belakang, garis, dan teks. Misalnya, Anda bisa menggunakan warna berbeda untuk level hierarki yang berbeda atau untuk departemen yang berbeda.
• Atur ukuran bentuk agar semua posisi dapat terbaca dan proporsional. Ukuran yang konsisten membantu menjaga tampilan yang rapi.
• Atur ketebalan garis penghubung untuk menunjukkan jenis hubungan (misalnya, garis tebal untuk hubungan langsung dan garis tipis untuk hubungan tidak langsung).

Langkah 7: Menyimpan dan Mengekspor

• Klik pada “File” dan pilih “Save As”. Beri nama file dan simpan di lokasi yang sesuai di komputer Anda. Gunakan format .xlsx untuk memastikan semua format dan fungsi Excel tersimpan dengan baik.
• ika Anda perlu membagikan struktur organisasi dalam format lain, pilih opsi “Save As” lagi dan pilih format seperti PDF atau JPEG. Untuk PDF, pilih “PDF” dari opsi tipe file, lalu klik “Save”. Ini akan membuat file PDF yang dapat dibuka oleh siapa saja tanpa perlu Excel.
• Anda dapat membagikan file Excel atau PDF dengan rekan kerja atau mencetaknya untuk dipasang di kantor, tergantung pada kebutuhan Anda.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat struktur organisasi yang jelas dan profesional di Excel, memanfaatkan fleksibilitas dan kemudahan penggunaan alat ini untuk kebutuhan bisnis Anda.

Download Contoh Template Struktur Organisasi di Excel

Berikut adalah contoh template Excel yang bisa Anda download dan jadikan referensi.

Tips untuk Membuat Struktur Organisasi yang Efektif

Berikut adalah tips tentang bagaimana memastikan bahwa struktur organisasi mudah dipahami dan efektif.

1. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas: Pastikan bahwa semua istilah yang digunakan dalam struktur organisasi mudah dipahami oleh semua karyawan. Hindari jargon atau singkatan yang hanya dikenal oleh sebagian orang.
2. Desain yang rapi dan konsisten: Gunakan desain yang bersih dan konsisten. Misalnya, gunakan ukuran dan jenis font yang sama untuk judul posisi, warna yang berbeda untuk departemen atau level yang berbeda, dan ukuran kotak yang konsisten. Ini membantu dalam memvisualisasikan struktur dengan lebih mudah.
3. Gunakan hierarki visual: Susun posisi dalam organisasi dengan cara yang menunjukkan hubungan hierarkis secara jelas. Posisi yang lebih tinggi di letakkan di atas, sementara posisi yang lebih rendah ditempatkan di bawah, dengan garis penghubung yang menunjukkan jalur pelaporan.
4. Berikan label yang jelas untuk setiap posisi: Setiap posisi dalam struktur organisasi harus diberi label yang jelas, termasuk nama posisi dan, jika relevan, nama orang yang menduduki posisi tersebut. Ini membantu semua orang memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa.
5. Sertakan detail yang relevan: Jika diperlukan, tambahkan informasi tambahan seperti departemen, fungsi utama, atau tugas utama dari setiap posisi. Namun, pastikan tidak terlalu berlebihan sehingga membuat struktur terlihat penuh dan sulit dibaca.
6. Gunakan warna dengan bijak: Warna dapat membantu membedakan antara berbagai bagian atau level dalam organisasi. Gunakan warna yang berbeda untuk departemen atau divisi yang berbeda, tetapi hindari penggunaan warna yang terlalu banyak sehingga membingungkan.
7. Lakukan penyederhanaan: Hindari membuat struktur organisasi terlalu rumit. Struktur yang sederhana dan langsung akan lebih mudah dipahami dan diikuti oleh karyawan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai cara membuat struktur organisasi di Excel yang jelas. Struktur organisasi pada dasarnya membantu mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim, sehingga mengurangi kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu.

Dengan struktur yang jelas, jalur komunikasi antara anggota tim, manajer, dan eksekutif menjadi lebih mudah diidentifikasi. Jangan lupa untuk men-download template yang telah disediakan oleh Mekari Talenta untuk mempermudah Anda untuk membuat struktur organisasi di perusahaan.

Nah karena struktur organisasi sangat berkaitan dengan perencanaan manpower, Mekari Talenta memiliki solusi bernama Manpower Planning untuk mewujudkan perencanaan resource yang lebih terencana dan terstruktur.

Ketahui lebih lanjut kebutuhan Anda dengan menghubungi tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.