- Struktur organisasi berfungsi memetakan pembagian tugas, tanggung jawab, serta alur pelaporan antarjabatan agar operasional bisnis berjalan efektif.
- Penyusunan bagan hierarki ini dapat dibuat secara praktis menggunakan lembar kerja digital melalui fitur diagram atau bentuk.
Struktur organisasi berperan penting dalam membantu perusahaan memetakan pembagian tugas, tanggung jawab, serta alur pelaporan antarkaryawan.
Namun, pada praktiknya masih banyak perusahaan yang kesulitan menjaga visibilitas struktur organisasinya.
Kondisi ini berpotensi menghambat kolaborasi, menyulitkan perencanaan tenaga kerja, hingga meningkatkan risiko terjadinya tumpang tindih tanggung jawab.
Salah satu cara sederhana untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan membuat struktur organisasi yang mudah diakses dan diperbarui, misalnya menggunakan Microsoft Excel.
Meskipun bukan software khusus, Excel telah menyediakan berbagai fitur yang cukup untuk menyusun bagan organisasi secara rapi dan sistematis.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat struktur organisasi di Excel langkah demi langkah, lengkap dengan template yang dapat langsung digunakan agar proses penyusunannya menjadi lebih cepat dan praktis.
Apa Itu Struktur Organisasi?
Struktur organisasi adalah bagan yang menunjukkan susunan jabatan, pembagian tugas, serta hubungan pelaporan antar individu atau divisi dalam sebuah perusahaan.
Melalui struktur ini, setiap karyawan dapat memahami peran, tanggung jawab, dan alur koordinasi sehingga proses kerja menjadi lebih terarah dan efisien.
Struktur organisasi umumnya disajikan dalam bentuk diagram hierarki yang menampilkan posisi mulai dari pimpinan hingga karyawan di setiap departemen.
Selain memudahkan komunikasi internal, bagan ini juga membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan, distribusi wewenang, serta pengelolaan sumber daya manusia.
Untuk perusahaan yang masih berkembang atau memiliki jumlah karyawan yang tidak terlalu besar, struktur organisasi dapat dibuat menggunakan Microsoft Excel karena mudah diakses dan cukup fleksibel untuk kebutuhan dasar.
Keunggulan Membuat Struktur Organisasi di Excel
Microsoft Excel menjadi salah satu aplikasi yang banyak digunakan untuk membuat struktur organisasi, terutama oleh perusahaan kecil hingga menengah.
Selain mudah diakses, Excel juga menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan pengguna membuat bagan organisasi secara praktis tanpa memerlukan aplikasi desain khusus.
Berikut beberapa keunggulan membuat struktur organisasi di Excel.
1. Mudah Digunakan Tanpa Software Tambahan
Salah satu kelebihan utama Excel adalah kemudahan penggunaannya.
Jika perusahaan sudah menggunakan paket Microsoft Office, Anda tidak perlu menginstal software tambahan untuk membuat bagan organisasi.
Excel juga menyediakan fitur seperti SmartArt, Shapes, dan pengaturan format yang membantu menyusun struktur organisasi dengan lebih cepat, bahkan bagi pengguna yang belum memiliki kemampuan desain.
2. Fleksibel untuk Disesuaikan dengan Kebutuhan Organisasi
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda, baik berdasarkan fungsi, divisi, proyek, maupun wilayah operasional.
Excel memberikan fleksibilitas untuk menambahkan, menghapus, atau memindahkan posisi sesuai perkembangan organisasi.
Pengguna juga dapat menyesuaikan warna, ukuran, bentuk, maupun tata letak bagan agar lebih mudah dipahami dan sesuai dengan identitas perusahaan.
3. Mudah Dibagikan dan Diperbarui
File Excel dapat dengan mudah dibagikan kepada anggota tim melalui email, penyimpanan cloud, maupun platform kolaborasi lainnya.
Ketika terjadi perubahan jabatan, penambahan karyawan, atau restrukturisasi organisasi, bagan dapat diperbarui tanpa harus membuat ulang dari awal.
Kemudahan ini membantu perusahaan menjaga informasi struktur organisasi tetap akurat dan mudah diakses oleh seluruh karyawan.
Baca Juga: Bagaimana Contoh Struktur Organisasi Startup yang Ideal?
Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel secara Manual menggunakan Shapes
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat struktur organisasi di Microsoft Excel, lengkap dengan detail yang diperlukan:
Langkah 1: Buka Microsoft Excel
- Mulailah dengan membuka Microsoft Excel di komputer Anda. Anda dapat menemukannya di menu Start (Windows) atau melalui aplikasi Finder (Mac).
- Setelah Excel terbuka, pilih opsi “Blank Workbook” untuk memulai lembar kerja baru. Ini memberikan kanvas kosong di mana Anda akan membuat struktur organisasi.
Langkah 2: Mengatur Sheet dan Mulai Desain
- Atur lembar kerja dengan memberikan nama tab yang sesuai, misalnya “Struktur Organisasi”. Ini membantu dalam mengorganisasi workbook jika Anda memiliki banyak sheet.
- Tentukan berapa banyak kolom dan baris yang Anda perlukan berdasarkan ukuran dan kompleksitas struktur organisasi Anda.
- Gunakan grid Excel sebagai panduan untuk menyusun posisi jabatan agar sejajar.
- Sisakan ruang di bagian atas untuk posisi tertinggi seperti CEO, kemudian letakkan posisi direktur, manajer, supervisor, hingga staf secara bertingkat di bawahnya
Baca Juga: Tingkatan Jabatan dalam Organisasi: Panduan Lengkap Untuk HR
Langkah 3: Menggunakan Bentuk dan Garis
- Klik pada tab “Insert” di menu Excel, kemudian pilih “Shapes” dari toolbar. Anda akan melihat berbagai pilihan bentuk seperti kotak (rectangle), lingkaran (circle), dan lainnya.
- Pilih shape rectangle untuk memulai, karena ini adalah bentuk yang paling umum digunakan untuk mewakili posisi.
- Klik dan seret di lembar kerja untuk menggambar kotak pertama Anda. Ini bisa menjadi posisi CEO atau pemimpin tertinggi lainnya. Lanjutkan menambahkan kotak lainnya untuk setiap posisi yang ada dalam struktur organisasi Anda.
Langkah 4: Menambahkan Teks pada Setiap Posisi
- Setelah bentuk ditempatkan, klik kanan pada bentuk dan pilih “Edit Text” atau cukup klik dua kali pada bentuk. Masukkan judul posisi, seperti “CEO”, “Manager”, “Supervisor“, dll.
- Anda bisa mengatur font, ukuran, dan warna teks melalui toolbar untuk memastikan teks mudah dibaca dan sesuai dengan format keseluruhan.
Langkah 5: Mengatur Hierarki dan Keterkaitan
- Untuk menunjukkan hubungan antarjabatan, klik tab Insert, lalu pilih Shapes dan gunakan Connector (garis penghubung). Berbeda dengan garis biasa, Connector akan tetap terhubung ke setiap shape meskipun posisinya dipindahkan.
- Klik pada titik sambung (connection point) di kotak jabatan atasan, misalnya CEO, lalu seret garis ke kotak jabatan bawahan, seperti Manajer. Ulangi langkah ini hingga seluruh posisi dalam struktur organisasi saling terhubung sesuai hierarki pelaporannya.
- Setelah semua connector terpasang, pastikan setiap garis menghubungkan jabatan yang tepat agar struktur organisasi mudah dipahami dan terlihat rapi.
Langkah 6: Mengatur Tampilan dan Format
- Pilih bentuk dan gunakan opsi format untuk mengubah warna latar belakang, garis, dan teks. Misalnya, Anda bisa menggunakan warna berbeda untuk level hierarki yang berbeda atau untuk departemen yang berbeda.
- Agar tampil lebih rapi, gunakan fitur Align dan Distribute pada tab Shape Format sehingga setiap kotak memiliki jarak yang konsisten.
Langkah 7: Menyimpan dan Mengekspor
- Klik pada “File” dan pilih “Save As”. Beri nama file dan simpan di lokasi yang sesuai di komputer Anda. Gunakan format .xlsx untuk memastikan semua format dan fungsi Excel tersimpan dengan baik.
- Jika Anda perlu membagikan struktur organisasi dalam format lain, pilih opsi “Save As” lagi dan pilih format PDF agar mudah dibagikan atau dicetak tanpa mengubah tata letaknya.
Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel Menggunakan SmartArt
Jika dibandingkan dengan membuat struktur organisasi secara manual menggunakan Shapes, cara ini jauh lebih praktis dan cepat.
SmartArt telah menyediakan template bagan hierarki bawaan sehingga Anda tidak perlu menyusun setiap kotak dan garis penghubung satu per satu.
Anda hanya perlu menambahkan posisi, mengatur hierarki, lalu menyesuaikan tampilannya sesuai kebutuhan organisasi.
Berikut langkah-langkah membuat struktur organisasi di Excel menggunakan SmartArt.
Langkah 1: Buka Microsoft Excel
- Mulailah dengan membuka Microsoft Excel di komputer Anda, kemudian pilih Blank Workbook untuk membuat lembar kerja baru.
- Siapkan daftar nama karyawan, jabatan, atau divisi yang akan dimasukkan ke dalam struktur organisasi agar proses pembuatannya lebih cepat.
Langkah 2: Menambahkan SmartArt Hierarchy
- Klik tab Insert, kemudian pilih SmartArt pada grup Illustrations.
- Pada jendela Choose a SmartArt Graphic, pilih kategori Hierarchy, lalu pilih template Organization Chart atau template hierarki lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Klik OK, maka bagan organisasi akan otomatis muncul di lembar kerja Excel.
Langkah 3: Menambahkan Nama dan Jabatan
- Klik pada setiap kotak di dalam SmartArt untuk mengisi nama karyawan atau jabatan sesuai struktur organisasi perusahaan.
- Agar lebih cepat, klik ikon Text Pane di sisi kiri SmartArt sehingga Anda dapat mengetik seluruh daftar jabatan dalam bentuk outline tanpa harus mengedit setiap kotak satu per satu.
- Pastikan urutan nama dan jabatan sudah sesuai dengan susunan organisasi yang ingin ditampilkan.
Langkah 4: Menambah atau Menghapus Posisi
- Jika terdapat jabatan baru, pilih kotak yang akan menjadi atasan dari posisi tersebut, lalu buka tab SmartArt Design dan klik Add Shape.
- Pilih opsi Add Shape Below, Add Shape Above, Add Shape Before, atau Add Shape After sesuai posisi jabatan yang ingin ditambahkan.
- Untuk menghapus suatu posisi, cukup klik kotak yang tidak diperlukan, kemudian tekan tombol Delete pada keyboard.
Langkah 5: Mengatur Hierarki Jabatan
- Pilih kotak jabatan yang ingin diubah posisinya dalam struktur organisasi.
- Pada tab SmartArt Design, gunakan fitur Promote untuk menaikkan level jabatan atau Demote untuk menurunkannya sehingga hubungan atasan dan bawahan tersusun dengan benar.
- Pastikan setiap jabatan berada pada level yang sesuai agar alur pelaporan mudah dipahami oleh seluruh anggota organisasi.
Langkah 6: Mengubah Tampilan Bagan
- Gunakan menu Change Colors untuk mengganti kombinasi warna SmartArt agar sesuai dengan identitas visual perusahaan.
- Pilih salah satu gaya desain pada SmartArt Styles untuk memberikan tampilan yang lebih profesional tanpa harus mengatur setiap elemen secara manual.
- Jika diperlukan, sesuaikan ukuran bagan, jenis huruf, maupun posisi SmartArt agar seluruh informasi terlihat rapi dan mudah dibaca.
Langkah 7: Menyimpan atau Mengekspor Struktur Organisasi
- Setelah struktur organisasi selesai dibuat, klik File > Save As, lalu simpan file dalam format .xlsx agar dapat diedit kembali di kemudian hari.
- Jika struktur organisasi akan dibagikan kepada tim atau dicetak, pilih Export atau Save As dan simpan dalam format PDF agar tata letak bagan tetap konsisten saat dibuka di perangkat lain.
- Simpan file di lokasi yang mudah diakses sehingga dapat diperbarui kapan pun apabila terjadi perubahan struktur organisasi.
Download Contoh Template Struktur Organisasi di Excel
Berikut adalah contoh template Excel yang bisa Anda download dan jadikan referensi.
Baca juga: Organizational Design: Menyelaraskan Struktur dengan Strategi Bisnis Tips untuk Membuat Struktur Organisasi yang Efektif
Berikut adalah tips tentang bagaimana memastikan bahwa struktur organisasi mudah dipahami dan efektif.
1. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas
Pastikan bahwa semua istilah yang digunakan dalam struktur organisasi mudah dipahami oleh semua karyawan. Hindari jargon atau singkatan yang hanya dikenal oleh sebagian orang.
2. Desain yang rapi dan konsisten
Gunakan desain yang bersih dan konsisten. Misalnya, gunakan ukuran dan jenis font yang sama untuk judul posisi, warna yang berbeda untuk departemen atau level yang berbeda, dan ukuran kotak yang konsisten.
Ini membantu dalam memvisualisasikan struktur dengan lebih mudah.
3. Gunakan hierarki visual
Susun posisi dalam organisasi dengan cara yang menunjukkan hubungan hierarkis secara jelas.
Posisi yang lebih tinggi di letakkan di atas, sementara posisi yang lebih rendah ditempatkan di bawah, dengan garis penghubung yang menunjukkan jalur pelaporan.
4. Berikan label yang jelas untuk setiap posisi
Setiap posisi dalam struktur organisasi harus diberi label yang jelas, termasuk nama posisi dan, jika relevan, nama orang yang menduduki posisi tersebut.
Ini membantu semua orang memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa.
5. Sertakan detail yang relevan
Jika diperlukan, tambahkan informasi tambahan seperti departemen, fungsi utama, atau tugas utama dari setiap posisi.
Namun, pastikan tidak terlalu berlebihan sehingga membuat struktur terlihat penuh dan sulit dibaca.
6. Gunakan warna dengan bijak
Warna dapat membantu membedakan antara berbagai bagian atau level dalam organisasi.
Gunakan warna yang berbeda untuk departemen atau divisi yang berbeda, tetapi hindari penggunaan warna yang terlalu banyak sehingga membingungkan.
7. Lakukan penyederhanaan
Hindari membuat struktur organisasi terlalu rumit. Struktur yang sederhana dan langsung akan lebih mudah dipahami dan diikuti oleh karyawan.
Kelola Struktur Organisasi Perusahaan dengan Lebih Efisien dengan Mekari Talenta
Membuat struktur organisasi di Excel merupakan solusi yang praktis untuk perusahaan dengan kebutuhan sederhana.
Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan, divisi, maupun perubahan organisasi akibat promosi, mutasi, dan rekrutmen, pembaruan struktur organisasi secara manual dapat menjadi lebih rumit dan memakan waktu.
Jika perusahaan Anda membutuhkan pengelolaan struktur organisasi yang lebih terintegrasi, Mekari Talenta menyediakan fitur Organization Structure yang memungkinkan Anda mengelola hierarki organisasi, divisi, jabatan, hingga data karyawan dalam satu platform HRIS.
Perubahan struktur dapat dilakukan dengan lebih mudah, sekaligus memastikan informasi organisasi tetap akurat dan selalu diperbarui.
Hubungi tim Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana solusi ini dapat membantu pengelolaan SDM di perusahaan Anda.
