Maksimalkan Teknologi HRIS untuk Cegah Penyebaran Virus Corona di Kantor

Sejak penyebarannya dari kota Wuhan, China, virus Corona (COVID-19) telah mewabah ke banyak negara, seperti Korea Selatan, Iran, hingga ke Amerika Serikat dan Italia. Di China, virus Corona menyebabkan 3.136 orang meninggal dengan jumlah kasusnya mencapai 80.757. 

Sedangkan di Indonesia, jumlah pasien yang positif virus mematikan ini sudah 19 orang. Jumlah ini masih memiliki kemungkinan untuk terus bertambah. Dengan penularan yang sangat cepat, pemerintah Indonesia sudah memberikan ultimatum untuk waspada dan melakukan tindakan pencegahan virus. Ini berlaku tidak hanya di rumah, tetapi juga di tempat umum, termasuk di kantor tempat Anda menghabiskan waktu sehari-hari.

Sebagai HR tech provider, di Talenta, kami berupaya untuk mendukung kerja-kerja Anda di kantor tetap produktif meski dalam kondisi apapun, salah satunya dengan memanfaatkan penggunaan teknologi.

Seperti telah kita pahami, Talenta merupakan HRIS yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menunjang produktivitas karyawan. Sebagai HR, Anda memiliki andil besar untuk menjaga produktivitas karyawan di kantor, sambil tetap memikirkan keselamatan dan kesehatan dari masing-masing orang.

Lantas, apa yang dapat Anda lakukan sebagai HR untuk melindungi karyawan di tengah epidemi? Bagaimana teknologi seperti HRIS yang Anda gunakan dapat membantu proses tersebut berjalan lebih baik?

Berikut ini beberapa tips dari Talenta by Mekari yang bisa dilakukan Human Resources (HR) sebagai upaya pengendalian sekaligus pencegahan virus Corona di kantor dengan memanfaatkan penggunaan teknologi, Rabu (10/3).

Berikan informasi yang cepat dan terkoordinasi

Memberikan informasi yang cepat dan terkoordinasi menjadi tugas penting HR di tengah maraknya isu yang simpang siur. Sebagai HR, Anda memiliki tanggung jawab untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan penting bagi karyawan Anda di kantor.

Selain itu, penyampaian informasi juga harus cepat dan tepat sasaran. Anda bisa menggunakan channel-channel komunikasi seperti social messaging ataupun aplikasi internal yang Anda gunakan di kantor. Jika Anda menggunakan Talenta, Anda bisa menggunakan fitur seperti broadcast message untuk melakukan hal tersebut.

Dengan broadcast message, Anda dapat menulis informasi yang valid dan menyampaikan langsung pada karyawan secara mudah dan cepat. Informasi pun dipandang lebih valid karena diberikan langsung oleh HR sebagai pengumuman resmi.

Batasi penggunaan finger print

Selain mempersiapkan hal-hal tersebut, pencegahan juga bisa dilakukan dengan membatasi penggunaan mesin finger print. Sebagai gantinya, Anda bisa menggunakan media absensi lainnya salah satunya dengan teknologi Human Resource Information System (HRIS) seperti Talenta. 

Jika Anda menggunakan Talenta, karyawan dapat melakukan absensi di mana pun dan kapan pun. Talenta menyediakan fitur Live Attendance yang bisa diakses melalui ponsel masing-masing karyawan sehingga mampu meminimalisasi kontak dengan virus dan bakteri. 

Berlakukan kebijakan work from home

Ada baiknya sistem bekerja dari rumah atau work from home diterapkan di situasi seperti ini untuk mencegah penularan virus lebih jauh lagi. Siapkan alternatif bagi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tanpa harus pergi ke kantor dan menerima risiko tertular Corona.

Untuk mempermudah kegiatan work from home, Anda bisa memaksimalkan peran teknologi Human Resource Information System (HRIS) yang dilengkapi dengan fitur Live Attendance. Salah satu yang dapat coba adalah software Talenta.

Talenta menyediakan fitur Live Attendance yang bisa diakses melalui ponsel masing-masing karyawan sehingga mampu meminimalisasi kontak dengan virus dan bakteri. Selain itu, sebagai HR, Anda dapat memantau langsung ‘kehadiran’ karyawan melalui dashboard yang diupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock-in atau clock-out.

Berikan penugasan lewat aplikasi

Ketika perusahaan memberikan kebijakan untuk bekerja dari rumah, proses kerja tetap harus berjalan seperti biasa. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi tugas harus dilakukan dengan terstruktur. Jika Anda menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur penugasan seperti Talenta, Anda bisa memberlakukan kebijakan untuk melakukan penugasan secara langsung kepada karyawan melalui aplikasi.

Anda cukup mengakses fitur Task dan berikan tugas sesuai dengan arahan Anda kepada tim masing-masing. Anggota tim pun bisa mengirim balik tugas yang telah diselesaikan melalui aplikasi Talenta. Dengan demikian, proses kerja dapat lebih terkoordinasi dengan lebih baik dan terstruktur.

Permudah akses benefit kesehatan

Jika kantor Anda memiliki kebijakan memberikan benefit dalam bentuk jaminan kesehatan pada karyawan, ini saatnya Anda memberikan kemudahan pada mereka untuk menggunakannya dengan efektif dan efisien. Di saat seperti ini, penggunaan aplikasi HRIS berbasis mobile seperti Talenta menjadi sangat penting.

Talenta memungkinkan karyawan untuk mengecek plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan Reimbursement untuk biaya perawatan, dan mendapatkan informasi persetujuan Reimbursement langsung dari aplikasi mobile.

Di sisi admin, Anda juga langsung mendapatkan pemberitahuan dan melakukan approval langsung dari aplikasi tanpa perlu menandatangani dokumen dan menyerahkan ke finance. Dengan demikian, akses terhadap benefit kesehatan menjadi lebih mudah dan dapat diproses dengan lebih cepat.


PUBLISHED11 Mar 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat

SHARE THIS ARTICLE: