Cara Hitung Gaji Karyawan dan Pentingnya Aplikasi Payroll

Cara Hitung Gaji Karyawan dan Pentingnya Aplikasi Payroll

Gaji merupakan kewajiban penting yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan hak karyawannya. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara hitung gaji sesuai dengan kebutuhan dan hak karyawan.

Dalam menghitung gaji, banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam prosesnya. Misalnya nilai yang dimiliki karyawan, skala upah, komponen gaji hingga kemampuan perusahaan dalam menawarkan gaji kepada karyawan.

Dalam menghitung gaji karyawan, perusahaan juga perlu memahami tentang dasar penggajian yaitu gaji pokok.

Gaji Pokok

Gaji pokok sendiri memiliki arti sebagai imbalan dasar yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada pekerja menurut tingkat dan jenis pekerjaan yang disepakati oleh kedua belah pihak baik perusahaan maupun karyawan. Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, besaran gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari upah pekerja yang terdiri dari gaji pokok ditambah tunjangan tetap.

Bagaimana dengan Upah Minimum, apakah sama dengan gaji pokok? Sejatinya gaji pokok dan upah minimum adalah dua hal yang berbeda namun saling berkaitan. Bisa dibilang gaji pokok adalah komponen penyusun upah minimum. Artinya upah minimum adalah alat ukur perusahaan untuk memberikan upah yang layak kepada karyawannya.

Kembali ke gaji pokok. Sejatinya gaji pokok sendiri dihitung secara proporsional sesuai skala yang ditetapkan dalam aturan pemerintah dan juga kebijakan perusahaan. Bisa berdasarkan golongan jabatan, frekuensi dan intensitas pekerjaan, atau nilai dari pekerjaan itu sendiri. Berikut penjelasan lengkapnya.

Nilai Pekerjaan

Nilai pekerjaan yang dimaksud adalah kualifikasi pendidikan, pengalaman pekerjaan, dan juga faktor geografis. Misalnya saja, perusahaan akan menawarkan gaji berbeda pada kualifikasi pendidikan sama namun pengalaman berbeda atau pengalaman dan pendidikan sama namun lokasi geografis berbeda.

Misalnya Budi dan Adi bekerja sebagai SEO specialist dengan pengalaman sama. Namun Budi bekerja di Jakarta sedangkan Adi bekerja di Yogyakarta. Karena upah minimum di jakarta lebih besar dibandingkan dengan Yogyakarta maka Budi bisa saja mendapatkan gaji pokok yang lebih besar.

Kesesuaian Skala Upah

Tiap perusahaan pasti memiliki skala upah yang diterapkan dan tentu berdasarkan aturan pemerintah. Skala upah sangat erat kaitannya dengan kemampuan perusahaan untuk membayar gaji sesuai  jabatan dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan.

Anda harus mampu mengukur kemampuan perusahaan Anda dalam menawarkan gaji. Anda bisa melakukan trade off. Misalnya mengurangi kualifikasi dan spesifikasi skill dan melengkapi gaji pokok dengan paket kompensasi atau bonus.

Kontribusi

Anda juga dapat menentukan gaji pokok berdasarkan nilai kontribusi bidang pekerjaan tersebut terhadap perusahaan. Jika posisi tersebut sangat vital bagi ketahanan usaha Anda, maka Anda perlu mempertimbangkan besaran gajinya.

Baca juga: Komponen-Komponen Gaji Karyawan yang Penting Anda Pahami!

Cara Hitung Gaji Karyawan

Menghitung gaji karyawan bukan hanya sekedar gaji untuk karyawan tetap. Banyak perusahaan yang menggunakan jasa karyawan lepas, karyawan tidak tetap, atau karyawan musiman. Sehingga perusahaan perlu memahami ragam perhitungan gaji karyawan.

Karyawan tetap sendiri adalah pegawai yang bekerja di suatu instansi atau perusahaan yang mendapatkan penghasilan dalam jumlah tertentu secara terus-menerus sesuai dengan kesepakatan kontrak antara karyawan dan perusahaan dimana karyawan turut mengelola perusahaan secara langsung.

Berbeda dengan karyawan tetap, karyawan tidak tetap adalah karyawan yang bekerja berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil yang sifatnya sementara dalam satu periode tertentu. Sehingga penggajian karyawan tidak tetap bisa dihitung berdasarkan jumlah hari, minggu, atau bulanan.

Cara Hitung Gaji Karyawan Tetap Bulanan

Contoh: Budi seorang karyawan tetap di perusahaan A dengan upah tiap bulannya adalah Rp. 5.000.000. Budi saat ini belum menikah dan belum memiliki tanggungan apapun.

Berikut perhitungannya,

Upah bulanan 5.000.000
Biaya jabatan* 5% x 5.000.000 – (250.000)
Gaji bersih sebulan = 4.750.000
Gaji bersih setahun 12 x 4.750.000 57.000.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)** – (54.000.000)
Penghasilan Kena Pajak (PKP) = 3.000.000
PPh 21 Terutang 5% x 3.000.000 = 150.000
PPh 21/bulan 150.000/12 = 12.500
Gaji yang Harus dibayar 5.000.000 – 12.500 = Rp. 4.987.500

Baca juga: Pusing Menghitung PPH 21? Permudah dengan Aplikasi Gaji Karyawan!

*) Biaya jabatan adalah 5% dari upah bulanan sebelum pajak

**) PTKP disesuaikan dengan tanggungan. karena Budi belum menikah dan belum memiliki tanggungan maka PTKP-nya masuk golongan TK/0 yang dikenalan sebesar Rp. 54.000.000. Selengkapnya dapat Anda lihat di sini

Cara Hitung Gaji karyawan Tidak Tetap Bulanan

Contoh: Andi seorang karyawan lepas yang bekerja selama satu bulan oleh perusahaan ABC dengan upah bulanan-nya sebesar Rp. 7.000.000 dan belum menikah.

Upah Setahun 7.000.000 x 12 84.000.0000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) – (54.000.000)
Penghasilan Kena Pajak (PKP) = 30.000.000
PPh 21 per Tahun 5% x 30.000.000 = 1.500.000
PPh 21 per bulan 1.500.000/12 = 125.000
Gaji yang dibayarkan 7.000.000 – 125.000 = Rp 6. 875.000

Cara Hitung Gaji Karyawan Tidak Tetap Harian

Beberapa perusahaan ada yang mempekerjakan karyawan harian. Perhitungan upah karyawan harian sebenarnya sangat mudah. Hanya saja perusahaan perlu memperhatikan peraturan yaitu apabila karyawan memiliki penghasilan kurang dari Rp 4.500.000 maka karyawan tersebut terbebas dari beban pajak penghasilan.

Sebelum mengetahui cara hitung karyawan harian Anda perlu memahami kondisi perhitungan PPh di tabel berikut:

Penghasilan harian Penghasilan kumulatif perbulan Rumus PPh Terutang
< Rp. 450.000 < Rp 4.500.000 Tidak dikenakan PPh
> Rp. 450.000 < Rp 4.500.000 5% x (upah – 450.000)
> Rp. 450.000 atau < Rp. 450.000 > Rp 4.500.000 5% x (upah – PTKP/360)
> Rp. 450.000 atau < Rp. 450.000 < Rp 10.200.000 Tarif PPh pasal 17 x PKP setahun

contoh kasus: Adi dan Joni sama-sama bekerja sebagai pekerja lepas harian masing-masing mendapatkan jatah upah perbulannya (katakanlah dalam satu bulan ada 26 hari kerja) sebesar Rp. 5.000.000. Bedanya, Adi bekerja hanya 15 hari sedangkan Joni bekerja 25 hari. Adi dan Joni keduanya belum menikah dan belum memiliki tanggungan.

Begini perhitungannya.

Adi Joni
Penghasilan sehari 5.000.000/26 192.300 Penghasilan sehari 5.000.000/26 192.300
Penghasilan 15 hari kerja 192.300 x 15 2.884.500 Penghasilan 25 hari kerja 192.300 x 25 4.807.500
karena upah Adi di bawah 4.500.000, maka Adi tidak dikenakan beban pajak PTKP 54.000.000/360 x25 – (3.750.000)
PKP hingga hari ke-25 1.057.500
PPH 21 5% x 1.057.500 = 52.875
Upah yang diterima perhari Rp 192.300 Upah yang diterima 192.300 – 52.875 = Rp. 139.425

Cara Hitung Gaji Karyawan Masuk Tengah Bulan/Prorata

Banyak perusahaan yang memerlukan tenaga kerja secara mendesak dan bahkan mereka merekrut karyawan di tengah bulan. Nah, perhitungan gaji untuk karyawan yang masuk di tengah bulan ini disebut dengan perhitungan gaji prorata atau proporsional.

Adapun perhitungan gaji prorata dibagi menjadi dua yaitu berdasarkan jumlah hari kerja dan jumlah jam kerja.

Perhitungan Berdasarkan Hari Kerja

Contoh, Ali bekerja pada 15 Januari 2020, dengan gaji tiap bulannya adalah Rp. 4.000.000 per-bulan dengan jumlah hari kerja 5 hari seminggu.

Maka rumusnya= (Jumlah Hari Kerja/Jumlah Hari kerja dalam 1 bulan) x Gaji Satu Bulan

Langkah pertama, hitung jumlah hari kerja dalam sebulan. Misal di bulan Januari tahun 2020 ada 20 hari kerja. Ali bekerja selama bulan Januari selama 12 hari hingga akhir bulan. Maka gaji yang diterima Ali adalah:

= (12/20) x Rp. 4.000.000 =  2.400.000

Perhitungan Berdasarkan Jam Kerja

Perhitungan gaji karyawan prorata juga bisa dihitung berdasarkan jumlah jam kerja. Dasar perhitungan upah per-jam adalah 1/173 x upah satu bulan.

Perhitungan ini sebenarnya jarang terjadi. Selain karena rumit, tidak banyak karyawan yang merekrut karyawan di akhir-akhir bulan karena perhitungan berdasarkan jam biasanya digunakan untuk karyawan yang masuk di akhir-akhir bulan.

Contoh: Ina bekerja mulai tanggal 20 Januari 2020, dengan gaji 4.000.000 dengan jumlah hari kerja 5 hari/minggu. DImana dari tanggal 20 Januari 2020 hingga akhir Januari 2020, Ina telah bekerja selama 9 hari. Maka:

  • 1/173 x 4.000.000 = 23.121
  • = (jumlah hari x jam per-hari x upah hasil dari perhitungan dasar)
  • = 9 x 8 x 23.121 = 1.664.712

Maka Ina menerima gaji prorata sebesar Rp. 1.664.712.

Note: pahami selengkapnya tentang payroll melalui eBook gratis 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll hanya di Talenta!

Cara Hitung Kenaikan Gaji

Menghitung kenaikan gaji sebenarnya cukup sederhana dimana gaji sebelumnya dikalikan dengan persentase kenaikan gaji berdasarkan faktor-faktor berikut:

  • Penilaian – Perusahaan biasanya melakukan penilaian kinerja pada periode tertentu yang dapat mempengaruhi kenaikan gaji seorang karyawan. Penilaian bisa didasari dengan kualitas pekerjaan yang dihasilkan atau performa pekerjaan.
  • Tingkat Risiko – perusahaan juga biasanya menaikkan gaji jika karyawan tersebut memiliki penambahan risiko dalam pekerjaannya. Misalnya, karyawan A dipindah-tugaskan untuk bekerja di daerah cabang rawan konflik atau krisis pangan.
  • Peraturan Pemerintah – Gaji juga bisa naik karena peraturan yang digulirkan pemerintah misalnya saja pajak ditanggung pemerintah atau kenaikan upah minimum tiap daerah.
  • Kemampuan dan Regulasi Perusahaan – Untuk meningkatkan engagement, perusahaan biasanya menaikkan gaji karyawan pada periode dan masa kerja tertentu.

Bagaimana cara menghitungnya kenaikan gaji? Katakan persentase kenaikan gaji karyawan Anda sebesar 5% yang dipengaruhi faktor-faktor tersebut dan karyawan Anda memiliki gaji Rp. 6.000.000 tiap bulannya maka perhitungannya seperti ini:

  • 6.000.000 x 5% = 300.000
  • Maka kenaikan gaji karyawan Anda sebesar 300.000 dan gaji karyawan Anda saat ini sebesar Rp. 6.300.000.

Baca juga: Mengapa Aplikasi Gaji Penting saat Hadapi New Normal?

Pentingnya Aplikasi payroll

aplikasi payroll

Setelah Anda mengetahui cara hitung gaji karyawan yang dapat diterapkan pada perusahaan. Perhitungan gaji sejatinya bisa Anda lakukan menggunakan software pengolah data. Namun menggunakan software pengolah data seperti excel rawan terjadinya human error.

Oleh karena itu, bagi Anda sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi payroll secara profesional. Alasan pertama, menggunakan aplikasi payroll dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan penggajian Anda. kedua, Anda tidak perlu lagi khawatir adanya data yang hilang bahkan potensi adanya fraud yang dilakukan karyawan.

Anda juga tidak perlu khawatir adanya faktor human error yang dapat mempengaruhi perhitungan gaji perusahaan Anda. Terlebih, aplikasi payroll juga dapat diintegrasikan dengan absensi karyawan dan komponen gaji lainnya.

Talenta menjadi aplikasi payroll yang dapat bantu Anda menghitung gaji secara profesional dan mudah dengan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggajian perusahaan Anda. Cari tahu selengkapnya tentang Talenta di sini dan dapatkan demo gratis sekarang!

 

Baca juga

 


PUBLISHED12 May 2020
Hafidh
Hafidh