8 Cara Tingkatkan Efektivitas Kerja dengan Manajemen Waktu

8 Cara Tingkatkan Efektivitas Kerja dengan Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan salah satu kunci dalam mengefektifkan kerja seorang karyawan, dimana efektivitas kerja merupakan salah satu faktor pendorong kinerja karyawan. Oleh karena itu, kemampuan untuk bisa melakukan manajemen waktu yang baik dapat memberikan manfaat terhadap perusahaan.

Khususnya pada perusahaan yang menerapkan sistem kerja Work From Home (WFH) bagi karyawannya, dimana sistem kerja ini memungkinkan karyawan untuk memiliki fleksibilitas waktu kerja yang tinggi karena bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan prinsip work-life balance.

Namun, hal ini kemudian bisa menjadi bumerang baik bagi perusahaan maupun karyawan bila tidak ditunjang dengan kemampuan untuk melakukan manajemen waktu dengan baik demi terciptanya efektivitas kerja.

Pengertian Efektivitas Kerja

Menurut KBBI, yang dimaksud dengan efektivitas yaitu:

Efeknya ( akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (tentang obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan); mangkus; mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan).

Sedangkan menurut Handoko, efektivitas adalah sebuah kemampuan untuk menentukan tujuan yang jelas dan tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, pengertian ini sejalan dengan pendapat dari Drucker yang menyatakan bahwa efektivitas adalah tindakan melaksanakan pekerjaan yang benar (doing the right things).

Bila dikaitkan dengan kerja, maka efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan dan dapat diselesaikan tepat pada waktunya (Siagian). Karena pada dasarnya efektivitas berkaitan dengan waktu pengerjaan, oleh karena itu manajemen waktu merupakan salah satu kunci dari terciptanya efektivitas kerja karyawan.

Note: Ternyata, segala bidang pekerjaan dapat diefektifkan, termasuk urusan payroll, lalu bagaimana cara Tingkatkan Efektivitas Perhitungan Gaji Karyawan dengan Aplikasi Payroll?

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Waktu?

Pentingnya Manajemen Waktu Jam Kerja Shift Pabrik

Beberapa ahli seperti Jones & Bartlett, mengartikan manajemen waktu sebagai kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan dan melaksanakan tanggung jawab individu demi kepuasan individu tersebut.

Sedangkan menurut Edwin, manajemen waktu merupakan suatu ilmu dan seni yang mengatur pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu melalui unsur-unsur yang ada didalamnya.

Berdasarkan kedua pengertian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa:

Manajemen waktu adalah kemampuan pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien dengan memprioritaskan, menjadwalkan, dan melaksanakan tanggung jawab demi tercapainya tujuan tertentu melalui unsur-unsur yang ada didalamnya.

Mengapa Manajemen Waktu Penting?

Seperti yang sudah disinggung pada awal artikel ini mengenai pentingnya manajemen waktu dalam menciptakan efektivitas kerja karyawan, beberapa hasil penelitian menunjukkan hasil bahwa memang terdapat hubungan antara manajemen waktu dengan efektivitas kerja karyawan.

Salah satunya adalah penelitian yang dilakukan oleh Kholisa (2012) tentang “Hubungan Manajemen Waktu dengan Efektivitas Kerja Karyawan PT. Safarijunie Texindo Industry di Boyolali” menunjukkan bahwa ada hubungan positif antara manajemen waktu dengan efektivitas kerja pada karyawan, yang artinya semakin baik manajemen waktu maka semakin baik pula efektivitas kerjanya dan begitupun sebaliknya.

Pentingnya meningkatkan efektivitas kerja berkaitan dengan produktivitas kerja yang dapat ditunjukkan oleh seorang karyawan, hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Utami (2014) tentang “Analisis Motivasi, Kepuasan, Kualitas Serta Efektivitas Kerja Di Dalam Peningkatan Produktivitas Kerja Karyawan Pada PT. Pelayanan Nasional Indonesia” yang menemukan hasil bahwa hubungan yang kuat dan signifikan antara efektivitas kerja terhadap produktivitas kerja karyawan PT. PELNI.

Note: Banyak yang belum tahu jika absensi juga memengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam manajemen waktu mereka. Baca artikel Talenta tentang Absen Online Karyawan, Solusi Produktivitas yang Terabaikan

Bagaimana Cara Meningkatkan Manajemen Waktu?

Dikarenakan produktivitas sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan, kemampuan untuk melakukan manajemen waktu menjadi penting. Berikut 8 (lima) cara yang bisa dilakukan untuk dapat meningkatkan kemampuan untuk memanajemen waktu sehingga lebih efektif.

Cara ini sesuai dengan aspek-aspek dalam manajemen waktu menurut Atkinson, yaitu:

1. Menetapkan Tujuan 

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan tujuan, dengan menetapkan tujuan maka karyawan akan lebih fokus dan mudah menentukan langkah-langkah apa saja yang harus diambil dalam melakukan pekerjaannya. 

2. Menyusun Prioritas

Dikarenakan waktu yang tersedia terbatas dalam melakukan pekerjaan, maka karyawan harus menyusun prioritas kerja. Dimana pengurutan prioritas ini dibuat dengan memperimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Anda bisa membuat to-do-list untuk membantu menentukan prioritas pekerjaan Anda.

3. Menyusun Jadwal

Setelah menetapkan tujuan dan menyusun prioritas, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menyusun jadwal kerja. Penyusunan jadwal berfungsi agar tidak terjadi bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan dalam melakukan pekerjaan. Manfaatkan teknologi seperti calendar online untuk membantu Anda menyusun jadwal kerja.

4. Bersikap Asertif

Berani bersikap asertif untuk mengatakan “tidak” atau menolak suatu permintaan dari orang lain tanpa merasa bersalah dan menjadi agresif merupakan salah satu cara agar poin-poin sebelumnya dapat tetap berjalan sesuai dengan rencana.

5. Bersikap Tegas

Sikap tegas merupakan sebuah strategi yang digunakan untuk menghindari adanya pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

6. Menghindari Penundaan

Salah satu faktor ketidakberhasilan dalam menyelesaikan suatu tugas dan pekerjaan adalah penundaan, oleh karena itu penting untuk bisa menghindari penundaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang

Pemborosan waktu dalam melakukan suatu kegiatan akan memberikan kerugian kepada diri Anda sendiri, karena jadwal yang telah disusun sebelumnya bisa berantakan dan Anda harus meluangkan waktu lagi untuk menyusun jadwal ulang.

8. Kontrol terhadap Waktu

Untuk menghindari terjadinya penundaan dan waktu yang terbuang, maka perlu adanya kontrol terhadap waktu. Dimana hal ini berhubungan dengan perasaan dapat mengatur waktu dan pengontrolan terhadap hal-hal yang dapat mempengaruhi penggunaan waktu.

Bila kedelapan poin tadi berkaitan dengan manajemen waktu kerja karyawan secara individu, bagaimana perusahaan membantu karyawan untuk bisa mewujudkan aturan waktu yang lebih baik lagi? Salah satunya adalah dengan menggunakan software HR.

Software HR memungkinkan tim HR untuk mengefektifkan pekerjaan mereka karena tidak perlu lagi melakukan pekerjaan administratif yang biasanya banyak menyita waktu

Sehingga tim HR dapat mulai membangun program-program peningkatan kualitas SDM di perusahaan tersebut.

Salah satu software HR dengan kemampuan manajemen kehadiran karyawan yang baik adalah Talenta. Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan manajemen waktu. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. 


PUBLISHED11 Jun 2020
Sely
Sely