Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan karyawan atau yang biasa disebut SP merupakan surat yang diberikan kepada karyawan yang bermasalah atau telah melakukan pelanggaran disiplin kerja. Tujuan pemberian SP adalah untuk membuat jera karyawan yang bersangkutan dan mencegahnya agar tidak melakukan pelanggaran yang sama di kemudian hari. Di dalam dunia kerja, seorang karyawan akan mendapatkan surat peringatan berupa teguran tertulis dari pihak manajer atau direktur.
Teguran tersebut biasanya akan dilayangkan apabila karyawan telah mendapatkan teguran secara lisan sebelumnya. Surat peringatan diberikan bila teguran lisan diabaikan. Teguran tertulis ini akan berbuntut pemecatan apabila karyawan yang bersangkutan masih saja melakukan kesalahan yang sama.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Baca juga: Pentingnya Mengelola Gaji Karyawan dengan Sistem Terpercaya

Aturan tentang Surat Peringatan

Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1, dijelaskan bahwa pihak perusahaan, karyawan, serikat pekerja, dan pemerintah harus mengupayakan agar tidak terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK). Oleh karena itu, adanya SP akan membantu agar PHK tidak terjadi secara mendadak, atau bahkan karyawan akan memperbaiki kinerjanya sehingga dapat mencapai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Aturan tentang surat peringatan untuk karyawan diatur secara khusus di dalam Pasal 161. Di dalam Pasal 161 dijelaskan bahwa karyawan yang melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pihak perusahaan dapat melakukan PHK. PHK diberikan setelah karyawan yang bersangkutan diberikan SP pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. Surat Peringatan yang dimaksud masing-masing berlaku untuk jangka waktu selama 6 bulan, kecuali telah ditetapkan di dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Berikut ini adalah ringkasan dari UU Ketenagakerjaan Pasal 161 yang menjelaskan tentang aturan dalam pemberian surat peringatan:

  1. Surat peringatan 1, 2 dan 3 tidak perlu diberikan secara berurutan. Tetapi harus dinilai berdasarkan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
  2. Tingkatan surat peringatan akan ditentukan secara bersama oleh atasan yang setingkat dengan manajer dan HRD, lalu disetujui oleh direksi.
  3. Setiap surat peringatan yang diberikan kepada karyawan berlaku dalam jangka waktu selama 6 bulan.
  4. Jika karyawan melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku SP 1 habis, maka perusahaan akan memberikan SP 2 yang memiliki jangka waktu selama 6 bulan sejak surat peringatan diterbitkan.
  5. Selanjutnya, jika karyawan tetap melakukan pelanggaran sebelum SP 2 habis masa berlakunya, maka perusahaan dapat memberikan SP 3 yang berlaku selama 6 bulan sejak surat peringatan diterbitkan.
  6. Jika karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku SP 3 habis, maka karyawan akan mendapat PHK dari perusahaan.

 

Sisi Positif dan Negatif Surat Peringatan

Sesuai definisinya, surat peringatan merupakan salah satu cara pembinaan bagi karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran. Surat peringatan cukup efektif untuk menegakkan budaya disiplin untuk karyawan di perusahaan. Namun selain sisi positif, surat peringatan juga memiliki sisi negatif. Diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sisi positif surat peringatan

  1. Surat peringatan dibuat untuk mengingatkan karyawan tentang kesalahan apa yang dilakukan yang bertentangan dengan peraturan perusahaan.
  2. SP dibuat agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama. Apabila karyawan yang bersangkutan tetap melakukan kesalahan yang sama, maka karyawan yang bersangkutan  akan diberikan sanksi yang lebih berat.
  3. SP dapat  menjadi bahan evaluasi kinerja karyawan dan memudahkan penilaian karyawan tersebut.

b. Sisi negatif surat peringatan

  1. SP  memiliki sisi negatif,  jika ternyata karyawan yang bersangkutan  tidak melakukan kesalahan seperti yang dituduhkan. Hal ini akan memicu kemarahan dan dendam dalam hati karyawan kepada perusahaan.
  2. Pemberian SP yang tanpa disertai sosialisasi mengenai peraturan perusahaan akan memberikan dampak pada ketidakpedulian karyawan terhadap surat peringatan.
  3. SP yang diberikan tanpa teguran lisan sebelumnya kurang efektif baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan.

 

Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Pembuatan dan pemberian surat peringatan karyawan tidak boleh asal dilakukan. Karena ada peraturan yang harus dipatuhi oleh perusahaan dalam membuat SP agar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berikut ini ada beberapa tips yang dapat Anda ikuti:

  1. Memastikan pelanggaran apa yang dilakukan oleh karyawan.
  2. Menentukan durasi berlakunya SP. Di dalam Pasal 161 UU Ketenagakerjaan yang menjadi payung hukum pemberian SP, masa berlaku SP hanya mencapai 6 bulan saja. Kecuali memang sudah ditetapkan di dalam perjanjian kerja yang sudah sama-sama disetujui.
  3. Pembuatan surat peringatan dilakukan oleh divisi HRD.
  4. Mencantumkan data karyawan dengan jelas di dalam SP. Di antaranya adalah nama asli, nomor ID karyawan dalam perusahaan beserta jabatannya.
  5. Mencantumkan tanda tangan nama pembuat dan penerima surat peringatan, disertai dengan materai.

Baca juga: Perhitungan Cuti Tahunan yang Diuangkan

Sebelum memberikan surat peringatan karyawan, divisi HRD dapat mengecek absensi karyawan yang bersangkutan. Dengan melihat absensi karyawan, Anda bisa mengetahui apakah karyawan tersebut termasuk karyawan yang disiplin atau tidak. Jika jawabannya adalah karyawan tidak disiplin dan masih dalam masa probation, maka hal tersebut dapat menjadi bahan review divisi HR terhadap karyawan.
Namun, jika kedisiplinan karyawan baik, maka hal tersebut juga bisa menjadi bahan pertimbangan ketika ingin melakukan sesi konsultasi dengan karyawan. Gunakan software HR Talenta yang akan memudahkan Anda memonitor absensi dan kinerja karyawan. Talenta memiliki fitur yang lengkap dan komprehensif, sangat cocok untuk manajemen HR di perusahaan.


PUBLISHED19 Sep 2019
Ervina
Ervina