Insight Talenta

Terapkan Strategi Kerja Cerdas, Pekerjaan Lebih Efektif dan Efisien

Strategi kerja cerdas pada era modern ini menjadi hal penting yang perlu diterapkan apalagi mengingat persaingan semakin tinggi. Perlu diketahui jika bekerja cerdas dan kerja cepat merupakan dua hal berbeda.

Kerja cerdas merupakan kegiatan yang cenderung memanfaatkan kreatifitas dipadukan dengan kecerdasan untuk mendapatkan hasil yang lebih efektif dan efisien. Sedangkan kerja cepat cenderung membutuhkan energi lebih agar dapat memperoleh hasil sesuai target. Namun terkait dengan kualitas masih perlu dipertanyakan.

Sebenarnya Apa Itu Kerja Cerdas?

strategi kerja cerdas

Meski sudah sering mendengar mengenai kerja cerdas, masih terdapat pertanyaan mengenai sebenarnya apa itu kerja cerdas? Secara sederhana istilah tersebut merupakan sebuah model kerja di mana para pekerjanya dapat memanfaatkan berbagai produk kemajuan teknologi untuk menunjang kinerjanya.

Seorang pekerja cerdas berusaha untuk menyelesaikan tugas kantor secara maksimal sambil menyeimbangkan dengan kehidupan pribadinya. Agar bisa mencapai tujuannya, mereka mengesampingkan urusan yang tidak menjadi prioritas.

Fakta menarik lain dari kerja cerdas yaitu cenderung memberikan kebebasan bagi para pelakunya untuk menemukan cara terbaik sesuai dengan kemampuannya. Alhasil, teknik ini justru membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien serta meningkatkan produktivitas.

Sistem kerja cerdas yang ada saat ini lebih fleksibel karena bisa dikerjakan dimanapun dan kapanpun menggunakan perangkat yang tertaut dengan koneksi internet. Sebab sifatnya lebih fleksibel, menjadikannya sangat cocok dipilih di era modern yang cenderung menuntut masyarakat melakukan banyak hal dalam waktu singkat.

Strategi Kerja Cerdas yang Perlu Dipraktikkan

Tidak jarang banyak orang berfikir jika kerja cepat dan kerja cerdas merupakan dua hal yang sama. Perlu diketahui dari keduanya sangat berbeda terutama dalam hal sistem kerjanya serta kemaksimalan hasilnya. Lalu sebenarnya apa saja strategi kerja cerdas itu? Simak penjelasan lebih lanjutnya pada paparan berikut:

1. Atur Waktu dengan Baik

Meski terlihat mudah, namun hingga saat ini ada banyak orang mengaku kesulitan mengatur waktu secara efektif dan efisien untuk mengerjakan hal-hal penting dan mengimbanginya dengan hiburan.

Masalah yang umum dirasakan oleh para pemula yaitu masih kebingungan mengatur waktu dengan baik. Solusi terbaiknya yaitu dengan membuat jadwal harian mulai dari bangun pagi sampai tidur lagi.

Berikan waktu pada masing-masing kegiatan sesuai dengan kemampuan. Basanya pada awalnya akan kesulitan, apalagi seringkali ada kegiatan dadakan yang cukup memakan waktu. Namun seiring berjalannya waktu jika Anda konsisten melakukannya, pasti bisa mendapat hasil terbaiknya.

Metode seperti ini disarankan untuk Anda yang ingin memiliki work-life balance. Dengan waktu kerja yang terjadwal baik menggunakan sistem online maupun offline, Anda bisa menyempatkan diri untuk beristirahat ketika pekerjaan telah selesai lebih awal.

2. Bagi Pekerjaan menjadi Beberapa Bagian

Mengerjakan banyak tugas dalam sekali waktu akan membuat tubuh merasa kelelahan. Apabila terus berlanjut, respon yang paling umum adalah menurunnya semangat untuk melakukan hal sama sehingga timbul kebiasaan menunda-nunda.

Saat mengerjakan tugas, sangat disarankan untuk menjauh seluruh hal yang mengganggu konsentrasi terutama ponsel dan TV. Cari tempat nyaman dengan suhu ruangan atau sedikit dingin agar otak tidak mudah memanas saat digunakan bekerja.

Supaya pekerjaan tidak sampai tertunda dan menyebabkan malas untuk mengerjakannya, silahkan membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian. Teknik ini cocok bagi Anda yang ingin menerapkan sistem kerja cerdas.

3. Temukan Kendala-kendala yang Menghambat Produktivitas

Saat awal memulai kerja cerdas, disarankan untuk mencari tahu apa saja hal-hal yang mungkin menghambat produktivitas Anda. Jika telah menemukannya, catat pada kertas atau note khusus. Ingat-ingat apa saja faktor penghambatnya, tujuannya adalah agar nantinya tidak sampai mengulangi kesalahan yang sama dan dapat menemukan solusi terbaiknya.

Temukan solusi yang mungkin sesuai dengan Anda, perlu diketahui jika tahapan ini biasanya tidak bisa hanya dilakukan satu kali saja karena setiap orang memiliki karakter tersendiri.

Cobalah membuat penjadwalan kegiatan dengan memanfaatkan alat bantu bisa berupa aplikasi canggih atau kalender serta buku catatan. Ketika setiap harinya seseorang melakukan kegiatan yang sama, jika sudah terbiasa tubuh akan memberikan respon otomatis sehingga pada waktu-waktu tertentu akan melakukan kegiatan rutinnya.

4. Tinggalkan Tugas atau Kegiatan yang Bukan Prioritas

Jangan mencampuradukkan antara tugas prioritas dan non prioritas. Usahakan mengerjakan terlebih dahulu pekerjaan paling prioritas, kemudian disusul dengan kegiatan lainnya. Jangan sampai mendahulukan kegiatan yang bahkan tidak ada hubungannya dengan pekerjaan serta tidak memiliki nilai urgensi.

Penerapan kerja cerdas di era yang serba cepat seperti sekarang ini menjadi poin paling penting. Jadikan ketatnya persaingan sebagai pemacu semangat agar tidak menyia-nyiakan kesempatan yang telah ada.

Apabila saat mengerjakan suatu tugas Anda kehilangan motivasi, cobalah mengingat kembali apa tujuan awal melakukan pekerjaan tersebut. Ingat orang-orang yang mendukung serta mengharapkan kesuksesan Anda.

5.  Jangan Mulai dari Awal

Disebutkan jika memulai pekerjaan dari awal akan memaksa seseorang menggunakan energi lebih untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Meskipun dapat menyelesaikan dengan cepat, namun hasilnya seringkali menjadi kurang maksimal karena fokus utamanya adalah mengejar deadline.

Supaya tidak sampai menumpuk-menumpuk, cobalah menyelesaikan pekerjaan mulai dari tersulit sampai paling mudah. Tujuannya adalah mengurangi rasa malas karena umumnya ketika teringat mengenai kesulitan dari sebuah tugas menjadi seseorang tidak ingin mengerjakannya padahal hal tersebut sudah menjadi kewajiban.

Memaksa diri untuk melakukan sesuatu perubahan memang cukup sulit, namun jika sudah terbiasa akan memberikan dampak baik untuk selanjutnya.

Salah satu teknik yang bisa dicoba adalah usahakan selesaikan pekerjaan yang paling membuat Anda malas. Setelah seluruhnya selesai, lakukan review dari awal hingga akhir untuk melihat apakah ada yang perlu diperbaiki atau tidak. Dengan begitu kebiasaan menunda dapat diminimalisir.

Cara Efektif Memulai Kerja Cerdas

Awal memulai kerja cerdas memang terbilang cukup berat, untuk itu perlu menggunakan cara paling efektif supaya dapat berjalan dengan baik serta mendapatkan hasil maksimal. Poin utamanya sebenarnya berkaitan dengan pengelolaan waktu serta membedakan antara tugas prioritas dan bukan. Penjelasan lebih lanjutnya akan dibahas pada paparan berikut:

1. Menerapkan Teknik Pomodoro

Teknik pomodoro sudah banyak diterapkan oleh banyak orang baik para pekerja ataupun pelajar. Pada dasarnya pomodoro sendiri merupakan metode manajemen waktu yang dikembangkan oleh salah satu ilmuwan terkemuka yaitu Francesco Cirillo pada 1922.

Metode manajemen waktu ini memiliki rumus 25 menit digunakan untuk mengerjakan tugas yang ingin diselesaikan sedangkan 5 menitnya lagi bisa dimanfaatkan untuk istirahat. Lakukan teknik ini sampai 4 babak, kemudian Anda dapat beristirahat lama jika sudah menyelesaikan babak tersebut seluruhnya.

Selama 4 babak ini usahakan fokus pada tugas yang dikerjakan, jangan sampai terganggu dengan banyak distraksi utamanya ponsel. Jauhkan perangkat ini ke tempat aman dan mainkan setelah masuk istirahat lama.

2. Rutin Mengulas Pekerjaan

Saat bekerja, jangan hanya memfokuskan pada hasilnya saja namun kualitasnya sangat buruk. Pastikan untuk menyempatkan diri mengulas pekerjaan terutama pada bagian yang dianggap berat.

Teliti kira-kira apa yang membuat Anda kesulitan ketika mengerjakan bidang tersebut. Jika sudah ditemukan, cari referensi untuk mempelajarinya lebih dalam supaya kedepannya pengetahuan atau skill yang awalnya belum dikuasai menjadi mampu dalam bidang terkait.

Melakukan analisis menjadi hal sangat penting untuk menentukan di bagian mana saja Anda mengalami kesulitan. Dengan begitu diharapkan nantinya kualitasnya menjadi lebih baik.

3. Menerapkan Teknik 80 untuk 20

Sesuai dengan pengertian kerja cerdas yaitu mendapatkan hasil maksimal menggunakan usaha seminimal mungkin. Kini telah ada banyak teknik yang bisa dijadikan sebagai pilihan terbaiknya untuk memaksimalkan kinerja salahs atunya teknik 80 untuk 20.

Maksud dari teknik 80 untuk 20 yaitu menganjurkan menggunakan sekitar 805 energi untuk fokus mengerjakan 20% pekerjaan yang dianggap paling berat dalam pengerjaannya tidak perlu terburu-buru jika ingin mendapatkan hasil maksimal.

Apabila tugas paling berat sudah diselesaikan, pastikan untuk tidak terlena dan akhirnya menunda-nunda pekerjaan. Anda dapat beristirahat sejenak kemudian melanjutkan lagi pekerjaan lain.

4. Istirahat yang Cukup

Tidak selalu lambat dalam mengerjakan suatu pekerjaan menandakan seseorang tersebut malas, namun kondisi ini dapat diakibatkan oleh kelelahan pada otak. Oleh sebab itu berikan otak istirahat cukup, pastikan tidak terus menerus diforsir.

Istirahat yang cukup dan berkualitas akan membuat tubuh menjadi rileks serta semangat lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari. Catatan penting yang perlu diperhatikan adalah Anda harus menerapkan manajemen waktu dengan baik.

Jangan sampai waktu yang seharusnya untuk istirahat total malah digunakan bekerja. Alhasil, malah berisiko meningkatkan stres dan berisiko membuat kurang semangat dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

5. Ketahui Waktu Produktif Anda

Umumnya setiap orang memiliki waktu produktif berbeda, akan tetapi sebagian besar terletak di waktu-waktu hampir sama terutama setelah bangun tidur di pagi hari, sore, dan awal malam.

Keheningan malam juga sering dijadikan sebagai rujukan oleh banyak orang karena dapat berkonsentrasi dengan baik. Sebab, saat suasana sepi seseorang dapat fokus dengan pekerjaannya karena minim distraksi.

Cobalah mencari waktu produktif dengan mengamati kebiasaan sehari-hari. Apabila sudah menemukannya, pastikan memanfaatkan waktu ini sebaik mungkin. Sedangkan untuk waktu-waktu yang tidak produktif untuk mengerjakan tugas ringan.

6. Membuat Ruangan Kerja Rapi

Poin ini memang terkesan tidak masuk dalam cara efektif dalam memulai kerja cerdas. Namun, perlu diketahui jika ruang kerja rapi akan berpengaruh besar pada mood. Ketika mood bagus, maka semangat dalam menyelesaikan suatu tugas akan lebih tinggi. Sebaliknya jika ruangan terlihat sangat buruk maka semangatnya cenderung menurun.

Cobalah untuk selalu merapikan ruang kerja dengan menata berbagai perlengkapan pada tempat masing-masing. Agar memberi kesan lebih segar, dapat menempatkan tumbuhan air ataupun tanaman hias dalam ruangan.

7. Lakukan Persiapan Matang

Menjalankan kerja cerdas tidak semudah yang dibayangkan, untuk itu sangat diperlukan persiapan matang. Dengan begitu ketika sudah mulai bekerja, Anda bisa langsung melakukan seluruh pekerjaan secara terarah.

Dengan persiapan matang, maka Anda akan meminimalisir terbuangnya waktu dengan sia-sia karena telah menata seluruh kegiatan dalam satu hari dengan baik, meskipun tidak menutup kemungkinan tetap terjadi gangguan mendadak.

Manfaat lain dari melakukan persiapan sendiri yaitu seseorang menjadi lebih percaya diri untuk mengerjakan suatu tugas atau tanggung jawab karena tubuh dan pikiran sudah lebih siap.

8. Buat To-Do-List

Meski masih jarang dilakukan, namun membuat to-do-list bisa sangat membantu menyelesaikan seluruh tugas harian. Cobalah untuk mengestimasikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

To-do-list ini sangat berguna untuk membantu mengefektifkan penggunaan waktu. Hanya saja, tidak sedikit juga yang kesulitan dalam mencapai target dari to-do-list itu sendiri akibat belum bisa manajemen waktu secara maksimal.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, memulai kerja cerdas sendiri bukanlah hal mudah. Oleh karenanya perlu banyak perjuangan dan kerja keras agar dapat mencapainya serta mendapatkan dampak positif untuk kedepannya.

Tips supaya bisa melaksanakan to-do-list adalah dengan membuatnya serapi dan seindah mungkin. Silahkan menulisnya di buku bergambar lucu ataupun kertas biasa kemudian dihiasi sendiri.

9. Buat Prioritas

Mampu membuat prioritas menjadi salah satu syarat utama agar bisa menjalankan kerja cerdas. Pastikan mendahulukan kegiatan atau pekerjaan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.

Sebelum itu, estimasikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Sangat tidak disarankan melakukan pekerjaan tersebut secara mendadak, karena berisiko membuat hasilnya menjadi kurang maksimal.

Berdasarkan saran dari banyak sumber, selesaikan tugas yang berat terlebih dahulu kemudian baru yang ringan. Manfaatnya adalah tubuh dan pikiran menjadi lebih semangat karena teringat jika pekerjaan berat sudah selesai dan tidak perlu berkaitan lagi dengannya.

10. Fokus pada Tujuan

Saat akan memulai menerapkan sistem kerja cerdas, syarat utamanya adalah pastikan fokus pada tujuan. Bentuk terlebih dahulu apa yang ingin Anda capai setelah menjalankan mengerjakan suatu hal.

Disarankan untuk menuliskan tujuan-tujuan yang ingin Anda capai. Hal ini dimaksudkan agar nantinya apabila semangat mulai menurun maka dapat bertahan dan tetap fokus pada tujuan.

Penting untuk Anda perhatikan, saat memulai sesuatu sebaiknya fokus pada satu bidang terlebih dahulu sampai benar-benar menguasainya. Jangan sampai masih mempelajari dasarnya, namun sudah ingin mencoba hal lain.

Ketika dalam kondisi demikian, berisiko membuat Anda tidak mampu fokus dalam satu tujuan. Meskipun menguasai satu bidang, akan tetapi biasanya kurang matang dan cenderung masih cukup kaku.

11. Jangan Asal Multitasking

Diera yang menuntut masyarakatnya bekerja dengan cepat ini secara tidak langsung membuat banyak orang multitasking. Maksudnya adalah per individu mampu melakukan lebih dari satu pekerjaan secara bersamaan.

Meski pada dasarnya multitasking baik, namun tetap tidak disarankan dilakukan secara sembarangan karena sangat berisiko tinggi menimbulkan kelelahan otak serta tubuh jauh lebih cepat. Bahkan sempat dibahas jika terlalu sering melakukan multi tasking dapat menurunkan tingkat kecerdasan.

Salah satu profesor Ilmu Saraf dari The Picower Institute for Learning and Memory menyebutkan jika otak manusia memiliki kapasitas berpikir secara simultan. Pada kondisi ini, otak cenderung menganggap aktivitas multitasking sebagai ilusi. Apabila salah dalam penerapannya dapat berakibat merusak produktivitas yang telah terbangun sebelumnya.

12. Tetap Fleksibel

Sebelumnya dibahas mengenai penetapan tujuan dan pembuatan to-do-list. Meskipun begitu, jangan jadikan dua hal ini sebagai pembatas Anda untuk mengeksplorasi ide serta cara lain yang dinilai lebih sesuai.

Akan tetapi pastikan untuk tetap membeda-bedakan kegiatan berdasarkan prioritas serta tingkat urgensinya. Jangan sampai mencampurkan tugas penting serta kurang penting dalam satu kesatuan karena ditakutkan nantinya malah yang dikerjakan terlebih dahulu adalah kegiatan kurang penting.

Menerapkan kerja cerdas di era modern seperti sekarang ini sangat diperlukan agar antara kegiatan rumah dan kantor dapat seimbang. Meskipun pada awalnya Anda akan menemukan berbagai kesulitan, namun ketika sudah terbiasa ada banyak manfaat yang didapatkan. 

Urusan Administrasi Kepegawaian Jadi Mudah dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HR online biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal. 

Dengan dilengkapi fitur penilaian kinerja, HR akan lebih mudah dalam melakukan penilaian dengan berbagai metode dan feedback komprehensif yang dapat digunakan sesuai kebutuhan. Software penilaian kinerja karyawan dapat diakses di tautan berikut https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Selain itu,Talenta juga dilengkapi fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta: 

  1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya:

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
  • Fitur KPI yang akan mempermudah pengelolaan KPI yang terintegrasi ke modul payroll karyawan, sehingga penggunaan bisa lebih praktis. Aplikasi KPI Talenta dapat Anda akses pada https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/.
  1. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam software informasi kepegawaian online Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

  1. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED01 Oct 2022
Guest Guest
Guest Guest