Istilah deadline pasti sudah menjadi diksi yang akrab di telinga Anda. Namun apakah Anda tahu pengertian dari istilah yang diadopsi dari bahasa Inggris tersebut?
Meski terdengar ofensif dengan kata “dead” di dalamnya, ternyata istilah ini jamak digunakan oleh banyak profesional untuk memotivasi orang untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Tidak perlu waktu lama, sebenarnya apa itu deadline dan kenapa menjadi penting di dunia profesional? Luangkan waktu sejenak Anda saat ini dan simak penjelasan dari Mekari Talenta.
Apa itu Pengertian Deadline?
Mengutip Collins Dictionary, deadline adalah waktu atau tanggal dimana tugas tertentu harus diselesaikan atau dilakukan.
Britannica Dictionary juga menjelaskan bahwa deadline bisa memiliki pengertian yang merujuk pada hari, jam, atau menit akhir pekerjaan tertentu bisa diterima.
Dengan kata lain, seseorang yang diberikan deadline harus mengerjakan atau menyelesaikan pekerjaan tersebut sebelum batas akhir waktu yang ditentukan.
Meski diadopsi dari bahasa Inggris, kata deadline memiliki padanan kata di dalam bahasa Indonesia yaitu tenggat.
Tenggat sendiri banyak digunakan oleh sebuah institusi, akademi, atau organisasi sebagai alat untuk menjadikan sebuah pekerjaan atau proyek lebih efisien sesuai dengan target.
Di Indonesia sendiri, kata deadline juga memiliki adopsi kata slang yaitu DL untuk mempersingkat kata dalam catatan kerja atau email.
Contohnya, “DL untuk draft artikel klien A jam 11 udah dikirim ke klien ya, thank you”
“Deadline juga memiliki padanan kata yang belakangan cukup populer, mulai dari due date hingga cut off time.”
Namun terlepas dari banyaknya istilah ini digunakan, ternyata tidak sedikit orang Indonesia yang masih keliru memahami deadline sama dengan date line. Lantas apa bedanya?
Apa Perbedaan antara Deadline dan Date Line?
Tidak sedikit di antara kalian pasti masih salah menggunakan istilah tenggat dalam bahasa Inggris dengan kata date line. Padahal baik deadline maupun date line memiliki dua arti yang jauh berbeda.
JIka deadline merupakan tenggat atau batas waktu sebuah pekerjaan harus diselesaikan, date line memiliki makna yang lebih sempit yang kerap digunakan pada produk jurnalistik dan dokumentasi.
Mengutip Merriam-Webster, date line adalah deretan tanggal yang tertera pada dokumen atau produk jurnalistik yang menjelaskan waktu peristiwa, penerbitan, artikel, atau produk dokumentasi tersebut dibuat.
Tips Menyusun Deadline Pekerjaan
Meski terkesan negatif, deadline secara formal digunakan oleh manajer perusahaan untuk membantu karyawan dapat bekerja secara efektif.
Seperti yang Anda tahu, sebuah proyek atau pekerjaan memiliki basis atau rentang waktu. Sehingga agar pekerjaan yang dilakukan tetap terukur dan relevan, perusahaan harus menyusun deadline.
Sebagai panduan, berikut tips dalam menyusun deadline pekerjaan secara efektif.
1. Pahami Lingkup Pekerjaan
Sebelum menentukan tenggat, seorang manajer atau pemimpin tim harus memahami ruang lingkup kerja.
Mulai dari jumlah SDM yang tersedia, kebutuhan pendukung, dan cakupan kerja yang bisa diselesaikan.
Mulai dari hal-hal tadi, Anda bisa melakukan asesmen yang hasilnya berupa rentang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2. Komunikasikan Deadline dengan Jelas
Mengutip Harvard Business Review, deadline yang ambigu bisa menjadi bumerang bagi perusahaan.
Masih dari tulisan yang sama, deadline yang tidak dikomunikasikan secara jelas akan berdampak pada produktivitas karyawan.
Sebagai manajer, ketika Anda sudah menentukan deadline, pastikan hal tersebut tersampaikan dengan jelas oleh karyawan agar tidak terjadi ambiguitas.
Menurut Kate Dagher, ambiguitas dalam komunikasi dapat berdampak buruk bagi produktivitas karyawan.
Misalnya, waktu tenggat, toleransi waktu, apakah tenggat bisa diatur atau tidak, dan apa saja pekerjaan yang menjadi prioritas, semuanya harus disampaikan secara jelas.
3. Andalkan Alat Bantu seperti Kalender atau Catatan
Anda juga bisa menggunakan alat bantu seperti kalender atau aplikasi manajemen proyek untuk memantau pekerjaan yang akan, sudah, dan sedang dikerjakan.
Pastikan Anda memberikan akses alat bantu yang digunakan kepada tim agar setiap pekerjaan tetap selaras sesuai rencana.
4. Buat Rencana Cadangan untuk Keadaan Kahar atau Kontingensi
Tidak ada pekerjaan yang berisiko terkena ancaman keadaan kahar dan kontingensi.
Keadaan kahar adalah keadaan yang terjadi di luar kendali dan tidak terencana sebelumnya. Sementara kontingensi adalah keadaan yang mungkin ada atau tidak terjadi.
kedua hal tersebut tentunya menyebabkan waktu pekerjaan tertunda bahkan melewati deadline.
Dengan membuat rencana deadline cadangan atau buffer time, kualitas pekerjaan tetap terjaga meski sudah melewati waktu yang ditentukan.
Tips Menghadapi Deadline Pekerjaan
Sebagai pekerja yang sedang menghadapi deadline, berikut beberapa tips agar kualitas pekerjaan terjaga.
Bagi Pekerjaan Menjadi Tugas Kecil
Sebagai penerima deadline, tips agar pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan tenggat adalah dengan membagi tugas menjadi tugas-tugas kecil.
Berdasarkan tugas kecil tadi, Anda bisa membaginya sesuai dengan prioritas pekerjaan berdasarkan waktu pengerjaan, kemudahan, atau urgensi.
Gunakan Prinsip Pareto
Prinsip Pareto atau yang jamak dikenal dengan 80/20 secara efektif dapat digunakan untuk menyusun deadline.
Prinsip ini sendiri menganut bahwa 20% pekerjaan atau input mampu memberikan dampak 80% hasil.
Dengan kata lain, fokuskan diri Anda pada pekerjaan kecil yang memiliki dampak besar atau kritis yang mampu memberikan dampak besar bagi output pekerjaan Anda.
Catat Pekerjaan yang Akan, Sedang, dan Sudah Dilakukan
Mencatat pekerjaan yang sedang berlangsung membantu Anda mendapatkan visualisasi pekerjaan.
Dengan begitu, Anda bisa memantau setiap pekerjaan, tahu pekerjaan yang perlu prioritas, kapan Anda bisa berhenti, dan mengetahui pekerjaan apa yang tidak memberikan dampak.
Sehingga, Anda pun bisa bekerja secara efisien dan tetap berada pada tenggat yang sudah ditentukan.
Terbuka dengan Tim
Salah satu hal yang sering dilupakan terkait deadline pekerjaan adalah Anda tidak bekerja sendiri. Meski deadline bersifat personal, setiap pekerjaan merupakan tanggung jawab tim.
Komunikasikan setiap permasalahan, kendala, dan sesuatu yang berkaitan dengan deadline kepada tim terutama manajer tim Anda.
Dengan begitu setiap anggota tim dan manajer bisa menyesuaikan ritme pekerjaan atau bahkan mengatur ulang deadline sesuai dengan kondisi yang sedang terjadi.
Cara Mitigasi Pekerjaan Tim yang Melebihi Deadline
Tidak ada yang sempurna termasuk ketika Anda menghadapi deadline. Tidak jarang Anda akan menemukan situasi dimana pekerjaan yang Anda lakukan melebihi deadline.
Namun, melewatkan deadline bukanlah akhir dari segalanya. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan ketika Anda melewati tenggat yaitu sebagai berikut.
- Komunikasikan secepatnya kepada tim. Jelaskan situasi yang Anda sedang hadapi, bagaimana Anda bisa melewatkan tenggat
- Evaluasi dampak yang diakibatkan dari pekerjaan melebihi deadline. Bagaimana dampak terhadap tim, stakeholder, klien, atau operasional pekerjaan, kritis atau tidak?
- Buat opsi mitigasi pekerjaan yang tertunda. Mengutip Harvest, ada beberapa opsi mitigasi yaitu mengatur ulang jadwal, menambah SDM, atau mempercepat waktu proyek (fast-tracking)
- Evaluasi pasca-proyek dan menentukan strategi di proyek selanjutnya agar pekerjaan bisa dilakukan secara efisien
Layaknya sebuah pisau, keberadaan deadline sangat penting namun bisa memberikan dampak positif dan negatif sekaligus.
Apabila sebuah deadline atau tenggat dijadikan alat untuk melakukan micro management, tidak ada fleksibilitas, bahkan terciptanya komunikasi yang tertutup, deadline dapat mengganggu mental yang memengaruhi produktivitas.
Sebaliknya, apabila direncanakan dengan baik, deadline mampu memberikan motivasi, mengurangi perfeksionisme yang bisa menghambat rentang waktu kerja.
Bahkan mengutip Indeed, deadline bisa melatih kepercayaan diri pekerja”
Namun yang terpenting, pastikan Anda memiliki alat bantu yang dapat memantau proyek atau pekerjaan yang Anda jalankan agar dapat berjalan sesuai dengan tenggat yang ditentukan.
Salah satunya melalui aplikasi manajemen proyek dari Mekari Talenta tentu bisa jadi pilihan dengan fitur yang terintegrasi dengan pengukuran KPI, penjadwalan, hingga shift rostering.
Saatnya optimasi manajemen proyek Anda dengan Mekari Talenta dan dapatkan demo secara gratis dengan berkonsultasi bersama tim sales kami di sini.
