Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan standar ketentuan dasar yang mengatur kinerja kayawan dan operasional perusahaan secara keseluruhan. Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang harus karyawan lakukan agar lebih mudah dipahami. Umumnya, SOP tersebut dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP.

Dalam menyusun SOP dibutuhkan konsentrasi dan pertimbangan yang matang. Sebab, SOP tersebut nantinya akan menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan yang harus ditaati semua karyawan. Oleh karena itu, SOP harus disusun dan dipikirkan dengan seksama. Jika HRD di perusahaan memiliki tugas menyusun dan melaksanakan SOP, berikut 5 hal yang perlu diketahui lebih lanjut tentang SOP:

 

1. Tujuan dan Manfaat SOP

Pada dasarnya, semua standar dan aturan yang dibuat perusahaan memiliki tujuan dan manfaat, termasuk SOP. Berdasarkan penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No. PER/21/M-PAN/11/2008, tujuan dan manfaat standar operasional prosedur secara umum bagi perusahaan atau bisnis antara lain:

  • Berfungsi sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan.
  • Membantu karyawan agar mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen. Hal ini dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam proses bisnis sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus pada suatu pekerjaan
  • Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kinerja dan mengevaluasi usaha.
  • Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru dalam melakukan tugasnya.
  • Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang efisien dan dikelola dengan baik.
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian layanan.
  • Memberikan pedoman bagi karyawan di setiap unit dalam memberikan kinerjanya sehari-hari.

Dengan mengetahui tujuan dan manfaat di atas, HRD dapat menyusun SOP untuk karyawan secara tepat dan mudah diterapkan.

 

2. Prinsip SOP

Tak hanya perlu mengetahui tujuan dan manfaat, HRD juga perlu mengetahui prinsip-prinsip yang ada pada SOP. Berikut merupakan penjelasan lengkap prinsip SOP berdasarkan Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008:

  • Konsisten, SOP harus dilaksanakan secara konsisten oleh seluruh jajaran organisasi dari waktu ke waktu oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun.
  • Komitmen, SOP harus diterapkan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah hingga paling tinggi.
  • Perbaikan berkelanjutan, penyusunan dan penerapan SOP harus terbuka terhadap penyesuaian dan penyempurnaan demi memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
  • Mengikat, SOP harus dapat mengikat pelaksana dalam melaksanakan masing-masing tugas sesuai dengan standar bisnis yang telah ditetapkan.
  • Seluruh unsur memiliki peran penting, seluruh karyawan dengan masing-masing posisi atau jabatannya memiliki peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada karyawan yang tidak menunaikan perannya sesuai SOP, maka berisiko mengganggu keseluruhan proses bisnis di perusahaan.
  • Terdokumentasi dengan baik, seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat menjadi referensi bagi setiap karyawan yang membutuhkan.

 

3. Data yang Tercantum dalam SOP

Hal ketiga yang perlu diketahui HRD tentang SOP adalah data apa saja yang diperlukan dan tercantum dalam SOP. Data tersebut antara lain, data posisi karyawan, struktur organisasi, dan alur kerja. Dengan menganalisis data posisi karyawan dan struktur organisasi, perusahaan bisa membuat SOP yang adil dan bisa diterapkan oleh semua karyawan. Selain itu, alur kerja yang dicantumkan dalam SOP berguna sebagai informasi bagi karyawan terkait seperti apa sistematika pekerjaan di dalam perusahaan tempat mereka bekerja.

 

4. Cara Penyusunan

Mengacu pada tujuan, manfaat, serta prinsip yang telah dijelaskan di atas, HRD bisa mulai membuat dan menyusun SOP untuk perusahaan. Berikut cara atau langkah-langkah penyusunan SOP yang perlu diketahui:

  1. Membentuk tim pembuatan SOP. Idealnya pembentukan tim SOP melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan.
  2. Mempelajari proses bisnis perusahaan agar SOP dibuat dengan tepat
  3. Menyusun flow chart. Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tuliskan pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.
  4. Review hasil penyusunan flow chart setelah alur kerja dibuat. Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.
  5. Simulasi SOP sebelum menerapkan SOP secara langsung. Tujuannya, agar mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya.
  6. Evaluasi dan lakukan perbaikan setelah simulasi dilakukan. Temukan hal-hal yang harus segera di evaluasi dan segera perbaiki.
  7. Approval dan terapkan SOP yang telah dibuat. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, SOP bisa mulai diterapkan di perusahaan.

 

5. Sosialisasi SOP

Setelah menyusun SOP, perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja. Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.

Hal-hal di atas dapat menjadi acuan dasar yang harus diketahui HRD tentang SOP. Sebagai HRD, Anda bisa membantu karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat dengan memanfaatkan layanan software HR Talenta. Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, pemotongan pajak, THR dan BPJS. Dengan menggunakan teknologi berbasis cloud, karyawan pun bisa ikut menggunakannya sehingga memudahkan mereka dalam mematuhi SOP yang dibuat perusahaan. Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga!

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.