Pengertian, Tujuan, dan Fungsi Administrasi Kepegawaian dalam Organisasi

Pengertian administrasi kepegawaian yaitu segala kegiatan dalam organisasi yang berkaitan dengan manajemen. Kegiatannya dilakukan dengan mengelola dan menggunakan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu, hingga memberikan berbagai fungsi bagi perusahaan.

Secara umum, perusahaan besar biasanya memiliki bagian administrasi. Dan salah satunya adalah bagian administrasi kepegawaian yang dipisah dari divisi lainnya. Materi terkait administrasi kepegawaian sendiri sangat penting dipahami karena merupakan cabang dari administrasi. Untuk itu, yuk pahami lebih lanjut mengenai pengertian administrasi kepegawaian pada ulasan berikut.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Pada dasarnya, administrasi kepegawaian merupakan salah satu cabang dari administrasi itu sendiri. Di Amerika, istilah personnel administration atau administrasi kepegawaian ini lebih banyak digunakan dalam bidang pemerintahan. Sementara dalam bidang bisnis lebih sering menggunakan istilah personnel management. Sedangkan di Indonesia sendiri, istilah tersebut banyak digunakan pada kedua bidang.

Dalam hal ini, banyak ahli yang mendefinisikan pengertian administrasi kepegawaian. Salah satunya yaitu Felix A. Nigro, yang menyebutkan bahwa istilah tersebut berarti seni dalam memilih pegawai baru dan mempekerjakan pegawai lama sedemikian rupa. Sehingga dari sini dapat diperoleh pegawai bermutu dengan jumlah hasil pelayanan yang maksimum.

Lalu Glen O. Stahl juga turut menjabarkan pengertian dari personnel administration. Menurut Stahl, istilah tersebut berhubungan dengan sumber daya manusia pada suatu organisasi. Sementara menurut Arifin Abdulrachman, cabang administrasi ini merupakan ilmu yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai pegawai negara.

Dari berbagai pengertian yang dijelaskan oleh para ahli, administrasi kepegawaian dapat diartikan sebagai segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan manajemen. Atau bisa dibilang bahwa istilah ini merujuk pada penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam suatu perusahaan, maka personnel administration tentunya untuk mencapai tujuan dari perusahaan.

Salah satu peran dari pengertian administrasi kepegawaian adalah memastikan bahwa beban kerja seorang pegawai sesuai untuk masing masing. Dimana beban kerja yang banyak perlu dibagi secara merata antar karyawan. Sehingga tidak ada pegawai yang mengganggu dan memiliki beban kerja sedikit, juga tidak ada yang kelebihan beban kerja.

Perumusan Administrasi Kepegawaian

1. Sebagai Ilmu

Memahami administrasi kepegawaian lebih lanjut dapat dilihat melalui perumusan dari istilah tersebut. Sebagai ilmu, personnel administration ini mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia. Proses ini ditinjau sejak penerimaan SDM sampai dengan pemberhentiannya.

2. Sebagai Proses

Selain sebagai ilmu, pengertian administrasi kepegawaian juga dirumuskan sebagai proses. Dimana proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau kebijakan politik kepegawaian berhubungan dengan tenaga kerja manusia, yang kemudian digunakan untuk mencapai tujuan tertentu dalam usaha kerja sama.

3. Sebagai Fungsi

Sebagai fungsi, salah satu cabang administrasi ini mengatur serta mengurus penggunaan tenaga kerja manusia untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu usaha kerja sama sekelompok individu. Adapun kegiatannya mencakup perumusan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik, juga menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan sasaran dan tujuan kebijaksanaan politik.

4. Sebagai Seni

Pengertian administrasi kepegawaian juga bisa dilihat sebagai seni. Perumusannya yaitu cabang ini merupakan seni dalam memilih pegawai baru, dan menggunakan pegawai pegawai lama dengan cara sedemikian rupa. Sehingga dari segenap tenaga kerja manusia ini nantinya akan diperoleh jasa dan hasil yang maksimal, baik itu mengenai mutu maupun jumlahnya.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi dari administrasi kepegawaian di suatu organisasi secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni fungsi teknis atau operatif dan fungsi manajerial. Masing masing mempunyai keterkaitan aspek yang berbeda sehingga perlu dipahami. Berikut penjelasan mengenai setiap fungsi dari personnel administration.

1. Fungsi Teknis

Fungsi teknis atau operatif berarti kegiatan yang dilakukan dalam proses administrasi bersifat lebih teknis dan secara fisik. Fungsi tersebut meliputi pengadaan pegawai, pengembangan, kompensasi, integrasi, sampai pensiunan. Untuk pengadaan pegawai dapat dilakukan dengan rekrutmen dan seleksi.

Kemudian pengembangan pegawai bisa diperoleh melalui kegiatan seminar, training, dan sejenisnya. Sementara kompensasi dan menciptakan integrasi dilakukan untuk mendorong supaya antar pegawai bisa bekerja secara efektif dan kooperatif. Kedua aspek pada pengertian administrasi kepegawaian ini dapat membuat pegawai menjadi loyal terhadap perusahaan.

Selain itu, fungsi teknis atau operatif ini juga akan mengurus berbagai bentuk balas jasa untuk pegawai sampai pensiun. Jadi bukan hanya kompensasi, melainkan mencakup berbagai bentuk balas jasa lainnya seperti tunjangan hari tua. Kegiatan kegiatan inilah yang akan dilakukan dalam personnel administration ditinjau dari fungsi operatifnya.

2. Fungsi Manajerial

Selain memiliki fungsi teknis, administrasi kepegawaian juga mempunyai fungsi manajerial. Fungsi ini sendiri diartikan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan tidak teknis. Berbanding terbalik dari fungsi operatif, fungsi manajerial meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, serta pengendalian pegawai.

Pada aspek perencanaan meliputi penentuan kebutuhan tenaga kerja, antisipasi perubahan perubahan yang mungkin terjadi akibat dari kebutuhan pegawai, dan lain sebagainya. Bahkan ini juga mencakup di dalamnya terkait perencanaan untuk mengisi posisi kursi yang akan kosong.

Sementara pengorganisasian pada pengertian administrasi kepegawaian termasuk pembagian tugas dan wewenang. Biasanya kegiatan tersebut dilakukan melalui hirarki dari struktur organisasi. Untuk pengarahan pegawai lebih ke arah peningkatan kinerja misalnya pemberian reward. Sedangkan pengendalian pegawai berupa penilaian dan pengukuran kinerja yang dapat berupa monitoring atau pengawasan.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Apabila melihat peran dan fungsinya seperti yang telah dijelaskan melalui pengertian administrasi kepegawaian, tujuan dari dibuatnya bagian administrasi ini tentu sudah terlihat. Dimana salah satu peran utama dari personnel administration sendiri yaitu memastikan bahwa beban kerja pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan role.

Sehingga dengan kata lain, tujuan pertama dari adanya sistem administrasi ini yaitu untuk menyeimbangkan antara jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Juga untuk menyesuaikan beban kerja dengan jumlah pegawai yang ada. Sehingga kapasitas atau porsi pekerjaan setiap pegawai pun sesuai dengan beban kerja dan kemampuan masing masing.

Dengan penyesuaian jumlah pegawai dan beban kerja tersebut, tujuan akhir dari administrasi kepegawaian yaitu meningkatkan produktivitas pegawai. Alhasil pengerjaan yang sesuai dan tepat waktu dapat dilakukan. Dan target atau tujuan yang tepat ditetapkan oleh perusahaan pun bisa tercapai.

Sistem Administrasi Kepegawaian

Pada pengertian administrasi kepegawaian, cabang administrasi tersebut merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri atas beberapa unsur. Komponen atau unsur ini dikembalikan ke arah sasaran supaya mampu mencapai hasil yang optimal. Adapun beberapa sistem kepegawaian negara yaitu sebagai berikut.

1. Integrated System

Integrated system merupakan sistem kepegawaian ketika manajemen mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian, penggajian, serta pensiunnya ditentukan oleh pusat. Negara negara berkembang biasanya menggunakan sistem ini karena daerah tidak mampu menggaji pegawai. Selain itu pada integrated system pegawai difungsikan sebagai alat perekat bangsa dan negara.

2. Separated System

Berbeda dari integrated system, separated system pada pengertian administrasi kepegawaian adalah sistem yang manajemennya dari rekrutmen, penilaian, sampai penggajian maupun pensiun dilakukan sendiri oleh masing masing daerah. Umumnya negara negara maju lebih banyak menggunakan sistem ini.

Itu karena tiap daerah di negara maju sudah mampu menggaji pegawai, tidak seperti pada negara negara berkembang. Di sini yang lebih ditekankan yaitu profesionalisme pegawai. Pasalnya pegawai sebagai alat perekat bangsa dan negara bukan suatu isu layaknya yang terlihat di negara berkembang.

3. Unified System

Pengertian administrasi kepegawaian juga dibedakan menjadi unified system, yaitu sistem kepegawaian ketika manajemennya dilakukan oleh suatu lembaga. Jadi secara khusus sebuah lembaga di tingkat nasional dibentuk untuk keperluan tersebut. Sehingga bukan pusat atau daerah yang menentukan mengenai rekrutmen sampai penggajian maupun pensiun pegawai.

Sistem Pengangkatan Pegawai Secara Umum:

1. Spoils System

Pada spoils system, pegawai diangkat dengan berdasarkan keanggotaan partai. Jadi jabatan jabatan penting yang ada di dalam organisasi nantinya akan diberikan kepada teman teman separtai oleh pejabat yang berwenang. Menurut pengertian administrasi kepegawaian, tujuannya yaitu untuk menciptakan kerja sama yang baik antar anggota supaya dapat meningkatkan prestasi.

Spoils system sendiri bisa dibilang sebagai sistem kepegawaian yang paling tua. Kini sistem tersebut tidak lagi banyak digunakan, karena dianggap kurang memperhatikan terkait kecakapan pegawai. Padahal kecakapan pegawai sendiri amat penting bagi terciptanya efisiensi kerja. 

2. Nepotism System

Nepotism system dalam pengertian administrasi kepegawaian didasarkan atas hubungan keluarga, yang termasuk pula hubungan saudara maupun teman dekat. Sistem nepotisme ini memiliki kebaikan dan kelemahan yang hampir sama dengan spoils system. Kelebihannya yaitu kerja sama yang baik akan diperoleh. Namun besar pula kemungkinan pegawai yang diperoleh ternyata tidak memenuhi syarat.

3. Patronage System

Sedikit tidak jauh berbeda dari kelebihan dan kelemahan sistem nepotisme dan spoils system, ada juga sistem patronage. Sistem kepegawaian ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut. Yang mana pengangkatan dapat dilakukan berdasarkan hubungan keluarga atau hubungan politik.

4. Merit System

Pengertian administrasi kepegawaian menjelaskan bahwa pengangkatan dalam merit system dilakukan atas dasar kecakapan. Merit system menganggap bahwa negara bisa lebih maju apabila pegawai pegawai yang dimiliki terdiri atas orang yang cakap. Sehingga untuk meningkatkan efisiensi kerja maka pegawai perlu diberikan pendidikan dan pelatihan.

Sistem kepegawaian tersebut banyak digunakan saat ini karena memiliki banyak kelebihan untuk negara. Meski begitu, bukan berarti merit system tidak mempunyai kelemahan. Nyatanya sistem ini pun memiliki kekurangan yaitu terlalu menekankan pada pekerjaan rutin, dan menganggap manusia sebagai mesin.

5. Career System

Pengangkatan pegawai menurut career system hampir sama dengan merit system, yaitu dilakukan dengan berdasarkan pada kecakapan. Namun dalam pengembangan lebih lanjut, career system membuat masa kerja dari pegawai akan diperhitungkan dan turut menentukan. Selain itu, unsur unsur seperti kesetiaan dan pengabdian pada pengertian administrasi kepegawaian juga bisa menentukan.

Ruang Lingkup Sistem dalam Pengertian Administrasi Kepegawaian

Dari fungsi dan penjelasan mengenai sistem administrasi kepegawaian, ruang lingkup personnel administration ini sebenarnya sudah dapat dilihat. Dimana kegiatan yang termasuk di dalamnya tentu mencakup pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi. Adapun di antaranya ruang lingkup pada pengertian administrasi kepegawaian yaitu:

1. Pengadaan Pegawai

Ruang lingkup personnel administration meliputi pengadaan pegawai, yang mencakup segala bentuk proses rekrutmen pegawai. Dalam melakukan rekrutmen sendiri perlu mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan. Lalu disesuaikan kembali dengan posisi serta tugas yang ada di organisasi tersebut.

2. Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Selain pengadaan pegawai, ruang lingkup cabang administrasi ini selanjutnya yaitu perencanaan dan pengorganisasian pegawai. Ini mencakup penjabaran atau deskripsi tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari setiap karyawan. Dalam pengertian administrasi kepegawaian, di dalamnya juga termasuk untuk menentukan kebutuhan pegawai dan perubahan yang mungkin dapat terjadi.

3. Pengembangan Pegawai

Ruang lingkup personnel administration berikutnya yaitu pengembangan pegawai. Aspek ini mencakup berbagai kegiatan yang memiliki keterkaitan terhadap peningkatan kemampuan atau skill pegawai. Entah itu berupa pelatihan dasar, seminar, training, workshop, dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi skill karyawan.

4. Pengarahan dan Pengendalian

Pengarahan dan pengendalian pada sistem administrasi kepegawaian meliputi monitoring atau pengawasan terhadap kinerja pegawai. Kegiatan ini dilakukan juga dengan pengarahan kepada pegawai supaya tetap on track. Tujuan dari kegiatan tersebut yaitu agar goals atau target perusahaan yang telah ditetapkan bisa tercapai.

5. Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Jaminan kesejahteraan pegawai juga termasuk ke dalam ruang lingkup dari pengertian administrasi kepegawaian. Cara memastikan jaminan kesejahteraan tersebut yaitu dengan menciptakan lingkungan kerja yang baik, memberikan kompensasi, memberikan jaminan hari tua, dan lain sebagainya.

Prinsip Administrasi Kepegawaian

Untuk menjalankan berbagai kegiatan yang masuk ke dalam ruang lingkupnya, administrasi kepegawaian berpegang kepada beberapa prinsip. Dimana prinsip ini dijadikan sebagai pedoman dalam membuat kebijakan sekaligus melaksanakan berbagai kegiatan tersebut. Sehingga semua pihak yang terlibat di dalamnya pun bisa saling diuntungkan melalui kebijakan yang dibuat dan kegiatan yang dilakukan.

Dengan adanya prinsip personnel administration, harapannya yaitu output yang ingin dihasilkan biasa sesuai dengan tujuan dari organisasi dan UUD 1945. Dalam pengertian administrasi kepegawaian, ada beberapa yang menjadi prinsip di sini. Berikut ini dijabarkan beberapa di antaranya.

1. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab

Berdasarkan prinsip wewenang dan tanggung jawab, pelaksanaan dari kegiatan administrasi kepegawaian harus dilakukan dengan membagi wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 

2. Prinsip The Right Man on The Right Place

Pada pengertian administrasi kepegawaian, prinsip ini mengacu pada proses penempatan pegawai harus sesuai dengan keahlian dan kemampuannya.

3. Prinsip Equal Pay for Equal Work

Equal pay for equal work berarti pemberian balas jasa kepada semua pegawai harus dilakukan sesuai dengan kinerja masing masing dari pegawai tersebut.

4. Prinsip Kemanusiaan

Kebijakan dan kegiatan yang dilakukan dalam sistem administrasi harus berdasarkan prinsip kemanusiaan. Dimana setiap pegawai memiliki porsi yang sama dalam hal kemauan, persamaan harga diri, dan cita cita.

5. Prinsip Demokrasi

Pelaksanaan kegiatan administrasi harus dilakukan dengan demokrasi, seperti saling menghargai, menghormati, dan mengisi dalam melaksanakan kegiatan.

6. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Prinsip ini merujuk pada usaha dalam pemanfaatan pegawai dengan baik dan secara ramah lingkungan.

7. Prinsip Kesatuan Tujuan

Seluruh pihak dalam organisasi harus melakukan kegiatan yang sama dan telah ditentukan sebelumnya guna mencapai tujuan perusahaan.

8. Prinsip Kesatuan Arah

Dalam pengertian administrasi kepegawaian, prinsip kesatuan arah berarti pelaksanaan sistem mempunyai arah yang sesuai dengan UUD 1945 yakni mencapai kesejahteraan masyarakat.

Sampai di sini, sudah paham mengenai administrasi kepegawaian ? Ulasan di atas membahas mengenai apa saja yang perlu diketahui terkait dengan istilah tersebut. Meski begitu, sebenarnya pembahasan tentang personnel administration bisa sangat luas. Akan tetapi, intinya merujuk pada pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi atau perusahaan.

Kelola dan Pahami Lebih Lanjut Pengertian Administrasi Kepegawaian dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Talenta bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
• Fitur sistem informasi manajemen kepegawaian yang mempermudah pekerjaan HR dari perencanaan, pengembangan, hingga pemantauan pegawai dalam satu aplikasi terintegrasi. Fitur simpeg by Mekari Talenta ini dapat Anda akses pada tautan https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-simpeg/.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. HRIS online by Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/fitur/software-hris/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.