Panduan Utama dalam Memilih Cara Absensi Karyawan Terbaik

Panduan Utama dalam Memilih Cara Absensi Karyawan Terbaik

Dengan kemajuan dan perkembangan teknologi secara terus menerus, serangkaian pilihan cara absensi karyawan pun semakin bervariasi. Dari lembar absensi hingga beberapa jenis lain seperti kartu, fingerprint hingga aplikasi absensi online. Mengingat berbagai cara absensi yang beragam, berikut beberapa hal yang dapat dipertimbangkan perusahaan dalam memilih cara absensi karyawan yang terbaik. Mulai dari pentingnya mengelola absensi, hal yang dipertimbangkan dalam memilih cara absensi hingga metode yang paling umum digunakan. 

Mengapa Perusahaan Perlu Mengelola Absensi Karyawan?

Pertama-tama, dengan mengelola absensi, perusahaan dapat memberikan perlakuan yang adil terhadap semua karyawannya termasuk kompensasi yang adil, serta mencegah perlakukan buruk perusahaan yang tidak membayar lembur maupun cuti sakit. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan yang berlaku di Indonesia.

Kedua, tentu saja, pengukuran jam kerja karyawan yang akurat sangat penting bagi perusahaan untuk menghindari kerugian finansial yang timbul akibat ketidaksesuaian antara jam kerja yang tercatat dengan jam yang benar-benar dihabiskan karyawan untuk bekerja. Salah satu hasil studi menunjukkan bahwa 16 persen karyawan mempraktikkan bentuk penipuan absensi yang menambah kerugian perusahaan hingga 373 juta dolar Amerika. 

Pertimbangan dalam Memilih Cara Absensi

Pilihan metode kelola absensi karyawan sangat tergantung pada jenis dan ukuran masing-masing perusahaan. Bagaimana bisnis dijalankan, berapa anggaran dan berapa banyak orang di perusahaan. Perusahaan yang memiliki maksimal 10 karyawan umumnya tidak memerlukan solusi yang kompleks dan mahal, sementara perusahaan dengan karyawan lebih banyak benar-benar membutuhkan solusi seotomatis mungkin. 

Tetapi, meskipun kebutuhan pengelolaan absensi karyawan bergantung pada jenis industri yang dijalankan. Perusahaan berskala kecil juga harus mempertimbangkan, jika cara kerja perusahaan membayar karyawan dengan bayaran per jam, sering melemburkan karyawan dan sering ada jadwal shift dadakan, cara absensi karyawan yang paling akurat dan mudah dibagikan adalah pilihan yang terbaik.

Cara Membuat Absensi Karyawan

1. Manual

Cara Membuat Absensi Karyawan Manual

Untuk startup kecil dan perusahaan yang kurang dari sepuluh karyawan, mungkin tidak perlu mengelola jam kantor dengan solusi teknis. Dengan melihat ketika mereka datang bekerja dan mencatat jika jika ada yang terlambat mungkin cukup untuk menjalankan perusahaan secara efektif. 

Namun, ini hanya bekerja untuk tim yang sangat kecil yang menghabiskan jam kerja di kantor. Segera setelah perusahaan menambah beberapa orang lagi atau bahkan ditambah dengan pekerja work from home (wfh), segalanya menjadi rumit untuk dikelola secara manual dan solusi yang lebih otomatis menjadi suatu keharusan.

2. Timesheets  

Cara Membuat Absensi Karyawan Excel

Timesheets adalah solusi cara absensi karyawan gratis. Membuat tabel dengan nama karyawan yang dapat diisi oleh karyawan itu sendiri atau atasannya dengan informasi kapan karyawan datang dan pulang. Variasi yang paling populer adalah Google Sheets atau Excel.

Pilihan yang satu ini bebas biaya, jika diselesaikan oleh atasan atau HR, timesheets umumnya dapat diandalkan tetapi dapat juga menyita waktu atasan atau HR. Akan lebih cepat jika timesheets diisi oleh karyawan. Namun, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar, terutama jika karyawan lupa mengisi timesheets secara tepat waktu atau mereka curi-curi waktu dengan sengaja.

3. Keycards

Cara Membuat Absensi Karyawan

Keycards merupakan pilihan yang populer terutama untuk perusahaan menengah dan besar. Karyawan cukup menggunakan kartu mereka ketika memasuki tempat kerja dan biarkan sistem yang menyimpan semua data dalam database. 

Kartu yang digunakan juga bervariasi. Mulai kartu yang digesek hingga kartu yang memiliki kode QR untuk mengidentifikasi karyawan. Kelebihannya yaitu penggunaan kartu tidak mengganggu jam kerja karyawan dan mereka umumnya tidak lupa untuk menggesek kartu mereka. Selain itu, ada tambahan keamanan tempat kerja. 

Namun, pilihan yang satu ini sering disalahgunakan. Karyawan hanya menggesek kartu ketika memasuki tempat kerja setelah itu mereka tidak benar-benar bekerja. Karyawan juga bisa saja kelupaan membawa kartu mereka. Lalu, kartu juga tidak efektif untuk memperhitungkan karyawan yang bekerja dari rumah.

4. Data Biometrik

Cara Membuat Absensi Karyawan Terbaik dengan Fingerprint

Pilihan pengelolaan absensi selanjutnya adalah teknologi data biometrik. Seperti fingerprint dan iris scanner serta face recognition. Solusi ini mendeteksi salah satu  bagian badan manusia yang unik untuk setiap orang seperti sidik jari maupun wajah dan menggunakannya sebagai semacam keycards” ketika karyawan datang dan pulang kerja.

Karyawan tidak dapat memberikan data ini kepada orang lain, sejauh ini, ini merupakan solusi absensi karyawan paling aman dan menghindari kecurangan. Bahkan sepenuhnya menghilangkan kemungkinan karyawan lupa membawa keycards mereka. 

Tetapi, data biometrik ini merupakan pilihan yang paling mahal. Terlebih, cara absensi karyawan yang satu ini membuka kemungkinan pencurian data biometrik dan mengganggu privasi karyawan. 

5. GPS 

Cara Membuat Absensi Karyawan Terbaik GPS

Meskipun tidak umum seperti timesheets atau keycards, pelacakan GPS juga kadang digunakan sebagai salah satu cara mengelola absensi karyawan. Ini berguna untuk melacak keberadaan karyawan yang bekerja di lapangan contohnya tim sales. Biasanya mereka mengirim lokasi pada saat absen mulai bekerja kepada atasan mereka dan mengirimnya kembali ketika selesai bekerja. Namun, cara ini tidak efektif karena atasan harus tetap menggunakan cara manual atau menggunakan timesheets untuk menghitung jumlah absen bulanan.

6. Aplikasi Absensi Online

Cara Membuat Absensi Karyawan Terbaik - Software Absensi Online

Akhirnya, pilihan yang semakin populer untuk mengelola absensi karyawan adalah penggunaan aplikasi absensi karyawan online. Pada dasarnya, aplikasi absensi online gratis memiliki fitur untuk mengatur jam kerja kantor, cara absensi berbasis GPS, penjadwalan shift kerja, monitor kehadiran karyawan secara real-time hingga memberikan laporan absensi bulanan secara otomatis. 

Namun, jika ingin lebih lengkap lagi, aplikasi absensi seperti Talenta memberikan fitur sebelumnya dan ditambah dengan pengajuan cuti dan lembur maupun pengajuan reimbursement yang akan langsung dihitung ke dalam penggajian karyawan. Sekali ditetapkan, semua langsung berjalan secara otomatis dengan hasil yang lengkap, cepat dan akurat. Sehingga perusahaan tinggal fokus pada hal lain dan tidak perlu khawatir lagi.

Bagaimana Perusahaan Memutuskan Cara Absensi Karyawan Terbaik?

Untuk memilih cara terbaik, perusahaan perlu memahami pilihan dan teknologi yang dimiliki dan pikirkan kembali bagaimana cara kerja perusahaan dan masalah apa yang sedang diatasi. Beberapa aspek yang perlu dipikirkan kembali yaitu sebagai berikut.

1. Akurasi

Semakin otomatis semakin baik, yang berarti pilihannya seperti pembaca data biometrik, keycards dan aplikasi absensi online. 

2. Laporan

Jika ingin mendapatkan laporan absensi bulanan secara cepat dan akurat, aplikasi absensi online adalah cara yang  terbaik.

3. Keandalan

Untuk mencegah kerugian finansial yang sangat besar, data kehadiran harus benar-benar dapat diandalkan. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan data biometrik atau aplikasi absensi online. 

4. Biaya

Skala yang paling murah ke mahal yaitu cara manual, timesheets,  GPS, aplikasi absensi online, keycards hingga data biometrik.

5. Akses 

Jika perusahaan ingin cara absensinya juga sekaligus sebagai kunci akses ke lokasi tempat bekerja, maka keycards dan data biometrik dapat menjadi pilihan.

Kesimpulan

Walaupun pada akhirnya perusahaan Anda sendiri yang menentukan pilihan, penting untuk diketahui bahwa cara absensi karyawan juga berdampak pada produktivitas dan efektivitas perusahaan. Satu hal yang pasti, pilihlah cara yang memberi hasil yang akurat dan dapat diandalkan dalam jangka waktu panjang. Mengkombinasikan beberapa pilihan juga dapat jadi pertimbangan. Pikirkan juga penghematan anggaran dan kesuksesan perusahaan di masa yang akan datang. 


PUBLISHED17 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah