6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

Dalam rangka memaksimalkan kinerja karyawan di tengah pandemi, teknologi aplikasi HRIS (Human Resource Information System) dapat diandalkan agar bisnis tetap berjalan. Aplikasi HRIS adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.

Akan tetapi, seiring dengan banyaknya pilihan aplikasi di luar sana, terkadang membuat perusahaan bingung memilih mana yang terbaik. Prinsipnya tetap sama, silakan cari aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jadikan langkah-langkah berikut ini sebagai panduan dalam menemukan aplikasi HRIS terbaik. 

1. Menentukan Tujuan yang Jelas

Langkah Awal yang harus Anda perhatikan saat memilih aplikasi HRIS adalah menentukan tujuan pengadaan. Secara umum, tujuan pemilihan aplikasi HRIS adalah untuk membantu mengelola sumber daya manusia menjadi lebih optimal. Lebih spesifik lagi, Anda dapat menentukan tujuan pengadaan adalah dengan mengidentifikasi permasalahan HR yang ada di dalam perusahaan. 

Apakah perusahaan memiliki masalah dengan sistem rekrutmen? Apakah sistem payroll perusahaan kurang efektif? Dan lain sebagainya. Anda harus mencari aplikasi HRIS yang mampu mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Setelah memiliki tujuan pengadaan yang jelas, selanjutnya Anda akan lebih mudah menyusun rencana penerapannya. 

Note: Masih bingung soal jenis-jenis aplikasi HRIS? Baca artikel Talenta yang membahas 3 Jenis Software HRIS yang Paling Banyak Dicari di Indonesia

2. Melakukan Riset Pasar

Solusi HRIS menghadapi Tren Teknologi di Industri Manufaktur

Setelah mengidentifikasi masalah dan menentukan tujuan pengadaan, tahapan selanjutnya adalah melakukan riset terhadap aplikasi HRIS yang ada di pasaran. Anda dapat memulai dengan mencari semua nama penyedia aplikasi HRIS yang mampu mewujudkan tujuan Anda. 

Dalam melakukan riset, jangan hanya memperhatikan satu variabel saja. Anda harus lebih objektif mempelajari kelebihan dan kekurangan aplikasi HR yang tersedia. Variabel yang harus Anda pertimbangkan di antaranya:

a. Pastikan Memiliki Fitur Lengkap

Fitur yang harus dipastikan ada untuk membantu perusahaan Anda antara lain database, absensi, pembayaran gaji dan penyampaian slip gaji, pembagian jam kerja atau shift, pengelolaan cuti. Jika aplikasi yang akan dipilih memiliki minimal fitur ini, maka perusahaan Anda akan sangat terbantu.

b. Operasional Mudah & Interface yang Bersahabat

Tidak semua karyawan memiliki pengetahuan yang cukup serta skill untuk menggunakan aplikasi yang akan dipilih. Untuk itulah, perlu juga dipastikan agar program atau software yang akan dipilih mudah digunakan dan interface-nya bersahabat.

c. Layanan Konsumen Responsif

Pastikan juga penyedia layanan memiliki customer service yang responsif serta mudah dijangkau jika sewaktu-waktu diperlukan.

d. Akses Mobile

Administrasi bisa dimudahkan dengan akses melalui smartphone sehingga bisa lebih mobile dan tak terikat tempat.

e. Administrasi Kenegaraan

Sejumlah urusan pajak serta asuransi harus senantiasa diselesaikan tepat waktu agar tidak mengganggu operasional perusahaan. Setiap urusan pajak dan asuransi kemudian harus dihitung secara tepat.Penghitungan secara otomatis sehingga tidak akan terjadi kesalahan, untuk setiap pajak dan urusan asuransi BPJS Ketenagakerjaan ataupun BPJS Kesehatan.

3. Meninjau Ulang Pilihan yang Ada

Anda perlu melakukan evaluasi ulang setelah menemukan vendor-vendor aplikasi HRIS yang ada. Tujuannya adalah mencari informasi lebih detail mengenai keuntungan aplikasi tersebut. Caranya adalah dengan menanyakan langsung pada penyedia aplikasi yang bersangkutan. Anda juga bisa melakukan meeting untuk membahas penawaran yang diberikan oleh penyedia. 

Pada fase ini, Anda boleh menyampaikan tujuan penting dan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan terkait pengelolaan HR. Jangan lupa, informasikan juga timeline yang sudah Anda tentukan dan sejauh mana aplikasi tersebut dapat membantu.

Note: Yakin masih pakai cara lama sampai sekarang? Pahami betapa Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan saat Pemberlakuan New Normal

4. Merencanakan Implementasi

Mungkin saja Anda sudah berhasil menemukan satu atau beberapa pilihan penyedia aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai step perencanaan yang terukur, selanjutnya buatlah perencanaan implementasi aplikasi HRIS pada perusahaan Anda. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi awal sumber masalah sehingga lebih cepat teratasi.

5. Melakukan Implementasi dan Evaluasi

Tahap akhir saat proses pemilihan aplikasi HRIS terbaik adalah melakukan penerapan pada semua rencana yang sudah Anda susun. Umumnya, fase implementasi terdiri dari:

  1. Download aplikasi HRIS dengan melibatkan tim IT perusahaan. Biasanya akan memakan waktu 2-3 hari untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana. Jika ada kendala, jangan ragu untuk menghubungi IT support dari vendor penyedia layanan. 
  2. Konversi data dari sistem lama menjadi sistem yang baru yang biasanya membutuhkan waktu cukup lama, mulai dari seminggu hingga dua minggu.
  3. Setelah data sudah terkonversi menjadi sistem yang baru, Anda dapat melakukan uji coba pada aplikasi yang telah terpasang. Beberapa penyedia aplikasi menyediakan uji coba gratis yang jangan sampai Anda lewatkan.
  4. Setelah semua sudah siap, berikan pelatihan penggunaan aplikasi pada karyawan yang akan menggunakan program tersebut.
  5. Tahap akhir adalah berjalannya sistem baru secara remsi. Perlu diingat bahwa dibutuhkan masa adaptasi dari sistem lama menjadi sistem baru. Awalnya mungkin akan banyak kendala yang sangat umum terjadi. Namun itu bukan masalah besar karena seiring berjalannya waktu akan terjadi adaptasi dari kesalahan yang terjadi.
  6. Jangan lupakan fase review dan feedback terhadap aplikasi yang sudah diterapkan pada perusahaan Anda. Apakah sistem telah berjalan secara efektif dan efisien? Apa kendala teknis yang belum terselesaikan? Dan sebagainya. 

Menjawab kebutuhan perusahaan akan aplikasi HRIS terbaik dalam menyelesaikan masalah HR yang ada, Talenta adalah salah satu contoh aplikasi HRIS yang hadir di Indonesia dengan fitur-fitur yang lengkap.

Permasalahan absensi, pengelolaan cuti, penghitungan lembur, sistem penggajian, dapat diselesaikan melalui fitur yang ada pada Talenta.

Sebagai aplikasi HRIS terbaik, fitur HR yang ada pada Talenta dapat diakses kapan saja di mana saja melalui smartphone Anda. Ketahui produk-produk Talenta selengkapnya dengan mengunjungi website Talenta. Jangan lewatkan kesempatan coba gratis demo Talenta secara langsung.


PUBLISHED04 Jun 2020
Risna
Risna